|
Важней ши м элементом, без которого не может существовать ни одна организация, является ее структура. Под структурой понимается наличие отдельных частей и соотношение между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации и типы взаимодействия между внутренними элементами. Для БИУ характерна функциональная организационная структура. Она построена по принципу распределения функций внутри организации, что имеет существенные преимущества: - более глубокая проработка решений по функциональным направлениям; - высокая компетентность специалистов, отвечающих за вполне- ние функций. К основным проблемам функциональных организационных структур можно отнести ориентацию на реализацию в основном закрепленных функций, отсутствии инновационности и гибкости при изменении ситуации как в организации, так и во вне ее. В условиях такой структуры чаще используется последовательный тип деятельности персонала, для которого характерно временнОе распределение и порядок участия в работе. Последовательность предполагает, что вначале в работу включается один участник (отдел, сектор, участок, работник), затем второй, третий и т.д. Особенности деятельности каждого участника задаются |
спецификой цели преобразования предмета труда в результат, характерный именно для этого участка. Например, переход предмета труда из одного отдела в другой: новые поступления передаются из отдела комплектования в отдел обработки, затем в отдел хранения и т.д. Таким образом все подразделения библиотеки обслуживают свои потоки: отдел обслуживания обслуживает потоки читателей отделы комплектования и книгохранения обслуживают потоки документов, т.д. Разные потоки взаимосвязаны и образуют систему. Обычно функциональный анализ не представляет затруднений, так как все подразделения библиотеки, особенно крупной, имеют четкую специализацию и обслуживают свои потоки. Функциональные подсистемы библиотечно-информационной организации: 1. Подсистема комплектования. Главной задачей является моделирование библиотечного фонда, включающее изучение реальных и потенциальных задач библиотеки, информационных потребностей, состава моделированного фонда, подготовка проектов модели фонда - количественной, структурной, библиографической, затем, при необходимости, создается сводная модель. Здесь происходит первичный отбор документов по формальному, смысловому, внутри- и внешнесистемному соответствию с учетом финансовых возможностей библиотеки. Заключительным этапом комплектования фонда является заказ документов, включающий отражение сведений о документах картотеки, заказе, заключения договора, отправку оплаты, контроль за исполнением заказа. 2. Подсистема обработки. Эта подсистема решает задачи приема и учета фонда, его научной и технической обработки, создание справочно-библиографического аппарата. 3. Подсистема хранения фонда. Ее задачами являются размещение и расстановка фонда, обеспечение сохранности, учет и контроль выдачи, доставка документа. В этой подсистеме выполняются все операции, являющиеся результатом вторичного отбора, а именно, сокращения сроков использования, увеличение экземплярности, передача обменного фонда, перевод на постоянный режим хранения, сдача в ремонт, утиль, на переплет и реставрацию. |
4. Подсистема обслуживания. Решает задачи обработки запросов пользователей, потоков документов, выдаваемых и возвращаемых пользователем, а также информационно-библиографического обслуживания. 5. Подсистема управления. Ее задача - это обработка обратной связи, получаемой из подсистем комплектования, обработки, обслуживания. В зависимости от аспекта рассмотрения функциональными подсистемами могут выступать не только отделы, но и фонды, обслуживание, управление или компоненты производственного процесса - люди, орудия труда и предмета труда. |
К теме Технологические процессы в библиотечноинформационных организациях Выполняемую работу подразделяют на циклы, процессы, операции, элементы операций. В сфере производства под циклом подразумевается период пребывания предметов труда в производственном процессе с начала изготовления до выпуска готового продукта в пределах одного промышленного предприятия. В библиотеках под технологическим циклом подразумевают прежде всего количественную, а не временную категорию - обособленную часть библиотечной технологии, включающую совокупность библиотечных процессов по установленным правилам. Обычно выделяют три основных макроцикла: обработка новых поступлений (путь книги в процессе обработки); обслуживание читателей (путь читательского требования); выполнение библиографической справки (путь справки). Но каждый из них практически подразделяется на менее крупные производственные структуры, которые тоже правомерно относить к циклам, поскольку они тоже включают совокупность библиотечных процессов по установленным правилам. Так, в макроцикл путь книги в процессе обработки органично входят такие, в известной мере обособленные части библиотечной технологии, подразделяющиеся на процессы, как получение и учет, каталогизация, систематизация произведений печати. Аналогично с другими макроциклами путь книги, путь читательского требования носят межотдельский характер. Библиотечную технологию можно разложить на два аспекта и рассматривать с точки зрения содержательных и структурных характеристик. Первый аспект. Вся библиотечная технология состоит из ряда циклов, составляющих содержание направления работы, - комплектование, учет и обработка литературы, работа с фондом, обслуживание читателей и др., многие из которых как бы обособлены, но в совокупности направлены на обслуживание читателей. Каждый цикл состоит из взаимосвязанных процессов определенного направления библиотечной деятельности; каждый процесс - из ряда операций. Через них раскрывается содержание библиотечной деятельности. Например, |
Процессы: Цикл 1: Комплектование, учет и обработка литературы. 1.1 Т екущее комплектование 1.2 Работа с картотекой заказа 1.3 Докомплектование 1.4 Учет литературы 1.5 Библиотечная обработка книг Операции 1.5.1. Наклеивание на книгу кармашка 1.5.2. Наклеивание на книгу листка возврата 1.5.3. Заполнение книжного формуляра Разложение библиотечного цикла на процессы и, в конечном счете, на операции - это основа анализа его технологии. Смысловой анализ операций, их последовательность составляют содержание операционно-технологического анализа. Второй аспект. Технология обусловлена организационной структурой библиотеки. Общие требования к библиотеке определяют наличие в ней тех или иных структурных подразделений. Все вместе они функционируют как единое целое, где библиотечные операции, процессы, циклы взаимодействуют. Это происходит как внутри структурных подразделений, так и между ними, то есть на разных производственных уровнях, взаимосвязанных и взаимообусловленных. Благодаря связи осуществляется обмен результатами деятельности в итоге реализации технологических операций и процессов. Они имеют способность определенным образом влиять друг на друга, то есть вступать в определенные отношения. Поэтому как в любой другой системе, главное в изучении библиотечной технологии - выявление и исследований тех связей, которые существенно влияют на технологию. Технологические связи обусловлены структурой технологии, поэтому их анализ является структурно-технологическим. Можно выделить и назвать несколько взаимодействующих уровней в технологии, общих для библиотек одного вида. Это составляет структурный аспект рассмотрения библиотечной технологии. |
