Рабочее место секретаря

Приемная офиса – это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной – это секретарь. Все чаще должность секретаря объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьера зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности сотрудников фирмы.

Тесная, темная, плохо оборудованная приемная перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед клиентами.

Кроме того, в приемной должно быть место для размещения соответствующего оборудования, для документов, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Большое значение имеет выбор мебели, технических средств, оргтехники и канцелярских принадлежностей.

Невозможно представить себе современную компанию, которая бы не применяла в своей повседневной работе средства автоматизации офиса. Компьютеры и оргтехника не только коренным образом изменили облик организаций, стиль их работы, но и обеспечивают большую мобильность и эффективность деятельности.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Секретарь – «лицо учреждения», его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

Средства оргтехники размещаются с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко и бесшумно выдвигаться. Необходимо следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

У секретаря имеется оргтехника, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться оргтехникой другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторонней информации.

Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете. Существует большое количество разновидностей копировально-множительных аппаратов.

Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля.

Дата добавления: 2015-12-08