Протокол

Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи;

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, що зроблені під час засідання: Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати всі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також усі прийняті рішення, і протокол містить наступні реквізити:

· найменування організації або структурного підрозділу;

· назва виду документа;

· дата, індекс;

· грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

· заголовок;

· текст;

· підписи голови і секретаря, відбиток печатки.

Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова ПРИСУТНІ вказують прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують у рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.

На зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в окремому рядку із цифрою, що позначає питання. Після слова СЛУХАЛИ ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача потрібно писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою ("Текст доповіді додається"). Нижче нотують питання і доповіді на них.

Слова ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ потрібно друкувати великими літерами з нового рядка для того, щоб їх виділити.

Довідки, огляди, відомості

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи:

1. довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

2. довідки, що засвідчують якийсь факт.

Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки:

· дата (проставляють дату підписання);

· індекс (проставляють у день підписання);

· місце складання чи видання;

· адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

· назва виду документа;

· заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

· текст;

· позначка про наявність додатків (у разі потреби);

· підпис і відбиток печатки;

· позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби).

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видасться. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках.

Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.

Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів:

· найменування виду документу;

· заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд),

· дата й місце складання;

· текст із вступом, основною частиною й висновками;

· підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

У тексті огляду також вказуються підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємств.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань. Підписується огляд посадовою особою, розмножується й відправляється адресантам.

Відомість - документ, що містить дані з одного питання. Складається на підставі вказівки вищого органа, посадової особи у встановленому порядку. Текст відомості може оформлятися таблицею, у якій приводяться відомості про джерела надходження інформації й характеристика матеріалу за певними показниками. Відомість для керівника підписує той, хто її складає, для вищої установи - керівник організації.

Службова записка -це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опосередкований вплив на діяльність закордонної установи і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка – це документ, у якому інформують керівника закладу (організації, установи) про ситуацію, що склалася; про факти чи події, що відбулися; про виконану роботу.

Ці записки поділяють на групи:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Доповідна записка пишеться з ініціативи автора або ж на основі вказівки керівника. Залежно від адресата доповідні записки поділяються на 2 групи:

1) внутрішні (адресуються керівникові установи чи підрозділу);

2) зовнішні (адресуються керівникові вищої організації). Інколи до доповідних записок деякі дослідники відносять і службові записки. Вони мало чим різняться від доповідних, мають ті ж самі реквізити.

Реквізити доповідної записки:

· адресат;

· прізвище, ім’я та по батькові посадової особи, назва посади;

· назва виду документа;

· заголовок (стислий зміст тексту);

· текст;

· додаток (при наявності);

· підпис;

· дата.

Пояснювальна записка -це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Відгук — це висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові роботи, вистави, фільми, представлені на розгляд чи до захисту.

Реквізити відгуку такі:

1. Назва документа.

2. Заголовок, що містить:

• назву роботи;

• прізвище, ім'я та по батькові її автора;

• рік написання;

• кількість сторінок.

3. Текст, що містить:

• вступ;

• стислий виклад змісту роботи;

• критичні зауваження;

• висновок з пропозиціями.

4. Підпис, що завіряється печаткою.

5. Дата.

Рецензія — публікація, в якій обговорюється та оцінюється літературний чи науковий твір, театральна вистава, фільм, виставка. Рецензія оприлюднюється у пресі, на радіо чи телебаченні.

Рецензія (нім. rezension, лат. Recensio, англ. Review — огляд, оцінка) — аналіз, розбір, деяка оцінка публікації, твору або продукту, жанр газетно-журнальної публіцистики та літературної критики. Рецензія може відноситися до матеріальних речей (прилади, аксесуари, побутова техніка), комп'ютерних технологій, художньої літератури, музики, фільмів, комп'ютерних ігор. Рецензувати можуть також поточні події, громадські заяви і події. На додаток до критичного твердження, автор рецензії може виставити предмету рецензування певну оцінку для визначення відносної цінності рецензованого предмета.

У термінах наукової літератури огляди — це наукові видання, які надають синтез досліджень щодо теми. Складання цих оглядів формує ядро інформаційного наповнення «теоретичних» наукових журналів.

