Назначение, возможности, классификация и основные функции систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора. Форматы файлов текстовых документов. Создание, открытие и сохранение текстового

Назначение, возможности, классификация и основные функции систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора. Форматы файлов текстовых документов. Создание, открытие и сохранение текстового документа. Использование справочной системы текстового процессора

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения – текстовые редакторы.

Текстовые редакторы – это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Современный документ может содержать, кроме текста, и другие объекты (таблицы, диаграммы, рисунки и т. д.).

Текстовый редактор – это инструментальное программное средство, предназначенное для создания и редактирования текстов, не содержащих сложных структур (параграфов, глав и др.), и имеющее малое количество функций.

Простые текстовые редакторы (например, Блокнот) позволяют редактировать текст и осуществлять простейшее форматирование шрифта.

К текстовым редакторам следует отнести редакторы текстов программ (встроены в языки программирования и поддерживают их синтаксис) и собственно редакторы текстов.

Основные функции:

– Просмотр и редактирование простейших текстов (ReadMe файлы, описания и простые текстовые файлы и т.д.).

– Редактирования исходных текстов программ.

– Редактирование конфигурационных и настроечных файлов Windows.

– Работа с HTML – файлами (источниками).

Тестовый файл может использовать ряд тестовых кодировок. Каждый символ кодируется последовательностью битов. Обычно на каждый символ отводится байт, т.е. 8 битов. Кодировкапредставляет собой таблицу символов, где каждой букве алфавита (а также цифрам и специальным знакам) присвоен свой уникальный номер – код символа. Обычно даже простые текстовые редакторы могут обрабатывать наиболее распространенные кодировки символов.

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию сложных документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют иногда текстовыми процессорами.

Текстовые процессоры – это инструментальные программные средства, предназначенные для создания и редактирования текстов сложной структуры и имеющее широкое функциональное наполнение. Чаще всего различают текстовые процессоры общего и специального назначения. Отличительной особенностью текстовых процессоров является возможность обрабатывать такие регулярные структуры документа, как абзац, параграф, страница и др. В мире существует сотни текстовых процессоров, различных по своему функциональному наполнению. Чем больше функций реализует тот или иной процессор, тем он более сложен для освоения.

Примером текстовых процессоров общего назначения являются Word из пакета программ Microsoft Office, или Writer из пакета Star Office и другие.

Среди текстовых процессоров специального назначения следует отметить такие, как Unv Editor (до версии 4,0 этот процессор назывался ChiWriter) и Rt-chk, пригодных для подготовки научных текстов, содержащих математические, физические или химические формулы, допускающие возможность использования до 20-ти различных шрифтов одновременно (для одного документа). Кроме того, они позволяют готовить документы с использованием верхних и нижних индексов, готическими, греческими, латинскими и русскими буквами и специальными знаками.

Мощные программы обработки текста – настольные издательские системы – предназначены для подготовки документов к публикации. Для подготовки такой печатной продукции, как книги, журналы, рекламные буклеты, в большей степени подходят издательские системы. Чаще всего они позволяют работать в режиме WYSIWYG (What You See - что Вы видите, то и получаете). Имея менее низкие показатели при наборе текста по сравнению со многими текстовыми процессорами, они располагают уникальными возможностями по их верстке. Среди наиболее типичных следующие возможности: загрузить текстовый или графический файл; осуществить элементарную корректировку текста; выделить участки текста иным шрифтом; осуществить многоколонковый набор; воспользоваться графическими примитивами (линия, прямоугольник, круг, окружность, закрашенный прямоугольник и др.); наложить объекты друг на друга; создать стилевой файл или новый шрифт; задать полиграфические параметры каждого абзаца и многое другое. Кроме того, издательские системы ориентированы на использование лазерных принтеров или фотонаборных автоматов. Самыми распространенными являются три программы верстки – Quark XPress, Adobe InDesign и Adobe PageMaker.