Классификация библиотечных технологических процессов Библиотечные процессы - явление достаточно сложное и состоит, по крайней мере, из трех уровней обобщения: 1 - отдельно взятые процессы как системы: комплектование, обработка, организация хранения фондов, организация каталогов, библиотечно-библиографическое и информационное обслуживание; 2 - каждый процесс в системе библиотек, то есть системное комплектование, системная обработка и т.д., которые существенно отличаются от отдельно взятого процесса в одной библиотеке; 3 - каждый библиотечный процесс в сети - от сетевого комплектования до сетевого библиотечного обслуживания. На этом уровне библиотечные процессы могут быть представлены документной сетью как совокупностью объектов, собирающих, хранящих, обрабатывающих и предоставляющих документы. Такими объектами, кроме библиотек, являются службы информации, архивы и др. По своей физической сути библиотечные процессы являются стохастическими, то есть их характеристики носят случайный характер (процесс становится случайным, если хотя бы одна его характеристика носит случайный характер). При этом значение (параметры) выходной величины (результата) не находится в соответствии с входной. Всю совокупность библиотечных процессов можно разделить условно на внутренние и вне шн ие процессы. Внутренние процессы направлены на формирование фонда и справочного аппарата библиотеки (комплектование, обработка, организация хранения фонда, организация СБА). Внешние процессы направлены на организацию использования фонда и СБА библиотеки в интересах читателя - это процессы библиотечно-библиографического и информационного обслуживания. Библиотечные процессы по физической сути, по содержанию технологии, методам прогнозирования и управления имеют между собой принципиальные различия, но единую конечную цель - удовлетворение читательских потребностей, при наличии целей, отражающих интересы только данного процесса. Явление совместного проявления библиотечных процессов с целью обслуживания читателей называется системной интеграцией, которая обладает рядом признаков: - принадлежность каждого процесса к одной системе (библиотечной); |
- совместное функционирование; - наличие общей цели; - согласованность по входу и выходу, то есть когда результат функционирования одного процесса является входной информацией для последующего процесса. Одним из подходов к классификации библиотечных технологических процессов (БТП) является ориентация на различные типы результатов. В теории хозяйственных систем разработан подход к группировке полезных результатов в зависимости от места их возникновения в производственном цикле, когда выделяют исходные, промежуточные и конечные результаты. Причем к исходным полезным результатам относят те, которые формируют начальные условия процесса. Они направлены на изменение материально-технических и организационных ресурсов через восприятие и переработку полезных результатов, полученных извне. К промежуточным полезным результатам будут отнесены те, которые создаются и потребляются внутри системы, а к конечным - полезные результаты, которые формируются в системе, а потребляются внешним по отношению к ней пользователем (например, читателем или абонентом библиотеки). Такие полезные результаты отвечают конечной цели деятельности данной системы, определяют эффективность работы, ее соответствие своему назначению. Каждому полученному результату может быть поставлен в соответствие определенный набор операций или процессов, выполнение которых в пределах данной организации обеспечивает этот результат. Такая прямая и очевидная связь между результатами и процессами их получения позволяет перейти от группировки результатов к группировке (по тому же признаку) процессов, направленных на получение этих результатов. Так, процессы, направленные на получение исходных полезных результатов, будут исходными, промежуточных - промежуточными, конечных - замыкающими процессами. Обособление промежуточных процессов не только от замыкающих, но и от исходных необходимо из-за различной возможности библиотек влиять на их управление и организацию. Промежуточные процессы практически целиком зависят от условий конкретной библиотеки, тогда как исходные - только частично. Например, организация процессов комплекто- |
вания, их длительность и качество зависят не только от условий работы отдела комплектования в библиотеке, которые сама библиотека может совершенствовать и контролировать, но и от условий работы коллектора, отделения Роспечати, книжной торговли и отделений связи, к которым библиотека, как правило, вынуждена приспосабливаться. Деление процессов на исходные, промежуточные и замыкающие возможно только в технологической цепочке, в которой операции и процессы связаны между собой получением конечного результата данной системы. Следовательно, само разделение относительно и зависит от границ анализируемой системы. Это значит, что одни и те же технологические процессы в библиотеке могут быть в одном случае, например, при анализе структурного подразделения или вида библиотечной деятельности, конечными, а в другом, если анализируется библиотека в целом, промежуточными. Данная относительность всегда требует установления прежде всего четких границ анализируемой системы. Только в этом случае можно определить конечные результаты. Данная схема позволяет не только выявить, но и связать технологически исходные и промежуточные результаты с конечными, которые они обслуживают. Цепочка технологических операций, последовательность объединения которых обусловлена их направленностью на конечный результат, называется сквозным технологическим процессом. Реализация каждого сквозного процесса есть, по сути дела, последовательное получение полезных результатов, начиная от исходных, через промежуточные к замыкающим. Данный подход имеет большое практическое значение, поскольку позволяет анализировать соотношение затрат времени на основные и вспомогательные процессы получения библиотечных продуктов и услуг как в целом по библиотеке, так и для каждого вида услуг, в результате чего могут быть созданы обоснованные нормативы на трудовые процессы. По мере накопления эмпирических сведений о библиотечных технологических процессах (БТП), сложилось убеждение в том, что поскольку между библиотечными процессами нет родовидовых зависимостей, классификация БТП может быть только искусственной. Предложенная Е.Г. Астапович [7] классификация отличается тем, что осно |
вана на параллельности, а не на иерархии признаков. Только такое построение отвечает сущности библиотечной технологии. Построение классификации БТП основано на характеристике БТП в целом и его составных элементов: предметов («сырье»), продуктов (результатов труда) и средств труда. Именно при опоре на простые элементы БТП каждый действующий в библиотеке технологический процесс можно отнести к определенной технологии. В общие основания деления заложены признаки, которые характеризуют процесс в целом, независимо от его простых элементов. Количество оснований деления при этом не ограничено. |
