Этап предпроектного обследования Заказчика

После заключения договора сотрудники Исполнителя приступают к полному предпроектному обследованию. Целесообразно перед началом работ (или уже во время их выполнения) получить у Заказчика концепцию существования и развития предметной области (ПрО), а также основные элементы стратегии организации. В реальности трудность состоит в том, что, либо стратегия (концепция) Учреждения отсутствует и никто не знает, как её написать (и даже не понимают, зачем она вообще нужна), либо в случае существования такого документа она является конфиденциальным документом. В реальной практике многих руководителей до сих пор можно поставить в тупик прямым вопросом об организации и схеме отдельных бизнес-процессов и в целом бизнес-технологии компании. В лучшем случае вам представят иерархические схемы организационной структуры предприятия. В большинстве же случаев, единственным набором изложенных правил, в соответствии с которыми должно функционировать предприятие, является набор отдельных положений, функциональных обязанностей и должностных инструкций. Чаще всего эти документы составлялись не один год назад, слабо структурированы и невзаимосвязаны между собой и, вследствие этого, практически не используются в повседневной практике. Сама технология управления является симбиозом пережитков советского периода и рыночных механизмов. В результате этого, в течение последних двух-трех лет крупные компании, выросшие в начале 90-х годов, постепенно начинают сдавать свои позиции, вплоть до полного ухода с рынка. И если ситуация радикально не изменится, многие отечественные компании, по прогнозам специалистов, будут вытеснены с собственного рынка. Дело в том, что современные информационные технологии дают западным компаниям три серьезных преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий. Поэтому в настоящее время на постсоветском пространстве неуклонно возрастает интерес к общепринятым на Западе стандартам проектирования информационных технологий и корпоративного менеджмента.

Описание функционирования подсистем Учреждения и
формирование концепции Системы

Основная цель данного этапа - принятие окончательного решения о создании ИС и перепроектировании (реинжиниринге) бизнес-процессов Учреждения с учётом автоматизации деловых процедур, т.е. - внедрения в деловые процессы автоматизированной обработки информации.

Решение о создании ИС и реинжиниринге базируется на технико-экономической оценке целесообразности и анализе принципиальной возможности автоматизации процесса документооборота.

Порядок выполнения работ по предпроектному обследованию ПрО Учреждения следующий:

1 определение назначения Учреждения, его роли и места во внешней среде, целей и характера деятельности;

2 составление краткого лингвистического описания предметной области (словесного описания функционирования обследуемой организации в виде повествовательного изложения);

3 Разработка структурно-функциональной и информационной модели существующей системы управления (СУ) документооборотом в Учреждении. Изучаются и формулируются:

- состав подсистем Учреждения, их функции, характеристики и краткое описание технологии деятельности;

- базовые учётные единицы (объекты) предметной области, с которыми в первую очередь имеют дело подсистемы Учреждения (т.е. тех объектов, обработка информации о которых определяет характер и назначение Учреждения);

- выявление доминирующих бизнес-процессов (подсистем) на интегральном уровне Учреждения. Описываются:

- связи подсистем (конкретные виды информационных документов, периодичность их передачи, конкретные должностные лица, ответственные за их формирование, и т.д.). Для подразделений и должностных лиц описываются права доступа к информации, представленной в документах. Особо выделяются первичные документы, через которые информация поступает в подразделение (или должностному лицу);

- стадии жизненно важных бизнес-процессов, выполняемых подразделениями Учреждения;

- алгоритмы (правила, механизмы, сценарии, временные диаграммы) функционирования подсистем в рамках бизнес-процессов, - заполнения документов и модифицирования архивных документов. Эти сценарии должны быть описаны как реакции на каждое событие, приход документа или указания. Сценарии работы должны быть представлены в виде диаграмм, понятных проектировщикам будущей информационной системы.

- при обычном - штатном - функционировании (информационные потоки и виды документации);

- функционирование в случае некорректной или кризисной ситуации (действия, информационные потоки и виды документации);

- другие сценарии;

Выявление алгоритмов (сценариев) поможет скомпоновать бизнес-процессы по-новому - оптимальнее, - т.к. одним из критериев правильности формирования бизнес-процесса является группировка подсистем, тесно взаимодействующих между собой по сценарию, в пределах относительно автономного бизнес-процесса;

маршруты движения конкретных наиболее важных (доминирующих) документов (ресурсов: информации, вещества, энергии) между подразделениями, рабочими местами или базами данных;

существующие архивы и базы данных (таблицы), на основе которых формируются передаваемые документы, состав и объёмы исходных данных для выполнения операций (функций), количество и характер их источников (первичных, вторичных), трудоёмкость их получения, качество получаемой информации - полнота, достаточность, достоверность, актуальность и т.п.;

состав, уровень ответственности, полномочий и квалификации важнейших сотрудников на рабочих местах в Учреждении. Права доступа пользователей к различным данным, циркулирующим в Учреждении и др.;

для выполняемых операций в системе указываются используемые методы и средства. Все параметры и характеристики процессов функционирования должны рассматриваться с учётом тенденций их развития (и параллельно проводящегося проектирования будущего реинжиниринга бизнес-процессов Учреждения);

формирование временных диаграмм, а также событийной и информационной схемы взаимодействия подсистем в рамках бизнес-процессов. Кратко описываются процессы технологического взаимодействия подсистем в рамках структуры Учреждения.

