Створення таблиць

Для створення таблиці в місці, де перебуває курсор, досить натиснути кнопку Вставить таблицу на стандартній панелі інструментів і перетягнути виділення на відповідну кількість квадратів, за допомогою яких Word позначає число рядків і стовпців у таблиці.

Нова таблиця складається з рядків і стовпців з порожніми комірками, відзначеними на екрані пунктирними лініями сітки. Для відображення й видалення сітки в меню Таблица присутня команда Отображать сетку/Скрыть сетку. Сітка не з'являється в друкованій копії документа. Ширина стовпців визначається автоматично і залежить від розміру поля й числа стовпців.

Якщо в момент створення таблиці число рядків ще не відомо, то можна створити таблицю з одного рядка, а потім, у міру необхідності, додавати до кінця таблиці нові рядки під час введення тексту.

Для створення простої таблиці можна використати також команду Вставить таблицу з меню Таблица. Після цього з'являється діалогове вікно Вставка таблицы, що дозволяє визначити число стовпців і рядків та ширину стовпця.

Кнопка Автоформат виводить діалогове вікно Автоформат таблицы, що дозволяє вибрати один зі стандартних варіантів форматування таблиці.

Word дозволяє створювати складні таблиці, для цього варто встановити текстовий курсор у місце планованого розміщення таблиці, натиснути кнопку Таблицы и границы на панелі Стандартна. У результаті з'явиться однойменна панель інструментів, і покажчик миші прийме вигляд пера. Якщо панель інструментів Таблицы и границы вже присутня на екрані, то натисніть на ній кнопку Нарисовать таблицу, після чого покажчик миші прийме вигляд пера.

Для створення таблиці варто переміщати покажчик при натиснутій кнопці миші. Для видалення якої-небудь лінії або відрізка натисніть кнопку Ластик і зітріть непотрібну лінію. Комірки, границя між якими буде таким чином вилучена, зіллються в єдину загальну комірку.

Для створення таблиці можуть бути використані й інші способи.

Можна створити таблицю, перетворивши її із уже існуючого тексту. Для цього потрібно вставити в позиції поділу тексту які-небудь роздільники (наприклад, символи табуляції або символи абзацу), а далі виділити цей текст, вибрати команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица.

Крім того, у документ можна вставити таблицю, створену в Microsoft Excel або Microsoft Access.

Робота з таблицями

Таблиця складається з рядків, стовпців й окремих комірок. Правда в складних таблицях іноді буває важко визначити число рядків і стовпців. Кожна комірка містить символ комірки, а кожен рядок – символ рядка, які відображаються при натиснутій кнопці Непечатаемые символы на панелі Стандартна. Лінії сітки дозволяють бачити кожну комірку окремо й можуть виводитися або вбиратися з екрана. Крім ліній сітки існують лінії границі, які видні й на екрані й на папері. Якщо встановлені границі, то управління показом ліній сітки втрачає усякий смисл.

Лінії границі встановлюються за допомогою кнопки Внешние границы на панелі Форматування або на панелі Таблиці й границі. Границі можна встановити і для окремої комірки, і для всієї таблиці.

При виконанні обчислень доводиться у формулах використати посилання на комірки таблиці. Такі посилання повинні мати вигляд A1, A2, B4 і т.д. Буква вказує на стовпець, а цифра на номер рядка.

При введенні інформації в комірку таблиці можна умовно вважати, що кожна комірка таблиці - це окремий документ. В комірках можна розміщати практично будь-яку інформацію, не можна розмістити лише іншу таблицю, кінець стовпчика, кінець розділу. Щоб ввести текст в комірку таблиці, клацніть на комірці й наберіть його точно так само, як у звичайному абзаці. При досягненні правого краю комірки Word автоматично переносить текст і збільшує висоту комірок всього рядка таблиці. Для редагування й форматування тексту в комірках таблиці застосовуються стандартні прийоми Word.

У таблиці 1 перераховані основні клавіші для переміщення по таблиці, причому цифри набираються на цифровій клавіатурі при виключеному режимі NumLock.

