Процедури по затвердженню основних витрат.

Основні пункти витрат, на суму більше, ніж 15 000 гривень, повинні бути предметом формальних процедур затвердження, які повинні включати:

а). Інструкції. Правління повідомить про наміри банку купити нову комп'ютерну систему чи новий будинок та призначить спеціальний комітет для огляду і щомісячного подання звітів.

б). Тендер. Наявність як мінімум трьох пропозицій-контрактів на суму більшу за 15000 гривень, з яких банк вибере для затвердження ті, що мають найбільші переваги (це не обов'язково означає, що потрібно рекомендувати найдешевшу пропозицію)

в). Аналіз. С творений комітет Правління буде займатися аналізом пропозицій та повторним поданням рекомендації.

г) Затвердження. Може бути зроблене тільки Правлінням.

3.3.3. Політика та процедури щодо купівлі обладнання та поставок.

Повинна існувати централізована відповідальність за кожен пункт витрат (дивись вище), а також бути встановленими та затвердженими політика та процедури по усіх секторах витрат, наприклад:

а). Канцелярські товари. Стосовно нихполітика та процедури повинні включати:

– контроль за якістю, тобто внутрішня якість повинна бути нижчою, якість канцелярських товарів для роботи з клієнтами повинна бути високою (певні одиниці канцелярських товарів та обладнання для внутрішнього користування в українських банках є вищими за якістю за ті, що можна побачити в міжнародних банках). Завжди є проблемою наявність одного чи декількох постачальників (може бути вигідним річний тендер для задоволення усіх вимог банку щодо канцелярських товарів);

– контроль за розподілом поставок у відділи та працівникам;

– всі канцелярські товари повинні бути стандартними по всьому банку.

Потрібно пам'ятати про пастку "знижок при великих замовленнях". При великих замовленнях можна отримати велику знижку, проте банк буде вимушений зробити велику передоплату, що негативно вплине на рух грошей та буде змушений утримувати великий запас товарів протягом довгого часу.

б). Комунікації. Тут політика та процедури повинні включати:

– якщо можливо, то видрукований список телефонних дзвінків, зроблених банком, який може значною мірою зменшити витрати (люди дзвонитимуть менше, якщо вони знатимуть, що їх контролюють та що вони повинні платити за особисті дзвінки);

– можна заблокувати закордонні дзвінки чи може буде дешевше, якщо скористатися послугами спеціаліста міжнародної служби;

– мобільні телефони є завжди найдорожчими.

в) Правила підписання контрактів:

Потрібно визначити правила та процедури підписання контрактів від імені банку, наприклад, будь-який контракт чи послуга не повинні тривати більше року (таким чином банк не замикається у контракт, який він не може змінити).

Повинен існувати встановлений процес, наприклад:

– малі контракти - до 2 000 гривень підписуються начальником відділу;

– контракти на суму більше 2000 гривень вимагають підпису директора;

– понад 15 000 гривень - необхідно мати затвердження Правлінням необхідних витрат;

– по основних контрактах на суму більш ніж 15 000 гривень Правління може призначити спеціальний комітет для розгляду пропозицій та подання рекомендацій по основних купівлях (дивись вище).

3.4. Оптимізація витрат на персонал.

Штат завжди буде єдиним великим пунктом витрат. Для умов України ці витрати будуть меншими тому, що зарплата в Україні є низькою. Згідно до міжнародних норм, витрати по персоналу складають 70% від загальних витрат, в той час як на Україні цей показник є наближеним до 50%.

Банк повинен переслідувати мету по зведенню до мінімуму кількості працюючих без погіршення якості обслуговування клієнта.

Принципи мінімізації кількості штатних працівників:

3.4.1. "Людей для виконання роботи, а не створення роботи для людей".

Банк не повинен ставити себе в позицію створення робочого місця для працівника.

Банк має визначену кількість посадових місць. Ці посадові місця займають штатні працівники. Це означає що:

– кожне з посадових місць повинно мати детальний опис посадових обов'язків (від Голови Правління і донизу). Якщо це робиться на основі посадових місць, ігноруючи людей, які на даний момент виконують роботу, тоді це повинно показати тих, які не мають такої роботи, яка б займала 100% усього відведеного банком робочого часу і тому їх потрібно перевести чи змінити структуру роботи;

– це буде перешкодою на шляху до створення маленьких імперій, прийняття на роботу непотрібних людей (посада секретарок зникає в міжнародних банках, кожен самостійно виконує свою роботу чи посилає запити в центральний банк машиністок);

– кожне робоче місце повинне мати свій номер. Кожен номер повинен мати опис посадових обов'язків. Для отримання зарплати ви повинні мати робочий номер. Відділ кадрів утримуватиме основну картотеку;

– потрібно встановити в межах потреб банку затверджений процес щодо нових посадових місць. Начальники відділів не можуть просто так собі вирішити, що їм потрібно більше людей. Нові посадові місця повинні бути виправданими та затвердженими; повинні бути написаними і затвердженими описи посадових обов'язків;

– повинен проводитися щорічний незалежний аналіз структури окремих підрозділів для того, щоб уникнути їх недо- чи переукомплектування персоналом. Цьому процесу дуже допомагає структурний підрозділ по розрахунковому/трансфертному ціноутворенню. Легше виправдати використання персоналу, якщо підрозділ є прибутковим;

– призначення на роботу в банк: за прийом людей на роботу несе відповідальність виключно відділ кадрів, за винятком тих призначень, що вимагають затвердження Правлінням. Дуже важливим є те, щоб такі призначення на роботу не робилися окремими штатними працівниками.

Дата добавления: 2015-11-04