Вопросы делопроизводства в литературе начала 1920-х годов

Вопросы делопроизводства в литературе начала 1920-х годов

М. И. Додонова

(Советские архивы. 1974. № 6. С. 45-49)

Опыт работы по совершенствованию управления и рационализации делопроизвод­ства в первой половине 1920-х годов представляет значительный интерес. В условиях хозяйственной разрухи происходила выработка новых форм и методов управления на­родным хозяйством, перестройка государственного аппарата на основе развития со­циалистической демократии, повышения роли Советов.

Укрепляя идейно и организационно свои ряды, партия большевиков и лично В. И. Ленин большое внимание уделяли вопросам совершенствования аппарата управ­ления и делопроизводства. Совершенствование аппарата управления В. И. Ленин рас­сматривал как длительный процесс выработки форм и методов управления, их теорети­ческого обоснования с учетом данных практического опыта. Решение о создании объе­диненного органа ЦКК-РКИ, который направлял бы эту работу, было одобрено XII съез­дом партии. В резолюции съезда говорилось: «В отличие от действующей громоздкой, дорогостоящей и падающей тяжелым бременем на рабочих и крестьян структуры госу­дарственного аппарата, новую структуру органов управления и хозяйствования и новую технику ведения в них дел необходимо максимально упростить, построить на началах научной организации труда и управления, исключающих возможность бюрократического извращения и излишеств»[1]. Съезд признал, также, что «реорганизация государственного аппарата на новых началах» должна осуществляться специальными нотовскими учреж­дениями во главе с «образцовым аппаратом» РКИ[2].

Выдвинутая В. И. Лениным идея создания строгой системы рационализаторских органов во главе с «наркоматом организации» для совершенствования государственно­го аппарата, преодоления элементов стихийности в его деятельности нашла широкое отражение в специальной литературе. Кроме того, в указанный период проходили ре­гиональные и всероссийские конференции и совещания; Так, в Москве 20—27 января 1921 года состоялась I Всероссийская инициативная конференция, созванная Наркома­том путей сообщения. Цель ее заключалась в объединении всех организаций, разрабаты­вающих и внедряющих НОТ, а также для обсуждения основных принципов, входящих в понятие научной организации труда и производства[3].

В сентябре 1922 года в Москве проходила Первая Московская инициативная кон­ференция по вопросам нормализации техники управления. Следует отметить, что за работой этой конференции внимательно следил В. И. Ленин. В письме к заместителю управляющего делами Совета Труда и Обороны В. А. Смольянинову он писал: «Справь­тесь о съезде по вопросам нормализации... Постарайтесь участвовать. Я крайне ин­тересуюсь. От Госплана надо взять человека, очень интересующегося»[4]. На московской конференции были поставлены многие важные вопросы: значение организации управле­ния на современном этапе, место делопроизводства в процессе управления, централиза­ция рационализаторских органов и другие. Возникла широкая дискуссия о перспективах и методах рационализаторской деятельности, использовании зарубежного опыта, о по­нимании основных принципов управления во всей их совокупности и взаимо­обусловленности[5].

Широкое освещение проблемы совершенствования государственного аппарата и делопроизводства было дано в трудах ученых и специалистов-практиков. В них стави­лись и обсуждались вопросы разработки методов рационализации, совершенствования структуры учреждений и ряд других вопросов, связанных с организацией отдельных видов делопроизводственного обслуживания. Эти работы оставили заметный след в истории и организации делопроизводства. Задача настоящей статьи — проследить ос­новные направления развития рационализаторской деятельности в области делопроиз­водства в начале 1920-х годов.

Центральным пунктом исследований был вопрос о возможностях и путях созда­ния рационализаторских ячеек. В поисках научно обоснованного ответа специалисты занимались изучением состояния государственного аппарата, методов и приемов, ко­торыми пользовались рационализаторы в целях его совершенствования. Базой для создания многих исследований послужил опыт работы отдельных авторов в качестве управляющих делами, начальников секретариатов, а также их участие в работе комис­сий, совещаний и других временных органов рационализации.

