Тема 4: Информационная основа

Тема 4: Информационная основа

исследования систем управления

1. Информационные потоки в организации.

2. Структурирование информации при проведении исследования системы управления.

Информационные потоки в организации.

Выявление и решение проблем в управлении и посредством управления предполагает постоянную работу с информацией. Если вздумается, то все, чем располагает руководитель – это информация.

Сам термин «информация» получил широкое распространение с 50-х гг. XX века. В кибернетике информация является основополагающей категорией. Известно определение Норберта Винера, в соответствии с которым информацией считают данные, снижающие неопределенность в знаниях об объекте управления, его системе управления, внешней среде.

Информацию, используемую для исследования системы управления, целесообразно представлять в виде потока.

В общем виде, поток представляет собой совокупность объектов, воспринимаемую как единое целое, существующую как процесс на некотором временном интервале и измеряемую в абсолютных единицах за определенный период времени. [Основы логистики. /Под редакцией Л.Б. Миротина и В.И. Сергеева. М.: ИНФРА-М, 1999. С.39].

Тогда информационный поток – это совокупность циркулирующих в организации, между организацией и внешней средой сообщений, необходимых для управления организацией. Рассмотрим классификацию информационных потоков в организации.

Типологические признаки информационных потоков.

По отношению к организации информационные потоки подразделяются на внутренние и внешние – соответственно циркулирующие внутри организации и между организацией и внешней средой, последние делятся на входные и выходные, т.е. поступающие в организацию и исходящие из нее.

По времени возникновения информации различают регулярные потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных (например, представление бухгалтерской документации в налоговую инспекцию) и оперативные потоки, когда данные представляются по конкретному заданию, диалоговый режим «on line» предполагает поступление информации одновременно с происходящими событиями.

Исследование системы управления предполагает изучение информационных потоков в организации.

Такими источниками в организации выступают:

1. учредители, владельцы и сотрудники организации, располагающие о ней самой разнообразной информацией;

2. документы организации – ее устав и другие регламентирующие документы, положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; данные отчетности и учета; плановые данные; нормативы;

3. организация и люди, ведущие и проводившие обследование организации, а также их отчеты и другие документы, составленные по результатам обследований.

Для проведения исследования, как правило, целесообразно привлечение разнообразных источников (литературы по данной проблеме; мнений специалистов, физических и юридических лиц, взаимодействующих с организацией).

Исследование информационных потоков предполагает рассмотрение процессов передачи информации в системе управления. Для этого следует рассмотреть как в организации осуществляется:

1. сбор первичной информации, ее распределение и использование;

2. движение документов, т.е. документооборот в системе управления;

3. проведение совещаний и «оперативок» на всех уровнях в организации.

Исследуются составляющие информационный поток документированные и недокументированные???????????, отражающие организационные процессы, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и способы их передачи их в организации.

При исследовании процесса обработки данных в организации различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов.

Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил-процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов проводится на основе определенных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Эффективность исследования по документам зависит от состава документов, их содержания и формы.

Представим в виде схемы методику исследования по документам:

Важно проследить маршруты движения документов по организации, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы организации.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода:

1. метод инвентаризации;

2. метод типических групп [Игнатьев А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. С 83-84].

При инвентаризации собираются сведения о всех документах. Этот метод позволяет получить исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Метод типических групп используется при обследовании массовых и регулярно повторяющихся документов. Согласно этому методу регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Для анализа информационных потоков часто используется графический метод.

Этот метод используется для описания главным образом документопотоков на макроуровне и позволяет выявить общую структуру и функции системы управления, а также для совершенствования информационных потоков.

Основные элементы потока – документы. Отношение между документами изображаются в виде графической схемы. Процедуры, составляющие движение потока (операции с документами, по их обработке, перемещению), записываются в виде кратких пояснений на схеме потока.

Система координат графика двумерная:

		структурные подразделения

В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений организации, в заголовках строк – даты или периоды времени.

Каждый документ на схеме изображается в виде прямоугольника с указанием номера документа.

Стрелки, идущие к документам, показывают направления движения информации. Под документом могут даваться краткие пояснения:

1. какие процедуры осуществляются при обработке документа;

2. какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

3. как используется эта информация;

4. какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

5. где можно найти подробные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документа, выявить моменты его образования, операции, которые с ним осуществляются, порядок, в котором данный документ объединяется с другими или, наоборот, разделяется на несколько. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения организации; определить достаточный уровень контроля за работой с документом; рационализировать документопоток, устранив излишние документы или введя новые, сократив неоправданно большие сроки обработки, составления документов.

Изучение системы управления конкретной организацией целесообразно начинать с документов, характеризующих организационную структуру.

Если такой схемы в организации не имеется, надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об организации или отдельном подразделении, можно переходить к стадии опросов и бесед с сотрудниками и заинтересованными в проведении исследования лицами.

Структурирование информации

при проведении исследования систем управления.

Обследование и изучение, детализация информации об организации и ее систем управления можно вести бесконечно, учитывая, что организация постоянно изменяется и в конце обследования будет отличаться от состояния в начале обследования. Очень важно вовремя закончить сбор информации, необходимой для исследования. В ходе исследования важно разделять данные на релевантные и неуместные.

Релевантная информация (relevant – относящийся к делу) – это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени [Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 1992. С.203].

Как указывает Расселх Акофф, руководители страдают от избытка не относящейся к делу информации [Ackoff R.E. Management Information System // Management Science. 1967. December. P.147-156].

Структурирование информации по отношению к предмету исследования может быть осуществлено следующим образом:

Все имеющиеся данные

Данные, не относящиеся к проблеме	Релевантные данные
Дезинформация	Шум	Неуместные данные	Информация	Данные, подтверждающие известные

По степени достоверности информация о системе управления может быть разделена на:

1. достоверную информацию – информация, полученная из официальных источников

2. относительно достоверную – получена из серийных источников

3. дезинформация – информация умышленно искажающая состояние предмета исследования

Естественно, дезинформация должна быть исключена из релевантной информации.

Релевантную информацию можно структурировать по степени ее формализации:

1. интуитивная

2. предметная

3. количественные данные

Интуитивная информация – это необоснованные рационально мнения сотрудников организации, ее учредителей, лиц, которые проводят исследование, об объекте и предмете исследования.

Предметная информация – это суждения лиц, вовлеченных в исследование, опирающиеся на определенные факты, заключения, следствия тех или иных действий или сил. К такой информации могут быть отнесены аналитические документы, имеющиеся в организации по предмету исследования.

Количественные данные – показатели документов обследований, относящихся к предмету исследования.

Важно учитывать, что уровень информационной обеспеченности исследования зависит: не только от состояния информационных потоков в организации, по и от тех методов, которые исследуются при проведении исследования.

Дата добавления: 2015-11-04