1 Основные положения и принципы автоматизации б.у.

1 Основные положения и принципы автоматизации б.у.

1.1 Основные принципы автоматизации управления предприятием.

На сегодняшний день существуют два основных подхода к проблемам автоматизации:

1) т.н. «локальная» или «лоскутная» автоматизация. Например, автоматизация бух., склада или любого другого отдельно взятого подразделения или участка работы.

2) Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При таком подходе с единой БД работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов, кладовщики, кадровые службы и прочие подразделения.

Целесообразность выбора пути автоматизации зависит от конкретных условий. Хотя если говорить о качестве автоматизации, то этот выбор однозначен – он на стороне комплексной автоматизации. При таком подходе устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Более того, «лоскутная» автоматизация очень часто не только не приводит к поставленной цели – увеличению управляемости, но и наоборот, может привести к проблемам, ранее не существовавшим (пример – автоматизированная реализация и неавтоматизированные склад и бухгалтерия).

К недостаткам комплексной автоматизации следует отнести ее достаточно большую стоимость. К субъективным причинам, мешающим автоматизации, следует отнести недостаточную компетентность руководителей. Зачастую они считают проблему решенной уже после приобретения, немногие видят необходимость в приобретении специального ПО, и почти никто из них не видит необходимости в финансировании внедрения автоматизированных систем (1:10:100).

Чтобы избежать проблем и провести автоматизацию оптимальным образом, необходимо руководствоваться следующими принципами:

1) при прочих равных условиях предпочтение отдавать комплексной автоматизации;

2) приступать к автоматизации после продумывания стратегии автоматизации, соблюдая последовательность выполнения автоматизации. Первым этапом такой работы должна быть разработка информационной модели предприятия;

3) автоматизация должна сопровождаться соответствующим обучением персонала;

4) при финансировании автоматизации учитывать известные пропорции между затратами на технику, ПО, внедрение и сопровождение системы. При поэтапной автоматизации обеспечить непрерывность обеспечить непрерывность инвестиций в ИТ.

Автоматизацию учета в рамках бухгалтерии можно считать только первым шагом к построению комплексной ИС.

1.2 Основные положения автоматизации БУ

1.2.1 Виды и формы БУ

Прежде чем перейти к проблемам автоматизации БУ, остановимся на видах и формах БУ.

В странах с развитой рыночной экономикой различают два вила БУ:

1) финансовый

2) управленческий

Финансовый учет охватывает информацию, предназначенную для использования не только внутри фирмы, но и за ее пределами. Финансовый БУ строится в соответствии с нормативами и соглашениями, обязательными для всех организаций.

Управленческий учет охватывает информацию, предназначенную для использования только внутри фирмы. Пользователями управленческого учета являются менеджеры, внутренние аудиторы и т. п.

Форма БУ – это определенная система использования бухгалтерских документов, контроля, ведения и регистрации учетной информации. Исходя из особенностей и специфики, каждое предприятие выбирает себе наиболее подходящую форму, однако в соответствии с принципом постоянства нельзя в один и тот же период пользоваться несколькими формами.

На сегодняшний день можно выделить четыре формы БУ:

1) простая форма БУ. Эту форму могут применять предприятия с небольшим числом работающих и небольшими ресурсными потоками (ведется Книга учета хозяйственных операций);

2) мемориально-ордерная форма БУ также применяется на предприятиях с небольшими потоками учетных данных;

3) журнально-ордерная форма БУ наиболее распространена на крупных и средних предприятиях;

4) машинно-ориентированная (или автоматизированная) форма БУ используется на предприятиях, применяющих компьютеры, и представляет собой синтез журнально-ордерной и мемориально-ордерной систем. Машинно-ориентированная форма БУ может применяться в различных модификациях.

Применение машинно-ориентированных форм БУ позволяет получать все необходимые документы других форм, а также дает дополнительные возможности по выдаче и анализу информации и исправлению ошибок (откаты вместо «сторно»).

1.2.2 Подготовка БУ к автоматизации

По традиционной схеме на мелких и средних предприятиях автоматизация БУ происходит следующим образом:

1) приобретение бухгалтерской программы и ее установка на компьютер;

2) изучение основных принципов работы программы;

3) настройка программы на тот план счетов, с которым предприятие работало до автоматизации;

4) ввод остатков по счетам, товарно-материальным ценностям, контрагентам;

5) начинается текущая работа: сначала простая – ведение кассы и расчетного счета, затем более сложная – учет реализации, закупок и прочего.

Как правило, конечным результатом является получение оборотного баланса.

Таким образом, происходит реализация уже существующих на предприятии технологий учета с использованием ВТ, при этом в компьютерной системе воплощаются все недостатки в системе учета, имевшиеся до автоматизации.

Поэтому подготовка к автоматизации учета должна включать анализ самого процесса учета. При этом следует учитывать, что при использовании компьютерной формы учета появляются совершенно новые возможности.

При постановке БУ в условиях автоматизированной обработки информации особое внимание уделяется:

1) организации документооборота;

2) проработке плана счетов;

3) определению объема и содержания отчетности;

4) разработке Положения о бухгалтерской службе, а также должностных инструкций работников бухгалтерии.