Развернувшееся в начале 1920-х годов нотовское движение вызвало к жизни ли­тературу, весьма разносторонне освещавшую начальные этапы этого движения. Наряду с глубокими для своего времени теоретическими работами[6], появилось большое количе­ство исследований, обобщающих опыт отдельных учреждений[7].

Правильное понимание характера и принципов построения государственного аппа­рата нашло отражение в работе Л. А. Вызова. Однако основное внимание в ней уделено функции рационализации, которая призвана обеспечить четкую работу государствен­ных учреждений. Автор рассматривает рационализацию в двух аспектах: решение по­литической задачи (то есть организация государственного аппарата, призванного служить новому, социалистическому строю) и технической задачи — создание совокупности средств для успешного решения политической цели. Вторая задача решается методами научной организации труда и управления.

В эти годы появляются труды, в которых нашли отражение вопросы, связанные с основными принципами научной организации труда, созданием органов рационализа­ции учреждений, распределением функций[8].

Л. А. Бызов исследует специфику и особенности органов рационализации (опытных станций, оргастанций и оргбюро). Особое место автор отводит оргбюро — органу ра­ционализации учреждений. Оргбюро, создаваемое как постоянный рабочий орган, долж­но было осуществлять связь с НК РКИ, а также с исследовательскими нотовскими ор­ганизациями. Такая связь, по мнению автора, будет способствовать выработке общих планов работы, ее координации, взаимной информации и проведению консультаций по вопросам НОТ и делопроизводства. Автор определяет место оргбюро в структуре учреждения и видит насущную необходимость его перестройки: «Оргбюро должны на­ходиться... непременно наверху, при коллегии, правлении, ревкомиссии и т. п. Оргбюро при таких условиях может стать кристаллизационным пунктом образования учетно-планового бюро как постоянного органа административного регулирования»[9].

Немаловажная роль в указанной литературе отводилась перспективам развития опытных станций — органов рационализации, призванных осуществлять апробацию идей, разрабатываемых исследовательским центром на договорных началах. Большое внимание в некоторых трудах уделяется первой в стране опытной станции администра­тивной техники, созданной в марте 1922 года при Центросоюзе. Создание станции по­ложило начало «движению, которому несомненно суждено сложиться в подлинную силу широкого и глубокого преобразовательного значения»[10].

В своих оценках содержания работы оргастанций и оргбюро исследователи посте­пенно приходят к убеждению, что успешная работа оргбюро находится в прямой зави­симости от уровня знаний работников делопроизводственной сферы, который в то время был явно недостаточным. Несколько позже стала осуществляться массовая переподго­товка сотрудников РКИ и других центральных и местных организаций. С этой целью была создана сеть постоянно действующих курсов.

Определенный интерес в области рационализации делопроизводства в учреждени­ях представляет книга М. И. Васильева, где излагаются методы работы по обследова­нию и реорганизации учреждений[11]. Под реорганизацией государственного аппарата ав­тор понимает систематические исследования на основании наблюдений в натуре и про­изведенные по их результатам опыты улучшения дела. М. И. Васильев делает, на наш: взгляд, правильные выводы о необходимости глубокого изучения и систематизации ма­териалов обследования, изучения процессов во времени, путем измерения продолжи­тельности отдельных операций; с этой целью он дает образец наблюдательной карточ­ки— фотографии рабочего дня. Отдельные выводы М. И. Васильева свидетельствуют о недооценке перспективы развития нотовского движения, но в целом в книге М. И. Ва­сильева представлен опыт постановки некоторых вопросов оргпроектирования приме­нительно к конкретному аппарату, и в этом заключается несомненная ценность его труда.