оценка эффективности функционирования подразделений и сотрудников, а также выявление проблем структурно-функциональной организации системы;

события, которые происходят в Учреждении (их имена, типы, внешние\внутренние, моменты появления, частота следования, действия, которые они инициируют в различных подразделениях, и т.д.). События часто генерируются без оформления какой-либо документации (т.е. устно) и, следовательно, им уделяется недостаточно внимания аналитиками. Иногда события даже не обнаруживаются. Необходимо выявить обработчики каждого типа событий. События - это широковещательные сообщения или значимые для многих подразделений или сотрудников изменения во внутренней или внешней среде Учреждении.

режимы функционирования Учреждения в штатных условиях, а также в условиях кризиса или некорректных ситуаций;

существующие (используемые) критерии эффективности функционирования подразделений Учреждения и наиболее важных подразделений;

комплекс программно-аппаратных средств, используемых в системе информационного взаимодействия, его краткие характеристики;

комплекс проблем, связанных с мотивацией деятельности персонала в составе Учреждения, психологические и социальные аспекты взаимоотношений людей внутри коллектива и во внешней среде, выявление шкалы ценностей, которыми руководствуются люди в своей деятельности, а также совмещение этих шкал при организации работы каждого коллектива как единого целого;

технологическая и управленческая культура в учреждении, степень подготовленности технических средств и персонала к совершенствованию, развитию организационной компоненты автоматизированной системы и использования для этих целей современных информационных технологий;

формальные и неформальные лидеры в организационной структуре Учреждения. Из них формируется рабочая группа экспертов заказчика. Эта группа должна активно и непосредственно участвовать во всех стадиях создания, внедрения, эксплуатации и совершенствования системы, адаптируя её к специфике деятельности конкретного объекта, а иногда и конкретных людей.

Работа по предпроектному обследованию системы должна сопровождаться формулировкой основных понятий, используемых в предметной области. Такой словарь должен пополняться и уточняться по мере продвижения проекта.

В процессе бесед со специалистами заказчика (опросов) можно предложить им ответить на некоторые общие вопросы:

Устраивает ли вас существующая структура организации деятельности Учреждения и информационная система, её поддерживающая? Если не устраивает, то в чём: При этом нужно обязательно подчеркнуть, что эта информация будет обезличена и останется конфиденциальной.

Чего явно нельзя допускать в дальнейшем развитии и совершенствовании деятельности Учреждения?

Сложилось ли у вас мнение о том, как должны строиться процесс и структура управления Учреждением, какие критерии вы заложили бы в основу её функционирования?

Нужна ли «вертикаль» при организации управления Учреждением? Если нужна, то какая? Как вы видите разделение функций, полномочий, прав и обязанностей между аппаратом управления и основными технологическими и административными подразделениями?

Какова разумная с вашей точки зрения рациональная степень централизации или децентрализации управления? Каким образом решить проблему мотивации деятельности людей в структуре системы?

Беседы и интервью при предпроектном исследовании должны проходить в достаточно откровенной и непринуждённой обстановке, при которой острота проблем не сглаживается, а наоборот, выкристаллизовывается. Необходимо также, чтобы Заказчик уже на первой стадии взаимоотношений чётко осознал, что у него должна быть система, в которой сочеталось бы достаточно жёсткое и упорядоченное информационное взаимодействие всех подразделений Учреждения и комфортные условия работы сотрудников в техническом, психологическом и социальном плане.

Собранные в результате интервью и собеседований исходные данные анализируются, классифицируются и представляются как с помощью специфических терминов, так и с помощью специфических терминов, понятий системного языка и современных стандартов, например IDEF, UML, SADT, DFD, ELM, ERD, CASE-технологий.

Документы, вырабатываемые на этапе

- Описание существующего документооборота в Учреждении (описание предметной области).

- Анализ и содержание будущего реинжиниринга бизнес-процессов Учреждения.

- Концепция будущей ИС.

- ТЭО работ по созданию и внедрению ИС.

Первые три документа преставляются в виде отчета (ДСТУ 3008-95) по предпроектному обследованию Заказчика. ТЭО - является предварительным обоснованием контракта на проектирование.

В отчете необходимо внимательно рассмотреть наиболее важные бизнес-процессы в Учреждении, ппедложить их реинжиниринг (перестройку), определить, какие процессы требуют первоочередной автоматизации и как после этого будет выглядеть организационная структура обновлённого учреждения.

В дальнейшем, следовательно, параллельно сосуществуют и развиваются два взаимодействующих друг с другом процесса:

реинжиниринг структуры и бизнес-технологии Учреждения в условиях создания и внедрения ИС.

проектирование и внедрение информационной системы (ИС)

Дата добавления: 2015-07-16