Документальное оформление служебной командировки.

1. Оформление служебного задания

2. Оформление приказа о направлении работника в служебную командировку

3. Оформление командировочного удостоверения

3.1. Оформление командировочного удостоверения при однодневной командировке

4. Оформление табеля при направлении работника в служебную командировку

5. Оформление журналов регистрации командировок

1. Оформление служебного задания

В соответствии с п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о служебных командировках), цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N Т-10а. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В графе "Наименование организации" должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. Согласно п. 3.8 ГОСТ 6.30-2003, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного наименования или сразу после него.

В служебном задании указываются фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность.

В графе "3" указываются страна и город, куда направляется работник (в случае командировки внутри страны - следующим образом: "Россия, г. Тверь").

В графе "4" указывается организация, в которую направляется работник.

В графах "5", "6" - дата начала и окончания командировки.

Начало командировки определяется в соответствии с датой отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. Следует учитывать, что отправление от места постоянной работы не означает, что работник должен направиться в командировку от места своей работы. Это означает лишь расположение транспортных путей сообщения в той же местности, что и постоянная работа работника. Поэтому работник может отбывать в командировку из своего места жительства, если, например, транспортное средство отправляется до или после начала рабочего дня работника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие (если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта).

В графе "7" указывается продолжительность дней командировки (общая, независимо от праздничных или выходных дней, выпадающих на период командировки).

В графе "8" "Не считая времени нахождения в пути" проставляется количество дней командировки без учета времени нахождения в пути. Например, работник направлен в командировку 7 августа, дата прибытия в место командировки - 9 августа, отбытия - 16 августа, прибытия в место постоянной работы - 18 августа. В дни приезда и отбытия работник исполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, общий срок командировки составляет 12 дней, а срок командировки, не считая времени нахождения в пути, - 8 дней.

В графе "9" указывается организация-плательщик, за счет которой финансируется командировка (организация, которая направляет работника в командировку либо которая принимает).

В графе "10" указывается основание принятого решения о служебной командировке. Это может быть служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ и т.д.

В графе "11" кратко излагается цель задания - суть поручения работодателя командируемому работнику. Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель организации. Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии до возвращения работника из командировки (это может регламентироваться локальным актом организации, например Положением о служебных командировках).

По возвращении из командировки в графе "12" (краткий отчет о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), расписывается и ставит дату. Заполнение графы "Составление отчета" является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки. При незаполнении данной графы расходы организации на командировку подтверждены не будут (см. Постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу N А29-800/2009, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2009 по делу N А14-13507/2008/448/23, в которых суд помимо других доказательств рассматривает наличие отчета).

2. Оформление приказа о направлении работника в служебную командировку

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 предусмотрены унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а приказа о направлении работника (или работников) в командировку.

Однако в Положении о служебных командировках, определяющем документы, которые необходимо составлять до отбытия в командировку (служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и отчет о выполненной работе), отсутствует указание на оформление приказа.

В настоящее время налоговые органы отстаивают позицию, что в целях признания расходов при исчислении налога на прибыль необходимо оформлять все перечисленные документы, включая приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (письма Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388).

Однако, по сути, приказ о направлении работника в командировку содержит ту же информацию, что и командировочное удостоверение и служебное задание. В этой связи Минфин России дал разъяснения о том, что параллельное составление двух документов (приказа и удостоверения) по одному факту хозяйственной деятельности необязательно и организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (письмо Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442).

То же самое подтверждает судебная практика. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие одновременно командировочного удостоверения и приказа о направлении в командировку. Поэтому отсутствие одного из указанных документов (при наличии второго документа, а также иных, подтверждающих произведенные расходы) не может служить основанием для отказа в уменьшении базы по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов (см., например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.10.2007 N Ф04-5123/2006(39330-А81-15), ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А40/10864-08). Однако следует учитывать, что практически все эти разъяснения и судебная практика сформировались до введения Положения о служебных командировках.