В одной из работ В. И. Мейльмана нашла отражение мысль о том, что, «приступая к реорганизации делопроизводства и канцелярии, следует исходить не из каких-либо теоретических данных, а строго сообразуясь с конкретными условиями работы учреждения[12]. В разработке этапов обследования автор идет несколько дальше М. И. Василье­ва, выделяя ряд дополнительных моментов, углубляя и расширяя сферу реорганизации.

Проблема рационализации, ее формы и методы нашли отражение и в других ис­следованиях, проведенных в 1920-е годы[13].

Работы специалистов в области управления и делопроизводства Э. К. Дрезена и Р. С. Майзельса проникнуты одной общей тенденцией — подход к вопросам рационали­зации должен осуществляться с государственных, а не узко ведомственных позиций. Э. К. Дрезен приветствует идею создания специального института, в задачу которого входило бы содействие возможной механизации делопроизводства, выработке таких форм и методов, которые могли бы способствовать достижению успеха в деле рациона­лизации. Р. С. Майзельс неоднократно подчеркивает органическую связь делопроизвод­ства и управления, рассматривая всю деятельность учреждения в трех аспектах: функ­ции учреждения, методы его управления и конкретное оформление работы, то есть делопроизводство. Они находятся в прямой зависимости, изменение одного из состав­ных слагаемых ведет к изменению двух других.

Вопросы проектирования рационально организованного делопроизводства легли в основу работы А. А. Эрасмуса, который последовательно и научно обоснованно излагает принципы проведения обследования состояния делопроизводства, а также приводит конкретные мероприятия по его совершенствованию, реализованные Туркестанским СНК в 1922 году. Следует отметить, что вопросам применения различных форм и мето­дов рационализации было посвящено большое количество статей, опубликованных в журналах «Вопросы организации и управления», «Время», «Организация труда». Изу­чение организационных принципов делопроизводства и его структуры нашло отражение в ряде работ, написанных в первые годы Советской власти[14]. Отличительной чертой этих работ явилась попытка обобщения практического опыта отдельных учреждений в деле рационализации. Однако некоторые работы выходят за рамки чисто практического при­менения и приобретают характер глубоких теоретических обобщений.

Впервые вопрос о централизации делопроизводства был поставлен С. Д. Пекар­ским. Централизация делопроизводственных служб предусматривает, по мнению автора, создание единой регистратуры (канцелярии), которая бы сосредоточила на одном уча­стке все делопроизводственные операции. Г. А. Нефедов, как и С. Д. Пекарский, пропагандирует идею централизации делопроизводства, объединяя его в общем или административно-хозяйственном отделе. Научную и практическую ценность работы Г. А. Нефедова несколько снижает отсутствие четкости и ясности в изложении сво­их позиций.

Решение вопроса о рациональной структуре делопроизводственных служб можно проследить по исследованиям Р. С. Майзельса[15]. Будучи членом междуведомственной комиссии при НК РКИ, созданной в 1920 году, он проводил работу по улучшению и уп­рощению делопроизводства в учреждениях. Отмечая недостатки в организации работы управлений делами ряда наркоматов, Р. С. Майзельс причину этих недостатков видел в частом изменении характера работы, в чрезмерном увлечении кадровыми и хозяйственными вопросами. Автор рассматривает управление делами учреждения в качестве самостоятельного структурного подразделения, ведающего делопроизводством, и одной из важнейших его задач считает руководство делопроизводством в целом. В работе этого автора, вышедшей в 1924 году, значительно расширен круг анализируемых вопро­сов. В него включены элементы профессионального подбора служащих делопроизводственной сферы. Вопрос о рациональной структуре делопроизводственных служб решался взаимосвязанно с рациональным построением государственного аппарата. Причем, в рассмотренных трудах эта проблема приобретает большое практическое значение в связи с возникновением идеи централизации делопроизводства и созданием единого структур­ного подразделения, осуществляющего руководство всем делопроизводством учреждения.