1.2.3 Основные компоненты автоматизированной системы БУ

Для внедрения компьютерных форм учета требуются:

1) приобретение и установка средств ВТ;

2) приобретение и установка системного ПО;

3) приобретение, адаптация и установка специализированного ПО БУ.

Каждый из перечисленных пунктов допускает множество различных вариантов. Так, существует большое количество конфигураций компьютеров, оборудования локальных вычислительных сетей и разнообразных и разнообразных программных продуктов автоматизации учета. Каждый из вариантов системной интеграции автоматизированной система бухгалтерского учета (АСБУ) предполагает различные по величине и структуре затраты.

Начиная внедрение АСБУ, целесообразно иметь хотя бы минимальное представление о составе и возможностях различных вариантов ее системной интеграции, знать их достоинства и недостатки. Следует помнить, что нельзя безгранично доверять рекомендациям системных интеграторов, устанавливающих технику и ПО. Несмотря на то, что большинство из них являются честными и квалифицированными специалистами, они являются партнерами ограниченного круга фирм-производителей технических и программных средств и поэтому стараются предложить решения, основанные и логически вытекающие из этого партнерства, а не те, которые объективно необходимы и эффективны для данного предприятия-клиента.

Эффективность применения той или иной компьютерной техники в бухгалтерии существенно зависит от потребностей в аппаратных ресурсах того ПО, которое предполагается применять на конкретном рабочем месте.

При приобретении компьютера обычно учитывают следующие три характеристики:

Объем ОЗУ, процессор, разрешение экрана (программы под DOS, Windows, работа с MS Office и т.п.)

1.3. Основные технологии многопользовательской работы.

1.3.1 Основные типы технологий.

При организации многопользовательской обработки данных применяют 4 типа основных технологий:

1) локальное функционирование РМ;

2) обработка информации на основе технологии «файл-сервер»;

3) обработка информации на основе технологии «клиент-сервер»;

4) полностью централизованная обработка данных.

Первая технология применяется как в ЛВС, так и при полностью автономном функционировании РМ системы. Вторая и третья технологии могут использоваться только при объединении компьютеров в ЛВС. Полностью централизованная обработка информации предполагает наличие одной или более ЭВМ с несколькими терминалами.

5) 1.3.2 Локальное функционирование РМ

Технология локального функционирования РМ состоит в том, что компьютеры на каждом РМ работают полностью автономно и в каждом из них хранится свой фрагмент единой БД. Для объединения данных необходимые части информационных массивов с каждого компьютера выгружаются на магнитные носители, и уже с них информация переносится в БД другого компьютера.

Для использования технологии локального функционирования РМ программы должны поддерживать функции выгрузки и приема данных. Большинство распространенных бух. Программ такие возможности предоставляют.

Достоинством данной технологии является техническая простота создания АСБУ, а недостатком – снижение оперативности получения обобщающей информации, поскольку данные разделены между обособленными компьютерами, и для их свода требуется выполнение отдельной технологической процедуры. Кр. того, здесь возникает ряд проблем содержательного характера: необходимость устранения дублирования одинаковых проводок, введенных на различных РМ, а также возможная неоднохначность в кодировании одинаковых объектов аналитического учета.

1.3.3 Сетевые системы

При использовании сети появляется возможность полной интеграции информации. Это означает, что различные составные части единой БД могут храниться на разных компьютерах, но доступ к ним становится возможным с любого рабочего места АС.

При создании сетей для небольших рабочих групп часто используются т.н. одноранговые сети, где все компьютеры считаются равноправными и подсоединены с сети с помощью специального ПО. Соответствующие данные, как правило, разнесены по отдельным рабочим местам, но при необходимости они могут быть оперативно востребованы с других компьютеров, если их пользователям разрешен доступ к ним (Windows 95-98, Windows 3.11).

Для небольшой бухгалтерии (3-5 чел.) такое решение бывает вполне приемлемым. Однако при числе сотрудников более 5-7 нередко возникают проблемы, связанные с недостаточной производительностью системы. Это происходит потому, что часть вычислительных ресурсов каждый компьютер тратит на обслуживание процесса перемылки данных.

Поэтому при большем числе РМ применяется т.н. сети с выдеоенным сервером – компьютером, выполняющим функции обслуживания сети. В этом случае общие для всех пользователей данные обычно хранятся на сетевом сервере. На нем же устанавливается специальное ПО – т.н. сетевые ОС типа Novell NetWare, Windows NT, реже OS/2 или различные разновидности Unix.

Производительность и удобство работы с сетевыми системами определяются не только специальным сетевым ПО, но и заложенной в бухгалтерской технологии сетевой работой.

1.3.4 Технология «файл-сервер»

При использовании технологии «файл-сервер» вся обработка информации сосредотачивается на компьютерах отдельных РМ (рабочих станциях). Если программе требуются данные, размещенные на другом компьютере (как правило, это сетевой сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сетевое ПО занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна ли вся информация или только ее часть. Отбор необходимых для решения данных осуществляется прикладной программой, запросившей данные с другого компьютера.

Когда к БД АСБУ поступает одновременно несколько запросов, каналы сети перегружаются, и решение задач на каждом РМ сильно тормозится, поскольку выполняемые на них программы ждут поступления к ним очередной порции информации.

