1. Сущность и этапы контроля.

КОНТРОЛЬ

1. Сущность и этапы контроля.

2. Виды контроля.

3. Обеспечение эффективности контроля.

4. Информационные системы менеджмента.

1. В рамках процессного подхода контроль рассматривается как одна из универсальных функций менеджмента, неразрывно связанная с остальными. Контроль помогает удерживать систему (организацию) в работоспособном состоянии, выявляя и устраняя отклонения от плановых показателей. С развитием и ростом организаций процесс контроля становится все более сложным.: слишком много направлений деятельности, которые нужно контролировать; очень сложны технологии, которые требуют совершенных средств и методов контроля; рост организаций связан и с увеличением числа людей, работу которых нужно контролировать и т.д. Кроме того нужно учитывать еще один аспект усложнения контроля на современном этапе: планы организации строятся на основании прогнозов относительно состояний делового окружения организации. Однако, изменения в среде происходят сейчас довольно быстро, что ведет к повышению вероятности отклонения от планов организации и, соответственно, к необходимости принятия корректировочных действий. Таким образом, динамичная среда – важный фактор, усложняющий функцию контроля.

Процесс контроля состоит из трех основных элементов:

1) установление стандартов деятельности фирмы, подлежащих впоследствии контролю. К таким стандартам могут относиться объемов продаж, чистой прибыли, расхода материалов на единицу объема продукции, процент бракованных изделий, показатели доли рынка и т.д. Таким образом, показатели могут являться измеряемыми и объективными, а потому облегчать процесс контроля. Однако, не все аспекты деятельности фирмы поддаются оценке с помощью количественных показателей. Например, когда речь идет об инновационной деятельности, научных исследованиях, не всегда удается определить критерии для их оценки.

Другой важный аспект выбора стандартов для замеров. Стандарты-показатели вырабатываются на основании цели, которая стоит перед организацией и должны отражать прогресс в продвижении организации к этой цели. Показатель – это лишь индикатор. Опасность может заключаться в том, что показатель превращается в цель. Например, как оценить работу хирурга? Какие показатели выбрать для оценки его деятельности? Количество операций? Тогда качество операций может снижаться. Количество успешных операций? Тогда хирурги не будут браться за сложные случаи.

Если деятельность многоаспектна, то нужно попытаться выделить несколько показателей, отражающих разные стороны этой деятельности.

2) второй этап процесса контроля – измерений и анализ фактических показателей работы организации, сопоставление их с плановыми на предмет выявления отклонений.

Отклонения, очевидно, будут присутствовать почти всегда и нужно ли всегда эти отклонения воспринимать серьезно и пытаться немедленно на них отреагировать? Наверное, нет. Все дело в том, насколько отклонения велики и насколько они критичны для достижения целей. А потому, необходимо определить масштаб допустимых отклонений. Если масштаб выбран слишком большой, то организация не будет чутко реагировать на жизненно важные отклонения, если, наоборот, масштаб очень мелкий, то организация будет реагировать на несущественные отклонения, и контроль будет неэффективным. Он будет мешать работе организации, производя изменения и корректировки, которые не нужны, а это связано с дополнительными затратами. Контроль же должен быть экономным. Для увеличения экономичности контроля иногда используют метод управления по принципу исключения – система контроля срабатывает лишь в случае существенных отклонений от стандартов.

Измерение фактических показателей – часто непростой процесс, иногда требующий просто работы с отчетной документацией, а иногда – работы со сложной, дорогостоящей измерительной техникой и отбирающий много времени, особенно, когда речь идет о контроле качества продукции. Поэтому процедура контроля должна быть тщательно продуманной и экономной. Обычно при контроле качества продукции используют статистические методы контроля, то есть контролируется не каждое изделие, а каждое n-ное изделие.

3) когда произведены измерения и выявлены (или не выявлены) отклонения, наступает третий этап – этап проведения корректировочных действий. Здесь возможны три варианта:

– отсутствие корректировочных действий (отклонений нет или они несущественны)

– устранение отклонений. Здесь важно не просто устранить отклонение, например, исправить брак, но и устранить причину отклонения – недостаточная квалификация рабочего, недостаточная мотивация, некачественное оборудование.

– пересмотр плановых показателей. То есть выясняется, что с самого начала показатели были нереальными или стали нереальными в новых условиях делового окружения. В этом состоит обратная связь с процессом планирования.

2. Какие виды контроля существуют?

Предварительный контроль предшествует началу деятельности организации или реализации определенной цели. Основная его задача состоит в проверке готовности к началу работ производственной подсистемы, управленческого аппарата, людских ресурсов и т.д.

Текущий контроль. Существует в двух формах – стратегического и оперативного. Объект стратегического контроля – эффективность использования ресурсов организации с точки зрения ее конечных целей в долгосрочном периоде. Оперативный контроль направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы. Он может касаться движения изделий в технологическом процессе, загрузки оборудования, соблюдения графика работ, запасов сырья и т.д.

Заключительный контроль – оценка выполнения организацией своих планов. Текущий контроль позволяет реагировать на проблемы сразу же и вносить коррективы еще до того, как процесс завершен. Заключительный контроль уже не позволяет ничего исправить, но дает возможность дать оценку тому, что было сделано, и выработать рекомендации для последующего периода. Он дает информацию для последующего планирования и дает возможность произвести оценку эффективности и результативности работы.

3. Обеспечение эффективности контроля.

- контроль должен быть всеохватывающим с той точки зрения, что должен охватывать все основные сферы деятельности организации и внутренние процессы. Организация сложная система. Ее элементы тесно взаимосвязаны, поэтому контроль должен касаться всех элементов, тогда картина будет полной и объективной.

- Четкая стратегическая направленность, то есть отражение общих приоритетов развития фирмы. Ориентация на приоритеты поможет принять решение относительно целесообразности более или менее жесткого контроля того или иного аспекта деятельности организации.

- Своевременность.

- Экономичность. Затраты на проведение контроля не должны превышать выгоды от его проведения. Минимизация издержек на технические средства, сбор, обработку и хранение информации, задействованный персонал и т.д.

- Разработка разумных стандартов

- Обеспечение гибкости системы контроля, возможности введения новых показателей, методов и процедур.

- Учет человеческого фактора. Необходимо обеспечить нормальный морально-психологический климат в коллективе, разъяснить сотрудникам цели и необходимость контроля, избегать навязчивого, недоброжелательного контроля, поощрять обратную связь со стороны подчиненных – критику и предложения относительно системы контроля.

-

5. Информационные системы менеджмента.

Понятно, что контроль базируется на сборе и обработке информации, поэтому создание адекватных информационных систем – важная задача менеджмента.

Контроль, осуществляемый на различных уровнях, требует различной информации (по объему, характеру, степени важности и т.д.).

Управление информационными системами менеджмента предполагает:

- определение потребностей в информации

- определение источников и методов сбора информации

- сбор и обработку данных

- анализ данных

- обеспечение хранения данных

- передачу информации, то есть создание системы коммуникаций и обеспечение своевременной передачи информации

- использование информации в процессе принятия решений.

В крупных организациях существуют специальные службы или отдельные служащие, которые занимаются регулярным сбором информации, проектированием и пополнением баз данных, анализом данных. Необходимо обеспечить экономичность информационных систем, то есть окупаемость затрат на сбор, анализ и хранение информации.

Источниками информации могут быть:

- система внутренней отчетности

- система текущей внешней информации

- исследования – концентрированный целенаправленный сбор данных по конкретной проблеме, если регулярно поступающей информации недостаточно.

Дата добавления: 2015-11-04