Таблиця 1. Введення даних і переміщення по таблиці

Результат	Клавіша
Переміщення в наступну комірку	Tab
Переміщення в попередню комірку	Shift+Tab
Переміщення в попередній або наступний рядок	­/¯
Переміщення в першу комірку рядка	Alt+Home або Alt+7
Переміщення в останню комірку рядка	Alt+End або Alt+1
Переміщення в першу комірку стовпця	Alt+Page Up або Alt+9
Переміщення в останню комірку стовпця	Alt+Page Down або Alt+3
Початок нового абзацу усередині комірки	Enter
Додавання нового рядка наприкінці таблиці	Tab наприкінці останнього рядка
Додавання тексту перед таблицею на початку документа	Enter на початку першої комірки

Коли курсор перебуває в останньої комірці таблиці, натискання клавіші Tab додає до таблиці новий рядок.

Оскільки клавіша Tab застосовується для переміщення між комірками, то вставити символ табуляції в таблицю можна за допомогою клавіш Ctrl+Tab.

Щоб розбити таблицю на сторінки, виділите рядок таблиці, який потрібно перенести на наступну сторінку й натисніть Ctrl+Enter.

Для виконання деяких операцій потрібне виділення окремих елементів. У таблиці 2 перераховані основні правила виконання операцій виділення.

Таблиця 2. Виділення елемента таблиці

Результат	Дія
Виділення комірки	Щиглик у лівій частині комірки.
Виділення рядка	Щиглик ліворуч від рядка.
Виділення стовпця	Щиглик на верхній лінії сітки стовпця.
Виділення декількох комірок, рядків або стовпців	Утримуючи кнопку миші, переміщайте покажчик по комірці, рядку або стовпцю або виділите початкову комірку, рядок або стовпець, а потім, утримуючи клавішу Shift, виділите останню комірку, рядок або стовпець.
Виділення тексту в наступній комірці	Натисніть клавішу Tab.
Виділення тексту в попередній комірці	Натисніть клавіші Shift+Tab.
Виділення всієї таблиці	Перейдіть у таблицю, а потім натисніть клавіші Alt+5.

Для виділення рядка, стовпця або всієї таблиці цілком можна використовувати також однойменні команди в меню Таблица.

Залежно від змісту виконуваної операції можна виділити тільки текст усередині комірки (без виділення символу комірки), усю комірку разом із символом комірки, кілька сусідніх комірок без символу рядка, весь рядок разом із символом рядка, всю таблицю.

Для переміщення або копіювання тексту в іншу комірку без зміни вмісту потрібно виділити тільки текст, не включаючи символ вихідної комірки. Точно також варто робити при копіюванні або переміщенні тексту за межі таблиці. Для заміщення існуючого тексту разом із його форматом у новій комірці варто виділити текст разом із символом комірки.

При копіюванні й переміщенні можна використовувати всі ті ж способи, що й при виконанні тих же операцій у звичайному документі. Причому для копіювання виділеного фрагмента перетаскуванням варто нажати клавішу Ctrl.

Для видалення таблиці і її вмісту варто виділити всю таблицю й натиснути кнопку Вырезать на панелі Стандартна. Для видалення окремих комірок, рядків або стовпців вони попередньо виділяються, а потім вибираються команди Удалить ячейку, Удалить строки або Удалить столбцы в меню Таблица або в контекстному меню. Для видалення тільки вмісту виділених елементів варто натиснути клавішу Delete.

Щоб вставити нові рядки в певнім місці таблиці, виділите стільки рядків скільки потрібно вставити й виберіть команду Вставить строки в меню Таблица або в контекстному меню або скористайтеся кнопкою Вставить строки на панелі Стандартна. Аналогічно вставляються й стовпці.

Для вставки в таблицю використається всього одна кнопка стандартної панелі інструментів, назва кнопки змінюється залежно від виділених елементів відповідно на Вставить строки, Вставить столбцы або Вставить ячейки. Коли курсор просто перебуває в комірці, кнопка називається Вставить строки й дозволяє вставити один рядок без виділення рядка. За межами таблиці вона одержує назву Вставить таблицу й застосовується для створення в документі нових таблиць.

Щоб вставити стовпець із правого краю таблиці, необхідно перед натисканням кнопки Вставить столбцы виділити стовпець, що складається з маркерів кінців рядків.

