1. Основные понятия и определение документирования . 5

Содержание

Введение……………………………………………………………….……3

1. Основные понятия и определение документирования…………….…5

2. Регламентация документирования управленческой деятельности….9

3. ДОУ в муниципальных органах власти……………………….……..11

4.Организация делопроизводства в органах местного самоуправления…………………………………………………………...14

5. Заключение……………………………………………………………..18

6. Список использованной литературы……………………………….…20

Введение

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.

От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами. Делопроизводство играет важную роль в организациях. В контрольной работе «Документирование и методы его осуществления» постараемся раскрыть понятие «документирование» более развернуто.

1. Основные понятия и определения документирования

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля1995 г. №24- ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом также установлено, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ – это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке».

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством, заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ 51141-98 «юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на:

1. информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2. функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3. функции, носящие культурно – исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции – информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

· по грифу, т. е. степени доступности содержащейся в них информации – документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;

· по срокам исполнения – срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;

· по месту составления – внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;

· по виду оформления- подлинники, копии, выписки, дубликаты;

· по назначению – организационно- правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;

· по средствам фиксации – текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;

· по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Так как само управление можно представить как процесс документирования, получения и обработки информации, в составе управленческих документов организации всегда существуют внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость именно документированного решения управленческой ситуации.

2. Регламентация документирования управленческой деятельности

В настоящее время регламентация документирования организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно- методических документов общегосударственного действия.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего- либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач,снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно - статистическая, организационная и т.д. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.

С 1971 года в нашей стране ведется работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико - экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем.

Таким образом унифицированные системы документации – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

К настоящему времени унифицировано несколько тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 году в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

3. ДОУ в муниципальных органах власти

Органы муниципальной власти - это избираемые непосредственно населением и образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.

Устав является основным актом, регулирующим вопросы местного управления в рамках отдельно взятого муниципального образования. В соответствии с законами субъектов РФ в уставе муниципального образования должны быть отражены: границы и состав территории; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; порядок участия местного населения в решении этих вопросов; наименования выборных органов и должностных лиц; срок их полномочий; виды, порядок принятия и вступления в силу нормативно-правовых актов органов местного самоуправления и так далее. Уставы муниципальных образований подлежат государственной регистрации.

Кроме уставов в состав правовой основы конкретного муниципального образования входят нормативные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления. К их числу могут относиться регламенты работы местных представительных органов, решения представительных органов местного самоуправления (например, об установлении местных налогов и сборов).

Все операции с документами регулируются нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:

· правила оформления документов;

· правила работы с документами;

· обеспечение сохранности документов;

· порядок передачи документов на архивное хранение;

· работу службы делопроизводства (функции, структуру);

· юридические аспекты, связанные с документами и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, общероссийскими классификаторами, государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству, инструкциями по делопроизводству конкретной организации. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда. Так как документы складываются из одних и тех же составных частей, изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами. Это первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрация документов, контроль исполнения документов.

Отдельно выделяют организацию работы с обращениями населения. Она имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом - «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Муниципальные органы власти являются муниципальным образованием. Они имеют свою систему распределения должностей и полномочий, а также регулируют свою деятельность рядом документов (Конституция РФ, федеральные законы, уставы). Делопроизводство играет важную роль в организациях. Оно регулируется нормативно-методической базой, имеет свои функции, а так же этапы проведения работ. Муниципальные органы власти, как и любая организация, осуществляют документационное обеспечение управления.

4. Организация делопроизводства в органах местного самоуправления

Документы органов местного самоуправления должны быть составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Организационно-распорядительные документы- документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Вся документация делится на три основные группы документов:

1. организационные документы;

2. распорядительные документы;

3. информационно- справочные документы.

Исходя из специфики работы с документами, можно выделить следующие группы документов:

1. документы по личному составу;

2. документы по обращениям граждан.

Организационная документация органов местного самоуправления представляет собой уставы, правила и инструкции, определяющие статус организации, его структурных подразделений и порядок их работы. К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в органах местного самоуправления относятся постановления, решения, распоряжения. Процедура составления, согласования и оформления распорядительного документа описывается в инструкции по делопроизводству. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

Делопроизводство по обращениям граждан в органах местного самоуправления ведется отдельно от обработки других видов документов.

Технология работы с обращениями граждан требует организации:

· приема граждан;

· приема и первичной обработки письменных обращений;

· регистрации обращений;

· направления обращений на рассмотрение;

· уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

· уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

· контроля за исполнением документов;

· информационно-справочной работы по обращениям;

· извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

· группировки в дела и текущего хранения обращений;

· анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в органы муниципальной власти может быть подано в письменной форме лично, по почте, с помощью факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами подшиваются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.

Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению, движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.

Одним из этапов в организации документооборота является прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. При приеме и регистрации корреспонденции, проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений. Пакеты с надписью «лично» передаются адресатам.

Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем.

Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей.

Документооборотом является движение документов в организации с момента их поступления или издания до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с правилами и нормами делопроизводства. Но движение документов в органах местного самоуправления все-таки имеет свои особенности, которые описаны в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых норм. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению, контролю исполнения, хранению. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.

Органы местного самоуправления обязаны по действующему законодательству регулярно представлять в архивные органы описи дел, отобранные на постоянное хранение и в установленные сроки передавать эти дела в государственные или муниципальные архивы.

Государственные и муниципальные архивы - это хранилища тех документов, по которым пишется история, все они хранятся постоянно как память истории. Особую ценность представляет документация по личному составу, необходимая прежде всего, для обеспечения социальной защиты граждан и удовлетворения их социально- правовых запросов. Эта документация имеет долговременные сроки хранения в архиве организации (в основном 75 лет).

Таким образом можно сделать следующие выводы. В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно- методической базой. Организация работы с документами проходит в несколько этапов. Каждый этап имеет свои особенности. Все эти правила также распространяются и на организацию делопроизводства в органах местного самоуправления.

Заключение

Делопроизводство- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Все операции с документами регулируются нормативно- методической базой делопроизводства. В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами: прием и первичная обработка документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; работа с обращениями населения; справочно- информационное обслуживание граждан. Делопроизводство играет очень важную роль в деятельности организаций.

В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно- методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения служебных документов; работа с обращениями граждан; составление номенклатуры дел; порядок хранения документов и передачи дел в архив.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Под документированием понимается запись, фиксация информации, на различных носителях по установленным правилам. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты).

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева.- М.: КРОНУС,2006.-248 с.

2. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова.- М.: ИМПЭ, 2003.- 96 с.

3. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М., 2004. – 234 с.

4. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций).- М.: Приориздат, 2006. – 173 с.

5. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление / В.Е. Чиркин. – М.: Юристъ, 2004. – 320 с.

Дата добавления: 2015-09-30