Плодотворная работа по улучшению управления и делопроизводства была прове­дена делопроизводственной группой секции административной техники при НК РКИ СССР и, в частности, по вопросу о рациональных формах регистрации документов и влиянии ее на быстроту документооборота.

Вопросам применения различных форм регистрации было посвящено много спе­циальных работ, брошюр, журнальных статей, на страницах которых развернулась ши­рокая дискуссия, отразившая различные мнения. Усилиями ученых был собран большой фактический материал, отложившийся в результате обследования состояния регистра­ции в отдельных учреждениях. В систематизированном и обобщенном виде он позволил создать ряд трудов по этой проблеме[16].

Для литературы изучаемого периода характерен единый подход к системе регист­рации, предполагающий использование карточек для учета документов. Впервые карточ­ная система регистрации нашла применение в 1920 году в Главном комитете строитель­ных материалов при ВСНХ (Главстроме). Этим вопросам была посвящена работа И. Ю. Петкевич и Н. В. Петкевич. (Внедрение карточной регистрации в Главстроме было отмечено премией на Всероссийском конкурсе ЦК профсоюза совработников)[17]. Внедрение карточной системы регистрации, по мнению авторов, было вызвано необхо­димостью отказа от многочисленных журналов, в которых регистрировались все без исключения документы. Следует заметить, что карточная система регистрации по пря­мому указанию В. И. Ленина в 1920 году была введена в аппарате Совнаркома.

Наиболее полное освещение вопросы регистрации нашли в трудах Э. К. Дрезена. Как заведующий оргбюро секции административной техники НК РКИ СССР, он про­вел значительную работу по внедрению систем регистрации в ряде учреждений страны. В своем первом труде автор рассматривает некоторые формы регистрации применитель­но к различным учреждениям, делая вывод о том, что построить единую систему регистрации для всех учреждений невозможно. Эти выводы базируются на двухгодичном опыте применения карточной регистрации во ВЦИКе на основе классификации дел по десятичной системе Международного библиографического института (МБИ). Автор под­нимает вопрос о возможном отказе от индивидуальной регистрации и переходе к груп­повой регистрации документов.

Следующая его работа была посвящена той же проблеме, но использован опыт других учреждений: ЦИК СССР, Наркомата внешней торговли СССР, НК РКИ СССР и других. Излагая общие принципы регистрации, Э. К. Дрезен одновременно оста­навливается на вопросах техники регистрации, ведения карточек. Автор приходит к правильному выводу о том, что применение той или иной системы регистрации зависит от объема документов и масштаба деятельности учреждения, но в оценке этих показа­телей он проявляет известный субъективизм. К тому же в тот период еще отсутствова­ли количественные оценки работы учреждения, вследствие чего автор определяет объем документов как «большой», «малый» и «средний», а состояние учреждения как «хоро­шее» и «посредственное». Последняя его работа была целиком посвящена вопросу о возможном отказе от регистрации документов при условии, если поступающие докумен­ты будут снабжаться определенным классификационным индексом и храниться в поряд­ке этих индексов, что позволило бы каждый документ «привязать» к той или иной функ­ции управления.

Теоретическое обоснование безрегистрационной системы нашло отражение в ряде трудов, созданных в последующие годы. Тем не менее практический опыт отверг эту систему. Достоинство работ Э. К. Дрезена заключается в добротной документоведческой базе, глубоком практическом знании управленческих процессов.

Вторая Всесоюзная конференция по научной организации труда, проходившая в марте 1924 года, приняла по секции административной техники резолюцию, в которой отмечалось важное значение вопросов рациональной организации делопроизводства. Резолюция подчеркнула практические результаты, достигнутые при помощи карточных систем регистрации и одобрила их широкое внедрение в практику работы советских учреждений.

