Читайте также:
|
Введение
Оформление документов – одна из основных задач, которую решают делопроизводители всех организаций. Каждый профессиональный делопроизводитель должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.
Актуальность темы курсовой научно-исследовательской работы заключается в важности оформления документов грамотно и презентабельно. Важность такого оформления определяется, прежде всего, приданием документу юридической силы.
Юридическую силу документу придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.
Объект исследования: грамотное оформление документов, соответствующее ГОСТ Р 6.30-2003.
Предмет исследования: оформление бланков документов.
Методы получения данных: наблюдение, изучение документов (бланков).
Цель исследования: анализ документов на их соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Задачи:
- рассмотреть процесс разработки, утверждения и введение в действие стандартных бланков;
- рассмотреть отдельные реквизиты, влияющие на юридическую силу документа;
- проанализировать бланки современных действующих организаций
Общая часть
Основные требования к оформлению документов
Рассмотрение вопросов оформления документов представляется целесообразным начать с состава характеристики реквизитов характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Реквизиты можно разделить на три функциональные группы:
1-я группа - реквизиты, применяемые в составе бланков.
2-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;
3-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.
К первой функциональной группе следует отнести:
- изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия или учреждения (далее по тексту организация) или ее товарного знака (знака обслуживания) (реквизиты 01,02, 03);
- наименование организации (реквизит 08);
- дата документа (реквизит 11);
- отметку о месте составления (издания) документа (реквизит 14);
- код организации согласно ОКПО (реквизит 04);
- основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) (реквизит 05);
- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06);
- справочные данные об организации (реквизит 09);
- наименование вида документа (реквизит 10).
Уточним, что применение последнего реквизита, в совокупности с другими реквизитами является обязательнымтолько бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма), а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 - (для бланка письма) Для общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).
Ко второй функциональной группе (реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке) следует отнести:
- код формы документа в соответствии с ОКУД (реквизит 07);
- регистрационный номер документа (реквизит 12);
- ссылку на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)';
- сведения об адресате (реквизит 15);
- гриф утверждения документа (реквизит 16);
- заголовок к тексту документа (реквизит 18);
- текст документа (реквизит 20);
- отметку о наличии приложения (реквизит 21);
- подпись (реквизит 22);
- гриф согласования документа (реквизит 23);
- визы согласования документа (реквизит 24);
- оттиск печати (реквизит 25);
- отметку о заверении копии (реквизит 26);
- отметку об исполнителе (реквизит 27);
- идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).
К третьей функциональной группе (реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении) следует отнести:
- резолюцию (реквизит 17);
- отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (реквизит 19);
- отметку об исполнении документа и направлении его вдело (реквизит 28);
- отметку о поступлении документа в организацию (реквизит 29)
Документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации. Функциональное назначение бланков различно.
Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые.
Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Бланк документа- набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003,но далее имеется дополнение: «Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.»
В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным - главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.
Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит непрезентабельно. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.
Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.
Общие требования к бланкамследующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):
- формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);
- поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;
- цвет бумаги: белый или светлых тонов;
- нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах - посередине верхнего поля листа.
В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков:угловойипродольный(п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.
Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.
Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.
Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».1
Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.
Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.
Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:
- федеральных конституционных законов и федеральных законов;
- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
- решений Конституционного Суда Российской Федерации;
- решений Верховного Суда Российской Федерации;
- решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- Президента Российской Федерации;
- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Правительства Российской Федерации;
- Конституционного Суда Российской Федерации;
- Верховного Суда Российской Федерации;
- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:
- Администрации Президента Российской Федерации;
- полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
- федеральных органов исполнительной власти;
- Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
- Следственного комитета Российской Федерации;
- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
- Счетной палаты Российской Федерации;
- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Центрального банка Российской Федерации.
Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:
- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
-органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
- федеральных судов;
- органов прокуратуры Российской Федерации;
- следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Реквизит «Герб Российской Федерации» используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
Например:
Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:
в многоцветном варианте:
-законов города Москвы;
- постановлений Московской городской Думы;
- указов и распоряжений Мэра Москвы;
- постановлений и распоряжений Правительства Москвы;
- решений Уставного суда города Москвы;
- Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.
в одноцветном варианте:
- правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;
- Московской городской избирательной комиссии;
- Контрольно-счетной палаты Москвы;
- Уполномоченного по правам человека в городе Москве;
- мировых судей города Москвы;
- иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.
На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.
Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Эмблему организации (реквизит 03)(включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации - все это отличает организацию от других.
Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых, принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.
Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.
В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.
Например:
| Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
Например:
| ЗАО «Термика» Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
| Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Например:
| Генеральному директору ЗАО «Термика» А.Г. Цицину |
или
| ЗАО «Термика» Генеральному директору А.Г. Цицину |
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
| ЗАО «Термика» ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
| Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316 |
Почтовый адрес - местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.
Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)?,
например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого)?,
например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.
Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту».
Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
В.А. Жуков
924 45 67
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется от поля без абзацного отступа.
Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланк письма может включать следующие основные реквизиты:
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
- код организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов);
- код формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);
- наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);
- место составления или издания документа (реквизит14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться.
- справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
1) название улицы, номер дома, номер квартиры;
2) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
3) название района;
4) название республики, края, области, автономного округа (области);
почтовый индекс.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003. указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) как и ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 1
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).
Кроме того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- даты документа;
- регистрационного номера документа;
- ссылки на регистрационный номер и дату документа;
- места составления или издания документа;
- адресата;
- резолюции;
- заголовка к тексту;
- отметки о контроле;
- текста документа.
Бланк конкретного вида документаможет включать следующие основные реквизиты:
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
- наименование организации (правила указания наименования - те же, что и для общего бланка и бланка письма);
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов).
При необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа - организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации - автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003).
Если документ составлен на бланке, то наименование должности лица в реквизите «Подпись» приводится в сокращенном варианте, т. е. без указания наименования организации. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией - т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка). В таком случае, они могут, в установленном порядке (а порядок разработки, утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации) направить служебную записку в подразделение организации, ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.
По поводу изготовления бланков в п. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:
- бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов;
- бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра;
- бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со специализированной организацией.
Дата добавления: 2015-11-30; просмотров: 53 | Нарушение авторских прав