How to write a White Paper: A White Paper on White Papers By Michael A. Stelzner So you've decided you need a white paper. What exactly should the objectives be? Will the paper be

How to write a White Paper: A White Paper on White Papers By Michael A. Stelzner So you've decided you need a white paper. What exactly should the objectives be? Will the paper be well-received? How long should it be? Who will write it? These and many other questions are common concerns that should be addressed from the start. The good news is you are not alone! Since its first edition, more than 20,000 people have read this paper. It is my hope that it leads you in the right direction. This paper's objective is to guide you in the process of developing effective white papers and persuasive business documents. What Is a White Paper? The term white paper is an offshoot of the term white book, which is an official publication of a national government. A famous white paper example is the Winston Churchill White Paper of 1922, which addressed political conflict in Palestine. A white paper typically argues a specific position or solution to a problem. Although white papers take their roots in governmental policy, they have become a common tool used to introduce technology innovations and products. A typical search engine query on "white paper" will return millions of results, with many focused on technology-related issues. White papers are powerful marketing tools used to help key decision-makers and influencers justify implementing solutions. For some examples of white papers used in the technology marketplace, see http://www.stelzner.com/copy-whitepapers.html Know Your Audience Perhaps the biggest mistake white paper writers make involves not properly understanding the disposition of their readers. Instant affinity is key. A white paper must quickly identify problems or concerns faced by its readers and lead them down the path to a solution provided by your product or service. Different types of readers look at the same problems from different perspectives. For example, an engineer might care about technical nuances, whereas a CIO is more interested in business benefits. In the case of high-level executives or managers, their busy lifestyle means they have extremely short attention spans, an important consideration when writing to this type of audience. If you do not grab the reader’s attention in the first paragraph, you will never achieve your objectives. Decide on an Approach There are really only two ways to write white papers: (1) by focusing on your self-interests or (2) by Concentrating on the interests of your readers. The self-Interest or “chest-beating” approach focuses Exclusively on a product, service or solution by Expounding on its benefits, features and implications. While effective in some circumstances, this approach is Best left for something other than a white paper, such as a data sheet or product brief. The self-serving approach is often focused on the mistaken belief that people like to read boring details about why your product is the best thing since the invention of the Internet. This method is an ineffective approach to writing that turns most readers off immediately. If you want your customers to actually read the paper, you should try to gain affinity with them right away. It should be noted that it is perfectly appropriate to touch on product features and benefits if they are carefully crafted into the white paper. The alternative approach, and the one I strongly recommend, is to focus on the needs of your readers. This can be effectively accomplished by leading with the problems your solution overcomes, rather than the actual solution itself. To many people, this seems counterintuitive, but it really is just the opposite. By focusing on the pain points experienced by the reader and talking about the problems caused by those pains, you are establishing credibility with the reader and simultaneously filtering out unqualified customers. Consider the two examples in the sidebars. Example A does mention the problem, but it is tainted by self-serving mentions of the company and the product. Contrast that with Example B, which focuses exclusively on the problem and hints at the solution in a broad sense. Readers will feel more inclined to read Example B because it seems more educational to them. They have the chance to learn about a new technology that could solve their problem. With Example A, they learn more about the company and the product and less about the solution. Readers of Example A may never get to the point where they understand what the solution is. By describing problems, you are really developing an important affinity with the reader. You can take it a step further by looking at issues such as historical precedence, describing new classes of solutions that address the problems and even identifying what to look for in a solution, while never once mentioning your product name or company (at least not yet). This altruistic approach will score major points with the reader and greatly