Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

1. Понятие и классификация учетных регистров.

2. Виды записей в учетных регистрах.

3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

4. Характеристика форм бухгалтерского учета.

Понятие и классификация учетных регистров

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Республики Беларусь.

Учетные регистры классифицируются:

1) По внешнему виду:

Рис.1 – Классификация учетных регистров по внешнему виду

Книги – кассовая книга, сальдовая книга, главная книга. Достоинства - сложность замены листов, изменения записей. Недостатки – записи и обработку информации может вести только один человек. В течение года затруднен поиск информации для заполнения.

Карточки – помещаются в картотеку. Существуют 2 формы карточек:

контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.

карточки количественно-суммового учета или суммового учета – для учета товарно-материальных ценностей.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Записи могут вести несколько человек. В отличие от книг, записи могут вестись машинным способом. Недостаток – карточки можно подменить или изъять.

Свободные листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (ведомости, журналы ордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой.

Машинные носители информации - машинограммы. Организация обязана изготавливать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

2) По степени обобщения объектов учета

Рис.2 – Классификация учетных регистров по степени обобщения объектов учета

Синтетические – регистры, содержащие записи в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Например, Главная книга, оборотная ведомость по счетам.

Аналитические регистры содержат записи операций в разрезе аналитических счетов. Это карточки складского учета по каждому наименованию материалов, лицевые счета работников, инвентарные карточки учета основных средств.

Комбинированные регистры сочетают в себе записи в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов. В таких регистрах синтетические записи получают на основе суммирования данных аналитических счетов, что исключает дублирование записей и необходимость в проведении специальной сверки данных аналитического и синтетического учета. Например, журнал-ордер №6, 7, 8.

3) В зависимости от характера содержащихся в регистрах записей

Рис.3 - Классификация учетных регистров в зависимости от характера записей

Хронологические регистры служат для регистрации хозяйственных операций по мере их воз­никновения без записи на счетах (например, ведомость отгрузки и реализации продукции).

Систематические регистры служат для отражения объектов учета на бухгалтерских счетах по определенной системе – по принципу двойной записи. Регистрироваться могут операции по счету в разрезе его дебетовых, кредитовых оборотов и сальдо вместе или раздельно по каждой части одного или нескольких счетов. (например, главная книга, журналы-ордера, ведомости по синтетическим и аналитическим счетам)

Комби­нированные регистры сочетают в себе элементы хронологических и система­тических регистров в разрезе счетов, по принципу двойной записи. Они значительно сокращают объем записей. Например, кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету сч. 50 (приход) и кредиту этого счета (расход).

4) по форме графления

Рис.4 - Классификация учетных регистров по форме графления

В односторонних регистрах пояснительная текстовая часть располагается с одной стороны, а проводки – с другой (кассовая книга).

В двусторонних таблицах дебетовые и кредитовые записи располагаются по разным сторонам регистра (главная книга, бухгалтерский баланс).

Виды записей в учетных регистрах

К учетным записям предъявляются следующие требования:

Рис.5 – Требования к учетным регистрам

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по проводкам и содержанию отдельных простых документов составляется общая проводка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

7. Содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

· дата записей в учетный регистр;

· основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

· номера счетов синтетического аналитического учета;

· сумма операции.

Различают следующие виды записей в учетные регистры:

Рис.6 – Виды записей в учетные регистры

По числу одновременно получаемых копий:

Простая запись выполняется в одном экземпляре, а копировальная — в двух и более, когда требуется получить несколько экземпляров заполняемо­го регистра. Так, регистрация в главной книге, в журналах ордерах ведется простой записью. А каждый лист кассовой книги заполняется под копирку.

В зависимости от формы регистра:

Позиционно-линейная запись используется, когда по каждой строке ре­гистра отражается отдельная хозяйственная операция с отражением суммы как по дебету, так и по кредиту какого-либо счета. В этом случае аналитичес­кий учет совмещается с синтетическим. Примером позиционно-линейной за­писи является запись в журналах-ордерах по расчетам с поставщиками, с подотчетными лицами и т.п.

При шахматной записи группируются кредитовые обороты по счету в корреспонденции с дебетовыми. В са­мом регистре по столбцам отражают кредитуемые счета, а по строкам — дебетуемые. На пересечении столбца и строки по корреспондирующим счетам один раз указывают сумму. В итоге по столбцу накапливаются кредитовые обороты по счету, а по строке — дебетовые. При этом итог по всем столбцам должен равняться итогу по всем строкам. Большинство журналов-ордеров заполняются с использованием шахматной записи (№8, 10).

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Ошибки в системе бухгалтерского учета могут быть вызваны следующими причинами:

- указанием неверной корреспонденции счетов;

- неправильным отражением суммы на счетах;

- отсутствием записи данных какого-либо документа или отражением этого документа в учете дважды; и т.д.

Существуют следующие способы выявления ошибок:

1. Повторная сверка записей в учетных регистрах с информацией в первичных документах;

2. Сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета;

3. Сверка «на пересечение» или «на уголок»;

4. Сверка итогов по экономическому содержанию;

5. Встречная проверка;

6. Запуск контрольных программ на компьютере.