Щоб вставити блок з декількох комірок, що не складають повного рядка або стовпця, необхідно виділити блок комірок таблиці, кількість і розташування яких збігається з кількістю й розташуванням комірок, що вставляють, і натиснути кнопку Вставить ячейки або викликати контекстне меню й у ньому вибрати команду Вставить ячейки. У діалоговому вікні Вставка ячеек вибрати опцію Со сдвигом вправо для зсуву існуючих комірок вправо або опцію Со сдвигом вниз для зсуву існуючих комірок униз. Крім того, можна вибрати опцію Вставить целую строку або Вставить целый столбец, щоб вставити цілі рядки або стовпці – навіть якщо в таблиці були виділені лише окремі комірки.

По умовчанню висота рядка залежить від розміру використовуваного шрифту, ширина всіх стовпців однакова й залежить від їхньої кількості й відстані між полями сторінки.

Можна змінити ширину стовпців за допомогою перетаскування границь стовпця в самій таблиці або перетаскуванням маркерів границь стовпців таблиці на горизонтальній лінійці.

Для регулювання ширини однієї або декількох комірок стовпця виділите комірку перед перетаскуванням ліній сітки. В одному стовпці можуть перебувати комірки різної ширини.

Перетаскування крайньої лівої лінії сітки змінює відступ виділених рядків таблиці від лівого поля документа.

Для завдання точної ширини одного або декількох стовпців варто виділити їх, скористатися командою Высота и ширина ячейки меню Таблица або контекстного меню й на вкладці Столбец у полях Ширина столбца та Интервал между столбцами задати точні значення. Кнопки Предыдущий столбец, Следующий столбец дозволяють переходити від стовпця до стовпця, а кнопка Автоподбор установлює ширину стовпця залежно від довжини інформації.

Word дозволяє встановити однакову ширину виділених стовпців за допомогою команди Выровнять ширину столбцов у меню Таблица або в контекстному меню.

Висоту рядка Word підбудовує автоматично під висоту тексту, що міститься в ньому. Змінити висоту рядка можна перетаскуванням границь рядка або маркерів на вертикальній лінійці в режимі розмітки. Виконання операції при натиснутій клавіші Alt відображає на лінійці висоту кожного рядка.

Точне значення висоти рядка встановлюється за допомогою вкладки Строка діалогового вікна Высота и ширина ячеек. У списку Высота строки вибирається потрібний параметр для визначення висоти виділеного рядка: Авто, Минимум або Точно. Поле Значение визначає висоту рядка. Якщо в попереднім полі був установлений параметр Минимум, то висота рядка буде як мінімум такою, як визначено в полі Значение, а якщо обрано параметр Точно, то точно такою. Поле Выравнивание задає вирівнювання виділених рядків відносно полів сторінки: По левому краю, По центру або По правому краю. Щоб дозволити перенос частини тексту одного рядка на іншу сторінку, установите прапорець Разрешить перенос строк на следующую страницу. Кнопки Предыдущая й Следующая дозволяють перейти до форматування відповідних рядків. У полі Отступ слева задається відстань між лівим полем сторінки й лівим краєм тексту у виділеному рядку.

Щоб об'єднати кілька комірок в одну або розбити одну комірку на декілька рівних виберіть у меню Таблица команду Объединить ячейки або Разбить ячейки.

До операцій форматування відносяться додавання границь і заливання, управління вирівнюванням й орієнтацією тексту в комірках, управління розривом таблиці при переході на нову сторінку.

Команда Автоформат у меню Таблица дозволяє використовувати стандартні стилі, кольори й заливання для професійного оформлення таблиці.

Параметри оформлення таблиці можна задати у вікні діалогу, що з'являється після вибору команди Границы и заливка в меню Формат, або за допомогою панелі інструментів Таблиці й границі.

Якщо в Word перед створенням нової таблиці встановити тип, товщину й колір лінії границь, то за допомогою кнопки Нарисовать таблицу можна відразу намалювати таблицю з потрібними лініями границь. За допомогою тієї ж кнопки можна «перемалювати» лінії границь у вже існуючих таблицях.