Структура библиотечных технологических процессов Под структурой технологического процесса понимается строение, устойчивая связь процессов анализа, хранения, обслуживания и др., обеспечивающие определенную последовательность операций, переходов, необходимую для выполнения всех требований по созданию библиотечных продуктов и оказанию услуг. Библиотечные специалисты для описания сложных библиотечных процессов пользуются делениями: этап, комплексный процесс, стадия, подпроцесс, процедура, элемент операции, комплексная операция и др. Слабая структурированность библиотечных процессов осложняет анализ, совершенствование, разработку БТП. Например, процесс “формирование фонда”, выступая в качестве технологического процесса, в свою очередь, состоит тоже из процессов: “комплектование фонда”, “организация фондов”, “хранение фондов”, “управление фондами”. В других отраслях для обобщающего названия множества самостоятельных процессов применяется понятие комплексный технологический процесс, а для отдельных процессов - автономный технологический процесс. Приложимо к нашему примеру, “комплектование фонда” - это комплексный технологический процесс, автономными процессами в данном случае будут “составление тематико-типологического плана комплектования”, “оформление заказа”, “ведение справочного аппарата комплектатора” и т.д. В автономных технологических процессах выделяют (обособляют) участки, которые называют этапами или стадиями процесса. |
Каждый из этапов (стадий) может быть выделен как в автономный процесс, так и в участок работы по одному предмету процесса или результату, который становится промежуточным в получении продукта. Такими этапами при организации фонда могут быть названы прием документов в библиотеку, регистрация поступивших документов, библиотечная техническая обработка документов и т.д. Необходимо помнить, что у технологических процессов и их этапов будет столько модификаций (то есть вариантов), сколько видов документов поступает в библиотеку, сколько носителей она хранит в своих фондах, сколько пунктов обслуживания имеет и т.д. На модификацию автономных процессов (этапов) могут влиять источник получения документа, язык издания и др. Структура БТП может быть представлена из следующих компонентов: комплексный технологический процесс - автономный технологический процесс - этап (стадия) - операция - элемент. Единицей технологического процесса, составляющей основу для планирования и разделения труда, является операция. Трудовая операция - это законченная часть деятельности специалиста на определенном рабочем месте (например, включение - выключение аппарата). Технологическая операция - это законченная часть технологического процесса, выполняемая с одним предметом, одним средством и приводящая к частичному преобразованию предмета (приданию ему заданного свойства). В результате выполнения библиотечной технологической операции (БТО) должно произойти приращение (изменение, добавление, сохранение) какого-либо свойства к предмету, на который направлено действие. Например, в результате указания на книге или на других документах регистрационного номера данный предмет приобрел дополнительное свойство - цифровой идентификатор, по которому может быть организован другой процесс: проверка наличия книги в фонде, исключение книги из фонда, поиск книги в фонде в различных режимах. Библиотечные технологические операции подразделяются на простые, логические и творческие. Для простых операций характерен однозначный результат действий библиотекаря или библиографа при одинаковых исходных условиях труда (например, штемпелевание, подсчет предметов и т.п.). |
Для логических операций характерен выбор однозначного решения при множестве исходных условий (например, подбор каталожных карточек по одному библиографическому элементу, проверка читательского требования на правильность его заполнения и т.п.). В творческих операциях наблюдается множество вариантов на выходе действий, независимо от однозначности или многозначности исходных условий (например, анализ содержания документа как объекта индексирования, выявление библиографических записей при составлении библиографических пособий и т.п.). Наиболее существенными признаками именно технологической операции выступают целесообразные непрерывные действия с помощью одного средства труда над одним преобразуемым предметом, обеспечивающие заданное изменение свойства предмета БТП. ГОСТ 3.1109-82 «Единая система технологической документации. Термины и определения» называет множество структурных единиц технологических операций, из которых в библиотечной технологии могут быть использованы следующие: технологическая позиция, технологический переход, технологический прием [22]. Технологическую позицию легко представить на примере с техническими средствами, например, транспортными. Книги должны быть размещены в кабине лифта или транспортной тележке так, чтобы они не упали, не сломали транспортирующие средства и т.д. Иначе говоря, это фиксированное положение, занимаемое предметом, специалистом по отношению к другому предмету или техническому средству. Технологический переход в библиотечном деле очень распространен, однако не выполняется отдельно, а воспринимается как бы в единстве с операцией. Особенность библиотечной технологии заключается в многопредметности процессов и однопредметности операций. Множество разных сопоставлений, проверок на идентичность библиографических, фактографических данных одного документа, нескольких документов, основного документа с сопроводительным, сведений о читателе с записью в читательском формуляре обусловливает постоянное, не фиксируемое специалистом переключение с одного предмета на другой. Это и есть переход. Важно знать и учитывать последовательность переходов между предметами, особенно при обслуживании читателей, когда библиотекарь одновременно работает с читателем, с документом и с читательским формуляром, и требуется доведенная до ав- |
томатизма четкость переходов, переключений от одного предмета к другому. Технологический прием - это организация специалистом своих действий. Так, один специалист может разбирать документы одновременно по нескольким признакам, а другой - только последовательно. Библиотечная технологическая операция является не последним делением при структурировании технологических процессов. Чем выше детализация процесса, тем точнее описание сущности преобразования, тем легче составить алгоритм действий, а, следовательно, точнее программы для вычислительной техники и яснее, какие операции могут быть переведены на технические средства, а какие нет; какой объем работы реально подлежит автоматизации. В библиотечной технологии для характеристики процесса могут использоваться также: -ритм - количество предметов, обрабатываемых за единицу времени; -такт - интервал времени, через который периодически производится передача продуктов, в том числе промежуточных; -технологический режим - совокупность параметров технологического процесса в определенный период времени (включает цикл, ритм, такт). Технологический режим может рассматриваться по разным признакам, например, по методу: “запрос - ответ”, диалоговый, пакетный, ИРИ; по организации: локальный, удаленный теледоступ и т.д. Организация библиотечных технологических процессов Организация любого технологического процесса, в том числе библиотечного, может быть представлена 1) в логическом плане, как последовательность преобразования предмета или данных о нем; 2) в функциональном плане, как изменения предмета в пространстве и во времени. В материальном производстве и непроизводственной сфере есть два логических способа организации технологических процессов: предметно-функциональный и функционально-предметный. |