increase the likelihood he or she will actually read the entire paper. Add Substance A white paper must contain informative and persuasive information. The goal of a white paper is to lead the reader toward the conclusion that your product or service will best meet his or her needs. To accomplish this, you must substantially make your case. Here are a few areas that may help you add beef to your paper: · Provide a historical overview: A historical overview can be a powerful addition to your white paper. In the world of technology, it's useful to discuss what has led to the modern-day dilemma solved by your solution. Take, for example, a paper I produced for one of my clients on the topic of multimodality. Briefly, this new technology allows mobile callers to talk on their cell phones and simultaneously interact with the onscreen display. A big section of the paper focused on how consumers have moved from touchtone dialing to text messaging to mobile applications and ultimately to converging next-generation solutions. The objective was to show how the needs of users have evolved and to set the stage for this client's new technology. · Introduce a new class of products: You may need to write about something that has never been addressed in the unique way you need to address it. In these circumstances, it may make sense to introduce your solution as part of a new class of products. This can be very powerful because you have an opportunity not only to name the class, but to define its key characteristics. For example, one of my clients developed automated software that responds to e-mails using artificial intelligence, offloading support staff. I coined the term "virtual support teams" and it stuck in the industry. When you create a new class of products, you can refer to the benefits of the class and even address specific minimum requirements for a product to be part of the class. All of this can be done without yet mentioning your specific solution. · Offer the "what to look for" pitch: An overview of the important characteristics that solve the problem you have been discussing is an effective solution for adding substance to a white paper. This section of your paper can be "the buyer's guide“ that helps your readers set up a standard by which all of your competitors will be judged. This is a great opportunity for you to toot your own horn and get away with it. For example, you might state that it is important to work with a company that has an established client base and a global support team. You could explain the benefits and ultimately knock your smaller competitors out of the equation for the reader. This should all be done at a high level without getting into the specifics regarding your company or product. · Provide examples: It is always useful to explain situations where your solution would be particularly effective. You can be as specific or as generic as you like. Sometimes it is useful to talk about specific industries where the solution works well. Other times it makes sense to talk about specific customers who have found success with the product. These examples can and should be directly related to your organization's solution. When to Mention Your Product One of the most important things to master is the skill of transitioning from a general to a very specific discussion of your solution without appearing too self-serving. After you have established a high-level business case for your product or service, it is a good time to discuss the solution offered by your company. Use the following test to determine the right place to mention your solution: Have I clearly addressed the problems and reasons my solution can overcome them? Would you personally be convinced if someone handed the paper to you? Adding Credibility to Your White Paper There are some circumstances where you will need to boost your credibility to the reader to persuade him or her that the claims you are making are true. Here are a few things you can do to achieve this goal. First, you should write objectively. It is important to speak clearly and not appear too biased. If you are making claims that are clearly out in left field, your reader will question your validity. Second, you should quote reputable third party sources when making claims that involve numbers of any kind. For example, if you claim that corporate workers spend 2 hours a day on average performing personal tasks on their computers, which costs corporations billions of dollars in lost revenues, you had better present some hard evidence to back it up. Even though it may be true, in the absence of a good source you would be better off saying corporations are losing excessive amounts of workforce labor time to personal Internet usage. The Little Details It's always the small stuff that seems to make or break a white paper. For example, a well-written paper that is poorly formatted may never be read. Here are a few tips: · Keep it short: Try to keep your white paper to less than 11 pages. If you cannot do that, then consider splitting your topic into multiple