Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АрхитектураБиологияГеографияДругоеИностранные языки
ИнформатикаИсторияКультураЛитератураМатематика
МедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогика
ПолитикаПравоПрограммированиеПсихологияРелигия
СоциологияСпортСтроительствоФизикаФилософия
ФинансыХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника

Основные функциональные подсистемы офисных ИС

ER-моделирование структуры предметной области | Разработка в среде ERWIN | Моделирование в ERWIN | Идентификация и редактирование сущностей и связей в ERWIN | Методы и модели оценки и измерения эффективности АИС | Стандарты оценки качества информационных систем | Автоматизированные информационные системы по законодательству | Краткая историческая справка по АИСЗ | Отечественные АИСЗ | Типология юридических ИС |


Читайте также:
  1. I. . Психология как наука. Объект, предмет и основные методы и психологии. Основные задачи психологической науки на современном этапе.
  2. I. Основные положения по организации практики
  3. I. Основные фонды торгового предприятия.
  4. I. Функциональные характеристики объекта закупки
  5. I.2. Основные задачи на период с 2006 по 2020 годы
  6. I.Основные законы химии.
  7. II. Место педагогики в системе наук о человеке. Предмет и основные задачи педагогики

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами, некоторые из которых имеют специаль­ные конверторы форматов для работы с информацией, подготов­ленной в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и редактировать документы сложной структуры; обеспечивают полное соответствие изображения документа на экране его копии на бума­ге, что создает дополнительные удобства для пользователей; имеют возможность орфографического, грамматического и стилистическо­го контроля текста с ведением словарей. В некоторых офисных сис­темах, кроме ручного, предусмотрен ввод посредством оптического сканирования печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов (OCR). Развиваются технологии акустического ввода и распознавания текстов.

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средст­вами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующих документ (вид доку­мента, дата поступления, входящий/исходящий номер, наименова­ние, имя отправителя/получателя, краткое содержание и т. п.). Для дальнейшего поиска необходимо определить поисковые критерии и ключевые слова.

Распределение документов по исполнителям и разграничение дос­тупа осуществляется либо с помощью систем электронной почты, либо средствами обеспечения коллективной работы (операционные системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом). Ад­министратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номеров телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на поч­товом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или подго­товки документа, который вносится вместе с именем исполнителя в базу данных по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждо­му исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифров­ке при вводе и передаются санкционированному исполнителю вме­сте с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ к информации каждым санкционированным пользователем. В неко­торых офисных системах применяется технология «публикации в сети», позволяющая санкционированным пользователям просмат­ривать и аннотировать (но не редактировать) документ (делать «за­метки на полях»).

Контроль исполнения и поиск документов осуществляется на ос­нове информации, внесенной в процессе регистрации и учета доку­ментов в БД. С использованием встроенных средств СУБД возмож­но создание некоторого ряда фиксированных запросов, допускаю­щих изменение критериев поиска, либо применение генератора запросов, позволяющего пользователю проектировать структуру за­проса.

Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск доку­ментов осуществляется либо средствами локальных СУБД для мас­сивов информации ограниченного объема, либо с использованием мощных распределенных баз данных. Во втором случае хранение информации осуществляется на архивных магнитных или оптиче­ских дисках.

Формирование и выдача статистических данных осуществляется на основе информации, внесенной в процессе регистрации, учета и исполнения документов в СУБД или электронные таблицы (ЭТ). С использованием встроенных средств СУБД или макросов ЭТ соз­даются запросы на поиск информации, ее статистическую обработ­ку; выдачу полученных статистических данных на экран или принтер в форматах выходных документов, предварительно спроектиро­ванных средствами СУБД или ЭТ.

Подготовка и оформление документов реализуется с использова­нием текстовых процессоров, электронных таблиц, графических па­кетов и настольных издательских систем. Все перечисленные ком­поненты в той или иной степени позволяют использовать элементы информации, подготовленной в одном модуле, в других компонен­тах. Например, график, построенный в графическом пакете, с ис­пользованием данных, полученных из электронной таблицы, вклю­чается в текст, подготовленный текстовым процессором.

Обмен документами с внешними (удаленными) пользователями осуществляется модулями электронной почты, включенными в средства обеспечения коллективной работы. Почтовые системы, кроме рассылки документов внутри системы, дают возможность пе­ресылки информации пользователям других систем электронной почты.


Дата добавления: 2015-07-20; просмотров: 161 | Нарушение авторских прав


<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Офисные информационные системы| Программные средства офисных ИС

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.006 сек.)