Допущенные ошибки при заполнении учетных регистров в отчетном году исправляются следующими способами:

Рис.7 – Способы исправления ошибок в учетных регистрах

1) При корректурном способе неправильные сведения в регистре зачерки­ваются, сверху над зачеркнутым пишут правильные сведения, а на поле регистра (обычно правом) напротив строки с исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление в регистр.

2) Способ дополнительных проводок используют, если проводка в учетных регистрах сделана верно, но сумма по ней занижена. Для исправления ошиб­ки на сумму занижения составляется и отражается в регистрах дополнитель­ная проводка.

3) Обратная проводка применяется в случаях, когда необходимо аннулировать неверно указанную ранее корреспонденцию счетов, или, когда корреспонденция счетов указана верно, но на сумму большую, чем следовало.

Однако, область применения обратных проводок в учете ограничена, т.к. они в отдельных случаях искажают экономический смысл операции.

Например, операция «Из основного производства передана на склад готовая продукция на сумму 53 000 руб.» ошибочно отражена в учете на сумму 55 000 руб. Д43 – К20. Если для исправления составляется обратная проводка Д20 – К43 – 2 000 руб., то ее можно сформулировать «Готовая продукция отпущена в основное производство», что не соответствует действительности.

4) Способ сторно – наиболее предпочтительный. Различают полное и частичное сторно.

Способом полного сторно исправляются отраженные в регистрах суммы, где указана неверная корреспонденция счетов. Неправильная бухгалтерская проводка при данном способе повторно отражается в регистрах, но красными чернилами. При подсчете итогов суммы, указанные красными чернилами, вычитаются. Далее в регистрах обычными чернилами отражается правиль­ная проводка.

Способ частичного сторно используют, если проводка в регистрах отра­жена правильно, но сумма по ней завышена. В этом случае на сумму завыше­ния красными чернилами делается сторнировочная проводка.

Исправления в учетные данные вносятся в месяце, когда были обнаруже­ны искажения и ошибки, независимо от того, в каком отчетном периоде эти искажения и ошибки допущены.

Характеристика форм бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Назначение – регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков по счетам, составление баланса и других форм отчетности.

Основные отличительные признаки, определяющие отдельные формы бухгалтерского учета:

1) внешний вид и строение учетных регистров;

2) количество учетных регистров;

3) сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета;

4) техника учетной регистрации.

Особенности форм бухгалтерского учета:

1. однородные хозяйственные операции, изложенные в документах, до записей их в синтетические счета подвергаются в течение определенного периода времени группировке как путем применения накопительных документов, так и путем их регистрации в накопительных и группировочных ведомостях;

2. техническое построение учетных регистров осуществляется таким образом, чтобы получать учетные показатели, необходимые для составления основных форм отчетности с наименьшими затратами времени;

3. во всех формах учета предусматривается определенная система взаимоконтроля показателей синтетического и аналитического учета, позволяющая вскрывать ошибки в учетных записях.

В настоящее время наиболее распространены следующие формы бухгалтерского учета:

Таблица 1 – Формы бухгалтерского учета

Показатели	Мемориально-ордерная форма	Журнально-ордерная форма	Упрощенная форма	Автоматизированная форма
Основной признак фор­мы	Составление мемориальных ордеров по каждой хозяйственной операции	Составление журналов-ор­деров по каждому счету за месяц по кредитовому принципу. Различают полную и сокращенную форму. Отличаются только количеством журналов-ордеров и ведомостей.	Отражение операций в книге учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения (УСН).	Автоматизированная обра­ботка всех первичных документов по разработанным программам
Применяемые регистры: синтетического учета аналитического учета	Мемориальные ордера, «Журнал-главная» книга Карточки, ведомости, кни­ги	Журналы-ордера, Главная книга Журналы-ордера, карточ­ки, ведомости, книги	Книга УСН Не ведутся. Их роль выполняют первичные документы.	Машинограммы по синте­тическим счетам Машинограммы по анали­тическим счетам
Порядок сверки данных синтетического и аналити­ческого учета	Данные оборотных ведомо­стей по аналитическим сче­там сверяются с Главной книгой	По большинству счетов синтетический и анали­тический учет совмещены в журналах-ордерах и ведомостях, по анали­тическим данным к неко­торым счетам могут сос­тавляться оборотные или сальдовые ведомости.	Сверяются данные в книге УСН с первичными документами.	Данные синтетического учета получают автомати­ческим сложением данных аналити­ческого учета
Порядок контроля пол­ноты отражения операций	Проверяется согласован­ность итогов журнала реги­страции операций с суммой дебетового или кре­дитового оборота за месяц в оборотной ведомости по синтетическим счетам	Производится сверка запи­сей в ве­домостях и журналах-орде­рах с первичными до­кументами.	Проверяется книга УСН по каждой операции.	Способы контроля преду­сматриваются программой автоматизированной обра­ботки учетной информа­ции

Дата добавления: 2015-09-30