papers. · Use images, charts and illustrations: Be careful here, because I am not talking about clip art. It is often useful to make a nice chart or custom graphic illustration that reinforces your points. If you do not have this skill, consider hiring an illustrator. In addition, it‘s okay to use stock photos to help set the tone for your piece. · Break content into small digestible chunks: Try to keep each major thought to no more than a few paragraphs before breaking it down further into sub-thoughts. It is helpful to use bullets and many creative subheads. Remember your audience and their unique attention span. · Add sidebars and callouts: Think of those great textbooks you read in school. They were the ones that had little summary sentences next to major sections so you knew if you should read it. Sidebars and callouts are very effective tools to help your reader get through the entire white paper. · Come back to your paper later: I have found it is useful to review the paper after a good 12- to 24-hour break. As a painter is blind to missed spots on a wall, it is easy to overlook glaring mistakes that would be obvious after a good rest. · Have an editor review your work: Having an objective set of eyes look over your document is critical. You don't want a grammatical oversight to ruin your reputation with your reader. In addition to syntax and grammar evaluation, an editor can suggest slight changes that make your words more powerful. Who Should Write the Paper? This is a biggie. You may think the best person to write a white paper is the engineer who developed the product or the product-marketing guy who is managing the entire team. This could not be further from the truth. Asking someone who is immersed in the daily details of a product to step back and write about it is like asking a student to write a paper about his first year in college. Sure, he or she might be initially interested in writing the paper, but it will most likely fail for a couple of very important reasons. First, a good manager or engineer is not necessarily a good writer. You need someone who can clearly formulate your white paper to your target audience. Sometimes that person might be a salesperson, because he or she sells these types of details daily to your clients. However, asking a salesperson to write a paper is like asking a fireman to clean out sewers. He or she will generally say "That‘s your job." Second, assess the cost of labor to have an engineer or product manager write a paper. It may be cost-prohibitive to ask a high-cost employee to take the up-to 80 hours needed to produce a paper. Finally, look at your timeline. How quickly do you need it produced? If it ends up sitting on a desk somewhere, you could be in trouble. Sometimes it is important and appropriate to bring in an outside writer. A good contract writer should be able to conduct a few hours' worth of interviews and come back with a well-written draft in a matter of weeks. The benefits here can be very significant. You get the paper done quickly, you free up your expensive in-house labor and you get a very high-quality paper. Add to this the knowledge the writer brings to the table, which allows him or her to eliminate the learning curve on how to write a white paper. What to Look for in a Writer Finding the right person to write a white paper is not a simple task. Here are a few things to look for: · Writing skills: Is this person generally good at writing? Has he or she done a significant amount of it? Will he or she be open to suggestions and changes? · Interviewing skills: Can this person efficiently extract the key nuggets of information from content experts; information necessary to write an effective paper? A white paper writer is similar to a journalist, asking the important questions that reveal the key points of a paper. · Experience with white papers: Now that you have found a writer, can he or she do white papers? It takes a specialized breed to truly understand the unique idiosyncrasies that make white paper great. Be sure to ask for white paper samples. · Technical competency: Can the writer bridge the gap between what engineers are saying and the language spoken by the reader? This requires a general technical competency and a good understanding of the target audience. · Organized and motivated: Pigeonholing thoughts into clearly organized categories is essential for a white paper writer. Good organization should be driven by a motivation to do the work and see it through to completion. A Few Words on Outsourcing Freelance writers range from technical writers who focus on producing manuals to advertising copywriters who specialize in short communications. Somewhere in the middle lives a rare species - the white paper writer. Many claim to have perfected the skill of white paper writing but few truly specialize in producing white papers. When you seek a white paper writer, be sure to ask a few key questions: · Who are your writing clients? This question alone will not reveal the quality of a writer, but may provide insight if