Державний архів Волинської області

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Довідка

про результати комплексної перевірки забезпечення збереженості

архівних документів, роботи експертної комісії та ведення поточного

діловодства у Східноєвропейському національному університеті

імені Лесі Українки

Відпрвідно до плану роботи відділу формування НАФ та діловодства, 5-6 травий 2013 року було проведено комплексну перевірку забезпечення збереженості архівних документів, роботи експертної комісії і організації документування діяльності у Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки.

Діловодство у Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства у Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки, затвердженою наказом ректора.04.2012 № та Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163- 2003). Забезпечення належної організації діловодства в університеті покладено на загальний відділ в складі 9 чоловік, в тому числі завідувача відділу, а також завідувача архіву та архіваріуса) Положення про відділ затверджене наказем—-

ректор&$ГІК/№

На 2013 рік згідно Із новим Переліком типових документів (Київ 2012) розроблена номенклатура справ університету, схвалена експертною комісією Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки (протокол від 30.01.2013 № 1), погоджена держархівом області (протокол ЕПК ДАВО 31.01.2013 №1) та затверджена ректором 31.01.2013. Документи у справи, в основному, формуються відповідно до неї у межах одного діловодного року. У структурних підрозділах наявні витяги із зведеної номенклатури справ. Накази формуються відповідно до видів і термінів зберігання, у хронологічній послідовності їх складання та нумерації: в окремі справи сформовані накази з питань основної діяльності, з кадрових питань (в тому числі накази про відпустки^ по догляду за дитиною та за власний рахунок), про надання щорічних оплачуваних відпусток, про відрядження працівників. Відповідно до статті 16в Переліку типових документів та проекту наказу «Про

з 1 вересня 2013 року планується виділити в окрему групу накази з адміністративно-господарських питань. Особові справи заведені на кожного працівника та студента, формуються відповідно до чинних правил та Інструкцій. Протоколи колегіальних органів Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки (вченої ради, професорської ради, ректорату, методично-наукової ради, видавничої ради) формуються у хронологічній послідовності за номерами. Група справ з листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ — відповідь розміщується за документом - запитом.

Документування управлінської інформації в університеті здійснюється із дотриманням установлених правил. Так, реквізити організаційно- розпорядчої документації та порядок їх розташування відповідають вимогам ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Бланки для листів, наказів, загальні бланки для інших видів організаційно-розпорядчих документів виготовляються на папері формату A4 та А5. Бланки для листів виготовляються друкарським способом, облікуються. Всі інші бланки друкуються за допомогою комп'ютерної техніки, не облікуються.

Накази містять заголовки, завізовані підписами відповідальних осіб та виконавців. На всіх вхідних документах є аргументовані резолюції ректора, які деталізують порядок і термін виконання документа, уточнюють виконавця. Загальний обсяг документообігу в університеті на момент перевірки становить 4284 документів (з них: 1367- вхідних документів та 2338 - вихідних).

У Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки застосовуються карткова та журнальна форми реєстрації документів. Документи, які надходять на адресу університету, реєструються централізовано у загальному відділі в день надходження на реєстраційно- контрольних картках та в електронному вигляді. Дотримується однократний принцип реєстрації у межах груп з врахуванням виду, автора і змісту документа. Усі внутрішні документи реєструються у день їх підписання або затвердження ректором. Вихідна кореспонденція після проходження передбачених етапів візування, погодження та засвідчення документів подається на відправку у загальний відділ, де її реєструють у журналі встановленої форми. Для засвідчення та реєстрації документів використовуються печатки і штампи встановлених зразків. Документи, що функціонують тільки в електронному вигляді, відсутні. Інформація, яка надходить в електронному вигляді, дублюється на паперових носіях.