Рівноправне рецензування є процесом, завдяки якому вчені оцінюють роботи своїх колег, на основі висновків яких, редактор приймає рішення про якісність надісланого манускрипту та доцільність його публікації. Огляд комп'ютерних програм також є рецензування.

2. Адреса та нові вимоги щодо її оформлення

Адреса - це позначення місця розташування житла людини або будівлі (території) юридичної особи.

- Напис на конверті, пакунку і т. ін., що вказує на місце призначення та одержувача. Помилитися адресою.

- Поштова адреса — місцезнаходження житла людини або установи (підприємства) відносно країни, регіону (області), району, міста (села, селища), вулиці (провулку); до П. а. включено поштовий індекс та номер будівлі, номер квартири.

- Об'єкт, якому що-небудь призначається, до якого звернено що-небудь.

- Код, що визначає місце розміщення інформації в ЕОМ.

- Адреса даних, Віртуальна адреса, Абсолютна адреса, спец. — адреса машинною мовою, що ідентифікує комірку пам'яті або пристрій без використання будь-якого проміжного посилання.

- N-рівнева адреса — непряма адреса, яка використовує N рівнів адресації.

Адреса бази — адреса регістра, яка містить базову адресу.

Адреса вектора переривань — адреса, яка вказує на дві послідовні комірки пам'яті, що містять початкову адресу програми обробки переривань та пріоритет, згідно з яким обробляється переривання.

Адреса входу до програми — адреса команди або сама команда, з якої починається виконання програми чи процедури.

Адреса даних — адреса поля пам'яті, в якому розміщені дані.

Адреса ділянки — адреса першого байта даної ділянки пам'яті.

Адреса зв'язку — поле у записі файлу, яке вказує положення наступного запису, що читається у логічній послідовності.

Адреса команди — адреса пам'яті, яка зайнята командою.

Адреса переходу — адреса комірки пам'яті, яка (адреса) зазначається командою передачі керування.

Адреса повернення — адреса, за якою виконується повернення керування викличній команді після завершення програми, що викликається.

Адреса пристрою — логічна адреса, що складається з номера каналу та номера пристрою в каналі.

Адреса регістра — число, яке дорівнює порядковому номеру регістра, або символічне ім'я, еквівалентне цьому числу.

Багаторівнева адреса — непряма адреса з числом рівнів адресації два і більше.

Базова адреса — адитивна частина виконавчої адреси, постійна для певної сукупності адресованих даних.

Відносна адреса — пряма адреса, яка визначає розміщення елемента через його зміщення відносно базової адреси.

Віртуальна адреса — адреса розташування у віртуальній пам'яті; в процесі використання перетворюється на адресу дійсної пам'яті.

Внутрішня адреса — адреса, яка вказується у командах переходу, що передають керування в межах програми.

Глобальна адреса (у комп'ютерних мережах) — адреса, що вказує на те, що даний кадр призначений усім станціям.

Дійсна адреса — адреса частини дійсної пам'яті.

Зовнішня адреса — адреса, яка вказується у командах переходу до інших програм, з якими взаємодіє дана програма.

Індексована адреса — адреса, що модифікується за допомогою індексу.

Істинна адреса — те саме, що абсолютна адреса.

Логічна адреса — символічна або умовна адреса комірки чи ділянки пам'яті, пристрою або вузла мережі, яка перетворюється у фізичну адресу відповідним програмним або апаратним забезпеченням.

Логічна адреса запису в базі даних — внутрішній номер (ключ бази даних), який ідентифікує запис у базі даних або її фрагменті і присвоюється запису в процесі його завантаження в базу даних. Машинна адреса:

а) адреса у числовому вигляді;

б) те саме, що фізична адреса;

в) однозначно визначений у просторі номер комірки, де розміщується операційні команди.

Мережева адреса — адреса порту в комп'ютерній мережі.

Непряма адреса — адреса, що визначає розміщення елемента посиланням на іншу адресу.

Поточна адреса:

а) вміст лічильника адреси команд;

б) поточне значення логічного лічильника адреси в програмній секції.