Формат PDF (Portable Document Format) – кроссплатформенный формат электронных документов, созданный фирмой Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. стал стандартом для совместной работы с электронными документами, поскольку при его использовании вы можете быть абсолютно уверены, что отосланная вами страница будет воспроизведена в точно таком же виде. В программе реализованы инструментальные средства для коллективной работы над документами, обеспечения конфиденциальности и форматирования. Поэтому ее применение стало практически обязательным при передаче файлов через Интернет и выполнении определенных межплатформных работ, в том числе при публикации электронных книг. Для работы с документами, представленными в таком формате, существует множество программ, наиболее распространенными среди которых являются Adobe Acrobat Reader Foxit Reader и другие.

Для подготовки к публикации в Интернете web-страниц используют специализирован-ные приложения (например, Microsoft FrontPage или Macromedia DreamWeaver).

Система подготовки текстов Microsoft Word. Среда текстового процессора

В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки текстов является Microsoft Word, которая называется также текстовым процессором. Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям, фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров своего класса. Основное назначение процессора Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Microsoft Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.

Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавли-ваемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Microsoft Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. При запуске программы Word автоматически открывается новый пустой документ. Структура и внешний вид окна программы Word в значительной мере определяются пользователем и настройками программы. Окно программы Microsoft Word состоит из следующих основных частей:

Рис.1 Окно приложения Microsoft Word

– Строка заголовка находится в верхней части экрана и отображает пиктограмму системного меню программы, название программы и имя файла, открытого в данный момент документа

– Кнопки управления окном программы Word, расположенные в правой части Строки заголовка, позволяют определить размер и положение окна программы.

– Строка меню находится под строкой заголовка и содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши Alt. Для выбранного в строке меню элемента или команды меню в строке состояния выводится краткое пояснение. При необходимости структура строки меню может быть изменена.

– Окно документа – область, в которой вводится и/или редактируется текст документа. Каждый документ располагается в собственном окне. Число одновременно открытых окон документов не может превышать 64. Окна документов в свою очередь могут быть разбиты на панели.

– Кнопки управления окном документа, позволяющие определить размер и положение окна документа и окончить работу с документом.

– Панели инструментов, содержащие кнопки со значками, соответствующие определенным командам или макросам.

– Координатные вертикальная и горизонтальная линейки, которые появляются на экране только в режиме предварительного просмотра или разметки страницы.

– Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, предназначенные для удобства просмотра документа.

– Строка состояния, расположенная у нижней кромки окна программы Word и содержащая различную информацию о текущем состоянии документа.

Настройка окна программы MS Word. Если какие-либо компонентов отсутствуют, их можно легко вывести на экран. Настроить окно программы позволяют команды меню Сервис и Вид. Например, чтобы отобразить (или скрыть) горизонтальную и вертикальную линейки достаточно воспользоваться командой Вид > Линейка. Кроме того, можно временно отобразить линейку, помещая указатель мыши над горизонтальной серой полосой в верхней части документа. Для отображения горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, а также строки состояния, служит команда Сервис > Параметры, которая выводит на экран одноимен-ное диалоговое окно, и пользователь по своему усмотрению может установить или сбросить соответствующие флажки на вкладке Вид этого окна диалога.

В программе Word предусмотрен достаточно полный набор встроенных панелей инструментов. Любая из панелей этого набора может быть выведена на экран или спрятана по желанию пользователя и в зависимости от рабочей ситуации (в том числе и автоматически). Показ или сокрытие панелей инструментов выполняются посредством команды меню Вид > Панели инструментов или через контекстное меню произвольной панели инструментов.

Например, чтобы отобразить панели инструментов Стандартная и Форматирование, нужно выполнить команду Вид/Панели инструментов (или установить указатель мыши над главным меню и щелкнуть правой кнопкой) и установить в открывшемся меню флажки Стандартная и Форматирование. Аналогично можно вывести на экран и другие панели инструментов. Таким образом, пользователь сам указывает, какие инструментальные панели должны присутствовать в данный момент на экране в окне Word.

