Автоматизация обмена первичными документами открывает широкие возможности для Вас и ваших контрагентов.

Слайд

Обмен первичными документами в электронном виде - это самый прогрессивный способ обмена документами с контрагентами!

Использование электронного документооборота упростит работу с документами Вам и Вашим контрагентам!

Мы предлагаем Вам перейти на такие же отношения с Вашими контрагентами и партнерами!

Слайд

Как это работает? - спросите Вы.

Для начала давайте определимся, движение каких документов мы автоматизируем:

- счет

- акт выполненных работ / расходная накладная

- налоговая накладная

Слайд

Чтобы разобраться, какие документы мы автоматизируем, необходимо понимать жизненные циклы этих документов.

Где и когда рождаются эти документы? – В бухгалтерской системе.

Какой путь они проходят?

1. Формирование документа в бухсистеме

2. Распечатка

3. Сверка с контрагентом

4. Подпись

5. Печать

6. Упаковка в конверт

7. Отправка по почте либо курьером

Что контрагент делает с этими документами?

1. Смотрит

2. Проверяет

3. Корректирует

4. Дает обратную связь отправителю по правильности составленного документа

5. Подписывает

6. Упаковывает в конверт

7. Отправляет по почте отправителю

И вот именно тут и начинается самое «веселое». Мы берем телефон, звоним и долго и нудно объясняем, что именно нас не устраивает. Переделываем документы. Тут еще начинают подключаться другие технические средства – факс, сканер… А если к процессу еще подключаются «другие» люди, например, секретарь, то процесс превращается в настоящее «приключение»! Помимо того, что мы корректируем документы, мы их еще начинаем искать: кто принял факс, кто забрал документы и т.п. И весь процесс по-новой! Увлекательные «качели»! А ведь еще не факт, что Вас услышали и поняли правильно!

Слайд

И очень может быть, что весь этот процесс придется повторять! А если мы используем при этом обычную почту, то совсем не факт, что документы будут у нас в этом отчетном периоде. И как следствие:

Неправильный налоговый кредит

Корректировки

Штрафы

Ну и самая потрясающая и долгоиграющая стадия – хранение документов в архиве!

А ведь все эти документы еще потом надо и хранить! Не знаю, как у Вас, а у нас в компании до недавнего времени под архив бухгалтерии было отведено помещение в 40 квадратных метров, которое под самый потолок было забито коробками с бухгалтерскими документами (даже если это не так, некоторое преувеличение пойдет только на пользу, а если вы при этом еще будете улыбаться «ну, вы меня понимаете», то это снизит напряжение, и даст вам возможность разговаривать с клиентом на равных).

Все эти документы хранятся, как правило, в РАЗНЫХ папках. Пришла проверка, которая проверяет комплект, и Вы, бухгалтер, начинаете носить эти тома сочинений «бухгалтерской работы»: ТОМ1 «счета за 2012 год», ТОМ2 «налоговые накладные» и т.п.

Слайд

Во всем этом процессе, кроме большой нагрузки, мы не имеем ни малейшего представления об общем состоянии дел:

- сколько у меня еще работы?

- сколько у меня незакрытых операций?

- за что хвататься?

А ведь это там еще нет бумажных отчетов, которые сдаются в налоговую инспекцию! Слава богу, с госорганами мы перешли на «электронные отношения» !

Слайд

Именно поэтому мы и предлагаем автоматизировать и систематизировать все три процесса:

Раздать документы Собрать документы Хранить документы

Делаем одновременно

· Импорт из бух.системы

· «Раздача» контрагентам

· «Сбор» от контрагентов

· Сохранение электронных оригиналов

· Экспорт в бух.систему

· Единоразовое получение правильных бумажных копий

Давайте более подробно разберемся в том, как именно это работает на примере налоговых накладных.

Если клиент ЧП, демонстрация, соответственно, должна проводиться на примере обмена счетами. Вы должны показывать клиенту только то, что интересно именно ЕМУ, а не то, что Вы собирались сказать, придя к нему. Что именно мы имеем в виду? Например, в процессе презентации клиент дает вам понять, что ему вся эта «лирика» про экономию бумаги, конвертов и времени совершенно неинтересна, но, зато, он крайне заинтересован в безопасности документооборота, значит, вы должны перестроиться и именно этой теме уделить основное внимание.

Безусловно, самый идеальный вариант провести презентацию КАК ЭТО РАБОТАЕТ НА САМОМ ДЕЛЕ в программе, которая установлена непосредственно у клиента. Однако, если по каким-либо причинам это все же невозможно, значит, вы просто обязаны иметь с собой технические средства для проведения такой презентации – два ноутбука, на которых вы и будете демонстрировать обмен первичной документацией в электронном виде.

Что именно демонстрируем:

Дата добавления: 2015-08-26