В литературе первой половины 1920-х годов нашли также отражение некоторые проблемы унификации, трафаретизации и стандартизации документов. В трудах Л. А. Вызова, Г. А. Нефедова, Н. Н. Икономова и других[18] эти вопросы лишь обозна­чены, к тому же в них наблюдается механическое перенесение отдельных понятий, мыс­лей и идей из положений дореволюционных ведомств в область рационализаторской деятельности советских учреждений, что снижало научную и практическую ценность указанных работ.

Большое внимание уделялось проблеме классификации документов. Работа по созданию классификаторов впервые проводилась во ВЦИКе, НКПС СССР, декретно-справочном бюро Совнаркома, в некоторых учреждениях Украинской ССР. Однако масштабы применения, системы и принципы построения классификаторов были различ­ными. Так, Наркомат путей сообщения проводил работу, опытная постановка которой осуществлялась на Казанской железной дороге. Был создан классификатор, в основу которого была положена предметная классификация документов транспорта. Практиче­ское использование данного классификатора не дало положительных результатов в силу сложности буквенных индексов, нечетко разработанной структуры классификатора.

Попытки применения различных систем классификации в учреждениях нашли от­ражение в работах Н. В. Русинова, А. Эйхенвальда, А. Ф. Евтихеева и других[19]. Пра­вильную и всестороннюю оценку десятичной системы классификации дает Н. В. Руси­нов в книге, которая является теоретическим обобщением работ секции администра­тивной техники в области составления архивных классификаторов документов для уч­реждений по системе МБИ. В ней подчеркивается важность взаимосвязи делопроизвод­ства и архива. Автор рассматривает назначение классификации в двух основных аспек­тах: правильно поставленное делопроизводство невозможно без хорошо организован­ного архива; международная десятичная система вводит русское делопроизводство в международный оборот, создавая одинаковый язык цифр в делопроизводстве.

Таблицы Н. В. Русинова составлены, главным образом, по первоисточнику — «Ру­ководству МБИ». Однако они в значительной мере переработаны автором, а некоторые отделы вообще не вошли в круг анализируемых классификационных рубрик. Рубрики, которые использовались Н. В. Русиновым, были расположены не по отраслям знания, а по вопросам административной деятельности. Автор расширил и конкретизировал со­держание отдельных рубрик применительно к специфике документов, создаваемых в советских учреждениях. Цель его работы — овладение символикой и техникой десятич­ной системы.

Использование предложенной Н. В. Русиновым десятичной классификации приме­нительно к советским учреждениям явилось практически неприемлемым вследствие чрез­мерной сложности классификационных индексов, а также некритического использова­ния терминологии Универсальной десятичной классификации (УДК). В дальнейшем таблицы Н. В. Русинова использовались, главным образом, в библиотеках. Но несмотря на недостатки десятичной классификации, она все же была применена во ВЦИКе[20].

Опытная постановка УДК в ряде учреждений свидетельствовала о большой и трудоемкой работе, которая положила начало дальнейшим поискам рациональных си­стем классификации и разработке классификаторов в ряде учреждений страны.

Важной особенностью трудов, появившихся в первой половине 1920-х годов, явля­ется то, что они в основном базировались на практическом опыте конкретных учрежде­ний. Рационализация делопроизводства в этот период осуществлялась в процессе дви­жения за научную организацию управленческого труда. В рассмотренных работах были поставлены и в значительной степени решены вопросы выработки единых форм и мето­дов рационализации делопроизводства.

[1] КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК т. 2. Изд. 8-е, М„ 1970, стр. 444.

[2] Там же, стр. 445.

[3] Труды I Всероссийской инициативной конференции по научной организации тру­да и производства, вып. 1. М., 1921, стр. 123—124.

[4] В. И. Ленин. Полн. собр. соч., т. 54, стр. 287.

[5] Первая Московская инициативная конференция по нормализации техники управления. М., 1922.

[6] Л. А. Бызов. Пути рационализации учреждений. (Методологические очерки). М., 1925; Н. А. Витке. Организация управления и индустриальное развитие. М., 1924.