Word допускає давати тексту горизонтальну й вертикальну орієнтацію. У випадку горизонтальної орієнтації управління вирівнюванням тексту усередині кожної комірки провадиться як й у звичайному абзаці документа. На додаток до вирівнювання по горизонталі можна управляти вирівнюванням по вертикалі. Для цього служать кнопки Выровнять по верхнему краю, Центрировать по вертикали, Выровнять по нижнему краю панелі Таблиці й границі.

Для установки вертикальної орієнтації тексту усередині комірки, потрібно виділити комірку і натиснути кнопку Изменить направление текста на панелі Таблиці й границі або вибрати команду Направление текста в меню Формат. Для тексту з вертикальною орієнтацією зберігаються всі можливості управління вирівнюванням і по вертикалі, і по горизонталі. Із цією метою Word автоматично змінює склад кнопок панелей інструментів.

Для вирівнювання таблиці або її рядків на сторінці необхідно виділити відповідні елементи, вибрати команду Высота и ширина ячейки з меню Таблица й на вкладці Строка у групі Выравнивание вибрати потрібний параметр.

Word дозволяє зрушити по горизонталі один або кілька рядків щодо всієї таблиці. Щоб зрушити всю таблицю або окремі рядки на задану відстань, необхідно ввести відповідне значення в полі Отступ слева.

Для дублювання заголовка таблиці на наступних сторінках потрібно виділити ті рядки таблиці, які будуть використатися як заголовок (у заголовок обов'язково повинен бути включений перший рядок таблиці), після цього вибрати команду Заголовки в меню Таблица. Відзначені заголовки дублюються тільки на нових сторінках, отриманих при автоматичній розбивці сторінок; редактор не буде дублювати заголовки, якщо розрив сторінки вставлений вручну. Заголовки таблиці, що дублюються, видні на екрані тільки в режимі розмітки.

Для розриву таблиці при переході на наступну сторінку потрібно встановити курсор у рядок, що повинен з'явитися на наступній сторінці, і натиснути Ctrl+Enter.

Для попередження розриву таблиці потрібно вибрати команду Высота и ширина ячейки в меню Таблица й на вкладці Строка зняти прапорець Разрешить перенос строк на следующую страницу.

Виконання обчислень в таблицях

Таблиці Word не призначені для активного виконання в них обчислень. Однак деякі не дуже складні формули можуть бути використані. Для посилань на комірки, вміст яких буде використатися у формулах, їм привласнюються імена, що складаються з імені стовпцями та імені рядка: A1, B5, F14 і т.д.

У формулах для посилань на комірки використається крапка з комою для поділу одиничних комірок і двокрапка - для поділу першої й останньої комірки певної області. Наприклад: Для обчислення середнього значення вмісту комірок уведіть

=average(b:b) або =average(b1:b3)

=average(a1:b2)

=average(a1:c2) або =average(1:1;2:2)

=average(a1;a3;c2)

Такими двома способами можна вказати цілий рядок або стовпець. Якщо для вказівки рядка використається метод 1:1, то при додаванні до таблиці ще одного стовпця в обчисленнях буде брати участь весь рядок; якщо ж для вказівки рядка використається метод a1:c1, то при додаванні до таблиці ще одного стовпця в обчисленнях будуть брати участь тільки стовпці a, b й c.

Для посилання на комірки іншої таблиці або для посилання на комірку таблиці ззовні позначте таблицю закладкою. Наприклад, поле { =average(Табл2 b:b) } обчислює середнє значення для стовпця B у таблиці, позначеною закладкою Табл2.

Параметр ABOVE використається для посилання на комірки, розташовані над даною коміркою, а LEFT/RIGHT – ліворуч/праворуч від комірки.

Для вставки потрібної формули в комірку таблиці необхідно помістити курсор у цю комірку і вибрати команду Формула в меню Таблица. У діалоговому вікні Формула в рядку Формула Word пропонує деяку формулу для вставки, якщо це не та формула, то видалите її й виберіть у списку Вставить формулу потрібну функцію. Потім варто ввести відсутню інформацію, звичайно посилання на комірки, наприклад при перемножуванні вмісту двох комірок формула може мати вигляд =PRODUCT(B3;C3). У полі Формат числа варто вибрати формат подання результату обчислень. За замовчуванням редактором уже встановлений деякий формат даних, тому можна спробувати для початку взагалі не змінювати формат. Після завершення установок натисніть ОК.