the clients are respected. · How long have you been writing white papers? Ask the writer to back up his or her claims with examples and people you can call to verify the work. · Are you the one who does the writing? Man white paper outfits subcontract or delegate to junior writers. · What is your methodology? You may be surprised that many writers have no methodology; they simply write whatever you ask them to produce. · Do you have an editor? This is important. A good writer should always have a second set of eyes to evaluate his or her work before sending you the first draft. Where to Go From Here This paper merely touches the surface of the art of white paper writing. If you need help completing your white paper, need one updated or want someone to produce multiple papers with a common flavor, consider Stelzner Consulting. We offer the following services to help you: · White Paper Community: Stelzner Consulting’s WhitePaperSource"" Forum is the Internet's first and only online community dedicated to the writing and marketing of white papers. In the forum you can post questions and seek advice from others. Join the forum at http://www.whitepapersource.com · White Paper Newsletter: Stelzner Consulting’s WhitePaperSource Newsletter is a free electronic publication with more than 10,000 subscribers. The newsletter contains important white paper related news and information for businesses and individuals that produce or use white papers to market products and services. Content includes how to tips on marketing white papers, writing advice and important industry news. To subscribe, visit http://www.stelzner.com/newsletter/ · Full white paper production: We handle everything from drafting the outline to interviewing content experts, creating the graphics and writing a powerful white paper that meets your specific needs. For samples, please visit http://www.stelzner.com/copy-whltepapers.html · Third-party peer review: We will provide you an objective overview of your paper with specific suggestions on how to improve it for $500 per pages. This is an inexpensive way to get an expert opinion on your paper before it is released. · Editorial review: If you need that extra set of eyes to review your work and provide feedback, we are more than happy to help. Prices depend on the number of pages we need to review and the level of service you need. · Custom illustrations: Do you need to create a chart or fancy graphic to add a little life to your white paper? Our expert illustrators can help. Just send us a sketch and we’ll get you a price. · How to reach us: If you want to contact Mike Stelzner directly, I can be reached at 858-748-780 x201 or via e-mail at [e-mail]. The Last Word Thank you for your interest in this free paper. We welcome your comments, feedback and suggestions. Please consider sending us a note about how this paper has helped you. Copyright 2005, Michael A. Stelzner and Stelzner Consulting. Sidebars 1. About the author: Michael A. Stelzner is the Editor of the WhitePaperSource Newsletter, the leading source for white paper marketing information with more than 10000 subscribers. Michael also is the founder of WhitePaperSource, the first online forum for white paper discussions. Michael has written nearly 100 papers for high-technology corporations such as HP, SAP, Cardinal Health, Motorola, Quantum, Comverse, Compaq and Seagate. 2. A white paper usually argues a specific position or solution to a business problem 3. An effective white paper quickly gains affinity with its readers 4. The self-serving approach to while papers focuses exclusively on a product or solution 5. The customer-focused approach to white papers concentrates on the problems the customer is experiencing and broadly addresses solutions 6. EXAMPLE A: 6.1. Title: Groundbreaking TechWidget by XYZ Company Solves Time Management Dilemma! 6.2. Opening Sentence: XYZ Company has done it again; another great TechWidget invention can help you overcome time management challenges. 7. EXAMPLE B: 7.1. Title: Solving the Time Management Dilemma with Technology 7.2. Opening Sentence: If you find it difficult to manage your time effectively, a new class of technology products may be the solution you are looking for. 8. It is appropriate to mention your solution after you establish a high-level business case or need 9. To add credibility, write objectively and reference known third-party sources 10. Engineers and marketing managers are not the best people to write white papers 11. A freelance writer should be able to complete a white paper in a few weeks with minimal staff interruption

