Конференція чи семінар є зустріччю людей для навчання та обміну інформацією. Учасники конференцій, в першу чергу, очікують отримати нову інформацію і поділитися досвідом. Усі, хто хоч раз проводив

ВСТУП

Конференція чи семінар є зустріччю людей для навчання та обміну інформацією. Учасники конференцій, в першу чергу, очікують отримати нову інформацію і поділитися досвідом. Усі, хто хоч раз проводив конференцію, уявляють всю трудоємність листування та обробки даних від кожного учасника.

Зараз автоматизувати рутинні процеси підготовки конференції стає простіше. Все більше оргкомітетів намагаються зняти з себе тягар організаційних клопотів і перекласти їх на комп'ютери. Хоча деякі як і раніше працюють по-старому і приймають тези по електронній почті, а потім вручну їх правлять. До сьогодні більшість організаторів не мають можливості автоматизувати процес збору і обробки інформації про учасників.

Організатори, у свою чергу, замість того, щоб займатися програмними аспектами конференції, витрачають велику кількість часу, виконуючи рутинну роботу з перенесення даних про делегатів з паперових носіїв у комп'ютер. Найменші зміни тягнуть за собою ланцюг звірок і коригувань. Не виключено, що в цьому процесі упускаються деякі важливі нюанси замовлення реєстраційної інформа- ції, що згодом може вплинути на рішення учасника про повторне відвідування конференції

Для аналізу конференцій необхідно обробити велику кількість документів. А це вимагає великих часових витрат.

Нині, враховуючи можливості використання сучасних комп'ютерних технологій, координація діяльності фірми стала можливою на новому якісному рівні.

У зв'язку з цим було прийнято рішення про створення «Інформаційно-пошукової системи обслуговування роботи конференцій» яка є інструментальним засобом організації доступу користувача до банку текстових і інших документів, що істотно полегшує підбір текстових матеріалів відповідно до запиту, сформованим користувачем в процесі підготовки різного роду робочих документів в його повсякденній діяльності.

Розроблена система дозволить зберігати дані в зручному для використання виді, здійснювати доступ до необхідної інформації у будь-який момент часу, редагувати дані, здійснювати пошук необхідної інформації, створювати довідки і виписки.

На цей час у фірми вже є деякі файли, в яких зберігається інформація, необхідна для обліку. Але, на даний момент не існує ніякої програми, що дозволяє в зручній і наочній для оператора формі бачити усю інформацію, необхідну для роботи конференцій.

1. ЗАГАЛЬНИЙ РОЗДІЛ.

1.1. Аналіз предметної області.

1.1.1. Опис бізнес-процесів в предметній області

На протяжении нескольких лет фирма занимается организацией конференций. Подготовку и проведение конференции осуществляет Оргкомитет.

При проведенні кожної конференції фіксуються персоналі дані учасників конференції та інформація, пов'язана з участю в конференції.

База даних повинна містити наступну інформацію про конференції: реєстраційний номер конференції, назва, країна, місто, поштовий індекс, адреса, телефон, e–mail, дата початку, дата закінчення.

На кожного учасника конференції в базу даних заносяться наступні відомості: реєстраційний номер особи, ПІБ(прізвище, ім'я, по батькові), вчене звання, науковий напрям, інформація, пов'язана з участю в конференції (доповідач або учасник), сума оргвнеску.

1.1.2. Вхідна інформація.

База даних повинна містити наступну інформацію про конференції:

- реєстраційний номер конференції;

- назва;

- країна;

- місто;

- поштовий індекс;

- адреса;

- телефон;

-e–mail;

- дата початку, дата закінчення;

На кожного учасника конференції в базу даних заносяться наступні відомості:

- реєстраційний номер особи;

- ПІБ(прізвище, ім'я, по батькові);

- вчене звання;

- науковий напрям;

- інформація, пов'язана з участю в конференції (доповідач або учасник);

- сума оргвнеску.

1.1.3. Вихідна інформація

Інформаційно - пошукова сисиема надає можливість вирішити наступні завдання:

а) надати можливість додавання, зміни і видалення інформації про конференції та учасників конференцій;

б) для вказаної дати конференції вивести список запрошених і порахувати їх кількість;

в) для вказаної дати конференції вивести список запрошених, з вказівкою дати про сплату оргвзноса. Записи відсортувати в алфавітному порядку;

г) для вказаного інтервалу дат, вивести список учасників, які не сплатили оргвзнос;

1.1.4. Зразки документів, облік яких автоматизується

БД по конференції

Код конференції	Дата початку конференції	Дата закінчення конференції	Країна, місто

БД клієнтів

ПІБ	Реєстраційний номер особи	Науковий напрям	Сума оргвнеску

1.2. Постановка задачі.

1.2.1. Цілі і призначення системи

Метою створення системи є підвищення ефективності і якості роботи фірми, яка займається обслуговуванням роботи конференцій. Ця мета досягатиметься шляхом оптимізації отримання, зберігання, обробки інформації. Призначена система для автоматизації роботи співробітників фірми.

Автоматизована система повинна підвищіти якість проведення наукових конференцій.

1.2.2. Функції системи

Мають бути автоматизовані наступні функції:

а) Ведення журналу реєстрації клієнтів:

- введення інформації;

- зберігання даних;

- зміна і відображення даних.

У таблиці мають бути відбиті відомості про кількість клієнтів, що брали участь в конференції. Згідно статистичних даних, максимальна кількість клієнтів дорівнює 50 (з урахуванням зберігання даних терміном 5 років).

б) Створення і редагування списку конференцій:

- введення інформації;

- зберігання даних;

- зміна і відображення даних.

Кількість записів буде залежна від кількості клієнтів. Максимальна кількість укладених договорів дорівнює 100 (з урахуванням зберігання даних терміном 5 років).

в) мати зручний інтерфейс для роботи з базою даних для користувача, який не є фахівцем в області обробки даних;

Дата добавления: 2015-09-29