З метою забезпечення своєчасного та належного виконання документів в університеті організований контроль за їх виконанням, що здійснюється відповідно до наказу № 70-з від 01.03.2013 «Про ведення контролю за виконанням наказів та розпоряджень». Ці обов'язки покладені на начальника юридичного відділу Маїло А. В. та завідувача загального відділу Миколайчук О. І. Безпосередній контроль за виконанням документів покладений на працівників загального відділу, які здійснюють його за допомогою реєстраційно-контрольних карток. Під час взяття документа на контроль на його першому аркуші проставляється штамп «Контроль», відповідні відмітки фіксуються в контрольно-обліковій картці, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник реєстраційно- контрольної картки ставиться до контрольної картотеки. Після виконання документів відмітки про зняття з контролю робляться як на самих документах, так і на РКК. На оперативних нарадах періодично інформується керівництво про дотримання термінів виконання документів, що знаходяться на контролі, у 2013 році порушень термінів виконання документів не виявлено.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від загального діловодства згідно із Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів

з

України від 14 квітня 1997 року № 348 та наказом ректора «Про заходи з організації роботи за зверненнями громадян у Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки» № 108-3 від 03.04.2013. Заяви і скарги громадян реєструються на реєстраційно-контрольних картках: реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло; документи по вирішенню пропозицій, заяв, скарг громадян розміщені у хронологічній послідовності і становлять у справі самостійну групу, вміщені у м'яку обкладинку; окремо, за встановленою формою, ведуться журнали особистого прийому громадян керівництвом університету.

У роботі з документами з грифом «Для службового користування» користуються Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року із змінами до неї. Відповідальною за роботу з документами з грифом обмеження доступу призначено старшого інспектора військово-мобілізаційного підрозділу Гаїнську Н. М. Документи з грифом ДСК реєструються в окремому журналі, щорічно формуються в окремі справи та зберігаються в сейфі, що опечатується, в кабінеті відповідальної особи згідно з вимогами, зазначеними у вищезгаданій інструкції.

У Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві, діє експертна комісія (ЕК). Наказом 04.09.2008 № 307-з затверджене положення про експертну комісію університету, склад ЕК затверджений наказом ректора 31,07.2008 № 291-з. Експертна комісія працює згідно із річним планом, затвердженим ректором 25.12.2012. Рішення комісії оформлюються протоколами згідно з чинними вимогами. У 2013 році комісією організовано проведення упорядкування документів за 2009 рік, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання та по особовому \ складу, акт^про вВДнтешй-дам ментів., схвалені та погоджені

експертно - перевірною комісією держархіву області, протокол від 31.05.2013 №5.

У Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки архів входить до складу загального відділу. Згідно з наказом від 19 грудня 2000 року завідувачем архіву призначено Іванісік І. П., в архіві також працюють 2 архівуріуси по 0,5 ставки. Архів працює відповідно до Положення про архівний підрозділ, затвердженого ректором 05.02.2003. План роботи архівного підрозділу на 2013 рік затверджений ректором 25.12.2012.

Для зберігання документів в університеті виділено три архівосховища: кабінети 313-В, 314-В відповідно площею 35,2 м. кв. і 26,7 м. кв. на третьому поверсі навчального корпусу № 1, а також кімната площею 35,3 м. кв. на першому поверсі головного корпусу. Архівосховища сухі, опалення центральне парове, освітлення природне та електричне, лампи люмінесцентні, усі вікна захищені жалюзями. Двері у кожному із сховищ оббиті металом, зачиняються на ключ та опечатуються. Сховища обладнані пожежно- охоронною сигналізацією. В усіх приміщеннях в наявності по 2 вогнегасники, плани евакуації документів та майна на випадок пожежі чи надзвичайної

ситуації. Архівні документи розміщені на комбінованих стелажах, систематизовані по роках та термінах зберігання. Архівосховища завантажені на 100%. Документи в архів університету передаються відповідно до графіка.

На обліку в архіві університету налічується 1279 справ постійного зберігання за 2002 - 2009 роки, 2569 справ з особового складу за 1948 - 2009 роки, а також документи тривалого терміну зберігання.

Архівні документи систематизовані по видах, роках та термінах зберігання, їх фізичний стан задовільний. Останнє суцільне перевіряння наявності документів постійного зберігання та з особового складу проводилось у 2012 році, але його підсумки документально не оформлені.