При предметно-функциональном способе организации технологического процесса воздействие направлено на предмет по принципу: один предмет - множество функций. При функционально-предметном способе одна функция воздействует на множество предметов процесса. В библиотечной практике известны оба способа организации. Например, в крупных библиотеках есть отделы, которые выполняют конкретную функцию: комплектование, каталогизация, хранение и т.д.; а также отделы, специализирующиеся на работе с одним видом документа, например, патентными, картографическими, микроформами, аудиовизуальными. На практике в библиотеках можно наблюдать разнообразие в организации технологических процессов в пространстве и во времени. В библиотеках с неболь ши ми объемами поступающей литературы и количеством читателей дифференциации процессов в пространстве не происходит: специалист выполняет несколько или все процессы, распределяя их во времени в зависимости от своих физических возможностей. По мере увеличения количества читателей и объема поступающей литературы, при разнообразии видов и носителей документов действует типовой вариант организации технологических процессов в пространстве, закрепленный в административном делении библиотеки на отделы: комплектования и обработки литературы (один отдел либо два самостоятельных), хранения, обслуживания, библиографический отдел, методический отдел. В крупных библиотеках на организацию технологических процессов оказывают влияние традиции. Например, технологическое решение о библиотечной технической обработке: либо при поступлении документов в библиотеку, либо при включении их в фонд. Организация БТП предопределяет количество разрывов в нем. Чем больше разрывов, тем больше осложнений, требующих дополнительных взаиморасчетов и контроля за технологической дисциплиной. Временной разрыв процесса, как правило, связан со сменой методов, технических средств или изменениями свойства предмета процесса (книга на русском или иностранном языках). Организация технологического процесса в пространстве зависит от совместимости однородных его элементов или одного одиночно взятого элемента со всеми другими элементами процесса. БТП в пространстве могут быть организованы следующим образом: |
- прямоточно (например, запись читателя в библиотеку); - противоточно (например, исключение документов из фонда, исключение библиографической информации из карточных каталогов); - параллельно (например, предоставление читателю выполненного заказа на документы и бланков об отказе на запрашиваемую литературу). Организация БТП во времени подразделяется на: - периодические процессы (например, сдача документов в переплет, организация и проведение выставки и т.д.); - непрерывные (например, запись в библиотеку, прием документов в фонд); - случайные (например, составление акта об исключении читателя из библиотеки и т.п.). Организация БТП во времени и пространстве одновременно характеризует трудовой и технологический процесс в библиотеке. Предметы библиотечных технологических процессов Предметом БТП является все то, что подвергается преобразованию в рамках библиотечного, библиографического или информационного процессов, независимо от того, выполняется это преобразование человеком или автоматически, то есть вычислительной техникой, средствами связи и др. Предмет трудового процесса лишь в том случае становится предметом библиотечного технологического процесса, когда подвергается воздействию. Например, пачка книг, перенесенная из одного помещения в другое, выступает в качестве предмета труда, но предметом собственно библиотечной технологии эта пачка станет только в конкретном БТП. Дневники учета работы, отчеты о работе, учет работы оператора и другие формы статистики, являющиеся предметом библиотечного труда, так и не станут предметами библиотечной технологии, ибо составляют предмет технологии управления. Одной из особенностей библиотечных процессов выступает свойство переходить из одной роли в другую. В библиотечной технологии в качестве предмета может выступать как «сырье», так и средства и |
продукт. Такая множественность природы предметов библиотечной технологии подтверждается многими примерами: 1) полиграфическое издание выступает предметом («сырьем») для выявления библиографических элементов, идентифицирующих документ. В результате создается библиографическое описание (в машиночитаемом или полиграфическом варианте). Далее библиографическое описание, то есть вновь созданный продукт, используется опять в качестве «сырья» для получения другого продукта: каталога, библиографического пособия и т.д.; 2) тот же каталог в других БТП выступает в любом из качеств: предмет, средство. Например, в технологическом процессе «ведение карточного каталога» результат труда - карточный каталог - рассматривается в качестве предмета БТП каждый раз, когда специалисты включают в него карточки, разукрупняют разделы каталога, заменяют ветхие разделители, редактируют рубрики каталога и т.п. И одновременно каталог служит средством, с помощью которого специалисты уточняют шифр хранения издания, наличие или отсутствие микрофильма для ответа по запросу читателя, абонента МБА и т.д. То же относится и к библиографическим пособиям, которые, будучи результатом библиографической деятельности данной или другой библиотеки, выступают предметом технологии как издание и одновременно средством справочно-библиографического обслуживания читателя. Другая особенность материализованных предметов БТП - наличие составных частей в самом документе. Например, книга имеет суперобложку, папку-чехол; микрофиша - прозрачный или непрозрачный конверт; пластинка (диск) - конверт-обложку. Это не самостоятельные предметы процесса, а лишь составные части предмета, однако они требуют в отдельных случаях дополнительных технологических операций, например, простановки шифра хранения, штампа библиотеки, снятия чехла, проверки на ветхость. Специалисты библиотеки имеют дело с многочисленными предметами процессов. В зависимости от роли предмета в процессе их можно сгруппировать как основные предметы и сопроводительные. К группе основных предметов БТП относятся: - документы (совокупность документов), комплектуемые и создаваемые библиотекой; |
- информация о документе (совокупность информации о документах), используемая и в создаваемых, и в действующих поисковых системах библиотек; - запросы потребителей. Вторую группу составляют предметы (документы), которые сопровождают основные предметы на всем протяжении технологических процессов в библиотеках - сопроводительные предметы. К сопроводительным предметам относятся: - акт о приеме партии каталожных карточек; - акт о передаче документов на микрофильмирование; - акт о списании документов; - также другие документы: листы государственной регистрации (ЛГР), накладные, описи, перечни, номенклатуры, ведомости, которые имеют свой набор реквизитов. Сопроводительные документы являются средством контроля над соблюдением технологической дисциплины. В совокупности однородные сопроводительные документы по истечении определенного срока образуют новый предмет - книги учета документов и др. |
Классификатор предметов БТП (по Е.Г. Астапович [7]) |
Классификационные признаки группировки | Классификационные группы предметов |
