Читайте также:
|
Сучасні технічні засоби секретаря-керівника
Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.
Комп'ютер
Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву занимает місце "номер один" на його робочому столі. Секретарю він помогает виконувати широке коло завдань:
• складання і редагування документів;
• реєстрація і контроль виконання документів;
• збереження і пошук документів, іншої корисної інформації;
• прийом та передача документів каналами зв'язку;
• архівне зберігання документів;
• організація свого робочого часу і часу керівника і ін.
Сучасні комп'ютери відрізняються за архітектурою і виробляйності.
Основу архітектури комп'ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура.
Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Intel Pentium, Intel PentiumPro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря являє ся показником рівня технічної оснащеності фірми.
Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані ін формації, необхідної для користувача, про що відбуваються в компьютере процесах.
Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі находяться клавіші чотирьох видів:
• алфавітно-цифрові;
• функціональні;
• зі стрілками;
• керуючі.
У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані.
Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми
драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням визналенного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп'ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації данних, інші пристрої та пристосування, що дозволяють розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодію або пам'ять, модернізувати введення / виведення інформації і т. п.).
Миша є маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. В основному використовуються миші з двома або трьома кнопками. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхностью килимка.
Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп’ютера на паперовий носій. Частіше використовуються струменеві та лазерні принтери. Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрино притягуються частинки фарби. Друкує барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольорову печатку. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, відкритках. Надійними, з високою швидкодією і хорошою якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.
Факс-модем використовується для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою). Конструктивно факсмодем може бути виконаний у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп'ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. В даний час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість пріе-ма/передачі повідомлень, а також інші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.
Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в па м'яти комп'ютера. У секретарської практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетні для сканування книг та інших зброшурованих або переплетених документів.
Можливості комп'ютера визначають:
- Тип і тактова частота процесора;
- Обсяг оперативної пам'яті і жорсткого диска;
- Характеристики материнської плати;
- Характеристики відео-карти;
- Наявність CD-ROM і звукової плати;
- Можливість підключення додаткових пристроїв;
- Можливість енергозбереження.
Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет
Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання не-скількох комп'ютерів, виконують обробку однотипної документації. Комп'ютери з'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп'ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.
Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т. д.). У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділу периферійних пристроїв. Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації до центральної бази даних, що охоплює не тільки управлінську, але й кадрову, бухгалтерську документацію. Це полить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (за наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).
Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений у комп'ютерну мережу. Доступ в комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинен мати E-mail. За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одночасно
Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:
- Відправляти документи адресатам, які входять в автоматизовану
інформаційну систему;
- Отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;
- Виводити на екран дисплея отримані документи;
- Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам'яті ПК і пересилати іншій особі;
- Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;
- Відправляти документи одному користувачеві чи групі користувачем системи за списком;
- Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;
- Складати і "прикріплювати" до документів резолюції, інші службові помітки про необхідність тих чи інших дій і термінах виконання.
Сучасний телефон недарма називають комп'ютеризованим. Багатофункціональний телефон може мати багатьма корисними для роботи секретаря функціями, які потрібно враховувати при виборі телефону для вашої фірми, наприклад:
- автоматично додзвониться по потрібному номеру;
- автоматично набере номер, наявний у пам'яті;
- простить і прискорить дозвонювання до абонента в іншому місті;
- автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;
- попросить абонента передзвонити за вказаною вами номером;
- запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;
- запам'ятає час і дату дзвінка;
- покаже тривалість розмови;
- містить у пам'яті необхідні вам номери телефонів (в записнику);
- покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;
- 8 будильників нагадають про необхідність зателефонувати за телефоном і самі вироблять набір номера;
- забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на час;
В даний час багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить певна відстань не по дротах, а по радіо. Тому відстань, на якому можлива зв'язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких як розташування передавального чи приймаючої устрою на місцевості (у западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будівлі або серед багатьох будівель, що заважають проходженню радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщо радіотелефон виявляється поруч з високовольтною лінією, під час грози і навіть під час сильного дощу або снігопаду.
Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений з радіо станцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротам, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність становить 60 - 100 км. Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.
Пейджер - це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає в пам'ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Можна переглянути повідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше.
Факс
В даний час, з урахуванням вимог оперативності у бізнесі, все частіше використовується факсимільний зв'язок. Якщо ви не в змозі ви слати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу після його розробки чи терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат - це, по су ти, копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, за діваючи звичайні телефонні канали.
2.2 Програмне забезпечення секретаря-керівника
Комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління в умовах зростаючої з кожним днем обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні офісні системи, при всій складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувальницький інтерфейс, що дозволяє секретарю-референту та іншим фахівцям, що мають справу з документами, без особливої підготовки виконувати свої функції за допомогою ПК. Системи автоматизації діловодства повинні володіти наступними можливостями:
- Введення, підготовки та редагування документів;
- Введення та обробки відомостей про документи (реєстрації);
- Обміну документами з керівником і співробітниками, спільної робіт над документами;
- Здійснення контролю виконання документів;
- Зберігання та пошуку документів (створення баз даних);
- Приймання і пересилання документів;
- Систематизації документів, формування папок (справ);
- Підготовки до архівного зберігання і їх архівування.
Добре спроектована і правильно використовується система автоматизації офісної роботи крім полегшення виконання рутинних операцій діловодства дозволяє отримати додаткові можливості.
Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати поставлені завдання. У нашій країні створені й успішно застосовуються чудові програмні продукти, що реалізують різні функції і призначені для автоматизації традиційного діловодства на основі новітніх технологій з використанням електронних мереж. Сучасні офісні системи розробляються російськими компаніями на основі популярних пакетів офісних систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office та ін.
Найбільш відомими офісними програмами на сьогоднішній день є:
- Система автоматизації діловодства і документообігу «ДЕЛО», розроблена компанією «Електронні офісні системи»;
- Система автоматизації конфіденційного документообігу і організації потоків робіт "OPTIMA-Work Flow", розроблена фірмою «Оптіма»;
- Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»;
- Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій і підприємств на базі DOCS Open і WorkRoute.
Існує безліч програм для складання і редагування службових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами або текстовими процесорами (Word та ін).
При використанні цих програм для складання документів текст редагованого документа виводиться на екран дисплея і в нього можна вносити необхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти для виділення окремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями та списками, багаторазово роздруковувати текст на принтері і т.д. програми включають словник синонімів ділової мови, перевірку орфографії та граматики, сучасне стильове оформлення документа, можливість складання документа на декількох мовах і багато іншого.
Складання документа в текстовому редакторі можна виробляти з використанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь введених в пам'ять ПК.
Велику популярність у секретарів придбали текстові процесори Word 2010.
У програмний пакет Word включені шаблони документів, які допомагають створювати конкретний документ - стандартне, вишукане і сучасне лист, а також резюме, факс. Можна вибрати що цікавить варіант документа, відредагувати його, заповнити змінні реквізити: дату, номер документа, підпис, адресат, прізвище та телефон виконавця і т.д. пунктуації.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 82 | Нарушение авторских прав