|
Читайте также: |
Иных республиканских органов
Государственного управления,
Организаций, подчиненных
Правительству Республики Беларусь
Все экземпляры отправляемых документов печатаются на бланках.
При направлении документа частному лицу адресат оформляют следующим образом: Фамилия И.О. получателя, почтовый адрес:
Столярову Э.Н.
ул.П.Глебки, 15-25
223120 п/о Логоза
Логойского района
Минской области
Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам и частным лицам.
2. Дайте определение понятия «автобиография». Охарактеризуйте правила ее составления и оформления.
Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Автобиография составляется работником собственноручно разборчиво в произвольной форме от первого лица без исправлений и помарок на листе бумаги формата А4.
В автобиографии обычно указывают:
Ø Наименование вида документа;
Ø Фамилия, имя, отчество автора;
Ø Дата и место рождения полностью;
Ø Сведения о родителях;
Ø Какое получено образование, какие учебные заведения, где и когда окончены, специальность по образованию;
Ø Данные о трудовой деятельности – периоды работы, места работы, должности, место работы в настоящее время, занимаемая должность;
Ø Данные об общественной работе, участии в выборных органах;
Ø Отношение к воинской службе и воинское звание, когда и в качестве кого работник проходил службу;
Ø Наличие правительственных и других наград и поощрений;
Ø Сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках;
Ø Домашний адрес, телефон.
Наименование организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся в том виде, в каком они значились на момент события.
При составлении автобиографии особое внимание следует обратить на те вопросы, которые не нашли детального отражения в личном листке по учету кадров, например, о причинах изменения места работы, профессии и т.д.
Автобиография подписывается составителем и датируется.
Изложите порядок оформления документов при предоставлении отпуска.
При предоставлении отпуска оформляются следующие документы:
1) Заявление работника (за 2 недели до отпуска);
2) Приказ о предоставлении отпуска (составляется в 2-х экземплярах: 1 – в дело с приказами, 2 – в бухгалтерию)
3) Запись в личной карточке формы Т-2.
БИЛЕТ №9
1. Охарактеризуйте правила оформления и расположения реквизита 17
№ 17 Гриф утверждения Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Установлено два способа утверждения документов:
- утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе;
- утверждение распорядительным документом.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений. Оформляется утверждение грифом утверждения. Это сложный реквизит, каждая часть которого располагается с новой строки и начинается с большой буквы.
Располагают гриф «Утверждение» на общем бланке в верхнем правом углу документа, от 5 п.т.
В зависимости от способа утверждения реквизит имеет следующий состав:
слово УТВЕРЖДАЮ, которое пишется прописными буквами, после него никакие знаки препинания не ставятся; наименование должности лица, утверждаемого документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизита бланка); личная подпись; ее расшифровка (пишется на 13-м делении) и дата утверждения:
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия дата | УТВЕРЖДАЮ Ректор института ________ Ю.Ю.Юдин 09.01.2004 |
При утверждении документа, который составлен не на бланке (например, акта, договора и др.), в наименование должности лица, утвердившего документ, включают полное наименование организации. Полностью указывается наименование организации и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей или сторонней организации:
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного
учреждения «Национальный архив
Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
17.12.2006
2) слово УТВЕРЖДЕНО, записываемое прописными буквами без каких-либо знаков препинания; название вида документа в И.п. (с указанием должности лица, его издавшего), его дата и индекс:
| УТВЕРЖДЕНО Наименование документа Дата №___ | УТВЕРЖДЕНО Приказ ректора института 09.01.2004 № 450 |
При утверждении коллегиальным органом в грифе утверждения указываются название вида документа, который утверждает, наименование коллегиального органа, принявшего решение об утверждении, его дата и индекс:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Совета
Министров Республики
Беларусь
03.10.2006 № 1218
Дата и личная подпись при утверждении документа должностным лицом вносятся от руки (месяц и год допускается печатать изначально).
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае грифы утверждения располагаются на одном уровне, причем первый гриф пишется от границы левого поля, а второй от 5 положения табулятора:
| УТВЕРЖДАЮ Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Подпись В.И.Адамушко 04.11.2006 | УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства России Подпись В.П.Козлов 04.11.2006 |
ПЛАН
совместных научно-исследовательских работ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства России в области обеспечения сохранности документов на 2007-2009 гг.
2. Дайте определение понятия «резюме». Охарактеризуйте правила его составления и оформления.
Резюме – документ, содержащий автобиографические сведения с целью привлечь внимание работодателя к претенденту и обеспечить его приглашение на собеседование. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 1-2 минут, поэтому оно должно быть кратким, правдивым и не должно превращаться в подобие романа. В резюме должно быть отражено то, что, претендент может предложить работодателю, чем он может быть полезен организации, почему он является наиболее подходящим кандидатом на замещение данной вакансии.
По форме и содержанию резюме отчасти схоже с анкетой и автобиографией. Для его написания в качестве исходной информации используются сведения одних и тех же документов.
Резюме пишется в свободной форме. В то же время рекомендуется следующая его структура.
