Модели документооборота.

В АИС важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе данных, но и организовать оптимальную схему движения документов, т.е. документооборот.

Документооборот – движение документов в рамках хозяйствующего субъекта с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах, а также до завершения исполнения документов и сдачи их в архив.

Выделяют 2 подхода к работе с операционными учётными документами в зависимости от того, является ли БИС локальной или входит в состав комплексной ИС предприятия:

1 Подход: Каждый возникший документ сразу должен найти отражение на счетах бухгалтерского учёта. В его основе лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.

2 Подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

1ый подход реализуется одной из следующих 3 моделей:

1 модель – дополнение к хозяйственной операции. 2 модель – средства формирования записи массива информации о хозяйственных операциях. 3 модель – вспомогательный информационный объект.

Модель документооборота – порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

1 модель:

Технология работы с первичными документами и их отражение выглядит следующим образом:

1) Возникновение хозяйственной операции.

2) Запись в массиве информации хозяйственных операций.

3) Первичный документ готовый для печати.

Особенности технологии:

1) Системы, использующие эту технологию, работают “от проводки”.

2) Центральными понятиями являются “хозяйственная операция” и “проводка”.

3) Первичный документ рассматривается как выходная форма, являющаяся дополнением к хозяйственной операции.

4) Документы формируются автоматически или по запросу бухгалтера только после ввода хозяйственной операции. Часть реквизитов в поля шаблона документа проставляются программой из введённой записи по хозяйственной операции, а некоторые вводятся дополнительно.

5) Входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые сформированы программой, хранятся в привязке к записям-основаниям, либо после печати документов вообще не сохраняются.

6) Введённая запись о хозяйственной операции сразу же считается актуальной. Сформированные по ней проводки сразу корректируют величину оборотов и сальдо по счетам, что является существенным недостатком в практике применения БИС.

2 модель:

Технология работы осуществляется следующим образом

1) Возникновение хозяйственной операции.

2) Первичный документ.

3) Запись в массиве информации о хозяйственной операций.

Особенности:

1) Бухгалтер заполняет форму первичного документа определённого вида, а программа формирует документ и даёт возможность его распечатать.

2) По данным введённым на основе макета документа программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа со сформированными записями теряется.

3) Как и в первой модели проводки, сформированные по данным документа, считаются подтверждёнными, актуальными и всегда участвуют в расчёте оборотов и остатков бухгалтерских счетов.

4) Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах, т.е. в полной мере сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не наоборот.

3 модель:

Основная цель это отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственной операции. Технология модели реализуется следующим образом:

1) Возникновение хозяйственной операции.

2) Первичный документ.

3) Совершение хозяйственной операции.

4) Запись в массиве информации о хозяйственной операций.

Как и во второй модели, сначала вводятся данные документов, однако при этом соблюдается временной разрыв между формированием документа и отражением содержания хозяйственной операции на счетах учёта.

Особенности:

1) Документы сохраняются в электронном архиве.

2) Однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах.

3) Возможен вариант, когда документ сначала регистрируют в реестре, а затем предлагают бухгалтеру для заполнения.

4) Данная технология соблюдает естественную последовательность работы с документами за счёт разделения момента формирования самого первичного документа и формирования соответствующих ему проводок.

Во многих системах использующих 3 модель работы с первичными документами по некоторым хозяйственным операциям устанавливается взаимосвязь между документами разных видов. Например, между документами-основаниями и сопроводительными документами, так на основе счёта покупателю можно сформировать накладную на отпуск материалов, товаров, при этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой – это позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако, наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия

Дата добавления: 2015-10-02