Дисциплина: основы делопроизводства и документооборота

Курс, группа	Дата	Время	Место

ПЛАН

проведения занятия

Дисциплина: ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Вид занятия: семинарское занятие

Тема: 10/2. Документооборот конфиденциальных документов

1. Выступление «Информационная безопасность государства и организации. Промышленный шпионаж и его значение» РЫБАЛКО

2. Выступление «Понятие коммерческой тайны и права ее обладателя». ВИНОГРАДОВА

3. Выступление «Особенности конфиденциального делопроизводства» ГАНЬКИН

4. Выступление «Организация оборота конфиденциальных документов КНЯЗЕВА

5. Словарь (2 студента): доступ к документам, гриф ограничения доступа к документу, защищенный документооборот, информационная безопасность, коммерческая тайна, конфиденциальная информация, промышленный шпионаж, угрозы документам, ценная информация.

6. Кроссворд

По горизонтали: 1) запись информации на различных носителях по установленным правилам; 2) установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; 3) учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного учета документов; 4) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров; 5) предусмотренные нормативными документами условия использования архивных и конфиденциальных документов; 6) цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; 7) свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение; 8) восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению; 9) средство тиражирования документов; 10) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; 12) справочник, в котором информация о документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации; 13) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; 14) изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов; 15) первый или единичный экземпляр официального документа; 16) юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд; 17) средство хранения документов.

По вертикали: 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 18) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; 19) документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку; 20) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, длительное или постоянное хранение документов с целью использования; 21) средство специальной банковской оргтехники; 22) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; 23) средство изготовления изобразительных документов; 24) специально оборудованное помещение для хранения архивных документов; 25) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 26) физическое или юридическое лицо, создавшее документ; 27) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; 28) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8. Тесты (2 студента):

1. Причиной отнесения информации к коммерческой тайне является: а) угроза криминального захвата предприятия; б) сохранение монопольного положения на рынке и получение монопольно высокой прибыли; в) принуждение со стороны государства; г) предупреждение недобросовестной конкуренции.

2. Коммерческую тайну могут составлять: а) документы, дающие право на осуществление предпринимательской деятельности; б) информация о загрязнении окружающей среды, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке; в) сведения о численности и составе работников, системе оплаты труда и условиях труда; г) списки представителей, посредников, клиентов.

3. Коммерческая тайна – а) информация, позволяющая ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить иную коммерческую выгоду; б) производственная, научно-техническая, технологическая, финансово-экономическая и иная информация; в) информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; г) информация, охраняемая государством.

4. Коммерческая тайна – это: а) сведения, утверждаемые и вводимые в действие приказом директора фирмы и являющиеся собственностью фирмы; б) охраняемая государством информация, распространение которой угрожает национальной

безопасности; в) право собственности фирмы на информацию, регулируемое государством; г) сведения, разглашение (передача, утечка), которых может нанести ущерб интересам фирмы.

5. К организационным и технологическим особенностям конфиденциального делопроизводства относятся: а) присвоение определенного статуса доступа документам и отдельным лицам; б) распределение документов по категориям в соответствии с их статусом доступа; в) регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местоположения; г) ограниченный доступ к документам.

6. Документальное фиксирование движения документа в организации с целью его быстрого обнаружения: а) контроль действий; б) регистрация документа; в) контроль местоположения; г) мониториг.

7. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат: а) персональную информацию; б) коммерческую информацию; в) служебную информацию; г) зашифрованную информацию.

8. Способом получения конфиденциальной информации является: а) получение от ее обладателя на основе договора; б) получение по требованию органов государственной и муниципальной власти, по запросу судов и органов прокуратуры; в) самостоятельное получение на основе научных исследований; г) присвоение работником своего изобретения, полученного в рамках трудовых отношений с организацией.

9. Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну: а) инновации, полученные в организации; б) сведения о нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; в) информация об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной и муниципальной собственности; г) перспективные планы развития производства.

10. Особенностью конфиденциального делопроизводства является: а) персонифицированное разрешение на доступ к информации; б) жесткие требования к условиям хранения документов и порядку обращения с ними; в) персональная и обязательная ответственность за сохранность документов; г) обязательный поэкземплярный и полистный учет документов, их проектов и черновиков.

11. Режим коммерческой тайны запрещает работнику: а) знакомиться с документами других сотрудников; б) выносить из здания фирмы любые служебные документы; в) формировать единые дела для открытых и конфиденциальных документов; г) блокировать посторонним вход в компьютер.

12. К особенностям создания документов с грифом «КТ» относится: а) ограничение содержания документа только одним вопросом; б) рассеивание информации по всему документу; в) фиксация определенной информации только в одном документе; г) упоминание о наличии конфиденциальной информации и ее описание в произвольной форме в открытых документах.

13. К ограничениям и запретам в документообороте конфиденциальных документов относится: а) санкционированные изъятия и перемещения документов; б) работа с документами за пределами служебных помещений; в) выдача документов сотрудникам, направляемым в командировку; г) составление выписок из документов в записной книжке.

14. Система постоянных наблюдений за состоянием делопроизводства в организации с целью быстрого выявления изменений, их оценки, предупреждения или устранения последствий негативных процессов: а) контроль действий; б) регистрация документа; в) контроль местоположения; г) мониториг.

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. - М. КноРус, 2008. Гриф УМЦ «Классический учебник».

2. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). Учебник. - М. Феникс. 2009. Гриф МО РФ.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. – С-Пб. Питер. 2009..

4. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами. Учебник. – М. Инфра-М. 2009. Гриф УМО вузов по образованию в области историко-архивоведения.

Методические рекомендации по подготовке и проведению семинарского занятия

1. Продолжительность выступления 7 минут.

2. Тексты выступлений сдаются преподавателю после ответа обучающегося.

3. По каждому выступлению обучающиеся задают вопросы.

4. Словарь, кроссворд, вопросы, задачи, задания и тесты выполняются дома разными студентами. Не допускается дублирование выполнения домашнего задания.

К.э.н., профессор кафедры № 9 В.Л.Белова

Дата добавления: 2015-11-04