Word вставляє формули у вигляді полів. Для відновлення окремого поля, потрібно виділити поле або його значення, а потім натиснути клавішу F9. Для відновлення всіх полів документа спочатку виділяється весь документ. Можна встановити режим автоматичного відновлення всіх полів документа перед кожним його виводом на друк. Для цього потрібно вибрати команду Параметры в меню Сервис і на вкладці Печать встановити прапорець Обновлять поля.

У табл. 3 наведений перелік функцій, які можна використати в таблицях. Для функцій без аргументів у дужках допускається зазначення будь-якого числа аргументів, розділених знаком «крапка з комою». Посилання на комірки таблиці допускають тільки функції: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() та SUM().

Найчастіше в таблицях використається підсумовування, тому Word пропонує для виконання цієї операції кілька спеціалізованих інструментів.

Для обчислення суми комірок рядка або стовпця варто встановити курсор в комірку, де буде відображатися сума й вибрати команду Формула в меню Таблица. Word запропонує формулу =SUM(ABOVE), якщо числа, що сумують, розташовані в стовпці вище даної комірки, або =SUM(LEFT), якщо ліворуч від комірки. Натискання кнопки ОК завершить введення формули.

Для швидкого підсумовування комірок у рядку або стовпці можна використовувати кнопку Автосумма на панелі інструментів Таблиці й границі.

При виконанні підсумовування Word аналізує всі комірки в рядку або стовпці, що сумують, починаючи з тої, де буде поміщене значення суми. Виявивши першу комірку у якій перебуває число, Word починає підсумовування, додаючи всі наступні комірки із числами. Виявивши першу порожню комірку або комірку з текстом, Word припиняє підсумовування. Тому дуже корисно вводити нулі в порожні комірки.

Word дозволяє зробити нумерацію комірок стовпця або рядка. Для чого потрібно виділити відповідні комірки й нажати кнопку Нумерованный список на панелі Форматування.

Таблиця 3. Функції, використовувані в таблицях Word

Функція	Значення, що повертає
ABS(x)	Абсолютне значення числа або формули (без знака).
AND(x;у)	1 (істина), якщо обоє логічних вирази Х и У правдиві, або 0 (неправда), якщо хоча б одне з них хибне.
AVERAGE()	Середнє для значень, включених у список.
COUNT()	Число елементів у списку.
DEFINED(x)	1 (істина), якщо вираження Х припустиме, або 0 (неправда), якщо воно не може бути обчислено.
FALSE	0 (неправда).
IF(x;y;z)	У, якщо умова Х істинна, або Z, якщо вона помилкова. У й Z можуть бути числами або рядками.
INT(x)	Ціла частина числа або значення формули Х.
MIN()	Найменше значення в списку.
MAX()	Найбільше значення в списку.
MOD(x;y)	Залишок від ділення Х на У.
NOT(x)	0 (неправда), якщо логічне вираження Х істинно, або 1 (істина), якщо воно помилково.
OR(x;y)	1 (істина), якщо хоча б одне із двох логічних виражень Х и У істинно, або 0 (неправда), якщо обоє вони помилкові.
PRODUCT()	Добуток значень, включених у список. Наприклад, функція {=PRODUCT (1;3;7;9)} повертає значення 189.
ROUND(x;y)	Значення Х, округлене до зазначеного десяткового розряду (У). Х може бути числом або значенням формули.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (якщо Х > 0) або –1 (якщо Х < 0).
SUM()	Сума значень або формул, включених у список.
TRUE	1 (істина).

Для сортування по декількох стовпцях використовуються поля Потом. В Word на панелі Таблицы и границы для виконання сортування є кнопки Сортировка по возрастанию й Сортировка по убыванию.

Порядок виконання роботи:

1. Створити й заповнити таблицю (більше десяти записів).