1. Назначение предмета | 1.1. Основной предмет процесса. 1.2. Сопроводительный предмет процесса. |
2. Природа предмета | 2.1. Предмет - документ (совокупность документов). 2.2. Предмет - информация (совокупность информации о документах). |
3. Юридический статус документа | 3.1. Оригинал (мастер-образец). 3.2. Копия (версия). 3.3. Тиражная копия (версия) на правах оригинала. |
4. Источник происхождения предмета | 4.1. Предмет, созданный вне библиотеки. 4.2. Предмет, созданный в библиотеке. |
5.Материальный носитель предмета | 5.1. Предмет на бумажном носителе. 5.2. Предмет на пленочной основе. 5.3. Предмет на магнитной основе. 5.4. Предмет на пластмассовом носителе (диск, пластинка). |
б.Материальная конструкция предмета | 6.1. Листовая, ленточная, плоская. 6.2. Отрезки ленты, место на носителе. 6.3. Брошюра. 6.4. Книга. 6.5. Карточка. 6.6. Глобус. |
7.Знаковая система информации предмета | 7.1. Предмет с буквенной графикой информации. 7.2. Предметы с цифровой графикой информации. 7.3. Предметы с буквенно-цифровой графикой информации. 7.4. Предметы с графической информацией. 7.5. Предметы с изографической информацией. 7.6. Предметы с нотной графикой информации. |
8. Время создания предмета | 8.1. Предмет текущего года. 8.2. Предмет, созданный свыше трех лет назад. 8.3. Предмет, созданный свыше десяти лет назад. 8.4. Предмет, созданный свыше двадцати пяти лет назад. |
И т. д. |
|
Особенности предметов БТП, то есть их технологические свойства, оказывают влияние на процессы, на принимаемые технологические решения. Укрупненно выделим следующие группы технологических свойств для основных предметов: - формальные признаки: размер, вес, конструкция, носитель, объем, число и др.; - содержательные признаки: вид документа, классификационный индекс, ключевое слово, аннотация, реферат; - идентифицирующие признаки, представляющие собой смешанную группу признаков из формальных и содержательных: международный стандартный регистрационный номер, код или сигла, аббревиатура организации, шифр документа, номер, дата, коды географических названий и т.д. Для правильной организации библиотечной технологии, рационального применения средств труда, использования помещения, создания комфортных условий для работников библиотеки необходимо учитывать многие технологические свойства документов. |
Например: 1) от размеров изданий (ширины, высоты, толщины, диаметра) и их процентного соотношения среди поступлений в библиотеку зависит организация хранения, расчет количества полок для прироста фонда, количество папок-коробок, установка семи- или шестиполочных стеллажей и т.п.; 2) размер и вес различных предметов БТП имеет значение для выбора транспортных средств в библиотеках: сумка-тележка, тележка- стеллаж, подъемник для больших форматов и т.д. В зависимости от статуса библиотеки принимаются технологические решения по библиотечной обработке основных предметов, учитывая их технологические свойства. Под технологическими свойствами понимается все, что оказывает влияние на набор технологических операций и принимаемые технологические решения. Это вид изданий, язык, носитель, вид библиографического описания, набор библиографических элементов и т.д. Например: 1) аббревиатура организации, коды географических названий могут иметь двухбуквенные, трехбуквенные обозначения одного и того же места. Это влечет обращение к дополнительным справочникам, базам данных. Увеличиваются затраты времени на поиск информации, ее фиксацию; 2) языки со сложной графикой порождают увеличение трудоемкости процесса: перевод на другой язык, транслитерация, использование технических средств, разработанных специально для иероглифического письма и др. Таким образом, существует прямая зависимость между свойствами предмета преобразования и организацией конкретного библиотечного технологического процесса, этапа, принятия определенных технологических решений. |
Технологические решения, принимаемые в зависимости от особенностей основных предметов (по Е.Г. Астапович [7]) |
Технологические свойства основных предметов | Технологические решения |
1. Продолжающиеся издания | Составление сводного библиографического описания. Составление сводного и монографического библиографических описаний. Составление только монографического библиографического описания. Приписка дополнительных данных к сводному библиографическому описанию. |
2. Микрофиша на правах оригинала | Библиотечная обработка по аналогии с библиотечной обработкой книги, периодического издания (годового комплекта). Библиотечная обработка по идентифицируемым элементам заголовка микрофиши на правах оригинала. |
3. Фонд документов: книг на русском языке | Формирование фонда основного хранения. Формирование открытого доступа. Формирование подсобного фонда при читальном зале. |
И т.д. |
|
Система показателей, характеризующих эффективность библиотечных технологических процессов Эффективность - это качество определенной деятельности или некоторого действия, состоящее в уровне соответствия этой деятельности (или единичного действия) ожидаемым результатам. Под эффективностью библиотечных процессов понимается степень соответствия решаемых задач поставленным целям. Эффективность библиотечных процессов зависит от: - социально-психологических условий; - требований читателя к качеству обслуживания (и к виду услуги); - информативности произведений печати; |
- характеристик технических средств, используемых при реализации процессов, в том числе от типа ЭВМ, средств передачи данных (телекс, телефакс, видеотекст, телетекст); - типа носителей информации (бумажные, магнитные, оптические, голографические); - иерархии библиотечных процессов. Различают два вида эффективности: функциональную и экономическую. Функциональная эффективность выражает степень соответствия качества обслуживания требованиям читателя по показателям, характеризующим уровень функционирования системы. Общими показателями функциональной эффективности библиотечных процессов являются полнота, точность, оперативность, стоимость и трудоемкость каждого процесса. Экономическая эффективность выражает степень соответствия материальных, денежных и трудовых затрат библиотеки полученным результатам обслуживания читателей. Существует множество показателей оценки экономической эффективности. Наиболее вероятные показатели: - удельный эффект от использования специалистом библиотечных материалов; - окупаемость затрат на библиотечные услуги; - себестоимость одной библиотечной услуги. Показатели эффективности являются теми количественными характеристиками, которые позволяют судить о степени выполнения поставленной задачи. Они могут измеряться различными единицами. При расчете показателей эффективности используются эвристические, математические, статистические методы, методы экспертных оценок. Основные требования, предъявляемые к системе показателей: - полнота охвата условий, характеризующих область библиотечной деятельности и их возможные связи; - использование единых методов расчета показателей, включая их типизацию; - возможность формализации методов расчета. Эффективность процессов комплектования, организации и хранения фондов (массивов, баз данных), библиографического информиро- |
