Microsoft Excel – створення та редагування зведених таблиць

Microsoft Excel – створення та редагування зведених таблиць

Мета: Навчитись групувати дані, обробляти економічну інформацію з використанням зведених таблиць.

1. Основні операції, що виконуються під час створення зведених таблиць

Зведені таблиці дають змогу виконати групування даних таблиць Microsoft Excel за одним або декількома критеріями і обробку інформації по групах, підгрупах.

Щоб побудувати зведену таблицю слід подати команду меню Данные – Сводная таблица. У результаті буде відчинено вікно майстра зведених таблиць. На першому кроці роботи з майстром зведених таблиць потрібно обрати джерело даних для зведених таблиць - в списке или базе данных Microsoft Excel і тип звіту, що створюється, - сводная таблица. Натиснути на кнопці Далее.

Далі слід виділити діапазон чарунок, у якому містяться дані для зведеної таблиці. Незалежно від способу групування та обробки потрібно виділити усю таблицю одним блоком без підсумкового рядка. У кожній чарунці першого рядка блока повинні знаходитись назви показників, що можуть використовуватись для групування або обробки, тому неприпустимою є наявність порожньої чарунки у першому рядку. Всі чарунки починаючи з другого рядка блоку розглядаються табличним процесором як інформаційні – використовуються для групування або обробки. Тому шапка таблиці повинна мати просту структуру.

На третьому кроці роботи з майстром слід визначити макет зведеної таблиці та її місце розташування. За допомогою кнопки Макет можна визначити порядок групування та обробки. Щоб згрупувати дані за певним показником слід перетягти назву показника в область Строка або Столбец. Якщо елемент показника поміщено в область Строка, то в зведеній таблиці буде стільки рядків, скільки значень даного показника існує в таблиці – джерелі даних. Відповідно можна згруповані дані вивести у стовпцях. В область Строка або Столбец можна помістити декілька показників. У цьому випадку перший показник буде створювати групу, другий підгрупу в групі і т.д. Для обробки даних відповідні елементи слід перетягти у область Данные. За замовчуванням застосовується операція сумування. Для зміни операції можна виконати подвійне клацання на елементі в області Данные.

Зведену таблицю можна розташувати на новому листі робочої книги (до книги додається новий стандартний робочий лист) або на існуючому. В останньому випадку слід визначити адресу чарунки, яка є верхнім лівим кутом електронної таблиці.

Для редагування зведеної таблиці слід виділити будь-яку чарунку всередині таблиці, подати команду меню Данные – Сводная таблица.

2. Приклад виконання практичного завдання

Завантажити табличний процесор Microsoft Excel і створити таблицю “Відомість надходження товарів”, починаючи з чарунки А1.

Відомість надходження товарів
Найменування товару	Постачальник	Дата поставки	Ціна	Кількість	Сума
Папір А4	база "Канцтовари"	26.06.02
Папір для нотатків	фірма "Славутич"	26.06.02
Папір для факсу	магазин №5	26.06.02	5,5
Зошит загальний	база "Канцтовари"	27.06.02	1,3
Папір А4	магазин №5	27.06.02
Папір для нотатків	фірма "Славутич"	29.06.02	2,5
Папір для факсу	магазин №5	29.06.02
Зошит загальний	фірма "Славутич"	29.06.02	1,2
Папір А4	база "Канцтовари"	29.06.02
Разом:

Щоб створити зведену таблицю по товарах і постачальниках (як на рис.1) треба:

Рисунок 1 - Зведена таблиця по товарах і покупцях

Виконати команду меню Данные – Сводная таблица.

На першому кроці роботи з майстром зведених таблиць обрати перемикачі в списке или базе данных Microsoft Excel і сводная таблица (як на рисунку 2). Натиснути Далее.

Рисунок 2 - Перший крок роботи з майстром зведених таблиць

На другому кроці потрібно визначити данні для побудування зведеної таблиці. Виділити усю таблицю без заголовка та підсумкового рідка незалежно від того, які показники далі будуть використовуватися для групування та обробки даних. Виділити чарунки А2:F11, натиснути на кнопці Далее.

Рисунок 3 - Виділення даних для побудування зведеної таблиці

Для визначення порядку групування та обробки даних натиснути на кнопці Макет. Перетягти з лівої частини вікна діалогу елемент “Найменування товару” в область Строка для групування по рядках, елемент “Постачальник” в область Стоблец для групування по колонках, елемент “Сума” в область Данные для обробки значень у групах (як на рис.4). Натиснути на кнопці Ок.

Рисунок 4 - Визначення макету зведеної таблиці

Обрати місце розташування зведеної таблиці – новый лист. Натиснути Готово.

Щоб створити зведену таблицю, в якій групування здійснюється по товарах і датах реалізації, як на рисунку 5 треба:

Перейти на лист робочої книги, де міститься таблиця “Відомість надходження товарів”. Виконати команду меню Данные – Сводная таблица.

На першому кроці роботи з майстром зведених таблиць обрати перемикачі в списке или базу данных Microsoft Excel і сводная таблица. Натиснути на кнопці Далее.

Виділити усю таблицю без заголовка та підсумкового рідка - чарунки А2:F11, натиснути на кнопці Далее. Натиснути на кнопці Нет для створення незалежної від попередньої зведеної таблиці.

Натиснути на кнопці Макет. Перетягти з лівої частини вікна діалогу елемент “Найменування товару” в область Строка для групування по рядках, елемент “Дата поставки” в область Строка для групування по рядка всередині груп, що створюються по товарах, елемент “Сума” в область Данные для обробки значень у групах. Натиснути на кнопці Ок.

Обрати місце розташування зведеної таблиці – новый лист. Натиснути Готово.

Рисунок 5 - Зведена таблиця по товарах і датах поставок

Дата добавления: 2015-08-28