Початкова адреса:

а) абсолютна адреса першого байта програми (даних), відносно якої обчислюється решта адрес цієї програми (даних);

б) перша адреса багатоадресної команди.

Пряма адреса — адреса, що визначає розміщення елемента без посилань на іншу адресу.

Реальна адреса — те саме, що дійсна адреса.

Стартова адреса — початкова адреса, з якої починається виконання програми.

Фізична адреса — число, що ідентифікує комірку або ділянку фізичної пам'яті.

Широкомовна адреса — адреса, яка вказує, що повідомлення адресоване всім станціям даної мережі.

Явна адреса — адреса, записана у вигляді двох абсолютних виразів, один з яких вказує значення зміщення.

Від правильного написання поштової адреси на конверті безпосередньо залежить швидкість обробки, пересилання та доставки кореспонденції. Відповідно до загальних вимог написання адреси на конверті, прийнятим в Україну, адреса одержувача потрібно писати в правому нижньому кутку, адреса відправника - у лівому верхньому куті конверта.

Реквізити адреси слід розташовувати в такому порядку:

Ім'я одержувача або відправника (приватна особа чи організація)

Назва вулиці, номер будинку, номер квартири (або номер абонементного ящика)

Населений пункт

Регіон

П'ятизначний індекс

Країна

В Україні використовуються п'ятизначні поштові індекси. Перші дві цифри індексу вказують регіон (адміністративну одиницю). Інші три цифри вказують на номер локального відділення зв'язку.

Адреса пишеться чітко і без виправлень, в ній не повинно бути знаків, що не відносяться до адреси.

Всі адресні дані пишуться розбірливо або друкуються чорнилом будь-якого кольору, за винятком червоного, жовтого і зеленого. Розмір шрифту - не менше 11 пт (4 мм), для нанесення індексу - 13-14 пт (5 мм).

У правому верхньому кутку конверта повинно залишитися досить місця для наклеювання марок.

При пересиланні поштою лист складають тестом всередину і запечатують в щільний конверт.

Якщо лист вкладається в конверт з прозорим віконцем, то адресу одержувача пишеться в куті листа, і сам лист складається таким чином, щоб адреса одержувача опинявся саме в прозорому вікні. Вкладення в конверті з прозорим вікном для адресних даних не має зміщуватися за границі вікна - це важливо для зчитування адресних даних у процесі автоматичного сортування.

1. Складання телеграми, телефонограми, повідомлення електронною поштою

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику

Повідомлення електронною поштою.

Функціонування електронної пошти побудовано на принципі клієнт-сервер, стандартному для більшості мережевих сервісів. Для обміну листами з поштовим сервером, потрібна спеціальна програма-клієнт. Існує багато різних програм-клієнтів електронної пошти, які можуть відрізнятися окремими функціями, можливостями та інтерфейсом, в тому числі й такі, що працюють на сервері (в режимі on-line). Проте загальні функції у більшості пакетів однакові. До них можна віднести:

підготовка тексту;

імпорт файлів-додатків;

відправка листа;

перегляд і збереження кореспонденції;

знищення кореспонденції;

підготовка відповіді;

коментування і пересилка інформації;

експорт файлів-додатків.

Лекція № 5

Тема. Етикет ділового листування

План

1.Службові листи та їх стиль

2. Види службових листів

· інформаційні листи;

· рекламні листи;

· лист – запрошення;

· лист-підтвердження;

· супровідний лист;

· лист-нагадування.

3. Початкові та завершальні речення листів

Література

1. Глущик С. В. та ін.Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / C. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 3-тє вид., переробл. і допов. – К. АСК., 2002. – 400с.

2. Діденко А. Н.Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – 384с.

3. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. Горбулова О. Д. – К.: Знання, 2000. – 226с.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практичний посібник. – 4-е вид. – К.: Либідь, 2000. — 296с.

1. Службові листи та їх стиль

В усі часи листування грало важливу роль у дипломатичному спілкуванні. Адже за відсутності складних засобів комунікації, це був чи не найзручніший вид укладання угод чи договорів на відстані.