вания библиотечного обслуживания оценивается пятью основными показателями: полнотой, точностью, оперативностью, стоимостью, трудоемкостью. Поскольку эффективность характеризует качество определенной деятельности, можно говорить о том, что качество библиотечной деятельности находит выражение в качестве библиотечных продуктов и услуг, через систему показателей качества. Качество библиотечных продуктов и услуг выражается в их потребительских свойствах - способности удовлетворять конкретные запросы пользователей, растущие и дифференцирующиеся по мере развития общества. В современной библиотечной практике оценка полезности услуги базируется почти исключительно на субъективном мнении потребителей или экспертов. Значимость подобного рода суждений для настройки любой обслуживающей системы не подлежит сомнению. Но объективная основа измерения качества заключена в возможности сопоставления произведенного продукта или услуги с полезными свойствами эталона, зафиксированными в стандартах, нормах, правилах, в технологической и другой регламентирующей документации. Несмотря на наличие многочисленных, в том числе и оригинальных вариантов измерения и оценки эффективности библиотечного производства и качества библиотечных продуктов и услуг, проблема еще далека от своего окончательного решения. Показатели назначения характеризуют основные свойства, состав, структуру продуктов и услуг, полезный эффект от использования и обусловливают область их применения. Показатели надежности характеризуют информационную ценность подготовленных обслуживающей системой продуктов и услуг. К характеристикам надежности традиционно относят полноту, точность и оперативность обслуживания, поиск способов измерения которых нельзя признать завершенным. Показатели технологичности характеризуют эффективность технологических решений, обеспечивающих высокую производительность репродуктивного и творческого библиотечного труда, экономию машинного времени, снижение себестоимости производимых продуктов и услуг. В сфере материального производства к этой группе относят показатели технологической себестоимости, удельного расхода материалов. Оригинальные методики расчета соответствующих значений раз- |
работаны в сфере научно-технической информации. Объективная оценка трудоемкости библиотечных процессов проблематична из-за отсутствия надежного нормативного и технологического обеспечения. Показатели стандартизации и унификации характеризуют степень использования в производстве готовых методических и технологических решений, разработанных информационно-поисковых языков, централизованно подготовленной библиографической информации. Отсутствие унификации, отступление от нормативных требований не только увеличивают стоимость, но и ограничивают, а в некоторых случаях исключают возможность применения ранее созданной продукции в практике библиотек. Эргонометрические показатели характеризуют комфортность библиотечной, информационной среды, выражают затраты труда потребителя на информационные процессы. На статус показателей этой группы могут, очевидно, претендовать такие факторы, как сроки удовлетворения запросов, коэффициент информационного шума, процент отказов, физический объем информации и т.п. Эстетические показатели характеризуют выразительность, оригинальность подачи информации, соответствие времени и стилю. Ограничимся примерным перечнем свойств - потенциальных объектов анализа: информационная выразительность, рациональность формы, ее соответствие жанру, компактность. Экономические показатели характеризуют затраты на создание и доведение до потребителя библиотечных продуктов и услуг, экономическую эффективность их использования. Очевидна значимость показателей общих затрат на единицу продукции (в стоимостном выражении), отпускной стоимости, экономического эффекта от использования информации. Если оценка экономического эффекта от внедрения заимствованных из литературы идей и новшеств достаточно проблематична, то эффект снижения трудоемкости библиотечных процессов, экономии производительного времени читателя за счет услуг библиотечного сервиса может быть охарактеризован стоимостными показателями. |
Методы анализа библиотечных технологических процессов Для представления и описания библиотечных процессов существуют разнообразные процедуры анализа. В частности, могут быть выделены различные компоненты библиотеки, заданы переменные и параметры, а между компонентами и переменными установлены функциональные связи. В результате получается абстрактное представление всей системы, которое подвергают испытанию и анализу с целью лучше понять и усовершенствовать существующие операции, а если возможно, и разработать в будущем более совершенные системы. Системный анализ - понятие, часто употребляемое в связи с планированием, разработкой и эксплуатацией объектов, представленных множеством взаимосвязанных функций. Принято считать, что этот подход включает ряд аналитических приемов, заимствованных из математики, техники, исследования операций и науки об управлении, где каждая система или подсистема рассматривается как организованная, интегрированная и функционирующая единица деятельности, основанная на знании или оценке таких параметров, как входы в систему и выходы из нее, операции и процессы, характеристики объемов, факторы времени и стоимости, а также разнообразных критериев оптимизации, которым должна удовлетворять система. Под структурно-функциональным анализом (СФА) понимается анализ компонентов структуры, их функций и связей с другими компонентами, выраженных количественными или качественными показателями, а также выявление целей функционирования компонентов. Главной задачей СФА является выбор иерархии целей, задач, компонентов, функций, действий, решений, взаимных связей элементов управляющих и информационных связей, иерархии показателей эффективности, их динамики. Иначе говоря, прежде, чем осуществлять анализ, необходимо создать структуру библиотечных процессов. СФА проводят последовательно и поэтапно. Его начинают с системного анализа структуры библиотеки и библиотечных процессов, а именно организационно-штатной структуры. После того, как будет получено полное представление об организационно-штатной структуре, приступают к детальному анализу каждого процесса с целью выявления компонентов, функций и других элементов. Детальный анализ деятельности библиотеки и отдельных про- |
цессов предполагает вербальные (словесные) формулировки целей и задач, создание блок-схем, иерархических графов, алгоритмов, позволяющих всесторонне оценить структуру библиотечных процессов. Для каждого компонента организационно-штатной структуры определяется его участие в реализации функций, выполняемых библиотекой. Результаты анализа, отображающие участие отделов библиотеки в реализации разных функций, помещают в таблицу по удобной форме. В библиотеке протекают процессы комплектования (формирования) фондов, обработки поступающих документов, хранения, библиографического информирования, библиотечного обслуживания и управления. В этих процессах реализуются следующие функции: - функция организации и обеспечения формирования фонда; - функция организации и обеспечения хранения; - функция организации и обеспечения обработки поступающих документов; - функция организации и обеспечения библиографического информирования; - функция организации и обеспечения библиотечного обслуживания; - функция организации и обеспечения управления. Далее функции могут быть детализированы и доведены до действий и решений. Структура системы должна предусмотреть выполнение функций, действий и решений. Совокупность перечисленных компонентов обычно труднообозрима, поэтому обращаются к помощи блок-схем, которые позволяют представить общую картину структуры. В дальнейшем строится структурный граф системы (процесса). Структурно-функциональный анализ проводится в несколько этапов: 1. На первом этапе устанавливаются внешние связи, которые отражаются на структурном графе на каждом уровне иерархии; 2. На втором этапе проводится анализ целей и задач при реализации библиотечных процессов (и библиотеки в целом). Определяют цели и состав задач, которые реализуются в данной функции. Результаты анализа сводятся в таблицу. Перечень задач составляется в порядке их технологической реализации. Следовательно, каждая таблица решае |