Настройка панелей инструментов. С помощью кнопок и полей панелей инструментов легко вызывается большинство команд, наиболее часто используемых при работе с Word. Каждая кнопка панели инструментов вызывает либо команду меню, либо макрокоманду. Если поместить на такую кнопку указатель мыши и задержать его на пару секунд, на экран выводится краткое описание (подсказка) кнопки. Размещение кнопок в панели инструментов и позиция видимых панелей инструментов определяются пользователем произвольно, допускается также изменение их размера. При необходимости в любую из панелей инструментов можно добавить встроенные инструментальные кнопки, предусмотренных для Word-команд. Для этого нужно вывести на экран изменяемую панель инструментов, в контекстном меню панели выбрать Настройка или в меню Вид выполнить команду Панели инструментов и нажать кнопку Настройка или выбрать команду меню Сервис > Настройка. Далее в диалоговом окне Настройка раскрыть вкладку Панели инструментов, в поле Категории выбрать нужную категорию операций (каждая категория объединяет близкие по назначению команды, макрокоманды, опции и т.п.), а затем выбрать вставляемую кнопку и перетащить ее из окна в настраиваемую панель инструментов.

Если пользователю не хватает доступных инструментальных кнопок, он может создать собственные и добавить их в какую-либо из панелей инструментов. Такие кнопки обычно служат для вызова макрокоманд. Впоследствии кнопку (значок), назначенную макрокоманде можно изменить. Для удаления кнопки из панели инструментов надо поместить указатель мыши на удаляемую кнопку, нажать клавишу Alt и левую кнопку мыши и, удерживая их нажатыми, вытащить удаляемую кнопку из панели. Стандартные параметры встроенных панелей инструментов можно восстановить, воспользовавшись в диалоговом окне Панели инструментов кнопкой Сброс. Операцию восстановления стандартных параметров можно выполнить как для всех, так и только для определенных шаблонов документов.

Режимы представления документа на экране

Для удобства работы над документом в программе Word предусмотрен достаточно полный набор режимов представления обрабатываемого документа. Режимом называется тот или иной способ просмотра документа и работы с ним. Команды выбора режима представления собраны в меню Вид и, кроме того, выбрать режим можно посредством кнопок размещенных в левой части строки состояния или с помощью сочетаний клавиш.

Обычный – режим общего назначения для быстрого редактирования и форматирования, устанавливается по умолчанию. Не показывает поля, верхние и нижние колонтитулы, сноски, номера страниц.

Режим разметки – режим, в которомсимволы и текст показаны так, как они будут выглядеть на печатной странице, включая поля, верхние и нижние колонтитулы, сноски. Работают все команды редактирования и форматирования, однако несколько медленнее, чем в обычном режиме

Режим электронного документа (Web-документ). Отображает документ в формате, с которым удобно работать на экране. Текст не содержит разрывов страниц, мелкий шрифт увеличивается, а окно можно украсить фоновым изображением.

Предварительный просмотр Показываются одна или несколько печатных страниц; есть возможность настройки параметров страницы; подгонки страниц (автоматического сжатия документа). Не отображаются непечатаемые знаки.

Режим структуры – служит для просмотра общей структуры документа. Позволяет видеть документ с разной степенью детализации и быстро перемещать фрагменты текста.

Режим главного документа. Структурный режим главного документа, включает средства работы с вложенными документами. Главным называется документ, созданный вставкой других (вложенных) документов в режиме, похожем на режим структуры. Такой режим удобен при работе с большими документами – например, книгами.

Кроме выбора одного из вышеперечисленных режимов представления документа на экране, пользователь также может изменять разнообразные параметры, влияющие на отображение документа в текущем режиме. Например, можно изменить размеры текста или графики на экране с помощью списка Масштаб на стандартной панели инструментов, или командой Вид > Масштаб. В любом случае, пользователь указывает желаемый размер символов в процентах от нормального. Масштабирование работает во всех режимах и не изменяет реальных размеров текста или графики, которые хранятся в документе или выводятся на печать; оно относится только к увеличению, с которым документ отображается в рабочем окне программы.

Достаточно полный набор разнообразных режимов представления в программе Word позволяет оптимально организовать работу пользователей по созданию, редактированию и форматированию документов, отличающихся большим объемом и высокой степенью сложности.

Форматы файлов текстовых документов

Современные мощные текстовые процессоры автоматически распознают огромное количество кодировок и практически сразу переводят нечитаемый текст в читаемый. Программы-перекодировщики способны распознавать и автоматически переводить в читаемый формат русскоязычные документы практически во всех известных на сегодня кодировках (СР866, СР1251, KOИ8, Mac, ISO). Что особенно важно, есть возможность дешифровки файлов, прошедших через несколько перекодировок или имеющих фрагменты текста в различных кодировках.

