И отправка

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) прокурору района, подготовку к пересылке адресату.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Необходимо обратить внимание на то, что, если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Исполненные документы должны передаваться специалистам (работникам канцелярий) в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении, которая включает в себя слова «в н/п № ____» и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке должны подписываться и датироваться. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Исполненные документы передаются специалистам (работникам канцелярии) для отправки в день подписания документа. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают прокурору района.

При приеме документа для отправки специалист (работник канцелярии) должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие в документе всех страниц и указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором его экземпляре делает отметку об этом. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге учета документов, отправленных с нарочным.

Дата добавления: 2015-08-18