1 Глава. Понятие документоведение и архивоведение. 4

Содержание.

Введение. 3

1 Глава. Понятие документоведение и архивоведение. 4

1.1. Документоведение. 4

1.2 Архивоведение. 14

2 Глава. Этапы развития документоведения и архивоведения. 18

2.1. Документоведение. 18

.2.2 Архивоведение. 27

Заключение. 33

Список использованных источников. 35

Введение.

С того момента, как в мире зародилась письменность, началось развитие культуры составления документов, а соответственно и документоведения и архивоведения. Изначально фиксировались лишь наиболее важные исторические моменты, но по мере развития государства и усложнения механизма управления, развивалась и система делопроизводства.

Актуальность выбранной мною темы, обусловлена тем, что возрастание объема документации приводит к усложнению управления технологическим циклом движения документов и приводит к использованию новейших технологических достижений в области документоведения и архивоведения. Моя задача, с помощью моей курсовой, проследить становление и развитие служб ДОУ и архивоведения, с момента их зарождения и до наших дней.

Объектом исследования являются службы документационного обеспечения управления и службы архивного хранения документов.

Предметом исследования являются различные этапы становления и развития документоведения и архивоведения в России, начиная с древнейших времен и до наших дней.

Цель данной работы состоит в том, что бы подробно рассмотреть основные этапы зарождения и развития документоведения и архивоведения.

Для достижения, поставленной цели было выделено несколько задач:

- Дать определение понятию "Документоведение"

- Дать определение понятию "Архивоведение"

- Указать, какие нормативно-правовые акты регулируют делопроизводство и архивное дело в России.

- Рассмотреть этапы становления и развития документоведения.

- Рассмотреть этапы становления и развития архивоведения.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения.

1 Глава. Понятие документоведение и архивоведение.

1.1. Документоведение.

Правильно управление любым предприятием и бизнесом не представляется возможным без документационного обеспечения управления (ДОУ). Документационное обеспечение управления –сложный производственный процесс, осуществляемый специалистами службы ДОУ, для организации документирования и управления технологическим циклом движения документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п.

По существу ДОУ – это технология управления. Процесс управления может существовать, только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. Современные требования организации ДОУ предполагают разработку единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив или уничтожения. ДОУ – это эффективный инструмент контроля исполнения, а так же довольно простое средство ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Основополагающим понятием в документоведении является документ, потому что процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, представленной в документах, которая в свою очередь, является основой принятия любого решения.

С позиций ДОУ наиболее распространенным является определение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования [1]. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, сейчас «документ» стало официально толковаться следующим образом:

«Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[2].

Основные понятия сферы ДОУ указаны в Трудовом и Гражданском кодексах Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Все эти понятия необходимы для лучшего понимания тех процессов, происходящих в сфере ДОУ, и правильной разработки локальных документов организации. Ниже приведены основные термины, закрепленные в вышеназванных актах.

Документ – документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и унифицированной системы документации (УСД).

УСД – это особая система документации, созданная по единым правилам и требованиям, которая содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД – это система документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все организационно-распорядительные документы, что все они создаются по единым правилам, которые должны обязательно выполняться. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документирование – это запись информации на, разного, рода носителях по определенным правилам. Дело – совокупность документов, которые сформированы по общему признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые заводят в организациях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

ДОУ (Делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это - вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны. Документооборот - движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение. В сферу делопроизводства включаются:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

• систематизация документов и организация их текущего хранения;

• проведение экспертизы ценности документов;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1) директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные 9 письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а) организационных (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б) распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.)

3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4) финансовые документы.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе. Методическая база – это комплекс нормативно-правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методические документы определяющие порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, 10 установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, Инструкция по ДОУ (делопроизводству), Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются исходя из их принадлежности к определенным видам структур и в соответствии с их принадлежностью создаются такие службы документационного обеспечения как:

- министерства и ведомства Российской Федерации, республики в составе РФ, края, области, округа, города, районы имеют управления делами. В состав управления делами, как правило, входят секретариат, инспекции при министре, отдел писем, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

— на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и ВЦ, высших учебных заведениях и других организациях

– отдел ДОУ или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; - в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных организациях

– правлением; в акционерных обществах учредительной конференцией; в кооперативах.

– состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива; - в исполнительных структурах представительной власти (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций

– общий отдел. В состав общего отдела включаются, как правило, секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, отдел совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Функции службы ДОУ.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет

следующие функции:

- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома УФД организации,

внесение в них изменений;

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и

учетно-справочной работы по документам;

- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения,

оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного

размножения документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и

оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ;

- повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ;

- организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы

ДОУ.

1.2 Архивоведение.

Архивоведение - комплексная научная дисциплина, которая изучает и разрабатывает теоретические, методические вопросы, а так же вопросы по организации архивного дела и его историю. Архивоведение занимается обобщением методов работы с документами, используя при этом методы и приемы ряда других вспомогательных исторических дисциплин: источниковедения, палеографии, дипломатики, исторической хронологии, исторической метрологии, сфрагистики, геральдики, генеалогии, эпиграфики, нумизматики, исторической географии и других, а также документоведения - дисциплины, изучающей закономерности образования документов в их историческом развитии и способы создания документов, принципы организации делопроизводства, построение систем документации.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.

Из хаотичного потока данных, хранение информации становится системным, в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от результатов экспертизы.

Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Такие документы остаются на хранении в архивном фонде навсегда.

В Основах законодательства об архивах “Об Архивном Фонде РФ и архивах” зафиксировано также само понятие архива. Архив - это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, это понятии содержится три определения: “архив” как некое собрание документов,которое также в некоторых случаях может быть синонимом понятия “фонд” и “коллекция”; архивное учреждение - это архив, осуществляющий государственное хранение документов - государственный или исторический архив; структурная часть учреждения - ведомственный архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств, других организаций, учреждений до момента передачи их в государственные архивы.

Государственные архивы выполняют целый ряд функций:

- комплектование документами; - обеспечение сохранности документов;

- учет документов; - экспертиза ценности документов;

- создание справочного аппарата;

- организация использования документов. Так же работы исследователей в архиве, осуществление публикаций;

- создание научно-справочных пособий;

- поиск документов.

В пределах архивов документы обычно группируются по архивным фондам. В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: "Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой". Архивный ф

онд может быть также обозначен, как совокупность всех документов, образовавшихся деятельностью организации, учреждения, предприятия или лица. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью. К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации или, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к государственной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства – в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Юридическим и физическим лицам РФ гарантируется право на создание архивов. Не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда РФ, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ.

2 Глава. Этапы развития документоведения и архивоведения.

2.1. Документоведение.

Документоведение, как и любая дисциплина, приобрело свой современный вид далеко не сразу и проходило несколько этапов развития.

Делопроизводство в Древнерусском государстве.

В Древнерусском государстве до конца XV в. комплексная система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Управленческие функции брали на себя отдельные должностные лица с ограниченным штатом чиновников. Но в целом культура написания документов существовала. Свидетельством того могу служить Договора с Византией 911 и 945 гг.

В Киеве, например, существовало учебное заведение для боярских детей и отпрысков старших дружинников, где отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот.

Когда число создаваемых документов стало увеличиваться, то для более безопасного их хранения, стали организовываться специализированные места. Это были, как правило, крупные храмы, посвященные покровительствующим городу святым. В больших городах существовали специальные хранилища документов. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри. Развитие традиций в сфере документирования вело к появлению круга людей, специализирующихся на создании и обработке документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими делопроизводство.

Практически, до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма служил пергамент, называемый в документах «хартией» или «телятиной». Пергамент - это особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа. Самый качественный пергамент привозился из Греции или Ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси являлась грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15 – 17 см. Размеры документа увеличивались за счет подклейки следующих листов. Таким образом, в этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, несанкционированного доступа и подделки, формировался профессиональный цех специалистов по работе с информацией.