Большинство предлагаемых сегодня бухгалтерских программ российских разработчиков реализуют «файл-серверную» технологию работы при многопользовательском применении. В то же время наблюдается широкое применение технологии «клиент-сервер» как более перспективной, особенно при автоматизации учета на крупных предприятиях.

1.3.5 Технология «клиент-сервер»

Технология «клиент-сервер» позволяет преодолеть непроизводительную пересылку больших информационных потоков в сети. Это достигается за счет разделения программы на две части: клиентскую и серверную. Клиентская часть (клиент) устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная (сервер) - на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные, он посылает серверу запрос, в котором формулируется, какая именно информация требуется. Сервер выбирает из общей БД и пересылает клиенту только то, что необходимо.

На западе использование технологии «клиент-сервер» при построении систем обработки учетной информации давно стало стандартом. В России производители наиболее распространенных бухгалтерских программ в силу ряда обстоятельств обратились к ней сравнительно недавно. Теперь почти все ведущие разработчики предлагают «клиент-серверные» разновидности своих программных продуктов. В тоже время большинство из них «выросли» из систем, построенных по технологии «файл-сервер», поэтому реализация технологии «клиент-сервер» нередко достигается при помощи «искусственных» вспомогательных механизмов, не позволяющих полностью раскрыть ее потенциальные возможности.

Технология «клиент-сервер» может быть реализована несколькими способами. Не вдаваясь в технические подробности, их можно представить двумя группами в зависимости от степени разделения функций между клиентской и серверной частями системы.

1.3.6 Модель «толстого» клиента

Большинство отечественных бухгалтерских программ, основанных на технологии «клиент-сервер», используют т.н. модель «толстого» клиента.

Здесь в серверную часть системы вынесены главным образом функции доступа к данным, а все или большинство прикладных вычислений выполняются клиентской частью. Это означает, что сервер только отбирает нужные данные и пересылает их на компьютер конкретного РМ, который выполняет их обработку. Результаты обработки пересылаются назад серверу для сохранения их в общей базе данных.

Недостатком такой модели построения системы является то, что даже теоретически решение ряда учетных задач выполняется неэффективно. Даже для выполнения достаточно простях вычислений приходится «гонять» записи по сети(вместо того,чтобыосуществлять их непосредственно на сервере).

Основной причиной такого построения системы является простота технической реализации. Эта модель появилась в результате перевода программ из «файл-серверной» в «клиент-серверную» архитектуру.

1.3.7 Модель «тонкого» клиента

В построении системы обработки информации на основе модели «тонкого» клиента значительная часть прикладной обработки информации выполняется непосредственно сервером.

При решении задач это позволяет повысить эффективность функционирования системы за счет устранения непроизводительной «перегонки» информации между компьютерами РМ и сервером.

Однако, преимущества этой модели могут быть реализованы только при соблюдении двух условий:

1)Сервер должен обладать достаточной мощностью (поскольку нагрузка на него возрастает в силу того, что он должен помимо функций доступа к данным выполнять процедуры их преобразования);

2) В используемой программной системе должны быть хорошо проработаны механизмы разделения функций между серверной и клиентской компонентами применительно ко всем решаемым в системе задачам.

Эту модель целесообразно применять, когда на предприятии уже имеется достаточно большой парк морально устаревшей ВТ, а число РМ довольно велико.

1.3.8 Модель полностью централизованной обработки

В своем предельном варианте структуры на основе модели «тонкого»клиента приводят к модели полностью централизованной обработки данных, при которой все процедуры решения задач выполняются центральным компьютером.

Именно такая технология применялась до распространения персональных компьютеров. Функционирование системы обеспечивалось одной большой ЭВМ, к которой подключалось несколько десятков или даже сотен терминалов.

В настоящее время такой способ построения системы обработки данных применяется редко. Однако в определенных случаях может оказаться достаточно эффективным, особенно тогда, когда есть необходимость задействовать устаревшие персональные компьютеры, на которых уже не могут успешно выполняться современные программы обработки учетной информации.

Смысл принимаемых решений обычно сводится к тому, что на компьютеры РМ устанавливается ПО, фактически превращающее их в терминалы, взаимодействующие с сервером. В этом случае по сети к терминалам передаются только данные, формирующие изображение на экране, а весь процесс решения задачи выполняется сервером. Последний должен иметь соответствующую производительность.

Одним из достоинств подобной системы является то, что на сервере может быть установлена единственная копия ПП, которая будет использоваться одновременно несколькими пользователями. К недостаткам следует отнести потребность в наличии высококвалифицированного персонала, способного установить и поддерживать такую систему.

2. бухгалтерские программы

2.1 Классификация бухгалтерских программ

2.1.1 Классификационные признаки бухгалтерских информационных систем

При рассмотрении бухгалтерских информационных системвыделяют следующие классификационные признаки.

По характеру решаемых на предприятии задач и его деятельности обычно рассматривают бухгалтерские информационные системы, ориентированные на промышленные, торговые, транспортные, строительные и другие предприятия.

По уровням управления системы бывают ориентированы на общегосударственные, межотраслевые, отраслевые, межрегиональные, региональные и внутрирегиональные уровни.

По видам собственности выделяют государственные, муниципальные, акционерные, кооперативные, частные и другие системы.