Рассмотрим самые распространенные текстовые форматы. Самый первый текстовый формат TXT (text), появился практически одновременно с операционными системами. Такой файл содержит только текст в кодировке ASCII, без учета шрифта, его размера и цвета, без таблиц, иллюстраций и прочих украшений. Документы в формате ТХТ отличаются исключительно маленькими размерами – в пределах нескольких килобайт. Именно небольшой размер ТХТ - файлов и возможность их использования на любых платформах стали основными причинами популярности формата.

Расширенный текстовый формат RTF (Rich Text Format) – межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, предложенный Microsoft. Первая версия стандарта RTF появилась в 1987 году, с тех пор спецификация изменялась. RTF -документы совместимы с большинством современных текстовых редакторов и операционных систем. Текст в формате RTF кодируется 7-битными символами. Работать с форматом RTF можно на большинстве существующих платформ: Windows, MacOS, UNIX. Основной упор делается на сохранение логической структуры и целостности документа. В RTF -файле может содержаться не только текстовая информация, но также графика и таблицы. При работе с RTF текстовый редактор отображает известные ему блоки и пропускает неизвестные. Отсюда следует основной недостаток формата: в некоторых программах содержимое документа может отображаться не целиком либо не совсем корректно.

Формат DOC (Document) – формат самого распространенного процессора – MS Word. Помимо основного содержимого – непосредственно самого текста в кодировке ANSI или Unicode - может включать служебную информацию о его параметрах (тип, размер и цвет шрифта, положение абзацев на странице, выравнивание в абзацах), а также рисунки, видео- и аудио-файлы, таблицы. Недостатки этого формата – прямое следствие его достоинств. Файлы в формате DOC сложно использовать для обмена информацией: на компьютере адресата должен быть установлен Word под управлением операционной системы Windows, причем версия процессора должна быть не младше той, в которой создан документ. Обратную совместимость, то есть читаемость документов старших версий в младших версиях, для MS Word не гарантирует даже производитель.

Формат переносных документов PDF (Portable Document Format) был разработан компанией Adobe для решения проблемы переноса текста и графики с IBM PC-совместимых компьютеров на компьютеры Apple Macintosh и обратно. Основной упор сделан на визуализа-цию документа. Формат имеет ряд явных преимуществ. Прежде всего, это кросс-платформенный стандарт, то есть документ будет выглядеть совершенно одинаково даже на принципиально разных компьютерах. PDF -файлы компактны и без проблем индексируются, что позволяет создавать электронные библиотеки, в том числе и в Интернете. Самый существенный недостаток PDF заключается в том, что готовые файлы очень сложно редактировать. Поэтому наибольшее распространение формат получил в издательском деле и в создании документации к программам и технике.

Иногда можно встретить текстовые файлы с самыми причудливыми расширениями. Приведем примеры некоторых из них:

− WRI - документ, созданный в текстовом редакторе Write, который входил в состав ранних версий Windows;

− WPD - документ, созданный в редакторе Word Perfect. Сейчас такой файл, как и его «родной» редактор, – большая редкость;

− ASC - текстовый файл в кодировке ASCII. Читается практически любым современным редактором. Чаще всего содержит текст на английском языке.

С развитием Интернета появились новые текстовые форматы.

Формат EML – универсальный формат электронной почты. Он удобен тем, что письмо, полученное с помощью почтовой программы, например, MS Outlook Express, можно сохранить в формате EML, после чего перенести на другой компьютер и открыть в совершенно другой почтовой программе (например, The Bat). Письмо будет выглядеть точно так же и прочтётся без каких-либо проблем.

Широкое распространение и большую популярность получил формат HTML (Hyper Text Markup Language) – формат представления текста в документах Интернет. HTML, строго говоря, не является только текстовым форматом. Это язык разметки и описания Web-страниц, включающих в себя не только текст, но также изображения и мультимедийную информацию. Используя различные управляющие символы (теги), можно добиваться изменения цвета текста, его размера и вида шрифта. Однако подобные изменения будут видны только в специальных программах, поддерживающих HTML, – это различные браузеры, редакторы Web-страниц. В остальных приложениях (например, в Notepad) HTML -документ будет отобража-ться в виде обычного текста, напоминающего компьютерную программу.