Как написать Белую книгу: Белая книга о Белой книге (google-переводчик) Майкл А. Стелзнер Итак, вы решили, что вам нужна белая книга. Как именно следует формулировать задачи? Будет ли книга хорошо принята? Какой длины она должна быть? Кто будет ее писать? Эти и многие другие вопросы общих проблем должны быть решены в самом начале. Хорошей новостью является то, что вы не одиноки! С момента своего первого издания, более 20 000 людей читали эту книгу. Я надеюсь, что она будет вести вас в правильном направлении. Цель данной книги состоит в том, чтобы направлять вас в процессе разработки белых книг и убедительных бизнес-документов. Что такое Белая книга? Термин «Белая книга (бумага)» является ответвлением термина «белая книга», которая является официальным изданием национального правительства. Знаменитой белой книгой является, например, книга Уинстона Черчилля «Белая книга» 1922 года, в которой рассматривается политический конфликт в Палестине. Белая книга обычно описывает конкретную позицию или решение проблемы. Хотя белые книги берут свои корни в государственной политике, они стали обычным инструментом, используемым при внедрении технологий инноваций и новых продуктов. Обычный запрос в системе поиска по «Белой книги» выдаст миллионы результатов, со множеством вопросов, сфокусированных на технологиях. Белые книги являются мощным инструментом маркетинга, используемые ключевыми руководителями, для обоснования реализуемых решений. Некоторые примеры официальных документов, используемые в технологиях рынка, смотрите http://www.stelzner.com/copy-whitepapers.html Знайте свою аудиторию Возможно, самой большой ошибкой авторов белой книги является неправильное понимание аудитории читателей. Моментальное понимание содержания является ключевым фактором. Белая книга должна быстро идентифицировать проблемы или проблемы, с которыми сталкиваются ее читатели и вести их к решению, предоставляемыми вашим продуктом или услугой. Различные типы читателям могут смотреть на одинаковые проблемы с разных точек зрения. Например, инженера может волновать вопрос о технических нюансах, в то время как ИТ-директора больше интересуют бизнес-преимущества. Что касается высокого уровня руководителей или топ-менеджеров, их напряженный образ жизни означает, что они имеют очень короткую продолжительность концентрации внимания, а это в свою очередь является важным фактором при написании документа для данного типа аудитории. Если вы не захватите внимание читателя в первом абзаце, вы никогда не добьетесь своей цели. Решайте на подходе Есть только два способа написания официальных документов: (1) фокусировка внимания на ваших собственных интересах, или (2) концентрация внимания на интересах ваших читателей. Личный интерес или подход "бить себя кулаком в грудь" сосредотачивается исключительно на продукте, услуге или размывает преимущества, особенности и последствия. Хотя эффективнее в некоторых случаях такой подход оставить на нечто иное, чем белую книгу, например написание паспорте. Корыстный подход часто опирается на ошибочное мнение, что люди любят читать скучные подробности о том, почему ваш продукт лучше, чем изобретение интернета. Этот метод является неэффективным подходом к написанию, которое немедленно отвращает большинство читателей. Если вы хотите, чтобы ваши клиенты на самом деле читали книгу, вы сразу же должны понять их потребность. Следует отметить, что это вполне уместно коснется особенностей и преимуществ продукта, если они тщательно описаны в белой книге. Альтернативный подход, который я настоятельно рекомендую, заключается в концентрации внимания на потребностях ваших читателей. Он может быть эффективно связан с решением преодоления ключевых проблем, но не показывать само решение. Для многих людей это покажется нелогичным, но на самом деле это как раз наоборот. Сосредоточив внимание на болевых точках, испытываемых читателями и рассказав о проблемах, вы создаете доверие читателя и одновременно отфильтровываете неквалифицированных клиентов. Рассмотрим два примера в боковых панелях. Пример А содержит упоминание о проблеме, но оно испорчено корыстными упоминанием о компании и продукта. Сравните это с примером В, который сосредоточен исключительно на проблеме и намекает на решение. Читатели будут чувствовать себя более склонны читать Пример B потому что кажется, что обучают их. Они имеют возможность узнать о новой технологии, которая могла бы решить их проблемы. С примером А, они узнают больше о компании и продукте, и меньше о решении. Читатели примера А, никогда не дойдут до момента, где они понимают, что решение проблемы есть. Описывая проблемы, вы действительно развиваете важные отношения с читателем. Вы можете сделать еще шаг дальше, рассматривая такие вопросы, как исторический прецедент, описывая новые классы решений, решения проблем и даже определения того, что нужно искать в решении, но ни разу не упомянуть имя продукта или компании (по крайней мере не сейчас). Это альтруистический подход покажет основные моменты читателю и значительно увеличит вероятность того, что он или она действительно прочитают полный текст статьи. Добавить содержание Белая книга должна содержать информативную и убедительную информацию. Цель белой книги привести читателя к выводу, что ваш продукт или услуга будет наилучшим образом отвечать его потребностям. Чтобы достичь этого, вы должны отлично сделать свое дело. Вот несколько примеров, которые помогут вам добавить информации в вашу книгу: · Исторический обзор: исторический обзор может стать мощным дополнением к вашей белой книге. В мире технологий, это