В п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция) указано, что по усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации командировка работника наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Следовательно, еще до введения Положения о служебных командировках в действие приказ о направлении работника в командировку не носил обязательного характера. Согласно Инструкции приказ является дополнительным документом, подтверждающим направление работника в командировку и оформляемым по усмотрению работодателя. В Положении о служебных командировках он вообще не указан, следовательно, отсутствие данного приказа не должно повлечь наложение на организацию каких-либо санкций. Этот приказ организация может оформить в соответствии со своим внутренним регламентом и правилами документооборота, однако он не может заменить обязательные документы при направлении работника в командировку. Поэтому служебное задание и командировочное удостоверение оформляются обязательно, приказ же следует составлять, если это предусмотрено локальным актом организации.

Если работодатель решает издать приказ, то в нем следует указать наименование организации в соответствии с учредительными документами. В приказ также вносятся фамилия, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение. Графа "Место назначения (страна, город, организация)" заполняется, например, таким образом: "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой". В приказе также указывается срок командировки (ее общая продолжительность независимо от праздничных или выходных дней, выпадающих на период командировки). Необходимо указать даты ее начала и окончания. В графе "С целью" отражается суть поручения (как и в служебном задании). В графе "Командировка за счет средств" указывается организация, которая оплачивает командировочные расходы. В графе "Основание" - документ, на основании которого работник направляется в командировку (как правило, это служебное задание). Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись.

3. Оформление командировочного удостоверения

В соответствии с п. 7 Положения о служебных командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов (см. Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу N А29-800/2009).

Если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например проведение переговоров с физическими лицами, не имеющими печати, то факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, а именно:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Указанный перечень приведен в письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

В письмах от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 Минфин России указывал, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одинаковое назначение. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности было необязательно. Поэтому, если был издан приказ о командировании, командировочное удостоверение можно было не оформлять. Суды ранее придерживались следующей позиции: если имеется приказ о командировке, то в целях признания расходов оформление командировочного удостоверения необязательно и его отсутствие не влечет необоснованности командировочных расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14)).

Однако в настоящее время в связи с введением Положения о служебных командировках, где командировочное удостоверение указано в качестве документа, подтверждающего расходы работодателя на командировку наряду со служебным заданием, следует признать обязательность его оформления.

Командировочное удостоверение составляется по форме N Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. В командировочном удостоверении должно быть указано место назначения - страна, город, организация (например, "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой"). Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо. На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы.

3.1. Оформление командировочного удостоверения при однодневной командировке

В настоящее время нечетко регламентирован порядок оформления однодневных командировок. В Инструкции указано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован (п. 2 Инструкции).

Трудовой кодекс РФ и Положение о служебных командировках не позволяют сделать однозначный вывод о том, что оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках необязательно. Согласно п. п. 7, 15 указанного Положения командировочное удостоверение не оформляется при направлении работника в командировку за пределы РФ, кроме стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения (на основании чего в документах для въезда и выезда пограничная служба не проставляет отметки о пересечении государственной границы).

Положение о служебных командировках не предусматривает, что при направлении в командировку, из которой работник возвращается в тот же день, командировочное удостоверение можно не оформлять. Согласно п. 2 Инструкции при однодневной командировке командировочное удостоверение может не выписываться. Однако Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о служебных командировках, а они не устанавливают особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках.

Таким образом, на сегодняшний день официальных разъяснений органов власти по вопросу необходимости оформления командировочного удостоверения при однодневной командировке нет.

4. Оформление табеля при направлении работника в служебную командировку

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Соответственно, в табеле учета рабочего времени должно отражаться отработанное время командированного работника. Время пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06". Поскольку в соответствии со ст. 167 ТК РФ за работником сохраняется средний заработок, то в табеле не ставится количество отработанных часов. В соответствии с п. 4 Положения о служебных командировках вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя. Однако следует понимать, что данный день относится к периоду командировки, оплачивается как командировочный, а не как явочный день и, соответственно, в табеле он также отмечается буквой "К".

В случае болезни работника в период командировки на основании представленного листка временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности согласно п. 25 Положения о служебных командировках. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой "Б".

5. Оформление журналов регистрации командировок

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию по месту командировки, а также формы журналов их учета утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

Дата добавления: 2015-07-19