Читайте также:
|
Организация документов (управление документацией) в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1 Составление номенклатуры дел
Сводная номенклатура дел по организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел подразделений, (приложение 18).
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности компании, кроме технической документации и печатных изданий.
Вновь созданный отдел (подразделение) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел представить ее в администрацию ООО «КИТС-Групп».
Сводная номенклатура дел организации подписывается уполномоченным ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией компании и утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел. Второй утвержденный экземпляр является рабочим документом и хранится у офис-менеджера.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия отделов (подразделений) организации.
Графы номенклатуры дел (приложение18) заполняются следующим образом:
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (положение о подразделении, приказы, распоряжения, решения).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Если в течение года в подразделениях возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2 Формирование дел
Дела формируются в подразделениях ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется исполнительным директором.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
7.3 Оперативное хранение документов
С момента заведения и до передачи в архив компании документы хранятся по месту их формирования в делах подразделений.
Руководители подразделений обеспечивают сохранность документов.
Офис-менеджер ежегодно до 15 декабря текущего года (или в случае выявления нарушений при формировании дел), проводит ревизию дел подразделения с составлением акта (приложение 19).
7.4 Подготовка документов к сдаче в архив организации
Подготовка документов к сдаче в архив включает:
7.4.1 Экспертиза ценности документов
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в компании создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции, права, организация работы комиссии должны быть определены Положением о постоянно действующей экспертной комиссии.
Состав ЭК назначается приказом руководителя организации.
Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов под непосредственным методическим руководством исполнительного директора в подразделениях составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 20) и акты о выделении к уничтожению (приложение 21).Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу.
На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
Сводная опись дел составляется офис-менеджером в двух экземплярах, им визируются, согласовывается с экспертной комиссией и подписываются исполнительным директором Первый экземпляр описи передается вместе с делами в архив организации, второй экземпляр остается у офис-менеджера в качестве контрольного экземпляра.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся офис-менеджером после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.
Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Например: законченные дела с трехлетним сроком хранения 2011 г. могут быть включены в акт, который будет составляться не ранее 1 января 2015 года.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии.
После согласования с экспертной комиссией акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано.
Категорически запрещается самовольное уничтожение документов.
7.4.2 Оформление дел
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление предусматривает:
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле.
Обложки дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме (приложение 22).
На обложке дела указываются реквизиты:
Датой дел являются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.
Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Толщина дела в переплете не должна превышать 4 см.
7.5 Передача дел в архив
Архив организации принимает на хранение дела, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
Архив организации в своей работе руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Положением об экспертной комиссии, настоящей инструкцией.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к инструкции по делопроизводству
ООО «КИТС-Групп»
от 12 января 2015 г.
Форма бланка приказа ООО «КИТС-Групп»:
Общество с ограниченной ответственностью
«КИТС-Групп»
| ПРИКАЗ | ||||||
| января | г. | № | ||||
| Санкт-Петербург | ||||||
| Заголовок к тексту |
Форма бланка приказа МПУЦ ООО «КИТС-Групп»:
Общество с ограниченной ответственностью
«КИТС-Групп»
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 87 | Нарушение авторских прав