полезно, чтобы обсудить, что привело к современной дилемме, как решить вашу проблему. Возьмем, к примеру, книгу, которую я делал для одного из моих клиентов на тему мультимодальности. Короче говоря, эта новая технология позволяет абонентам говорить по своим мобильным телефонам и одновременно взаимодействовать с экранном. Большая часть статьи посвящена тому, как потребители перешли от тонального набора к текстовым сообщениям, затем к мобильным приложениям, и в конечном итоге сошлись к решениям нового поколения. Целью было показать, как потребности пользователей постоянно развиваются и модернизируются, чтобы подготовить почву для новой технологии этого клиента. · Ввод нового класса продуктов: Вам может понадобиться написать о чем-то, чего никогда не было написано. В этом случае, возможно, имеет смысл ввести ваше решение как часть нового класса продуктов. Это может иметь очень мощный результат, потому что у вас есть возможность ввести не только имя класса, но определить и его ключевые характеристики. Например, один из моих клиентов разработал автоматизированное программное обеспечение, которое реагирует на электронную почту при помощи искусственного интеллекта, разгружая вспомогательный персонал. Я придумал термин «виртуальная служба поддержки», и он прижился в отрасли. Когда вы создаете новый класс продуктов, вы можете обратиться к преимуществам класса и даже решениям конкретных минимальных требований для продукта, чтобы быть частью класса. Все это может быть сделано без упоминания ваших конкретных предложений. · Предложение "что искать": Обзор самых важных характеристик, которые решают проблему, вы добавляете как эффективное решение в белую книгу. Этот раздел вашей работы может быть "Руководством для покупателей", которое помогает вашим читателям создать стандарт, по которому будут судить всех ваших конкурентов. Это для вас отличная возможность протрубить из собственного рога, и вам все сойдет с рук. Например, вы можете заявить, что важно работать с компанией, которая имеет базу клиентов и в которой создана глобальная группа поддержки. Вы могли бы объяснить для читателя свои преимущества и в конечном итоге вынести ваших мелких конкурентов за скобки. Все это должно быть сделано на высоком уровне, не вдаваясь в специфику относительно вашей компании или продукта. · Приведите примеры: Всегда полезно объяснить ситуации, когда ваше решение будет особенно эффективным. Вы можете быть как конкретным, так и выражаться общими словами, как вам нравится. Иногда полезно говорить о конкретных отраслях, где решение работает хорошо. В других случаях это имеет смысл говорить о конкретных клиентах, которым понравился продукт. Эти примеры могут и должны быть непосредственно связаны с решениями вашей организации. Когда говорят о вашем продукте Одна из самых важных вещей, чтобы мастерство умения предоставить переход от общего к очень конкретному обсуждению вашего решения, не представлялся слишком корыстным. После представления лучших аргументов в пользу вашего продукта или услуги, самое время, обсудить решения, предлагаемые вашей компанией. Используйте следующий тест, чтобы определить правильное место, чтобы сделать свое предложение: Четко ли я решил проблемы и можно ли опровергнуть аргументы моего решения? Вы бы лично были убеждены, если бы кто-то передал книгу вам? Добавьте доверия к вашей Белой книге Иногда возникают обстоятельства, когда вам нужно увеличить доверие читателя к вам, чтобы убедить его или ее, что требования и выводы вы делаете правильными. Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы достичь этой цели. Во-первых, вы должны писать объективно. Важно говорить четко и не выглядеть слишком предвзято. Если вы делаете утверждения, что представлено в левом поле, ваш читатель поставит под сомнение ваши действия. Во-вторых, вы должны цитировать авторитетные сторонние источники при принятии требований, которые связаны с цифрами любого рода. Например, если вы утверждаете, что корпоративные работники тратят 2 часа в день в среднем на выполнение личных задач на своем компьютере, который стоит корпораций миллиарды долларов в виде недополученных доходов, вам лучше представить некоторые веские доказательства, чтобы поддержать это. Хотя это может быть правдой, в отсутствии хорошего источника Вы были бы более правильным говоря корпорации, что они теряют чрезмерное количество рабочей силы и рабочего времени во время использования Интернета в личных целях. Небольшие детали Это всегда небольшие вещи, которые позволяют сделать перерыв в белой книге. Например, хорошо написанный документ, который плохо отформатирован, никогда не может быть дочитан до конца. Вот несколько советов: · Будьте кратки: Старайтесь, чтобы ваша белая книга была написана менее чем на 11 страницах. Если вы не можете сделать это, то рассмотрите возможность разделения вашей темы на несколько документов. · Используйте изображения, диаграммы и иллюстрации: Будьте осторожны, потому что я не говорю о клип-артах. Часто бывает полезно сделать хороший график или пользовательские графические иллюстрации, который увеличивает ваш личный рейтинг. Если