В течение рабочего дня

Перед началом рабочего дня

— сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики;

— ознакомление сотрудников с планом работы на день и ос­новными событиями дня;

— выдача необходимого инвентаря, инструментов и материалов.

В течение рабочего дня

- координация распределения кабин и столов для переговоров;

— периодическая проверка состояния экспонатов;

— проверка наличия у стендистов информационных материалов;

— выкладка рекламных материалов для посетителей;

— расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями;

— регулирование периодического отдыха стендистов;

— временная подмена отдельных стендистов и обслуживание посетителей;

— организация контактов важных клиентов, официальных гос­тей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы;

— изучение экспонатов фирм, представленных на выставке. В конце рабочего дня

— обсуждение итогов дня с коллективом стенда;

— просмотр записей бесед с посетителями, выявление мнений, выдача поручений;

— отключение экспонатов от энергопитания;

— опечатка стенда или сдача его охране.

Изучение стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте со­трудникам своего стенда достаточно времени для изучения продук­ции, экспонируемой конкурирующими фирмами. Это очень важная и ответственная работа, поэтому порядок изучения продукции и сбора информационных материалов обсудите с ними заранее. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На вы­ставке легче получить особо важные и порой неоценимые сведения. Отведите место для хранения собранных материалов, так как их предстоит после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда в связи с закрытием выставки нуж­но заранее наметить:

— отъезд персонала стенда;

— получение со склада транспортной тары;

— меры против расхищения;

— куда отправить экспонаты и оборудование стенда;

— куда направить мебель со стенда;

— куда направить оставшийся рекламный материал. Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъез­ду. После проделанной работы персонал стенда чувствует себя из­рядно уставшим, и поэтому — менее внимателен. Но руководитель стенда не должен расслабляться. Наоборот, ему нужно предельно сконцентрировать внимание и волю, так как предстоит масса хло­пот и ответственных действий. Он отвечает за все и поэтому кон­тролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транс­порт, погрузчики, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Конечно, что-то он поручает своим сотрудникам, и большинство вопросов решают его помощники. Но руководитель стенда, чтобы быть уверенным, что все сделано правильно, в полном соответствии с требованиями и ничего не забыто, должен лично проконтролировать исполнение своих поручений. Кроме того, он обязан собрать у себя важные до­кументы. Если у него нет специалиста по транспорту и таможне, он сам оформляет маркировку контейнеров и тары, грузовые и транс­портные квитанции, упаковочные листы, отчетные и финансовые документы. Он последним покидает выставку в полной уверенно­сти, что все намеченное выполнено.

Дата добавления: 2015-10-24