Задачи: не более n штук в одни руки

В нашей компании автоматизацию планирования мы начали с анализа уже существующих приложений. Рассмотрели в качестве системы для распределения рабочего времени Outlook и другие программы для поддержки тайм-менеджмента и сделали вывод, что готового варианта, который бы нас полностью устроил, на рынке нет. Мы заинтересовались методикой Дэвида Аллена³, автора теории GTD (Getting things done — доводить начатое до конца), который утверждал: «Устройство автоматической коробки передач сложнее, чем у ручной. <…> Чтобы упростить комплексный процесс, нужна более развитая система». Стало понятно, что нам требуется система, объединяющая современные принципы тайм-менеджмента и принципы Аллена.

³Дэвид Аллен — один из самых влиятельных экспертов по вопросам продуктивности труда. Консультирует организации и частных клиентов по всем США, возглавляет собственную консалтинговую компанию, публикуется в ведущих американских изданиях — Fortune, New York Times, Wall Street Journal. Автор бестселлеров по организации времени и повышению личной эффективности. Сформулированный Алленом принцип GTD гласит: человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, нужно всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредоточить на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

В основе управления по методу Аллена лежит обязательная запись всех дел для их дальнейшего структурирования и расстановки приоритетов. Бесконечное прокручивание в голове задач, требующих решения, не дает возможности сосредоточиться ни на чем другом. Фиксация же дел позволяет освободиться от открытых вопросов и перенаправить энергию на то, что в данный момент действительно требует внимания.

Для внедрения метода Дэвида Аллена мы создали информационную базу, в которой можно фиксировать все задачи и управлять ими. Причем и сверху (от руководства), и снизу (от сотрудников).

В своей системе тайм-менеджмента мы отказались от строгого распределения во времени абсолютно всех задач. На практике, даже если закладывать в распорядок дня дополнительное время на форс-мажорные обстоятельства и затянувшиеся переговоры, завершить запланированное в установленные промежутки получается не всегда. К тому же обычно выделяемые в Outlook красным просроченные задания могут вызвать дополнительный стресс. Поэтому созданная нами система «БИТ: Управление делами» предлагает выполнять самые важные дела, просто не забывая о менее срочных. Это позволит держать в поле зрения все задачи и в нужный момент к ним возвращаться.

Что касается распределения приоритетов, пользователи приложения могут применять систему Эйзенхауэра ⁴ (см. таблицу). На специальном рабочем столе отражаются все задачи, и это позволяет управлять распорядком дня. Задачи распределены по четырем условным квадратам: важные и срочные — квадрат 1, важные и не срочные — 2, не важные и срочные — 3, не важные и не срочные — 4. Наивысший приоритет получают задачи из первого квадрата. При этом в разряд важных и срочных, как правило, переходят задачи из группы важных и не срочных, не решенные вовремя. Использование такой системы распределения приоритетов позволяет избавиться от ненужных сомнений в выполнении того или иного дела. Стоит расписать задачи по квадратам, и внутренние противоречия уйдут, ведь система сама подскажет, какие дела принципиальны в данный момент, — и никакого дополнительного стресса от чрезмерного планирования.

⁴Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (1890–1969) — американский государственный и военный деятель, генерал армии (1944), 34-й президент США.Предложенное Эйзенхауэром правило планирования рабочего времени до сих пор успешно используется в бизнесе.

В системе высвечиваются дата постановки задачи и имя ответственного за ее выполнение. Можно вносить задачи и без назначенных ответственных, для чего используется так называемый список нераспределенных поручений, который корректируется по мере распределения заданий. Задачи с неопределенным сроком реализации попадают в ящик поручений, здесь они распределены по месяцам. Соответственно, каждый месяц их можно переводить в разряд активных, которые требуют исполнения в определенный период. Работа не волк, так сказать. Причем без потерь в эффективности труда.

Дата добавления: 2015-07-19