у вас нет этого умения, рассмотрите вопрос о найме иллюстратора. Кроме того, это нормально использовать стоковые фото, чтобы помочь задать тон для Вашей части работы. · Перерывы в содержании на небольшие усваиваемые части: Старайтесь, чтобы каждая основная мысль была разделена не более чем на несколько пунктов, прежде чем разбивать ее дальше в суб- мысли. Полезно использовать маркеры и многие творческие подзаголовки. Помните о вашей аудитории и их уникальной концентрации внимания. · Добавить боковые панели и выноски: Подумайте о лучших учебниках, которые вы читали в школе. Они были теми, которые имели мало предложений, у которых было резюме рядом с основным разделом, чтобы вы знали, что вы должны прочитать его. Боковые панели и выноски - очень эффективные инструменты, которые помогут вашему читателю пройти через всю белую книгу. · Вернитесь к вашей книге позже: я нашел полезным рассматривать документ после хорошего 12-24-часового перерыва. Как художник слеп к пропущенным пятнам на стене, легко не заметить вопиющие ошибки, которые были бы очевидны после хорошего отдыха. · Иметь обзор рецензий вашей работы: наличие объективного критика, просматривающего ваш документ, имеет решающее значение. Вы же не хотите грамматического надзора, чтобы разрушить вашу репутацию у вашего читателя. В дополнение к синтаксису и грамматике оценки, редактор может предложить небольшие изменения, которые делают ваши слова более сильными. Кто должен написать книгу? Это важная персона. Вы можете думать, что лучшим человеком для написания белой книги является инженер, который разработал продукт или тот парень, продукт-менеджер, который управляет всей командой. Это не может быть далеким от истины. Просить кого-то, кто погружается в детали продукта каждый день, значит сделать шаг назад и написать об этом, как просят студента написать бумагу о его первом годе обучения в колледже. Конечно, он или она может быть изначально заинтересован в написании бумаге, но это, скорее всего, потерпит неудачу из-за нескольких очень важных причин. Во-первых, хороший менеджер или инженер не обязательно является хорошим писателем. Вам нужен кто-то, кто может четко формулировать вашу белую книгу для вашей целевой аудитории. Иногда, этот человек может быть продавцом, потому что он или она продает эти детали ежедневно для ваших клиентов. Но, просить продавца написать статью, все равно, что просить пожарного очистить канализацию. Он или она обычно говорят "Это ваша работа". Во-вторых, оцените стоимость затрат на написание книги инженера или менеджера по продукции. Это может быть непомерно высокой стоимостью служащего, который затратит более 80 часов, необходимых для производства книги. Наконец, посмотрите на ваш график. Как быстро вам это нужно сделать? Если он заканчивается, сидя где-то на столе, вы можете быть в беде. Иногда важно и уместно привлечь другого писателя. Хороший писатель по контракту должен иметь возможность проводить многочасовые интервью и возвращаться в течение нескольких недель с хорошо написанным проектом. Преимущества здесь могут быть весьма значительными. Вы получаете быстро сделанную книгу, вы освобождаете ваше дорогое рабочее время и вы получите очень высококачественную книгу. Добавить к этому знания писателя, которые позволяют ему или ей сэкономить время на обучении написанию белой книги. На что писателю обратить внимание Поиск подходящего человека, чтобы написать белую книгу не простая задача. Вот несколько моментов, чтобы найти писателя: • Навыки письма: Умеет ли писатель в целом хорошо писать? Написали ли он или она значительное количество текстов? Будет ли он или она открыта для предложений и изменений? • Навыки интервьюирования: Может ли этот человек эффективно извлекать ключевые крупицы информации из содержания экспертов; информацию, необходимую для эффективной подготовки книги? Писатель Белой книги похож на журналиста, задавая вопросы, с помощью которые важно выявить ключевые моменты. • Опыт работы с официальными документами: Теперь, когда вы нашли писателя, сможет ли он или она делать официальные документы? Он применяет специализированные методы, чтобы по-настоящему понимать уникальные особенности, которые составляют большую белую книгу. Не забудьте спросить примеры написанных белых книг. • Техническая компетентность: Может ли писатель преодолеть языковой барьер между тем, что говорят инженеры, и языком, на котором говорит читатель? Это требует общей технической компетентности и хорошего понимания целевой аудитории. • Организованный и мотивированный: структурирование изложение мысли в рамках четко организованных категорий имеет важное значение для подготовки белой книги. Хорошая организация должна определяться мотивацией, чтобы сделать до конца работу. Несколько слов об аутсорсинге Внештатные писатели бывают разными: от технических писателей, которые сосредоточены на создании руководств для рекламных текстов, до авторов, которые специализируются на коротких сообщениях. Где-то в середине живет редкий вид – писатели белых книг. Многие писатели утверждают, что они оттачивали свое мастерство написанием белых книг, но