мых задач будет соответствовать технологическому процессу, направленному на реализацию данной функции; 3. На третьем этапе проводится анализ внутренних связей при реализации функций; 4. На четвертом этапе создаются общие структурные графы с учетом внешних и внутренних связей на каждом уровне иерархии при реализации каждой задачи; 5. На пятом этапе выделяются задачи, для которых необходимо создание алгоритмов с целью адаптации или разработки программ, реализующих данную задачу на ЭВМ. Функционирующая отдельно взятая библиотека, система или сеть библиотек заняты переработкой информационных и документных ресурсов с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей. В любой структуре, в том числе в действующей библиотеке, функционируют информационные и документные потоки. Изучение этих потоков проводится с помощью информационно-структурного анализа (ИСА). ИСА предназначен для разработки и применения формализованных методов принятия информационных решений при обеспечении информационными и документными ресурсами управления технологией, прогнозированием библиотечных процессов, а также административной деятельностью. Процесс обеспечения информацией и документами функционирующих библиотечных процессов условно можно разделить на обеспечение постоянной каждодневной функции процессов, то есть текущее информационное обеспечение, и проблемно ориентированное библиотечное и информационное обеспечение. При текущем информационном обеспечении управления библиотечными процессами требуется информация разного вида. Вместе с тем, часто требуются одни и те же данные о разных процессах. Для этого логическим анализом устанавливается характер и вид информации и документации, необходимых для нормального функционирования библиотечных процессов, которые могут обеспечивать один, два, три и более процессов. Структура обеспечения данными процессов должна быть хорошо представлена, и организована подготовка и диспетчеризация между процессами. |
Главной задачей ИСА является анализ состояния информационного обеспечения задач, компонентов, функций, действий и решений, взаимных связей элементов, а также подготовка исходных данных для проведения расчетов показателей эффективности системы. Информационно-структурный анализ проводят в той же последовательности и этапности, что и структурно-функциональный анализ. На каждом из этапов выявляется вид и содержание необходимой информации. Полезно знать интенсивность документно-информационного потока и такие характеристики информации, как достоверность, надежность, полнота, точность, др. Операционно-технологический анализ предполагает подробное и последовательное рассмотрение организационной и технологической структуры основных функциональных направлений деятельности библиотеки (от циклов до элементов операций) в форме картотек или логических блок-схем, а также изучение закономерностей взаимодействия и обоснованной целесообразности каждого технологического звена во взаимосвязанной системе. В ходе операционно-технологического анализа накапливается материал для принятия конкретных управленческих решений по совершенствованию действующей технологии на отдельных участках (ликвидация неоправданного дублирования операций, изменение их последовательности путем упрощения процессов, перераспределение плановых заданий в пределах различных производственных подразделений, разработка предложений по использованию средств вычислительной техники и т.п.). К начальной стадии анализа следует отнести графическое изображение макросхем системы (цикла, процесса), отражающих ее деление на главные элементы. Так, макросхема цикла должна отображать в порядке выполнения все входящие в него процессы, макросхема процесса - все входящие в него операции. Макросхемы оказывают существенную помощь в правильном описании традиционно сложившейся организации труда в функциональных подразделениях библиотеки. Несколько особняком стоит экономический анализ, объектом которого является не только сам технологический процесс, но и его «инфраструктура». Главной целью экономического анализа является содействие рациональной реализации производственных фондов, матери- |
альных, трудовых и финансовых резервов, развитию режима экономии и уменьшению потерь на всех этапах процесса. Экономический анализ способствует решению следующих задач: - выявление непроизводительных затрат, потерь рабочего времени; - совершенствование управления; - повышение экономической эффективности того или иного цикла, процесса и ее влияние на экономические показатели работы библиотеки в целом; - содействие воспитанию бережливого отношения к рабочему времени, к материальным и другим видам ресурсов; - повышение социальной активности труда библиотекаря, библиографа. Таким образом, задачи экономического анализа в самом общем виде состоят в формировании оптимальных требований к планированию, организации деятельности, управления ею с целью повышения ее эффективности. Проведение экономического анализа можно дифференцировать по следующим этапам: 1) составление рабочей программы; 2) сбор и проверка информации; 3) аналитическая обработка данных. На первом этапе уточняются цели анализа, его объекты и конкретные показатели, источники информации, определяется последовательность проведения работы, сроки ее завершения, состав исполнителей, утверждается полная схема экономического анализа. Полный экономический анализ процессов подготовки и выпуска библиотечной продукции должен включать: - об щи й обзор деятельности отдела (отделов) и анализ выполнения плана; - анализ организационно-технологического уровня работы; - анализ состояния норм и нормативов; - анализ экономической эффективности и качества выполняемых работ; - анализ труда и использования заработной платы; - анализ себестоимости продукции; - анализ использования оборудования и материальных ресурсов; |