[7] Л. А. Бызов и Н. Н. Икономов. Справочное дело. (Принципы и организа­ция). М., 1925; М. И. Васильев. Обследование и реорганизация предприятий и учреж­дений. М., 1923; В. И. Мейльман. Организованная канцелярия. Практическое руко­водство организации делопроизводства на научных основах. Киев, 1924; Р, С. Майзелье. Структура учреждений и организация делопроизводства. М., 1924; Э. К. Дрезен. На путях рационализации госаппарата. М., 1925.

[8] Л. А. Бызов. Пути рационализации учреждений. М., 1925; Э. Дрезен. Основы НОТа (организации труда). М., 1924; П. М. Керженцев. Принципы организации Пг„ 1922 и др.

[9] Л. А. Бызов. Указ. соч., стр. 54.

[10] Научная организация техники управления. Сборник статей. М., 1924, стр. 6.

[11] М. И. Васильев. Обследование и реорганизация предприятий и учреждений. М., 1923.

[12] В. И. Мейльман. Организованная канцелярия. Практическое руководство организации делопроизводства на научных основах. Киев, 1924, стр. 10.

Данная работа носит многоаспектный характер, выходящий за рамки «практи­ческого руководства». Нам предстоит рассмотреть в ней лишь некоторые вопросы, свя­занные с изучением форм и методов постановки обследования государственных учреж­дений. — М. Д.

[13] Р. С. Майзельс. Структура учреждений и организация делопроизводства. М., 1924; Э. К. Дрезен. На путях рационализации госаппарата. М., 1925; А. А. Эрасмус. Метод научной организации делопроизводства. М., 1925.

[14] С. Д. Пекарский. Административно-финансовое делопроизводство. М., 1923; Г. А. Нефедов. Канцелярское дело. Организация и практика. М., 1924; Р. С. Май­зельс (Рафимов). Организация делопроизводства и канцелярия. М., 1923.

[15] Р. С. Майзельс (Рафимов). Организация делопроизводства и канцеля­рия. М., 1923; его же. Структура учреждений и организация делопроизводства, М., 1924; его же. Руководство по делопроизводству. М. — Л., 1925.

[16] П. А. Аввакумов. Основные элементы делопроизводства. В. Устюг, 1925;
К. Брун. Карточная система делопроизводства и вертикальный способ хранения пере­писки. М., 1924; Э. К. Дрезен. Делопроизводство, вып. 1. Опыт постановки кар­точной системы регистрации и классификации дел по индексам Международного биб­лиографического института во ВЦИКе. М., 1924; его же. Делопроизводство. От ре­гистрации бумаг к классификации переписок и к отказу от регистрационных записей. М., 1925; И. Ю. Петкевич, Н. В. Петкевич. Русская система упрощенного дело­производства. Пг., 1923; Р. С. Майзельс. Указ. соч.; Г. И. Славуцкий. Карточ­ная система делопроизводства для центральных и губернских учреждений. Харьков, 1924.

[17] «Правда», 1923, 28 февраля.

[18] Л. А. Бызов и Н. Н. Икономов. Справочное дело. М., 1924; В. И. Мейльман. Организованная канцелярия. Киев, 1924; Г. А. Нефедов. Канцелярское дело М., 1924.

[19] Н. В. Русинов. Десятичная классификация документов. М., 1924; его же. Применение десятичной классификации в регистратурах Голландии. М., 1925; А. Эйхенвальд. Основы классификации в делопроизводстве. В сб.: «Классификация кор­респонденции транспорта». [М.], 1925; А. Ф. Евтихеев. Десятичная система в адми­нистративном делопроизводстве. Харьков, 1921.

[20] Руководство к индексации дел во ВЦИКе по десятичной классификации Меж­дународного библиографического института. М., 1923.

Дата добавления: 2015-11-05