Відповідно до чинних вимог, у архівному підрозділі Східноєвропейського національного університету Імені Лесі Українки облік здійснюється за усіма основними та допоміжними формами: формується справа фонду; паспорт архіву складається щорічно на 01 грудня поточного року; в наявності номенклатури справ університету, в тому числі і на 2013 рік; описи справ постійного зберігання та по особовому складу сформовані в окремі справи і систематизовані у хронологічному порядку; ведеться книга обліку видачі справ у тимчасове користування.

Проте є окремі недоліки щодо ведення діловодства, роботи експертної комісії та архіву університету. Так, Інструкція з діловодства у Східноєвропейському національному університеті імені Лесі Українки не схвалена експертною комісією університету та не подана на погодження ЕПК Держархіву Волинської області. Не застосовується в університеті система електронного діловодства. У зв'язку із структурними змінами, що відбулися в університеті у другому кварталі 2013 році, номенклатура справ на 2013 рік, яка затверджена 31 січня 2013 року, не в повній мірі відповідає реальному документообігу та структурі.

У зв'язку із кадровими змінами необхідно поновити наказ про склад експертної комісії університету.

Через втрату чинності наказу Державного комітету архівів України від 06.08.2002 № 58 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за № 682/6970 (із змінами) слід розробити та подати на розгляд ЕПК Держархіву області положення про архівний підрозділ Східноєвропейського національного університету Імені Лесі Українки відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органи місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року №202/20515.

Відповідно до п. 8.8.8 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держаного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, результати проведеного у 2012 році перевіряння наявності та стану архівних справ університету необхідно оформити відповідним актом.

Архівосховища у Східноєвропейському національному

університеті імені Лесі Українки архівосховища заповнені на 100%, тому є потреба у виділенні ще одного приміщення для зберігання документів. Через відсутність робочої кімнати, прийом громадян завідувач архіву здійснює в архівосховищі (щоденно 5-10 чоловік), що суперечить пунктам 8.1.1, 8.1.2 чинних Правил роботи архівних підрозділів, та може призвести до втрати документів Національного архівного фонду. Архівний підрозділ університету не забезпечений необхідною комп'ютерною технікою (наявний комп'ютер зламний, його технічні характеристики не дозволяють користуватися студентською базою, що могло б значно підвищити оперативність видачі архівних довідок). В архівосховищах відсутні прилади для вимірювання температурно-вологісного режиму і журнал для фіксації їх показників.

Виходячи із зазначеного вище, з метою удосконалення ведення діловодства та роботи архівного підрозділу рекомендуємо:

1. У питаннях документування управлінської діяльності і організації роботи із службовими документами і надалі забезпечувати дотримання вимог чинних інструкцій та Держстандарту ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

2. Згідно з вимогами Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету міністрів України від8 серпня 2007 року № 1004 подати на розгляд Експертно-перевірної комісії державного архіву Волинської області Інструкцію з діловодства Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки.

3. До 1 грудня поточного року привести структуру номенклатури справ у відповідність реальній структурі університету та подати її на розгляд ЕПК державного архіву області.

4. Здійснювати заходи щодо запровадження електронного документообігу.

5. До 1 жовтня поточного року розробити та подати на розгляд експертно-перевірної комісії держархіву Волинської області Положення про архівний підрозділ Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки.

6. До 1 жовтня поточного року оформити відповідним актом проведене у 2012 році перевіряння наявності та стану документів Національного архівного фонду університету, один примірник акту надіслати в державний архів області.

7. У зв'язку із кадровими змінами поновити наказ про склад експертної комісії.

8. Вжити заходи для створення оптимальних умов зберігання архівних документів: через 100% завантаженість наявних сховищ вишукати можливості для виділення ще одного приміщення під архівосховище, а також окремого кабінету для прийому відвідувачів завідувачем архіву; для контролю за температурно-вологісним режимом в архіві придбати відповідні прилади.

9.3абезпечити архівний підрозділ університету необхідною

для ефективної роботи комп'ютерною технікою.

Головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства

державного архіву Волинської області Н. Слободян

Завідувач загального відділу Східноєвропейського національного

університету імені Лесі Українки О. Миколайчук

Завідувач архіву

Східноєвропейського національного

університету імені Лесі Українки І. Іванісік

10 червня 2013 року

Дата добавления: 2015-08-29