В зависимости от размеров хозяйственного субъекта (численности работающих и мощности фондов) выделяют информационные системы БУ малых, средних и крупных предприятий.

По характеристике заказчика выделяют бухгалтерские ИС, ориентированные на высший, средний и оперативный уровни управления.

По типу настройки и привязки к требованиям конкретного пользователя выделяют бухгалтерские ИС, имеющие собственный макроязык и ориентированные на пользователя, и такие, изменения в которых может делать только программист.

По использованию выделяют, во-первых, универсальные ИС БУ, ориентированные на применение на различных предприятиях, и, во-вторых, специализированные, имеющие жесткую привязку к нюансам учета конкретной предметной области.

2. 1. 2 Основные классы программ

Значительный удельный вес среди ПП занимают программы по автоматизации БУ, рынок которых развивается сегодня весьма динамично. Прикладные системы очень разнообразны, поэтому сложно классифицировать современное ПО по БУ. Тем не менее, специалисты выделяют следующие классы программ:

1) минибухгалтерия;

2) интегрированные бухгалтерские системы;

3) бухгалтерский конструктор;

4) бухгалтерский комплекс;

5) бухгалтерия-офис;

6) системы учета международного уровня;

7) международные системы.

2. 1. 3 Минибухгалтерия

Отличительными чертами систем класса «Минибухгалтерия» является отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет з/пл, производственных затрат и т. т.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованный в таких программах, ограничен. Минибухгалтерии позволяют оформлять недолшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначеня для бухгалтерий численностью в 1…3 человека.

Минибухгалтерии, как правило, позволяют автоматизировать поступление отчетности для налоговой инспекции и внебюджетные фонды, а также ведение главной книги, всевозможных журналов и ведомостей. Все отчетные формы, включая журналы-ордера, строятся на базе данных о финансово-хозяйственных операциях, вводимых в программу пользователем. Информацию можно вводить или непосредственно в виде проводок, или, во многих случаях, можно заполнять первичные документы традиционного вида (накладные, платежные поручения, расчетно-платежные ведомости и пр.).

Достоинствами таких программ являются:

1) невысокая стоимость;

2) сравнительная простота освоения и внедрения;

3) универсальность.

Основной недостаток, или даже скорее изначальная особенность таких программ, заключается в том, что они не предназначены для комплексной автоматизации бухгалтерии или, тем более, всего предприятия.

2. 1. 4 Интегрированные бухгалтерские системы

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователю более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной БД, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Таким образом, основными характеристиками интегрированных бухгалтерских систем являются:

1. Информация со всех участков учета хранится в одном месте в общих для всех участках базах данных. Одновременный доступ к ней пользователей обеспечивается средствами ЛВС.

2. бухгалтерия разделяется на участки учета, главным образом, путем разделения плана счетов. Разбиение плана счетов может быть любым и осуществляется в соответствии со сложившейся системой учета. Каждый бухгалтер может работать как с одним участком учета, так и обрабатывать несколько.

3. На каждом РМ отражается только та часть информации, которая имеет отношение к работе данного бухгалтера, остальная информация скрыта.

4. С помощью специального механизма реализуется принцип ответственности: каждый бухгалтер отвечает за «свою» информацию.

2. 1. 5 Бухгалтерский конструктор

Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в сегодняшних условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего эта гибкость ограничивается возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы первичных документов и т. д. Программы же класса «Бухгалтерский конструктор» предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (исходя из сроков службы и стоимости, в соответствии с нормативными или сметными ставками в размере 50 или 100 % стоимости при передачи в эксплуатацию).

2.1.6. Бухгалтерский комплекс

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ): «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и др., каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных ЛВС. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

2.1.7. Бухгалтерия-офис

программы класса «Бухгалтерия-офис» помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса(благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля).система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может быть и не главенствующей. больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

2.1.8. Системы учета международного уровня

Системы учета международного уровня позволяют организовывать учет и производить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами (GAAP, IAS) Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Gash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности

По набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, «Break Event Point»).интерфейс таких программ организован,как правило, на русском и английском языках.

2.1.9. Международные системы

Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными разработчиками и поддерживаются, в основном, местными дистрибьюторами. Разрабатываются международные системы с таким расчетом, чтобы примерно на 90% удовлетворить основные требования законодательства каждой страны, а остальные 10% подлежат модификации в соответствии с местными условиями.

Первой отличите5льной особенностью данных программ является многоязычность (10….15 языков), другая особенность-модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программ посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату. Международные системы, как и программы класса «Бухгалтерия-офис», не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного БУ, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж и т. д.

Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя и т. п., указанные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности (например, работа программы по таймеру позволяет выполнять длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время).

2. 1. 10 Альтернативные классификации

Альтернативной представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации БУ служит подход, в соответствии с которым программы могут подразделяться на работающие:

1) от проводки;

2) от документа.

В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок; во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т. п.). По введенным данным формируются проводки.

Использовать такую классификацию на практике довольно сложно, поскольку почти все современные программные продукты работают как «от проводки», так и «от документа».

Рассмотренные классификации программных продуктов по автоматизации БУ дают представление о программах с точки зрения их функциональных возможностей, однако они мало информативны для бухгалтера, оперирующего с учетными понятиями.