- анализ использования финансовых ресурсов и рентабельности продукции. Полный экономический анализ, конечно, очень нужен, но эта работа крайне трудоемка и явно не по силам одному отделу. Теоретики считают, что проведение анализа одновременно по всем направлениям необязательно. Основу методики составляет взаимосвязанная система показателей, представляющая собой обособленные блоки, по каждому из которых может проводиться самостоятельный анализ. Наиболее целесообразно остановиться на организационнотехнологическом уровне работы, себестоимости и рентабельности продукции. Изучение, например, структуры технологических процессов в рамках технологического анализа библиографической деятельности библиотеки дает возможность определить затраты трудовых ресурсов на различные виды библиографической продукции. Первым шагом в технологическом анализе должно стать определение и фиксация существующего положения. На основе перечня операций составляются маршрутно-технологические карты. Далее указываются фактические затраты времени на каждую операцию. Учитывая должности исполнителей, их зарплату и время, которое затрачивает каждый из них (с учетом существующих норм и нормативов), мы можем получить стоимостную характеристику затрат труда на весь процесс подготовки определенного вида продукции. На базе организационно-технологического анализа может быть, например, составлена калькуляция стоимости одного библиографического пособия, определена стоимость одного авторского листа, проанализирована рентабельность подготовки издания. Аналитическая обработка данных основывается на изучении таких плановых показателей, как общегодовой объем работы, общий фонд зарплаты, численность сотрудников. Затем, используя фактические данные, методом сравнения анализируются производительность труда, себестоимость и качество продукции, снижение трудоемкости выполняемых работ, экономия трудовых и материальных ресурсов, др. Результативность и качество анализа зависят от нормативной обеспеченности технологии участка, отдела. Без нормативов затрат калькулирование затрат невозможно. При изучении показателей в процессе комплексного анализа важно учитывать и оценивать не только достигнутый уровень их значений, |
но и динамику их развития, а также напряженность плана. Для проверки напряженности плана показатели за отчетный период сопоставляются с показателями работы данного коллектива за прошедшие годы (как минимум за 5 лет), а также с показателями работы других коллективов и подразделений. Еще один важный фактор анализа - использование рабочего времени. Он предполагает изучение баланса рабочего времени сотрудников, причин его потерь, влияние этих потерь на объем и качество выполнения работ. Производительность труда - важнейший экономический показатель эффективности использования трудовых ресурсов. Для его определения используются затраты времени на единицу конечной продукции. При этом исследуются фактические затраты труда и анализируются трудовые нормативы с точки зрения их прогрессивности. Нормативы являются одним из основных элементов информационного обеспечения расчетов экономической эффективности деятельности. Они не однородны: - одни должны быть для всей библиотечной деятельности в стране; - другие - для тех или иных систем библиотек или подразделений; - третьи - локальными. Единство нормативов в указанных пределах обеспечивает одинаковые условия деятельности и определяет экономическую заинтересованность в повышении эффективности продукции. Обоснованность нормативов - необходимое требование при проведении экономического анализа. От этого в большой степени зависит результативность анализа и правильность полученных выводов. Другое требование - стабильность нормативов. Стабильные нормативы 5-тилетнего действия особо важны для организаций и их подразделений, работающих в новых экономических условиях. Нормативное обеспечение и четкое определение трудоемкости библиотечных процессов создают условия для роста производительности труда и улучшения организации работы, позволяют дать глубокий и обоснованный анализ, выявить внутренние резервы. Расчет трудоемкости при отсутствии нормативов может быть произведен и на основе статистических данных о фактических трудоза- |
тратах, собранных за определенный период времени, желательно за более длительный (не менее пяти лет). Целью экономического анализа, связанного с определением рентабельности библиотеки, является решение вопроса об эффективности этой деятельности. Если при определении социальной эффективности имеется в виду степень удовлетворения нужд потребителей, то экономическая эффективность, не менее важная, оценивается прежде всего с точки зрения внутренней функциональной структуры расходования ресурсов на получение продукции. Это две стороны единого комплексного понятия «эффективность». Конечным же выражением экономической эффективности библиотечной деятельности является отношение экономии, полученной в результате воздействия библиотечных продуктов и услуг на процессы развития научных исследований, производства, культуры, к затратам на их создание. Однако далеко не всегда такое воздействие может быть выражено в количественных показателях. Важнейшая задача экономического анализа библиотечной деятельности состоит также в изучении ресурсов - трудовых, материальных и финансовых. В условиях библиотеки эту работу целесообразно начинать с трудовых ресурсов, играющих в силу специфики библиотечного труда определяющую роль. Для выявления степени обеспеченности кадрами и уровня их использования в библиотеке следует ввести такие показатели, как нормативы численности работников и отклонения от этих нормативов. Анализ финансовых ресурсов основан на изучении структуры сметы расходов - калькуляции стоимости продуктов и услуг. Итогом обобщения результатов анализа должно быть раскрытие взаимосвязи между изучаемыми показателями, выявление неиспользованных ресурсов и разработка предложений по их реализации. По результатам анализа должны быть подготовлены итоговые документы: - краткая характеристика работы подразделения; - сравнительный перечень важнейших показателей работы; - характеристика причин, повлияв ши х на изменение показателей плана и использование всех видов ресурсов; - проект плана организационно-технологических мероприятий по улучшению работы. |
Конечная цель экономического анализа состоит в создании модели функционирования библиотечной деятельности, при которой оптимальные результаты достигаются с наименьшими затратами. Использование экономического анализа для оценки библиотечных процессов позволяет определять их эффективность, учитывая все виды ресурсов в их соотношении с количеством и качеством результата труда отдельного работника или целого коллектива. Способы изображения библиотечных технологических процессов Способы графического изображения Самым известным и распространенным видом графического изображения является блок-схема. Первоначально она использовалась в электротехнике, но благодаря кибернетике получила универсальное применение в различных отраслях науки и техники. В настоящее время в библиотечном деле используются различные по конструкции и целевому назначению блок-схемы. Блок-схема - подробное графическое представление структуры процесса, в котором упор сделан на логические взаимосвязи и осуществляемые в процессе элементарные операции. Блок-схема состоит из множества блоков различной формы, соединенных совокупностью направленных связей. Блок-схемы могут использоваться не только для изображения структуры процесса, но и для его моделирования. Блок-схемы эффективны для изображения динамических явлений, они показывают путь продукта и информации, весь ход процесса. Эта форма дает наглядные сведения о согласованности процессов, одновременно протекающих в системе. Табличная форма не обладает такими универсальными качествами. Существуют: - функциональные блок-схемы, отражающие деление системы (процесса) на главные элементы (функциональные блоки) и показывающие связь между ними; - логические блок-схемы, воссоздающие цепь следующих друг за другом логических решений и действий (известны под названием “блок-схема решений”; целесообразны для моделирования процессов). Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 114 | Нарушение авторских прав
|
