Читайте также:
|
Номенклатура дел составляется на общем бланке предприятия и состоит из следующих реквизитов:
Ä наименование вышестоящей организации
Ä наименование организации
Ä название вида документа
Ä дата
Ä индекс
Ä место составления
Ä заголовок
Ä гриф утверждения
Ä текст
Ä подпись
Ä гриф согласования
Заголовок формируется формой В.п.: на _______ год.
Текст оформляется в виде таблицы, которая состоит из следующих граф:
| Индекс дела | Название раздела, заголовок дела (тома) | Кол-во дел (томов дела) | Срок хранения, № статьи по Перечню | Примечание |
Индекс дела состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела внутри этого структурного подразделения: 01-04, где 01- канцелярия (дирекция), 04 – приказы (распоряжения) вышестоящих органов.
Заголовок дела состоит из: названия вида документа (приказы), который может дополняться заголовком документа (по основной деятельности) и периодом, за который они составлены (за 2005 год)
Количество дел (томов дела) заполняется в конце года.
Срок хранения берется из Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения – Государственный комитет по архивам и делопроизводству 6 августа 2001 г. № 38 (Изменения и дополнения: Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 28 апреля 2004 г. № 4 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/10948 от 06.05.2004 г.)) и Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения – Мн: БелНИИДАД, 2007
В примечании делают отметки об уничтожении дел, передаче их в архив.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, то они вносятся в номенклатуру дел дополнительно. С этой целью в конце каждого раздела оставляют резервные позиции и новый раздел начинают с новой страницы.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
БИЛЕТ №8
1. Охарактеризуйте правила оформления и расположения реквизита 16.
№ 16.Адресат Адресат – получатель документа.Реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата необходимо экспедиционной службе организации для отправки/доставки корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба ДОУ определяет правильность вложения и доставки документа.
Правильно оформленный реквизит позволяет при получении быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому его надлежит передать на исполнение или рассмотрение. Этот реквизит проставляют не только на документах, отправляемых в другие организации, он указывается и на многих внутренних документах (докладных и объяснительных записках, справках, заявлениях, представлениях).
Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу от 4 положения табулятора.
В письмах первая строка адресата оформляется на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс».
При оформлении документов на одном языке угловым способом – на уровне первой строки реквизитов заголовочной части.
На общем бланке, оформленном на двух языках – на уровне реквизита «Заголовок».
В состав реквизита могут входить:
- наименование учреждения
- наименование структурного подразделения
- наименование должности лица-получателя
- Фамилия И.О. лица-получателя
- почтовый адрес
Каждый элемент пишут с новой строки с прописной буквы.
Документ может адресоваться:
- организации в целом
- структурному подразделению
- руководителю организации
- должностному лицу, не являющемуся руководителем
- частному лицу
- группе однородных учреждений (должностных лиц)
В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит оформляют по-разному.
При адресовании документа организации в целом ее наименование указывается в И.п.:
Государственное учреждение
«Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации»
Этот способ адресования применяется, как правило, в случае, если автору неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).
При адресовании документа структурному подразделению сперва указывается наименование организации в И.п., а ниже – наименование структурного подразделения:
Государственный таможенный комитет
Республики Беларусь
Управление делопроизводства
и контроля
При адресовании документа конкретному должностному лицу в И.п. указывается наименование организации, а наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия получателя пишутся в Д.п.:
Государственный таможенный комитет
Республики Беларусь
Начальнику управления делопроизводства
и контроля
г-ну Линнику П.А.
Если должностное лицо, которому адресуется документ, - руководитель организации, то наименование организации включается в наименование должности, которая пишется в Д.п.:
Директору учреждения «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела»
Федорову В.В.
Таким же образом адресуется документ иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.):
Заместителю главного редактора
журнала «Секретарь-референт»
Иванову А.И.
Если документ адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в адресате можно указывать соответствующее звание или степень в сокращенном виде непосредственно перед фамилией:
Зам.министра обороны
Республики Беларусь
ген.-майору Жукову К.Г.
Во внутренних документах,адресуемых руководителю структурного подразделения его работниками, наименование организации не указывается:
Начальнику отдела материально-
технического снабжения
Алейникову Г.В.
На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов, их располагают один под другим. Если документ одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При вложении экземпляров документа в конверты подчеркивается конкретный адресат.
При направлении документа в вышестоящий орган не допускается указание нескольких адресатов за исключением случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
При направлении документа более чем в четыре адреса на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку.
Форма списка на рассылку
СПИСОК НА РАССЫЛКУ
__________________________________________________________________
(наименование документа, дата, индекс)
| Наименование организации, куда направляется документ | Наименование должности, кому направляется документ | Почтовый адрес | Количество экземпляров | Примечание |
После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе. Это избавляет от необходимости готовить и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием на ней конкретного адресата.
Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов, на которых адресат не указывается. При направлении документа в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно, и оформляется список на рассылку.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 86 | Нарушение авторских прав