Программные продукты по автоматизации БУ составляют автоматизированную (машинно-ориентированную) форму учета, возникшую на основе немашинных форм. С точки зрения принципов организации БУ, а также соответствия программы потребнстям бухгалтера, бухгалтерские программы можно разделить на два класса:

1) функциональные программы;

2) универсальные программы.

Иногда эта классификация дополняется еще одним классом – интегрированные системы, о которых говорилось ранее.

2.1.11 Универсальные программы

Универсальные программы состоят из одного-двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по его участкам. Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути БУ является достаточно строгой математической системой, в основе которой лежат единые для всех разделов учета принципы.

Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и испоолзования, а также по мощности, т.е. по тому, насколько широкие возможности предоставляет программа по автоматизации различных разделов учета.

Универсальные программы ориентированы в основном на малые и средние предприятия, поскольку они используют упрощенную форму БУ.

Таким образом, основными характеристиками универсальных программ являются:

1) относительно низкие цены, обусловленные большим тиражом;

2) относительно небольшие временные затраты на настройку, освоение и внедрение системы;

3) относительная простота и немногочисленность принципов, заложенных в основу программы, делают ее доступной для широких слоев малоподготовленных пользователей.

4) Неполнота функций (универсальные программы не обеспечивают комплексной автоматизации бухгалтерии. Некоторые разделы учета вообще отсутствуют ввиду сложности алгоритмов расчета);

5) Слабое разделение рабочих мест (средства для разделения БУ на участки очень слабы или вовсе отсутствуют).

2.1.12 Функциональные программы

Функциональные программы представляют собой наборы автоматизированных решений различных учетных задач (модулей), таких как учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ресурсов, учет заработной платы и т. д., а также специального модуля для сведения главной книги и построения баланса. В различных пакетах число автоматизтрованных решений варьируется от 5 до 20.

Каждый модуль пакета имеет специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Модули могут добавляться или убираться по мере надобности. Каждое из таких автоматизированных решений может быть оформлено как самостоятельная программа-модуль (АРМ), способная работать как самостоятельно, так и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в единый комплекс.

Функциональные программы ориентированы, в основном, на крупные и средние предприятия.

Таким образом, основными характеристиками функциональных программ являются следующие:

1) специализация модулей (дает возможность настроить типовые хозяйственные операции, характерные для конкретных разделов учета);

2) предоставляемые средства настройки (дают возможность самостоятельно настраивать программу на желаемую технологию учета);

3) модульный принцип (удобен при поэтапной компьютеризации предприятия);

4) сложность настройки;

5) необходимость профессионального сопровождения (поддержка и сопровождение функциональных программ должны осуществляться квалифицированным программистом, ориентирующимся в основных положениях БУ).

2.2 Анализ рынка программ в России

2.2.1 Особенности рынка бухгалтерских программ

По данным исследования фирмы IDC (International Data Corporation) мировой рынок бухгалтерского и финансового ПО продолжает быстро расти. На территории бывшего СССР по данным той же фирмы рынок информационных технологий быстро развивается, несмотря на экономический спад. Эти данные в целом подтверждаются исследованиями российских специалистов.

Если говорить о доле бухгалтерских программ в рынке финансовых систем, то следует признать, что эта доля снижается в пользу автоматизации офисов.

Характерной чертой российского рынка ПО для автоматизации учета на предприятии является высокая степень специализации. Большая часть ресурсов фирм-разработчиков вкладывается в создание все более совершенных программ, причем нередко фирма сосредоточивается на развитии только одной программы.

Другая особенность рынка бухгалтерских программ – высокий уровень конкуренции, который предоставляет потенциальным покупателям широкие возможности выбора. О каком бы участке учета или отрасли мы ни говорили, найдется, как минимум, несколько, а то и более десятка программ, предназначенных для его автоматизации. Косвенно это свидетельствует о том, что все программные продукты имеют как достоинства, так и недостатки.

Современное состояние рынка программ автоматизации БУ определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных средствах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятия дают возможность оперативного доступа к информации.

2.2.2 Основные фирмы – производители бухгалтерских программ.

Определить количество фирм, занимающихся разработкой бухгалтерского ПО в России, довольно затруднительно. Данные, приводимые различными источниками, могут различаться в десять и более раз. Приблизительно такая же ситуация быть и с объемами продаж бухгалтерских систем. Тем не менее, сведения об объемах продаж ведущих фирм публикуются довольно часто.

В настоящее время безусловным лидером в этом плане является фирма «1С». Среди лидеров по числу продаж также можно назвать «Информатик», «Компания ИНФИН», «Интеллект-сервис», «Корпорация Парус», «Инфософт», «Омега», «Новый Атлант», «Хаккерс Дизайн», «ДИЦ» и др.

Общепризнанными лидерами программ класса «Универсальные программы» являются фирма «1С» («1С: Бухгалтерия»), фирма «ДИЦ» («Турбобухгалтер»), фирма «Интеллект-Сервис» («Бэмби»), фирма «Хаккерс Дизайн» («Финансы без проблем»).