Приказное делопроизводство.

Приказное делопроизводство на Руси возникло в XV – XVII вв. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений великого князя ближайшему окружению, по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Такие личные поручения назывались "приказы".

Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Во главе каждого приказа стоял приказной судья, который назначался из из думских чинов. В его ведении состояли дьяки, управлявшие подьячими. В крупных приказах подьячие объединялись в «столы» или «повытья» - территориальные подразделения приказов. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали толмачи, трубники, недельщики и др. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья. На местах в ведении приказов состояли воеводы, управляющие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» - приказную избу из помощников – «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, изначально западноевропейская, а со второй половины XVII в. – своя, отечественная. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Такие "чернила" были очень стойкими и почти не выцветали. По этой причине документы того периода достаточно хорошо сохранились и читаются по сей день. Плюс ко всему, уже написанный текст посыпался мелким кварцевым песком, для лучше сохранности.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом, которые применялись до второй половины XIX в.

В делопроизводстве приказов использовалась столбцовая форма документа, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты имели до трех сотен метров. Текст в столбцах имелся только с одной стороны, оборотная использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Наряду со столбцовой формой документации в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. Все документы группировали в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Процедура подготовки документов включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка документа к «докладу»; - рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение

. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

Коллежское делопроизводство

Становлением системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I. В 1699г. он ввел в обращение гербовую бумагу, а в 1700г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме.

Сенат стал первым учреждением, который являлся первоначально, законодательным органом, а так же органом надзора за правительственными учреждениями.

Правительство стало приглашать в новые учреждения иностранных специалистов, так как было обеспокоено, тем, что старые приказные порядки могут быть туда перенесены. Была учреждена должность экзекутора, который должен был записывать все исходящие указы в особые книги и контролировать исполнение указов. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор был обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась определенная система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.

Изначально, у коллегии существовал свой собственный регламент, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г. Этот регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской».

Центральной фигурой канцелярии стал секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час – недельное жалованье.

Важным нововведением стала подпись руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение вопроса. Петр I стал первым императором лично подписывающим, издаваемые им указы.

В обязанности нотариуса входило ведение реестра нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всех входящих документов. У регистратора находились регистрационные книги – журнал с краткой записью содержания дел, решенных в коллегии и четыре регистрационные книги – A, B,C и D. Книги А и В – для регистрации исходящих документов, C и D – входящих. Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат; книга В – краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам; С – содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената; книга D – содержала краткие выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые в последствии получили европейское название – архивы.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Реформы Петра I продолжила Екатерина II,которая издала «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определявшие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями.

Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.

Министерская система управления и делопроизводства.

Министерская система управления и делопроизводства появилась в XIX в. Она основана на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морскихсил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство. Одновременно был учрежден Комитет министров – высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно сформировался Сенат, который стал высшей судебной инстанцией и выполнял также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Министры назначались императором и несли ответственность исключительно перед ним. Директора возглавляли департаменты и подчинялись непосредственно министру; начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений. Поступающие в министерство дела делились на три категории:

текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

«не терпящие время». Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

Документы, создаваемые в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы внутреннего делопроизводства и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.

Ревизия дел составляла самостоятельный участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях – начальников присутвенных мест и губернаторов.

В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

На протяжении всего XIX и начала ХХ веков осуществлялась законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появилась обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники – сборники образцов документов. До 1917г. было издано более ста сборников.

Современное состояние системы управления и делопроизводства

События произошедшие в 1917 году привели к полному слому государственного аппарата и зарождению совершенно новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности.

От власти были отстранены помещики, дворяне, купечество. Для работы в советских учреждениях были привлечены люди, не имеющие специального образования. Качество документационного обеспечения управления значительно понизилось. Однако, на своих местах оставались многие царские чиновники, которые саботировали новую власть.

