Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно (в последнем квартале) она уточняется, перепечатывается по установленной форме в не­обходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изме­нений. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой документационного обеспечения организации или лицами, ответственными за документацию, на основе типовых и примерных номенклатур дел, типовых и ведомственных перечней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются при деятельности организации в текущем году (не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подразделений, общественных организаций и учреждения в целом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй используется этой службой в качестве рабочего, третий находится в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.

Выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Дата добавления: 2015-08-20