не каждые действительно специализируются на их подготовке. Когда вы ищете писателя белой книги, не забудьте задать ему несколько ключевых вопросов: • Кто ваши клиенты? Этот вопрос сам по себе не покажет качество писателя, но может дать представление, какие клиенты его уважают. • Как долго вы пишите официальные документы? Попросите писателя предоставить примеры и контакты людей, которые могут подтвердить качество его работы. • Вы тот, кто пишет книгу? Человек представляется писателем белых книг, но передает работы на субподряд или делегирует на младших писателей. • Какова Ваша методология? Вы можете быть удивлены, что многие авторы не имеют методологию, они просто пишут все, что вы попросите их указать. • У вас есть редактор? Это очень важно. Хороший писатель всегда должен иметь вторую пару глаз для оценки его работы, прежде чем отправлять вам первый проект. Что делать дальше? Эта статья лишь касается поверхности искусства написания белых книг. Если вам нужна помощь в заполнении вашей белой книги, нужно сделать одно обновление или попросить кого-то сделать несколько документов с похожей тематикой, считают Stelzner Consulting. Мы предлагаем следующие услуги, чтобы помочь вам: • Сообщество авторов Белых книг: WhitePaperSource Stelzner Consulting, Форум является первым и единственным интернет-сообществом, посвященным подготовке и продаже белых книг. На форуме вы можете задать вопросы и проконсультироваться с другими участниками. Присоединиться к форуму можно здесь: http://www.whitepapersource.com • Новости Белых книг: WhitePaperSource новости Stelzner Consulting является бесплатным электронным изданием с более чем 10 000 подписчиками. Информационный бюллетень содержит важные новости белых книг и информацию для юридических и физических лиц, которые производят или используют белые книги на рынке продуктов и услуг. Содержание включает в себя как советы по маркетингу белых книг, советы авторам и важные новости отрасли. Чтобы подписаться, посетите http://www.stelzner.com/newsletter/ • Производство больших белых книг: Мы занимаемся всем, от разработки основы для содержания интервью экспертов до создания графиков и написания мощных белых книг, который отвечает вашим потребностям. Для получения образцов, пожалуйста, посетите http://www.stelzner.com/copy-whltepapers.html • Сторонние рецензенты: Мы предоставим Вам объективный обзор вашей книги с конкретными предложениями о том, как улучшить ее за $ 500 страницу. Это недорогой способ получить экспертное заключение на бумаге до его выпуска. • Экспертная оценка: Если вам нужно дополнительная пара глаз для рассмотрения вашей работы и получения обратной связи, мы будем более чем рады помочь. Цены зависят от количества страниц, которые нам необходимо просмотреть и уровня обслуживания, который вам нужен. • Пользовательские иллюстрации: Вам нужно создать диаграмму или добавить немного жизни вашей белой книге? Наши иллюстраторы могут помочь. Просто отправьте нам эскиз и мы скажем вам цену. • Как добраться до нас: Если вы хотите связаться с Майком Stelzner непосредственно, я могу быть доступным по тел. [phone] x201 или по электронной почте по адресу [e-mail] Заключительное слово Спасибо за ваш интерес к этой свободной книге. Мы приветствуем ваши комментарии, отзывы и предложения. Пожалуйста, рассмотреть вопрос о направлении нам письма о том, как эта статья помогла вам. Copyright 2005, Майкл А. Stelzner и Stelzner Consulting. Боковые панели 1. Об авторе: Михаил Stelzner является редактором бюллетеня WhitePaperSource, ведущим ресурса по написанию белых книг с более чем 10 000 подписчиков. Майкл также является основателем WhitePaperSource, первого интернет-форума для обсуждения белых книг. Майкл написал около 100 книг для высокотехнологичных корпораций, таких как HP, SAP, Cardinal Health, Motorola, Quantum, Comverse, Compaq и Seagate. 2. Белая книга, как правило, выделяет конкретное решение или позицию в бизнес-проблемах. 3. Эффективная белая книга быстро вовлекает своих читателей 4. Корыстный подход к книгам, сосредоточенным исключительно на продукт или решение 5. Клиенториентированный подход белых книг концентрирует внимание на проблемах клиента и широком спектре решений 6. Пример А: 6.1. Название: Инновационный виджет компании XYZ решает дилемму Тайм-менеджмента! 6.2. Первое предложение: Компания XYZ сделала это снова, новое великое изобретение виджета поможет вам преодолеть проблемы управления временем. 7. Пример B: 7.1. Название: Разрешить дилемму Тайм-менеджмента, используя технологии 7.2. Первое предложение: Если вам трудно эффективно управлять своим временем, новый класс технологических продуктов может быть решением, которое вы ищете. 8. Здесь уместно отметить ваше решение после определения случайности или необходимости для бизнеса 9. Чтобы повысить доверие нужно писать объективно и иметь подтверждение известных источников 10. Инженеры и менеджеры по маркетингу не лучшие люди, чтобы писать белые книги 11. Внештатный автор, должно быть в состоянии завершить белую книгу в течение нескольких недель при минимальном вмешательстве персонала

Дата добавления: 2015-09-29