В классе функциональных программ лидирующее положение занимает фирма «Интеллект-Сервис» («БЭСТ»), корпорация «Галактика» («Галактика»), фирма «Инфософт» (комплекс «Бухучет-Финансы-Бизнес»).

Большинство перечисленных выше фирм в настоящее время переключаются на разработку интегрированных систем. Среди лидеров в этом классе можно отметить корпорацию «Галактика», фирму «1С», ЗАО «Интеллект-Сервис», «Инфософт» («Интегратор»).

2.2.3 Вопросы ценообразования и продвижения на рынке.

Желание приобрести более сложную и мощную систему, зачастую еще нуждающуюся в доводке под конкретные нужды заказчиков, пока не сопровождается пониманием того, что за эту возросшую сложность надо платить. Сравнение данных опросов, проведенных среди производителей ПО, его потребителей и аудиторов, на тему «Сколько должна стоить система БУ?» показали явное расхождение во мнениях. Наибольшее единодушие опрошенных наблюдается в классе минибухгалтерий и универсальных систем, не требующих услуг по установке и сопровождению. Это и понятно: все согласны, что они должны стоить недорого.

Таким образом, ценообразование на рынке простейших программ «интуитивно понятно». Что же касается более сложных, комплексных систем, то существуют два основных подхода к вопросу об образовании цены продукта. При первом из них цена зависит от количества устанавливаемых рабочих мест. При втором ведется отсчет от «ядра», т. е. Продается ядро системы с установкой его на компьютер (или компьютеры) пользователей и обучением, а число рабочих мест условно неограниченно. Пользователь, т.о., пройдя курс обучения у разработчиков, далее имеет право самостоятельно устанавливать нужное количество рабочих мест. По первому пути обычно идут фирмы, предлагающие тиражный, универсальный продукт. Второй путь – для фирм, предлагающих сложные системы, часто разработанные под заказ под специфические потребности заказчика.

По продажам универсальных систем наибольших успехов достигли фирмы, сумевшие создать мощную дилерскую сеть («1С»). Объемы продаж комплексных систем значительно ниже, чем универсальных, что обусловлено их более высокой стоимостью и большими усилиями при освоении. Основной упор делается на прямую рекламу.

Реклама большей части фирм преследует цель информирования потенциального клиента о том, что существует такая замечательная программа, решающая такие-то задачи.

2. 3 Проблемы выбора бухгалтерских программ.

2.3.1 Критерии выбора

Выбор бухгалтерской программы – дело ответственное. При правильном подборе ПО компьютер окажет вам серьезную помощь. Если вы ошибетесь, то от ведения учета на компьютере пользы может не оказаться.

Естественно, ответе на вопрос, какие программы лучше – универсальные или функциональные – не существует. Это зависит от ряда условий. Зачастую на практике среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для отдельных участков БУ. Однако такое комбинирование редко бывает эффективным.

При оценке соответствия программы потребностям данного предприятия полезно учитывать следующие критерии выбора бухгалтерских программ:

1) наличие в программе функций, обеспечивающих решение учетных задач;

2) достаточный уровень аналитического учета;

3) приемлемый способ работы с входными документами;

4) простота получения выходных форм;

5) достаточный уровень автоматизации формирования проводок и выполнения расчетов;

6) удовлетворительные возможности разделения бухгалтерии на участки учета и для обеспечения согласованной работы бухгалтеров на компьютерах;

7) «Гибкость» программы, т.е. возможность адаптироваться к постоянно меняющемуся финансовому законодательству и отчетности;

8) «Солидность» разработчика программы. Известная на рынке фирма не выпускает на рынок недостаточно проверенную программу, а большой тираж программы страхует покупателя от наличия в ней серьезных ошибок.

2.3.2 Основные принципы выбора программ

Бессмысленно пытаться давать однозначные рекомендации по поводу конкретной бухгалтерской программы на все случаи жизни. Свою программу надо искать посредством сравнения доступных программ с учетом своих текущих и перспективных возможностей, основываяс на приведенных в п. 2.3.1 общих критериях.

К сожалению, невозможно охватить весь круг связанных с выбором программы вопросов, но все же сформулируем основные принципы, каторыми нужно руководствоваться при выборе бухгалтерских программ.

1. Преде чем приступить к выбору программы, нужно сформулировать цели, которые вы хотите достигнуть. Из этих целей вытекают те функции, которые программа должна выполнять.

2. Нельзя польностью полагаться на список возможностей, приведенный в рекламном листке.

3. При выборе программы необходимо учитывать характеристики ваших компьютеров и объем документооборота на предприятии.

4. Не следует придавать слишком большого значения спискам крупных и известных клиентов, составленных предприятиями-разработчиками ПО (необходимо выяснить, пользуются ли они ПО и насколько успешно).

5. Не надо спешить с покупкой программы, попробуйте сначала с ней поработать.

6. Нельзя ориентироваться только на указанные в прайс-листе цены. Не исключено, что затрат окажется больше (внедрение программы, обучение работе, дополнительное ПО, возможная замена техники или ее модернизация).

2. 4 Внедрение бухгалтерских программ

2.4.1 Основные проблемы внедрения ПО и его этапы

Вообще следует сказать, что внедрение ПО – процесс сложный и серьезный. В мироваой практике внедрение и эксплуатация программы, предназначенной для делового использования, обходятся, как правило, в несколько раз дороже, чем сама программа. Наша страна – не исключение.

