Выбор программной среды и аппаратного обеспечения

Для выбора программной среды проведу исследование нескольких СУБД: Access и Excel

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия.

· При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные — числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в однин столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.

· Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

· С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

· Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

· В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

· Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

· Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

· Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Замечание

Возможности Excel, конечно, не ограничиваются только электронными таблицами, например Excel очень удобно использовать для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

Преимущества и недостатки Microsoft Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует б о льшая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

Microsoft Access – хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Разработкой этого продукта Microsoft занималась более 7 лет, более 2,5 миллионов специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

В этом продукте сочетается легкость и быстрота получения результатов с помощью авто-построителей с гибкостью создания бизнес-логики на VBA.

Основополагающим фактором является использование платформы фирмы Microsoft – операционной системы Windows. Хотя MS Access применяется только под Windows, широчайшее распространение этой ОС не является препятствием для массового использования.

Наиболее значимые характеристики сферы применения Microsoft Access заключаются в следующем:

· наличие некоторого объема информации, который необходимо систематизировать и хранить централизованно. Этот объем информации не должен превышать некоторого предела, например, крупные корпоративные системы, хранилища данных OLTP или системы OLAP - это не вариант использования Access;

· ограниченность материальных и трудовых ресурсов для разработки системы хранения данных. В этом плане Access предоставляет довольно богатые возможности за небольшую стоимость. Цена разработки и сопровождения данной СУБД вполне доступна даже малым компаниям или предпринимателям;

· использование данных преимущественно в режиме однопользовательского доступа. Возможно, конечно, увеличение числа одновременно работающих пользователей, за счет возможностей ядра Access, однако при больших количествах (100 и более клиентских подключений) использование Access нецелесообразно, ввиду пропорционального увеличения сетевого трафика, и снижения скорости обработки данных;

· отсутствие жестких требований по защите информации. Access позволяет защищать данные лишь на пользовательском уровне. Чего, однако, вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит;

· наличие потребности публиковать данные в сети Intranet или Internet, или редактировать их с помощью браузера. Если стандартных средств не достаточно, для редактирования HTML-кода можно использовать встроенный редактор сценариев Microsoft;

· факторы скорости работы программ не являются критическими. Если программа создана в Access не стоит ожидать от нее высокой производительности. Однако, существует огромный круг задач, в которых основное время при работе с программой приходится на ожидание действий пользователя. В таком случае невысокая скорость программы абсолютно не заметна;

· при использовании MS Access исключается необходимость иметь такую должность, как администратор БД. Все административные операции просты и автоматизированы;

· распространенность OC Windows, простота и стандартизированность интерфейса, наличие большого количества удобных Мастеров делают Access очень дружественной для большинства пользователей. И с другой стороны можно полагаться на стабильность производителя, компания Microsoft является одним из мировых лидеров в производстве ПО и обеспечивает свои продукты подробной документацией, технической поддержкой и локализацией.

Для создания базы данных информационной системы была выбрана Microsoft Access.

СУБД «Access»

Программа Microsoft Access является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением операционных систем Windows. СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows. Данная программа наиболее популярна и эффективна для создания баз данных. Она позволяет достаточно легко и доступно работать с БД через стандартный интерфейс, из которого можно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки или модификации.

Рисунок 6 – Стандартный интерфейс

Пользователь для работы с БД может разработать свой интерфейс, основу которого обычно составляют формы. На формах размещаются различные элементы, такие как поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и др. Текущая открыта БД может взаимодействовать с внешними БД, которые используются как источник таблиц, а также как получатель при экспорте данных их текущей база данных.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами можно установить связи типа 1:М и 1:1 с помощью окна описания схемы данных. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение действий с ними. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета.

Макрос представляет последовательность макрокоманд встроенного языка Access, задающих автоматическое выполнение некоторых операций. В последующих версиях макросы используются для обеспечения совместимости с предыдущими версиями, и рекомендуется для процедур автоматизации использовать программный код VBA.

Модуль представляет совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненную под общим именем. В Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей в той же базе данных или из адресуемых баз данных.

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

Microsoft Access предоставляет вам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

В Microsoft Access для обработки данных ваших таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language Структурированный язык запросов). Используя, вы можете выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать ваши задачи, вам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Вы можете сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, вы можете буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

Выбор аппаратного обеспечения

Для функционирования данной системы необходимо наличие приложения Microsoft Аccess.Для Microsoft Аccess необходимы следующие условия аппаратного обеспечения:

Компьютер с микропроцессором тактовой частоты от 2 ГГц и выше, количеством ядер от двух и более, оперативной памятью от 2 Гбайт и более. К жесткому диску особых требований не требуется. Также для чтения оптических дисков нужен оптический привод.

Access - это графическая среда и для создания графиков и диаграмм необходимо наличие графического адаптера и монитора VGA.

VGA-адаптер дисплея, обеспечивает разрезающую способность 1024 х 768 точек с 32 цветами.

Для выводов на печать различных документов требуется принтер (достаточно черно-белый)

Дата добавления: 2015-07-20