Общественно-политическаяи научная жизнь России20-хгг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой – активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.). Организуются исследования в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важныенормативно-методическиедокументы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г. образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. – Оргстрой, в феврале 1926г. – Государственный институт техники управления (ИТУ). В 1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизовались материалы в делопроизводстве – бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные и местные органы статистики.

В декабре 1926г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного обеспечения управления после окончания войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80- 90-егг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-техническихработников и административноуправленческого аппарата.

В1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательскийинститут документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

.2.2 Архивоведение.

Точный "день рождения" Архивного дела доподлинно неизвестен и зависит только от точки зрения, отдельно взятого историка. С появлением первых документов, первые упоминания которых восходят к Х веку, возникла и необходимость сохранять эти документы. Первыми архивистами были, так называемые ларники, которые были ответственны за сохранность и "скрепление" документов.

Первым научночно-справочным аппаратом может считаться опись, проведенная в 1288 г., которая вошла позднее в Ипатьевскую летопись.

Система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась с появлением систем государственных учреждений - приказов. Начиная с XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, которые заведовали определенными отраслями управления, такими как Поместном, Разрядном, Посольском и др. Так же существовали хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной "насыщенности".

Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дубликатов, не существует. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличалось от работы с подлинными документам

и.

16 июля 1712 г. является особой датой в истории развития архивного дела, она связана с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства.

Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России - Московский архив Коллегии иностранных дел. Этот архив получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя - асессора П. Курбатова. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц - фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался[1].

В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I.оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разрабатывало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20лет), кратковременное (1—3 года).

Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам.

Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела была предпринята правительством только в ХХ в.

В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела.

Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Заключение.

Таким образом, из изложенного выше материала можно сделать вывод, что документоведение и архивоведение имеют сложную структуру и огромное значение для управления любой организацией. Что примечательно, историческое развитие ДОУ и архивного началось примерно в одно время и происходило в сильной зависимости друг от друга.

Именно актуальность темы связанной с развитием служб ДОУ и архивного дела, послужила поводом для выбора направления курсовой работы, а такжедляопределенияцелиработы.

В соответствии с установленной целью были поставлены задачи курсовой работы. Проведенная работа по решению задач привела к следующим результатам.

Из первой главы можно сделать вывод, что службы ДОУ и архивное дело являются основой любого управленческого процесса. Так же наименование и структура службы ДОУ устанавливаются исходя из их принадлежности к определенным видам структур и в соответствии с их принадлежностью создаются такие определенные службы документационного обеспечения.

В первой подглаве первой главы приведены основные понятия и основы службы ДОУ в России. А так же рассказано какими нормативно-правовыми актами они закреплены.

Во второй подглаве первой главы приведены основные положения об архивном деле в России. Так же, дается объяснение понятий архивный фонд и разъясняются основные функции архивов, среди которых:

- комплектование документами;

- обеспечение сохранности документов;

- учет документов; - экспертиза ценности документов;

- создание справочного аппарата; - организация использования документов

- создание научно-справочных пособий;

- поиск документов.

Из второй главы, можно сделать вывод, что документоведение и архивоведение зародилось примерно в одно и тоже время - в конце XV века. Архивоведение появилось из естественной потребности ДОУ в сохранении и сортировки документов. Далее ДОУ и архивное дело развивались в параллельно друг другу, по мере усложнения своей собственной структуры. История развития и становления ДОУ включает в себя несколько этапов:

- Делопроизводство Древней Руси

- Приказное делопроизводство

- Коллежское делопроизводство

- Министерское делопроизводство

Первые подобия архивов стали появляться на этапе приказного делопроизводства, а первый официальный государственный архив возник в 16 июля 1712 г..

Таким образом, можно констатировать, что поставленные задачи решены, а цель достигнута.

Дата добавления: 2015-09-29