У наш час за наявності телефонного зв’язку та Інтернету роль ділового листування не слід недооцінювати. Воно і надалі залишається одним з найпоширеніших видів обміну інформації. Службові листи належать до основних встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил. Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Але все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань можна порушувати в одному листі тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Залежна від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Основні реквізити ділового листа:

Штамп (повна назва установа – автора листа).

Номер і дата листа.

Назва установи-адресата.

Текст листа:

- вступна частина;

- основна частина.

Підпис керівника організації.

Печатка.

2. Види службових листів

Існує багато різних видів службових листів. Зокрема: інформаційні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Розглянемо коротко особливості оформлення ділових листів найбільш використовуваних видів.

Інформаційні листи – це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:

„Просимо взяти участь у...”

„Запрошуємо Вас...”

”Ми раді запросити Вас...” Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо, варто починати такими фразами:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...

Супровідними листами адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Починати їх слід такими зворотами: „Надсилаємо...”, „Відправляємо...” і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав’язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи починати варто так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про...

Нам дуже не зручно, що змушені нагадувати Вам про...

Дозвольте нагадати Вам про, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити вас про свій намір розірвати контракт.

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросивши за неприємності, які ви завдали адресату. Такі листи треба починати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Хочемо вибачитися за завдані вам зайві турботи.

Інколи доводиться писати листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя. Таку кореспонденцію оформляють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від підписання конверту й добору бланка до складання й оформлення власне листа. Розглянемо деякі правила оформлення листа до іноземного партнера. Адресу відправника зазначають в лівій верхній частині лицьового боку конверта, а в правій нижній – одержувача. Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), ім’я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка – номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові – назву міста, штату чи графства, поштовий округ, рядком нижче – назву країни.

Але якщо, все-таки, постала проблема в написанні листа діловому партнеру, то без засвоєння і вмілого використання всіх вищевикладених правил і особливостей їх оформлення годі сподіватися на успішне укладання якоїсь угоди чи договору.

3. Початкові та завершальні речення листів

Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є звертання:

Шановний/а (ім’я по батькові)!

Шановний пане (пані)...!

Вельмишановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високодостойний пане Міністре!

Вельмишановний професоре!

Високоповажний пане ректоре!

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і порушення етикету.

Дуже важливо також ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Слід також звертати велику увагу на завершальну частину листа. Вибір завершальних речень є дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слова „дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Щиро дякую за...

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Текст листа може закінчуватися виразом очікування виконання прохання (гарантії, подання, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:

Висловлюю свою вдячність за сприяння і запевняю, що представлена ​​Вами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва.

Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення...

Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, у виробленні та реалізації наших подальших програмних дій.

Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис», друкується з абзацу і відокремлюється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нормативно- правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується.

Звісно, не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

Бажаємо успіхів!

Лекція №6

Тема. Обліково - фінансові документи

План

1. Призначення та особливості складання обліково – фінансових документів

2. Розписка, доручення та її реквізити

3. Складання відомості, накладної

1. Призначення та особливості складання обліково – фінансових документів

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

· повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

· точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

· своєчасне відображення виробничих операцій;

· запобігання фінансових порушень і зловживань;

· можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

· складання бухгалтерської та іншої звітності;

· право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.

До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунка в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

2. Розписка, доручення та їх реквізити

Розписка як обліково-фінансовий документ є письмовим підтвердженням певної дії, яка мала місце, - передавання і отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

Це документ, що поширений серед документацій усіх підприємств, установ, навчальних закладів, також чинний у стосунках між приватними особами.

Розписка може бути приватного і службового походження. Оформлюється від руки в одному примірнику.

Класифікаційні ознаки розписки як документа:

· за походженням — особистий/службовий;

· за місцем створення — внутрішній;

· за призначенням — обліково-фінансовий;

· за формою — індивідуальний;

· за ступенем гласності — звичайний;

· за стадіями створення — оригінал;

· за терміном виконання — терміновий.

Традиційним є таке розташування реквізитів розписки:

1. Назва виду документа.

2. Текст: Зміст дій. Прізвище, ім’я, по батькові того, хто пише цей документ, відомості про паспорт, посвідчення.

