Организация рабочего места.

Классификация и планировка рабочих мест.

Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому, планировка, дизайн, мебель, оборудование рабочего места – все это влияет на производительность труда, настроение, здоровье.

Дадим опорные определения.

Рабочее место – пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции.

Организация рабочего места – совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.

Рабочая зона – часть пространства рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук и ног работающего со сдвигом на один два шага от условного центра рабочего места.

Планировка рабочих мест – схемы размещения сотрудников, мебели и технических средств в помещении.

Классификация рабочих мест зависит от ряда факторов:

1. От категории работников: рабочие, служащие, руководители.

2. От числа работников: индивидуальные и коллективные.

3. Уровень механизации: ручные, механизированные, автоматизированные.

4. Рабочая поза: сидячие, стоячие, переменные.

5. Место расположения: помещение, на улице, на высоте, под землей.

6. Уровень подвижности: стационарные, передвижные, переменные.

7. Условия труда: нормальные, монотонные, тяжелые, вредные.

8. Число смен: односменные, многосменные и т.д.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Выделяют следующие основные виды планировки помещений:

1. Кабинетная, при которой структурные подразделения и производства размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 человек). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком – увеличение затрат на отопление и освещение и удлинение документпотоков.

2. Зальная, при которой структурные подразделения размещаются в больших залах здания с количеством сотрудников более 100 человек. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционерами, звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего. Недостатком является невозможность создания интимной творческой обстановки, особенно для ученых, руководителей, избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники, а помещения для руководителей формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 – 2,0 метра. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель может свободно наблюдать за работой отдела, дисциплиной труда. Эта система широко применяется в крупных западных компаниях.

При распределении помещений следует соблюдать правила:

· В первую очередь располагать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения;

· Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;

· Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой;

· Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений;

· Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Рациональные условия труда.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

Основные правила следующие:

1. «Современная мебель – дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой итальянской или немецкой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, особенно там где работают с клиентами. Чистейшее впечатление оставляют посещения кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70 – 75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. К концу рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым, в интересах соблюдения служебной тайны. Если стол руководителя или специалиста завален документами, книгами, газетами – это говорит о неряшливом, неделовом человеке.

4. «Каждой вещи – свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать так, чтобы они имели свое место и их можно было бы легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства, храниться в шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются, должны находиться в пределах рабочей зоны (1 – 2 шага). «Что в порядке лежит – само в руки бежит». – укр. пословица.

5. «Используйте органайзер». Все технические средства для разных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере.

6. «Чисто там, где сорят». Офис должен содержаться в чистоте и убираться 2 раза в день, если много клиентов и 1 раз в конце дня, если немного. Для поддержки порядка администрация должна запретить в правилах внутреннего распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте, хранение продуктов питания. В противном случае в офисе поселятся мыши, тараканы, мухи, грязь – в итоге снизятся производительность труда на 15 – 20 %.

7. «Да будет свет». Правильная освещенность помещений – фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажура вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники, настольные лампы.

8. «Чистый воздух – здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния, уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование помещений кондиционерами, принудительной вентиляции. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 часа.

9. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом и зимой. Высокие температуры вызывают утомляемость, повышается вероятность простудных заболеваний. Оптимальная температура помещения от 18 до 22 градусов.

10. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, у кого монотонная работа, предпочитают работать под музыку, другие ее не любят. Эти вопросы должны быть согласованы в коллективе, но в любом случае – громко говорящий магнитофон, работающий в течение дня, негативно действует на психику всех работников.

11. «Не звони мне, не звони…». Одним из больных вопросов в коллективе является использование служебного телефона для личных бесед. Особенно грешат этим женщины, которые придя на работу начинают инструктировать домашних как готовить пищу, готовить уроки, затем переходят к откровенным беседам с подругами и т.д. Следует рекомендовать сотрудникам непродолжительные и нечастые личные телефонные разговоры, иначе телефон будет перекрыт для клиентов и внешней среды.

Целевое планирование.

Для разумной организации труда важное значение имеет продуманная постановка жизненных целей, разработка критериев их достижения и составление индивидуальных планов работы.

Цель – это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность.

Цели различают: стратегические (глобальные) и тактические (локальные).

Стратегическая цель определяет будущее качественное состояние системы на длительную перспективу, к достижению которого стремится человек. Например, получить высшее образование, создать семью, воспитать детей, создать новое предприятие по производству продукции.

Тактические цели определяют будущее состояние отдельных подсистем и время их достижения ограничено текущим периодом, как правило, до 1 года. Например, поступить в институт, выйти замуж, купить автомобиль.

Таким образом, цель имеет качественный измеритель и очень неопределенное временное и пространственное состояние. Некий мираж в конце пути.

Для планирования жизненных целей человеку нужна определенность, поэтому цель должна конкретизироваться в реальные задачи с помощью критериев эффективности ее достижения.

Критерий достижения цели – количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможными вариантами.

В практической деятельности мы всегда сталкиваемся с необходимостью конкретизации жизненных целей. Так, стратегическая цель – роль материального благосостояния может быть разделена на совокупность тактических целей:

· улучшение жизненных условий – место в общежитии, отдельная комната, малогабаритная квартира, полногабаритная квартира – отдельный дом (коттедж).

· Улучшения личных транспортных средств: велосипед – мотоцикл, автомашина – дорогой лимузин – самолет.

· Улучшения одежды и обуви: простая сезонная одежда и обувь, – комплект импортной одежды – дорогие комплекты из модной одежды из фирменных магазинов.

· Качественное питание: дешевая «потребительская» корзина, доброкачественное питание, дорогое питание из экологически чистых продуктов.

· Развлечение и отдых: отдых дома (телевизор, работа в саду), – в доме отдыха, пансионате – в санатории на Черном море, – за границей в дорогом курорте.

· Рост денежных накоплений: рублевый счет на «черный день», – накопления в валюте – крупные накопления и возможность жить на доходы от них.

Точно определить, чего Вы собственно хотите от жизни, настолько трудно, что очень многие люди никакими средствами не могут заставить себя сделать это. Большинство стремится получать от жизни побольше, но из чего состоит это «побольше» остается даже для них самих не вполне ясным. Если же ставят перед собой цели, то чаще сугубо материальные (квартира, должность, деньги), реже – как сделать жизнь осмысленнее, улучшить отношения с окружающими. Со временем цели, конечно же, надо уточнять и обновлять, т.к. стремление человека в 16 лет, будут отличаться от его намерений в 25 лет, а те задания, которые ставят в 40 лет, претерпят заметные изменения в 50 или 60 лет.

Планирование жизненных целей определяющим образом влияет на планирование рабочего времени (по всем горизонтам планирования: 5 лет, год, месяц, день).

Дата добавления: 2015-11-26