Відомості про успішність студентів гр. ЕК05 за 1 семестр 2004-2005 р.
Дисципліна	Опер. системи	Пакети	Програмування	МКТ	Середній бал	Стипендія
ПІБ
Іванов И. И.					4,8	100,00
Петров П. П.					5,0	100,00
Сидоров С. С.					3,5	0,00
Разом:

Значення стовпців "Середній бал" й "Стипендія" заповнюються з використанням формул. Значення стовпця "Стипендія" заповнити відповідно до умови: якщо середній бал більше 4, то стипендія дорівнює 100, інакше стипендія 0.

2. Упорядкувати дані таблиці за абеткою (у зворотному порядку).

3. Застосувавши автоформат одержати наступну таблицю.

Відомості про успішність студентів гр. ЕК05 за 1 семестр 2004-2005 р.
Дисципліна	Опер. системи	Пакети	Програмування	МКТ	Середній бал	Стипендія
ПІБ
Іванов И. И.					4,5	100,00
Петров П. П.					5,0	100,00
Сидоров С. С.					2,5	0,00
Разом:

4. Перетворити таблицю в текст і назад зі збереженням результатів.

Лабораторна робота № 3 "Робота зі списками у Microsoft Excel"

Теоретичні відомості:

Робота зі списками

Списком називається таблиця з даними, розділена на стовпці – поля та рядки – запис. По суті, список являє собою базу даних. Створюваний список повинний мати постійну кількість стовпців, кількість же рядків є перемінним. У кожнім стовпці повинна бути однотипна інформація і не припустимі порожні комірки.

Створення списку відбувається в такий спосіб:

1. На новому листі, це полегшує роботу зі списками, створіть заголовки для кожного поля, задайте їх вирівнювання й отформатуйте жирним шрифтом.

1. Отформатуйте, що знаходяться під заголовком комірки відповідно до даних, що у них повинні зберігатися.

2. Уведіть нові записи під заголовками. При цьому слід дотримуватися єдиного стилю заповнення, щоб пізніше взаємозалежні записи могли бути виділені в групи.

При введенні повторюваних значень у списках зручно використовувати автовведення: слова, що вводяться, розпізнаються й автоматично завершуються. Для включення цієї можливості виконаєте команду Параметры в меню Сервис,виберіть команду Правка й встановіть прапорець Автозаполнение ячеек.

- Після введення записів збережіть книгу на диску.

Роботу зі списками полегшує команда Форма в меню Данные. При її виконанні з'являється вікно діалогу з полями зі списку і декількома управляючими кнопками. За замовчуванням у вікні з'являється перший запис, вертикальна лінійка прокручування дозволяє переглянути інші записи. Excel додає нові записи в кінець списку, для цього варто відобразити порожній запис або натиснути кнопку Добавить.

Сортування та фільтрація даних

Після створення списку можна скористатися командами меню Данные для перестановки й аналізу даних. Для перестановки записів використовується команда Сортировка, що дозволяє враховувати значення одного або декількох стовпців. Записи сортуються в убутним, зростаючим або обраному користувачем порядку.

Щоб відсортувати список за даними одного стовпця, можна виділити в ньому осередок і натиснути кнопку По возрастанию або По убыванию на Стандартній панелі інструментів.

Для сортування за допомогою команди Сортировка необхідно виділити комірку сортуємого списку, виконати команду Сортировка меню Данные. Excel виділяє вхідні в список запису і відкриває вікно діалогу Сортировка диапазона. У списку, що розкривається, Сортировка по вказується поле для первинного сортування, а за допомогою перемикачів по возрастанию і по убыванию задається порядок сортування.

Список, що розкривається, Затем по дозволяє вибрати стовпець для вторинного сортування, а список В последнюю очередь по задає стовпець для остаточного сортування. Для виконання сортування варто натиснути кнопку OK.

Для відновлення вихідного порядку записів після сортування варто виконати команду Отменить сортировку в меню Правка негайно після її проведення.

Для сортування списків, у яких відсутні чіткі алфавітно-числові або хронологічні закономірності, Excel дозволяє створити нестандартний порядок сортування, що з'являється у вікні діалогу Параметры сортировки і стає доступним для всіх книг.