Следует также заметить, что длительность процесса внедрения, его стоимость, а также качество внедрения зависит от ряда факторов, важнейшими из которых являются:

1) тип (величина, сложность) предприятия;

2) подготовленность (компьютерная, общеобразовательная) персонала;

3) степень организованности персонала бухгалтерии (умение выделить время на обучение);

4) степень перегруженности персонала;

5) качество и глыбина предварительной подготовки к внедрению.

Если говорить об этапах внедрения, то наиболее эффективной является следующая схема:

1) знакомство с программой, ее возможностями;

2) обучение персонала, пробная работа с программой;

3) настройка программы на особенности предприятия;

4) ввод остатков по счетам и объектам аналитического учета;

5) опытная эксплуатация системы;

6) работа в отчетном периоде.

При реализации этой схемы возможны два подхода к внедрению – комплексное (все сразу) и поэтапное внедрение (постепенное, участок за участком). Первый подход обычно используется фирмами, специализирующимися на внедрении ПО, второй – как последними, так и при внедрении собственными силами.

2.4.2 Настройка бухгалтерских программ

Все бухгалтерские программы независимо от их класса и сложности перед эксплуатацией нуждаются в настройке на особенности предприятия. Эта настройка касается, как минимум, ввода в программу реквизитов предприятия, настройки плана счетов, аналитического учета, типовых операций, форм выходных документов и отчетов, а также некоторых более сложных вещей (для сложных комплексных систем). Настройке программы должны предшествовать тщательное изучение возможностей программы, а также предварительная подготовка, заключающаяся в систематизации БУ (по крайней мере, в части плана счетов и документооборота).

При выполнении настройки бухгалтерской программы обычно придерживаются следующей последовательности:

1) конфигурирование рабочих мест;

2) настройка (предварительная) плана счетов;

3) настройка аналитического учета;

4) настройка типовых операций и других средств автоматизации ввода хозяйственных операций;

5) настройка форм выходных документов и отчетов;

6) настройка режима формирования баланса и форм отчетности.

При этом надо учитывать, что иногда более целесообразной является поэтапная настройка на отдельные участки учета – сначала наиболее простые, затем – более сложные (касса, банк; основные средства; учет материальных ценностей; учет готовой продукции и ее реализации; учет производственных затрат; учет заработной платы и т.д.)

2.5 Основные особенности некоторых бухгалтерских программ

2.5.1 Программы фирмы «1С»

Программы фирмы «1С» можно разделить на три линии: базовая, версия ПРОФ и сетевые версии. Если посмотреть в прайс-лист фирмы «1С», то можно увидеть бухгалтерские программы из разных классов и типов: «1С бухгалтерия базовая версия 5.0», «1С бухгалтерия ПРОФ 2.0 сетевая версия» и т.д. Есть версии, выполненные в архитектуре «клиент-сервер», а также версии для Macintosh. В «1С» разработана также международная версия программы для Windows. Кроме того, для автоматизации учета заработной платы предлагается несколько версий программы «1С: Зарплата», а также набор типовых настроек длч предприятий различных типов. Все версии бухгалтерских программ фирмы «1С» сопровождаются методическими материалами, выполненными как в печатном виде, так и в виде демонстрационных программ и видеоверсий.

Кроме чисто бухгалтерских программа в последнее время фирмой «1С» предлагается комплекс «1С: Предприятие», предназначенный для комплексной автоматизации предприятий, охватывающий не только финансовую бухгалтерию, но и оперативный учет, а также другие сферы управления предприятием. Этот комплекс выполнен в виде ряда программ. В частности, в последнее время большой популярностью на предприятиях оптовой торговли пользуется программа «1С: Торговля и склад».

Все ПО фирмы «1С» имеет поддержку в виде большого количества дилерских фирм, учебных и внедренческих центров.

2.5.2 Программы фирмы «Интеллект Сервис»

Компания «Интеллект Сервис» специализируется, в основном, на разработке функциональных бухгалтерских программ. Хоты начинала она с универсальной программы «БЭМБИ», сейчас ее программы обладают признаками интегрированных систем.

«БЭМБИ» («БЭМБИ+») – универсальная бухгалтерская программа, которую можно также отнести к классу «Минибухгалтерия», в настоящее время уже не развивается, поскольку по цене с ней сравнялась достаточно серьезная программа «БЭСТ-2+», имеющая значительно большие возможности.

В последнее время фирма развивает серию программ «БЭСТ», имеющую несколько модификаций.

Программа бухгалтерского, складского и торгового учета «БЭСТ-4» структурно состоит из отдельных модулей, каждый из которых автоматизирует отдельный участок учета (АРМ главного бухгалтера/ касса. Подотчетные лица/ Расчетные и валютные счета/ Основные средства и НМА/ учет заработной платы/ учет материалов и МБП/ товары. Готовая продукция/ Управление закупками/ Управление продажами/ и т.п.). Модули связаны между собой, но могут работать и автономно.

При работе с программой можно открыть несколько самостоятельных рабочих баз данных. Это позволяет вести учет на разных предприятиях и хранить данные за прошлые периоды. Перемещение между базами организовано довольно просто и доступно в любом модуле программы. Работа строится по принципу «от документа».