1) название вида документа;
2) фамилия, имя, отчество;
3) основные личные данные (дата и место рождения, адрес, телефон, гражданство, семейное положение);
4) цель в поиске работы (из формулировки цели должно быть ясно, какую работу может и хочет делать претендент, а также на каких условиях);
5) опыт работы (дается в хронологическом порядке с указанием дат, мест работы, должностей, основных функций и достижений);
6) образование (чем больше времени прошло после окончания учебы, тем меньше эта часть должна занимать в резюме; информация может содержать оценки и награды, те изученные дисциплины, которые соответствуют цели претендента, участие в исследовательских и других работах, связанных с учебой);
7) профессиональный опыт;
8) дополнительная информация (сюда рекомендуется включать сведения о степени владения иностранными языками, о навыках работы на компьютере, желательно с указанием применяемых программных средств, о наличии водительских прав и о личных качествах);
9) дата составления резюме (указание даты составления резюме добавляет ему четкость и конкретность; желательно, чтобы предоставляемое резюме имело «свежую» дату).
Резюме также может включать:
Ø сведения об общественной деятельности;
Ø упоминание о хобби, если оно имеет отношение к работе и его можно считать серьезным личным достижением;
Ø сообщение о военной службе;
Ø указание о готовности к разъезду и смене места жительства;
Ø указание о готовности к работе с ненормированным рабочим днем;
Ø сведения о рекомендациях;
Ø цели карьеры;
Ø личные достоинства;
Ø увлечения, свидетельствующие о широте интересов.
Памятка для составления резюме:
Вся информация должна уместиться на одной странице печатного текста;
Текст набирается на компьютере;
Текст должен легко читаться. Оставляйте широкие поля и достаточные интервалы между строками и пунктами;
Выделяйте заглавия пунктов жирным шрифтом;
Проверьте опечатки и орфографию;
Отпечатайте резюме в нескольких экземплярах;
Постарайтесь оформить резюме красиво и аккуратно на бумаге хорошего качества;
Полностью пишите названия учебных заведений и мест работы;
При указании дат числа не пишутся, месяцы указываются в том случае, если вы проработали меньше года;
Давайте только ту информацию, которая может повлиять на положительное решение работодателя;
Составьте резюме на иностранном языке, если вы претендуете на должность с использованием этих ваших знаний;
Вносите изменения в текст, если того требуют условия той или иной компании. Подчеркивайте свои достоинства;
Если вы достаточно долго ищите работу, обновляйте дату составления резюме.
3. Дайте определение понятия «дело». Охарактеризуйте требования к формированию дел.
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях (секретарь).
Группировка документов в дела производится согласно отметке на исполненных документах «В дело №…». Проверяется правильность оформления документа, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дела помещаются документы, работа по которым проведена.
2. Документы, подшитые в дело, являются оригиналами или заверенными копиями.
3. Документы разных сроков хранения подшиваются в разные дела.
4. Документы по одному вопросу помещаются в одно дело.
5. В дело включается один экземпляр каждого документа.
6. В дело, как правило, формируются документы одного делопроизводственного года (исключение: переходящие и личные дела). В тех случаях, когда в дело подшивается небольшое количество документов, можно не заводить ежегодно новое дел, а группировать документы за разные годы в одном деле, которое будет переходить на следующий год.
7. Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) формируются отдельно от других документов.
8. Дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объеме документов, дело делят на самостоятельные тома
9. Приложения большого объема (более 10 листов) следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяют к тем документам, к которым они относятся.
10. Располагаются документы внутри дел в прямом хронологическом порядке, т.е. первый времени издания документ помещается в начале дела, а последний по времени издания документ помещается в конце дела.
11. Распорядительные документы группируются в дела по видам.
12. Протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке и по номерам
13. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
14. Приказы по личному составу делятся на две группы:
- приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках, премировании;
- приказы о предоставлении отпуска, поощрении, назначении дежурных, взысканиях, командировках.
15. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
16. Обращения граждан формируются отдельно от документов общего делопроизводства и располагаются внутри дела в хронологическом или алфавитном порядке.
17. Обращения граждан формируются раздельно:
- предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения);
- заявления по личным вопросам (срок хранения – 5 лет)
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов.
18. Переписку формируют в дела за календарный год и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ помещается за документом-запросом.
19. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, проекты документов, вырезки из журналов и газет.
20. Планы и отчеты хранят в делах того года, к которым они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления.
Например: отчет за 2003 год, составленный в 2004 году и план работы на 2003 год, составленный в 2002 году, должны быть отнесены к 2003 году.
21. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.
22. Для брошюровки документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения используют папки – регистраторы (на кольцах).
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до момента передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах или сейфах. Они размещаются согласно номенклатуре дел.
На корешке каждого дела указывается его индекс. При поиске документа, сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, которая помещается на внутренней стороне шкафа, а затем по номеру дела – нужную папку с документами.
Выдача документов и дел и их копий работникам подразделений организации или работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации (структурного подразделения). На месте изъятого из дела документа помещается листок заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданные дела заводится карта – заместитель дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника. Выдача документов во временное пользование сторонним организациям оформляется актом.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 56 | Нарушение авторских прав