Для створення користувальницького списку сортування виконайте команду Параметры в меню Сервис, виберіть вкладку Списки, у переліку Списки виділите значення Новый список, після чого клацніть на поле Элементы списка і введіть значення списку, розділяючи їх комами або введенням нового рядка і натисніть кнопку Добавить. Новий порядок відображається в переліку Списки. Завершити роботу щигликом по кнопці OK.

Вкладка Списки застосовується також для редагування і видалення користувальницьких порядків сортування.

Для сортування в користувальницькому порядку варто натиснути кнопку Параметры у вікні Сортировка диапазона і задати користувальницький порядок сортування в списку діалогового вікна, Параметры сортировки. Користувальницький порядок може бути зазначений і для вторинних сортувань, при цьому змінюється назва списку, що розкривається.

Іноді потрібно тимчасово сховати всі записи в списку крім тих, котрі задовольняють деякому критерієві. Для цього варто виділити комірку у фільтруємому списку, виконати команду Автофильтр підміню Фильтр меню Данные. У верхній частині кожного стовпця з'являється список, що розкривається. Щиглик по кнопці зі стрілкою виводить список можливих варіантів зі значеннями зі стовпця і п'ятьма спеціальними елементами – Все, Первые 10, Условие, Пустые і Непустые. Значення Все відображає всі записи; Первые 10 – десять найбільших чисел у колонку з числовими значеннями; Условие – дозволяє визначити критерій добору; Пустые – відображає записи з порожніми комірками в даному полі; Непустые – тільки записи зі значеннями. Вибравши варіант для добору, Excel ховає всі записи не задовольняючому зазначеному критерієві.

Для відображення всіх записів, не виходячи з режиму автофільтру, варто виконати команду Показать все в підменю Фильтр меню Данные. Видалення списків, що розкриваються, автофільтра призводиться вимиканнямрежиму Автофильтр у підменю Фильтр.

При необхідності добору записів по діапазоні числових значень або іншому настроюванню критерію варто створити користувальницький автофільтр. Для цього виділите будь-які комірки у списку, виконайте команду Автофильтр підміню Фильтр меню Данные й у списку потрібного заголовка, що розкривається, виберіть значення Условие. Відкриється діалогове вікно Пользовательский автофильтр. У вікні маються два списки з операторами відносини і ще два, службові для створення нестандартних діапазонів у фільтрах. Встановіть критерії і клацніть по OK для застосування користувальницького автофільтра. Після завершення роботи варто вийти з режиму автофільтра повторним виконанням команди Автофильтр у підменю Фильтр меню Данные.

Додавання підсумків

Для організації списків можна використовувати команду Итоги меню Данные, що допомагає упорядкувати списки за допомогою угруповання записів з висновком проміжних підсумків, середніх значень або іншої допоміжної інформації, виводить підсумкову суму у верхній або нижній частині списку і полегшує підсумовування числових стовпців. Крім того, вона відображає список у виді структури.

Для включення проміжних підсумків у список необхідно організувати його так, щоб запис кожної групи слідкували в ньому підряд, наприклад відсортувати по полю, на якому засновані групи. Після цього виконати команду Итоги меню Данные й у діалоговому вікні Промежуточные итоги вибрати зі списку, що розкривається, При каждом изменении в групу, для якої підводяться проміжні підсумки, зі списку Операция вибрати статистичну функцію й у списку Добавить итоги по вибрати стовпець або стовпці для розрахунку проміжного підсумку. Команда Итоги застосовується щораз, коли виникає необхідність у перегрупуванні записів або зміні обчислень. Після завершення роботи з командою натисніть кнопку Убрать все у вікні діалогу Промежуточные итоги.

Режим структури, у якому виявляється список після виконання команди Итоги, дозволяє переглядати різні частини списку за допомогою кнопок, розташованих на лівому полі. Кнопка 1 звертає список і залишає тільки значення загального підсумку, кнопка 2 відображає тільки проміжні і загальний підсумок, кнопка 3 відображає весь список. Крім того, для згортки і розгорнення окремих груп застосовуються кнопки зі значками «+» і «–». Ці кнопки працюють як перемикачі з двома станами.

Дата добавления: 2015-12-07