3. Підстава передачі й отримання цінностей (для службової розписки).

4. Дата написання.

5. Підпис того, хто отримує цінності чи передає.

6. Завірення підпису (у приватній розписці).

7. Дата завірення.

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні дії або отримувати матеріальні цінності.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на особисті й офіційні. Особисті доручення складаються окремими особами, які передають свої права іншим фізичним особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та інше). Техніка відтворення особистих доручень — рукописна, на стандартного формату папері.

Класифікаційні ознаки доручення як документа:

· за походженням — особистий/службовий;

· за місцем створення — внутрішній;

· за призначенням — обліково-фінансовий;

· за формою — індивідуальний;

· за ступенем гласності — звичайний;

· за стадіями створення — оригінал;

· за терміном виконання — звичайний/терміновий.

Реквізити особистого доручення розміщуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису (посада, організація завірителя, підпис, прізвище, ініціали завірителя).

6. Дата завірення.

Службові доручення бувають:

- спеціальні — офіційне доручення, що надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних дій, вчинків (представництво в органах суду, здійснення транспортних, господарських і банківських операцій у межах певного періоду часу);

- разові — офіційне доручення, що надає право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням, майном.

Службові доручення оформлюються переважно на бланках.

Порядок розташування реквізитів службового доручення:

· Назва організації, яка видає документ.

· Номер і дата видання доручення.

· Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видають це доручення (паспортні дані).

· Назва установи, організації, від якої повинні бути отримані матеріальні цінності. Перелік цінностей із вказівкою на кількість і суму. Або: точна вказівка повноважень службової особи із зазначенням усіх структурних підрозділів чи службових інстанцій, в яких надається право на здійснення дій.

· Термін дії доручення.

· Зразок підпису особи, якій видано документ.

· Підписи службових осіб, які видали документ.

· Печатка організації, що видала доручення.

3. Складання відомості накладної

Накладна — обліковий документ, який використовується працівниками підприємств при оформленні прийому і відправлення вантажів чи видачі матеріальних цінностей.

За походженням — службовий; за формою — індивідуальний; за ступенем гласності — несекретний.

Класифікаційні ознаки накладної як документа:

· за походженням — службовий;

· за місцем створення — зовнішній;

· за призначенням — обліково-фінансовий;

· за напрямом — вихідний;

· за формою — типовий;

· за ступенем гласності — для службового користування;

· за стадіями створення — оригінал;

· за терміном виконання — безстроковий.

Реквізити накладної розміщуються у такій послідовності:

· Назва документа.

· Номер документа.

· Підстава, на основі якої видано накладну.

· Кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи).

· Від кого (назва установи або штамп установи, адреса, телефон, поточний рахунок).

· Позначення кожної графи:

назва предметів;

сорт;

розмір;

одиниця виміру;

номенклатурний номер;

кількість (за вимогою);

вартість;

сума вартості.

· Підпис керівника установи й бухгалтера.

· Дата.

· Хто видав.

· Хто одержав.

· Печатка або штамп установи.

Відомість — це різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в системі банку та ін.

Розрізняють такі види відомостей:

платіжні;

накопичувальні;

на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Класифікаційні ознаки відомостей як документа:

· за походженням — службовий;

· за місцем створення — внутрішній;

· за призначенням — обліково-фінансовий;

· за формою — типовий;

· за ступенем гласності — для службового користування;

· за стадіями створення — оригінал, копія;

· за терміном зберігання — терміновий.

1. Реквізити відомостей:

2. Назва виду документа.

3. Номер документа.

4. Заголовок.

5. Період, який охоплює подана інформація (наприклад: за січень-лютий 2003р.)

6. Текст: таблиця відповідної форми та змісту.

7. Візування.

8. Хто склав або перевірив.

Особливості розміщення реквізитів, їх послідовність на трафаретних бланках залежить від виду відомості.

Лекція №7

Тема. Документи з господарсько – договірної діяльності

План

1. Загальна характеристика договору

1. Типи договорів

2. Особливості укладання угоди, контракту

3. Ваучер, приватизаційний сертифікат

4. Декларація про доходи

Дата добавления: 2015-07-10