Существует много других форматов текстовых документов, рассматривать которые в этом разделе нет необходимости. При использовании таких документов будет дана соответствующая характеристика и формату используемого документа.

Создание, открытие и сохранение текстового документа

После загрузки текстового процессора Word появляется окно с именем Документ 1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно выполнить команду Создать меню Файл или нажать комбинацию клавиш Ctrl + N. При этом использование команды Создать позволяет создать разнообразные виды документов по готовым шаблонам, предлагаемым в диалоговом окне.

В Word имеется несколько десятков стандартных шаблонов (файлы с расширением.dot) для создания самых разнообразных текстовых документов. Некоторые шаблоны могут быть легко модернизированы или сконструированы заново с помощью Мастера шаблонов. Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Конец одного и начало другого абзаца задаются нажатием клавиши Enter. Переход на новую строку не прерывая абзаца можно осуществить нажатием комбинации клавиш Shift + Enter. Работа с шаблонами типовых документов позволяет намного быстрее создавать новые документы.

Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т. е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно. Документ можно открыть:

– непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном внизу падающего меню в числе последних документов, с которыми работал Word. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню Сервис;

– командой Открыть меню Файл с последующим выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром;

– с помощью кнопки Открыть, расположенной на панели инструментов Стандартная.

По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением.doc. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах, выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти.

Word предлагает удобный и быстрый способ доступа к последним документам, с которыми Вы работали. Их имена запоминаются, и выдаются на экран в нижней части раскрывающегося списка команд меню Файл. Для открытия любого из таких файлов достаточно щелкнуть мышью на его имени. Это очень удобно, так как избавляет вас от поиска документа по различным каталогам. Число запоминаемых файлов (например, 4) надо указать на вкладке Общие диалогового окна Параметры меню Сервис.

Word позволяет держать открытыми одновременно несколько документов, что облегчает копирование и перемещение информации. Если на экране есть один открытый документ, и вы открываете второй, первый исчезает на заднем плане. Он остается открытым, просто его окно заслонено теперь окном нового документа.

Окна документов совершенно независимы. Любые изменения, внесенные в документ в одном окне, никак не отражаются на документе в другом окне. Если вы изменили масштаб или режим просмотра в одном документе, это не повлияет на масштаб и режим просмотра других документов. Для любого окна документа, открытого в приложении, можно избрать любой вариант представления (полный экран, нормальный, пиктограмма). Окно в нормальном варианте может иметь любой размер и размещаться в любом месте в пределах окна приложения. Пиктограмма может размещаться в любом месте окна приложения. Если вы закроете окно одного документа, окно второго документа не закроется.

Чтобы переключиться на работу с другим окном, вы должны либо щелкнуть на нем мышью (если хотя бы краешек его виден на экране), либо выбрать команду меню Окно. Откройте это меню, и перед вами появится список открытых документов. Метка – «галочка» возле названия документа означает, что этот документ – активный, т.е. именно он занимает передний план экрана. Чтобы сделать активным другой документ нужно просто щелкнуть на нем мышью.

Word позволяет также разделить экран между двумя окнами документов. Для того чтобы вывести на экран оба открытых документа, в меню Окно выберите команду Расположить все. Word расположит все открытые окна мозаикой. Теперь, имея перед собой все открытые окна, переходить из документа в документ еще проще – достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши в том документе, с которым вы намерены работать.

Хотя перед вами и несколько окон, активным может быть по-прежнему лишь одно, заголовок его имеет ярко-синий цвет и содержит в себе управляющее меню и кнопки свертывания, восстановления и закрытия. Заголовок документа, не являющегося в данный момент активным, окрашен в серый цвет и содержит только название документа.

После завершения работы над документом его надо сохранить. Для этого необходимо либо выбрать команду Файл > Сохранить как..., либо воспользоваться кнопкой "Сохранить документ". В появившемся окне необходимо указать папку для хранения документа и его имя.

Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов:

– сохранение файла с заданием его имени и места сохранения – команда Сохранить как меню Файл;

– сохранение файла с прежней спецификацией – команда Сохранить меню Файл;

– автосохранение.

