Определить назначение отчета формата A3

В Toyota формат A3 используется для описания самых разных ситуаций. На самом деле это не просто отчеты, а история, где есть начало, середина и конец. На рис. 18-1 показаны четыре самых распространенных типа отчетов формата A3. Один из них посвящен предложениям, другие представляют собой разные формы истории решения проблемы, отчеты о состоянии проекта и информационные сводки. Эти истории естественным образом перетекают одна в другую. Часто проект начинается с предложения, которое должно получить одобрение, чтобы начать финансировать проект. Затем по ходу работы над проектом создается история процесса решения проблемы, добавляются отчеты о состоянии проекта, отмечающие основные вехи работы над проектом, и, наконец, появляется документ о результатах. Каждый, кто составляет отчет формата A3, делает это исходя из структуры своей истории, однако на Toyota есть нескольких стандартных форм отчетов.

Рис. 18-1. Четыре типа отчетов формата A3

Иногда формат A3 используется для внесения изменений в процесс или для приобретения оборудования (в некоторых компаниях такое предложение называют "бизнес-кейс"). Чтобы изложить предложение, необходимо составить описание в формате A3, которое включает формулировку проблемы, анализ текущих условий, предлагаемые действия (изменение процесса или приобретение оборудования) и ожидаемый результат (предполагаемые затраты и планируемое улучшение). Представленной информации должно быть достаточно для легкого принятия решения. Любые крупные расходы в Toyota требуют серьезных обоснований, и если отчет формата A3 содержит недостаточно сведений, можно не сомневаться, что составителя отошлют назад собирать дополнительные данные. Форма подачи материала о предложении показана на рис. 18-2.

Рис. 18-2. Описание предложения

Отчеты о состоянии проекта представляют собой важнейшие вехи работы над значимым проектом (рис. 18-3). Примерами могут служить годовой план, анализ проекта и экспертиза технического решения при разработке новых изделий. Отчет должен начинаться с четкой постановки целей и содержать сведения о подходе к внедрению, суммарном эффекте на дату составления отчета, нерешенных проблемах и соответствующих действиях. Любой отчет формата A3, будь то предложение, отчет о решении задачи или состоянии проекта, должен содержать план действий.

Рис. 18-3. Отчет о состоянии проекта

Назначение информационной сводки ограничивается передачей необходимой информации. Здесь ничего не оценивается. Такой отчет не требует описания проблемы; его единственная цель - донести информацию до целевой аудитории в компании или за ее пределами. Для информационной сводки очень важна визуализация, и есть масса способов, которые позволяют представить информацию в наглядной форме.

О каждом типе отчета формата A3 можно написать целую книгу. Однако мы остановимся на самом сложном отчете формата A3, применяемом при решении проблем.

Дата добавления: 2015-11-04