Программы серии «БЭСТ» выполнены в нескольких модификациях. Можно выделить базовую версию, версию для оптовой торговли, версию для розничной торговли, бюджетную версию. Имеются также так называемые удаленные модули для работы с удаленными складами и торговым залом. Вариант программы «БЭСТ-4Х» работает в архитектуре «клиент-сервер», «БЭСТ-Ф» - система для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.5.3 Программы фирмы «Инфософт»

Фирма «Инфософт» специализируется на разработке функциональных программ и интегрированных систем.

Комплекс программ «Бухучет – Финансы – Бизнес» представляет собой набор отдельных модулей, которые работают автономно, но снабжены специальным интерфейсом для передачи данных между модулями (модули БУП, УМЦ, ОС, УЗП, ФА, «Кадры»). Нелостаточно проработанный пользовательский интерфейс привел к тому, что этот комплекс в последнее время вытесняется с рынка бухгалтерских программ.

Сетевая бухгалтерская программа «Интегратор» обеспечивает полный цикл БУ от оформления первичных документов до финансовой отчетности. Основным достоинством этой программы является возможность очень четкого конфигурирования РМ. К недостаткам следует отнести слабый пользовательский интерфейс.

Кроме этих комплексных систем на рынке функционирует программа «Зарплата» и «Кадры». Программа «Зарплата» учитывает самые разнообразные схемы начислений и удержаний, настраивается на региональные особенности и специфику предприятий. Программа «Кадры» позволяет вести личные карточки, штатное расписание, табельный учет, формы отчетности.

2.5.4 «Инфо-бухгалтер»

Программа «Инфо-бухгалтер» относится к наиболее известным программам класса «Минибухгалтерия» (наряду с «1С: Бухгалтерия» и «Турбо Бухгалтер»), разработана фирмой с одноименным названием, которая учреждена Институтом проблем информатики РАН. По числу продаж она уступает только программе «1С: Бухгалтерия».

Программа «Инфо-бухгалтер» ориентирована на пользователя, совершенно не знакомого с компьютером. Эта программа по своим возможностям, удобству работы и просттоте превосходит большинство известных программ бухучета для предприятий малого и среднего бизнеса.

К одной из основных особенностей программы относится то, что она позволяет формировать дерево счетов до десятого порядка в глубину. При этом код счета или субсчета может состоять их любых букв и цифр.

Ввод информации в журнал операций можно осуществить тремя способами – вручную, с помощью режима типовых операций и заполняя экранную форму входного документа.

Стандартный набор отчетов, который можно получить с помощью программы «Инфо-бухгалтер», приблизительно такой же, как и у программы «1С: Бухгалтерия». В отличие от других программ, данная программа позволяет построить несколько видов графиков и диаграмм. Пользователь может создавать собственные отчетные формы, воспользовавшись специальным встроенным языком.

Аналитический учет в программе «Инфо-бухгалтер» целиком и полностью базируется на аналитических субсчетах. Таким образом, в этой программе возможности аналитического учета определяются на этапе построения плана счетов, что не всегда является удобным.

Программа выпускается в нескольких вариантах-версиях.

2.5.5 «Галактика»

Программный комплекс «Галактика»разработан фирмой «Новый Атлант» которая, недавно слившись с другой фирмой, образовала корпорацию «Галактика». Эту программу можно классифицировать как «Бухгалтерский комплекс», однако в ней присутствуют также признаки классов «Интегрированные бухгалтерские системы», «Бухгалтерия-офис», «Бухгалтерский конструктор». По другой классификации ее следует отнести к функциональным программам.

Программный комплекс выполнен в виде ряда модулей, наличие которых в программе может определяться пользователем. В свою очередь эти модули могут быть объединены в группы, которые называются контурами. Так выделяются следующие контуры:

- контур БУ;

- контур оперативного управления;

- контур розничной торговли;

- контур административного управления;

- контур управления производством.

Так, например, контур административного управления объединяет следующие модули: Финансовое планирование/ Календарно-сетевое планирование, управление проектами/ Анализ финансовой и хозяйственной деятельности/ Управление маркетингом. Учет и управление кадрами/ Управление документооборотом.

Кроме того, комплекс дополняется специальными утилитами для разграничения доступа пользователей, конвертации данных из различных систем и в различные системы и многими другими. Имеется также специальный пакет деловой графики.

Таким образом, «Галактика» может использоваться практически любым предприятием, в том числе и крупным, любого типа и любой формы собственности, но требует очень квалифицированного подхода к внедрению

К недостаткам следует отнести высокую цену пакета.

2.5.6 Другие программы

Перечислять все другие программы по автоматизации БУ абсолютно бесполезно – их великое множество. Многие журналы публикуют каталоги программ по автоматизации бухгалтерии, в которых можно найти ПО для любых участков и отраслей.

В заключение следует перечислить некоторые программы, ведущие учет по западным стандартам (GAAP):

- «Инфин-бухгалтерия» фирмы «Инфин»;

- «Инотек Western Accountant» фирмы «Инотек»;

- «Монолит» и «Монолит-NT» фирмы «Монолит-Инфо» и другие.

Дата добавления: 2015-08-28