При выборе команды Файл > Сохранить можно быстро сохранить документ под тем именем под которым он уже сохранен на диске. Если же надо исходный документ оставить без изменения, то для сохранения документа под другим именем следует выбрать Файл > Сохранить как… При первом открытии или сохранении документа текущей в окне "Открытие документа" или " Сохранение документа " является папка " Мои документы ". Вы можете указать любое другое место. Преимущество использования папки " Мои документы " в том, что она стандартно предназначена для документов и доступ к ней прост.

В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением.doc. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются на вкладке Сохранение диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Файл может сохраняться с паролями для чтения, записи или без них. Пароль может быть изменен путем повторного ввода или удален клавишей Delete или Del.

Word позволяет сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. В диалоговом окне команды Сохранить как в списке Тип файла можно выбрать тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных.

Задание автоматического сохранения документов является очень полезным средством сохранения проделанной работы в случае возникновения сбоев и отказов в работе аппаратно-програмных средств. Для задания автоматического сохранения документов, выполнив команду Параметры… меню Сервис, откройте соответствующее диалоговое окно. На вкладке Сохранение установите флажок Автосохранение каждые: и, в поле справа, задайте число, определяющее длительность интервала в минутах между автоматическим сохранением всех открытых документов.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной сводки производится на вкладке Документ диалогового окна команды Свойства меню Файл.

Использование справочной системы текстового процессора

Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Word имеет контестно-зависимую справочную систему. Это означает, что можно получить справку по использованию средства, с которым идет работа в настоящий момент. Основным средством получения справочной информации является меню Справка:

Команда меню	Описание
Справка по Microsoft Word	Запускает справочную систему MS Word – в зависимости от установленных параметров
Показать помощника	Выводит на экран помощника
Что это такое?	Позволяет получить справочную информацию о конкретном объекте
Office на Web	Запускает Internet Explorer и открывает Web-страницы с наиболее полезными сведениями Microsoft
Найти и устранить	Осуществляет поиск и автоматическое устранение ошибок в приложении
О программе	Показывает экран с авторскими правами на программу MS Word, имя владельца лицензии на нее, номер версии программы и ее идентификатор, имя файла ресурсов и каталог по умолчанию.

Для получения справочной информации можно воспользоваться ним из следующих способов:

– Выбрать команду меню Справка –> Справка по Microsoft Word.

– Выбрать команду меню Справка –> Что это такое?

– Нажать F1 в любой момент сеанса работы с Microsoft Word.

Справка об объектах в главном окне Microsoft Word. Меню команды Справка содержит команду Что это такое?, позволяющую получить оперативную справку о назначении любого из элементов главного окна Microsoft Word. Если нажать кнопку Что это такое?, указатель мыши изменится на знак вопроса. Установив указатель на интересующий элемент окна нужно нажать кнопку мыши. На экране появится всплывающее определение для указанного элемента. Окно справочной системы показано на рис. 2

Рис. 2. Окно справочной системы Microsoft Word.

Искать интересующую информацию, нужно к вкладке Содержание. Темы справки упорядочены по разделам, каждый из которых обозначен пиктограммой с изображением книги. Двойное нажатие мышью на данной пиктограмме открывает оглавление следующих подразделов. При этом пиктограмма принимает вид открытой книги. Таким образом, открывается доступ к ее оглавлению. И только нажав пиктограмму со знаком «?», открывается доступ к справочной информации (рис. 2).

Закрытие окон справочной системы осуществляется стандартным способом, как любого другого окна.

Справка об объектах окна диалога. Большинство окон диалога содержат командную кнопку Справка, которая располагается в строке заголовка. С помощью этой кнопки можно также получить ответ на вопрос Что это такое? относительно элемента окна диалога, находящегося на экране в настоящий момент.

Кроме Microsoft Office имеются альтернативные пакеты офисных приложений, например, OpenOffice.org фирмы Sun Microsystems. Онвключает в себя несколько приложений, сопоставимых по возможностям с аналогичными приложениями из пакета Microsoft Office:Writer – текстовый процессор; Calc – электронные таблицы; Impress – создание и просмотр мультимедийных презентаций; Draw – редактор векторной графики; Math – редактор математических формул и другие.

Дата добавления: 2015-09-29