Качество отчетности

Глава 10

Отчетность

ОТЧЕТ О ПРОВЕДЕННОМ АУДИТЕ

Отчетность включает в себя не только подготовку окончательного отчета о проведении аудита. Отчетность подразумевает весь процесс сообщения результатов аудита. Как уже известно слушателям, аудиторы постоянно сообщают о своих наблюдениях, как в письменной форме, так и устно. Они не только предоставляют проверяемой стороне отчеты о выявленных несоответствиях, но и непосредственно сообщают о своих наблюдениях. для отчета о проведении аудита проводятся периодические встречи с руководством проверяемой стороны и заключительное совещание. В ходе этих встреч, как в устной форме, так и в письменной, всегда сообщается о результатах проведения аудита.

Аудиторы всегда должны помнить, что от них ожидают всестороннего отчета о проведении аудита, и поэтому, в отчете не следует ограничиваться только перечислением несоответствий. В нем нужно отразить как положительные, так и отрицательные результаты. Не забывайте, что если вы указываете на возможность улучшения системы экологического менеджмента проверяемой организации в своем отчете, это придает ему дополнительную ценность.

В отношении отчетности не существует каких-то специально установленных правил; процедуры, отражающие процесс предоставления отчетности в разных организациях могут значительно отличаться. Поэтому аудитор, предоставляя письменные и устные отчеты, должен следовать процедурам той организации, в которой проводится аудит.

КАЧЕСТВО ОТЧЕТНОСТИ

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, и отчеты являются конфиденциальной информацией, и, следовательно, не подлежат разглашению третьей стороне (за исключением органов по аккредитации). Однако и при этом условии отчетность, как в письменном, так и в устном виде обычно адресована множеству людей в обеих организациях.

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, предоставляются в устной форме:

- непосредственно проверяемым, которые могут представлять различные уровни организации;

- представителям руководства и различным членам руководства проверяемой организации в ходе периодических встреч;

- Руководству проверяемой организации, включая высшее руководство, на заключительном совещании.

Отчеты в письменной форме адресуются:

- непосредственно проверяемым;

- руководству проверяемой организации;

- внутренним аудиторам проверяемой организации;

- руководству организации, выполняющей аудит;

- аудиторам, участвующим в дальнейших проверках в данной организации;

- аудиторам органов по аккредитации (при проведении аккредитованной сертификации).

Всем этим людям нужна фактическая информация о результатах аудита. Эффективный отчет о проведении аудита, как устный, так и письменный должен отвечать ряду условий. Такие условия можно разделить на две группы, касающиеся содержания и формы:

Содержание.

На основании отчетов о проведении аудита руководство принимает важные решения. Руководство проверяемой организации должно решить, удовлетворительно ли действует имеющаяся система экологического менеджмента или же она требует каких-то изменений. При аудитах второй и третьей стороны, руководство организации, выполняющей аудит, на основании отчета и рекомендаций руководителя группы выносит решение о заключении контракта, одобрении поставщика или сертификации системы. Для того, чтобы руководство могло принять эффективное решение, отчеты о проведении аудита должны быть:

Информативными - Отчеты должны четко сообщать заинтересованным сотрудникам на разных уровнях о результатах проверки, а также содержать информацию о том, насколько полным является соответствие критериям аудита.

Основанными на фактах - Исключительно важно, чтобы отчет аудитора основывался на фактической информации и объективных доказательствах. Только факты, а не мнение аудитора, могут служить основанием для принятия решений.

Полными - В отчете следует отразить все результаты проверки для того, чтобы руководство располагало полной информацией, необходимой для принятия решений. Имеются в виду как положительные, так и негативные результаты.

Дата добавления: 2015-10-21