Пример создания собственной таблицы

Часто проект имеет ограниченный бюджет, и в таких случаях, создавая проектный план в таблице «Ввод» представления «Диаграмма Ганта», удобно всегда иметь перед глазами информацию о цене проекта, не переключаясь в таблицу «Затраты». Самый простой путь для этого — добавление колонки «Затраты» в таблицу «Ввод», тогда в таблице будет отображаться информация о стоимости. Следует сохранить копию исходной таблицы на тот случай, если она нам понадобится в дальнейшем.

Переключимся в представление «Диаграмма Ганта» и выберем команду меню «Вид > Таблица > Другие таблицы». В открывшемся диалоговом окне таблица «Ввод» уже выделена, нажимаем кнопку «Копировать». В появившемся диалоговом окне устанавливаем флажок «Показывать в меню» и выбираем название для новой таблицы «Ввод с контролем стоимости». Нажмем ОК, чтобы сохранить новую таблицу и вернуться в диалоговое окно со списком таблиц, где новая таблица будет выделена. Для возвращения к представлению «Диаграмма Ганта» нажмем кнопку «Применить». Рядом с диаграммой теперь находится таблица, которую мы только что создали.

Рис. 16. Проверяем, какая таблица отображается в представлении: ее название приведено в меню «Вид» напротив команды «Таблица»

Теперь добавим в таблицу колонку с информацией о стоимости. Оптимальное место для нее — слева от столбца с названием задачи, поскольку в таком случае информация о стоимости всегда будет на виду. Для добавления колонки выделим столбец с названием задачи, щелкнув по его заголовку, а затем щелкнем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду «Вставить столбец». В открывшемся диалоговом окне определения свойств добавляемой в таблицу колонки выберем название столбца — «Затраты» — и нажмем кнопку ОК.

Рис. 17. Колонка «Затраты» добавлена в таблицу

Для удобства просмотра избавимся от колонки «Ид.», с которой начинается таблица. Столбец «Ид.» заблокирован, и удалить его можно только через диалоговое окно определения свойств таблицы. Чтобы попасть в него, с помощью команды меню Вид >Таблица > Другие таблицы откроем диалоговое окно со списком таблиц и щелкнем на кнопке «Изменить». В открывшемся окне установим курсор на строку «Ид.» и нажмем кнопку «Удалить строку», а затем сбросим флажок «Зафиксировать первый столбец». Теперь нажмем ОК и далее в диалоговом окне со списком таблиц — кнопку «Применить».

Рис. 18. Из таблицы пропал столбец «Ид.» и первой стала колонка «Затраты»

Редактирование данных в таблицах

Редактирование таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel. Во многих полях можно выбирать значения из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, также данные можно вводить с помощью строки ввода.

С помощью команды «Заполнить» можно быстро заполнять данными из одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить ячейку таблицы с исходными данными, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду меню Правка > Заполнить и в появившемся списке — пункт, соответствующий направлению заполнения: «Вниз», если ячейка с исходными данными находится выше других выделенных, или «Вверх», если ниже.

Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под исходной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением».

Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту клавишу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет очищена, а рядом с ней появится меню.

Рис. 19. Удаление в таблице

Форматирование данных в таблицах

Есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диалоговое окно определения свойств шрифта через меню Формат > Шрифт или выбором команды «Шрифт» в контекстном меню. Для быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться панелью инструментов «Форматирование»

Для одновременного форматирования строк таблицы, относящихся к задачам или ресурсам определенного типа, нужно выбрать команду меню «Формат> Стили текста» или воспользоваться командой «Стили текста» контекстного меню. Диалоговое окно изменения текстовых стилей является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта. Единственное отличие — это присутствие списка «Изменяемый».

Рис. 20. Диалоговое окно определения свойств текстовых стилей, вызванное щелчком по таблице в представлении «Диаграмма Ганта»

Отформатируем курсивом все критические для проекта задачи. Выберем в списке «Изменяемый» пункт «Критические задачи» и изменим начертание шрифта на полужирный курсив в списке «Начертание».

Рис. 21.После форматирования критические задачи выделены курсивом

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.

Генри Гант (1861-1919), соратник «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915), изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.

Рис. 22. Основные элементы диаграммы Ганга. Задача и завершающая задача соединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2

Рис. 23. По горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач. При этом длина отрезков задач, пропорциональна их длительности.

Таблица 3. Диаграммы MS Project, производные от диаграммы Ганта

Название диаграммы	Описание
Подробная диаграмма Ганта	Используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределять нагрузку между ресурсами. На диаграмме отображаются возможные периоды времени, на которые выполнение задачи можно отложить без изменения срока окончания проекта
Диаграмма Ганта с выравниванием	Используется для выравнивания нагрузки ресурсов. На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания
Диаграмма Ганта с отслеживанием	Используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в процессе выполнения проектных работ. Для каждой задачи и фазы на диаграмме отображается запланированный срок выполнения и реальный
Диаграмма Ганта с несколькими планами	Используется для сравнения первых трех базовых планов проекта
Диаграмма Ганта с ожидае-мым планом проекта	Предназначен для анализа плана работ с помощью метода PERT.
Диаграмма Ганта с опти-мистичным планом проекта	Поскольку метод заключается в построении трех планов (реалистичного, пессимистичного и оптимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются три диаграммы
Диаграмма Ганта с песси-мистичным планом проекта

Настройка формы и цвета элементов диаграммы определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Открывается оно после двойного щелчка на элементе диаграммы, который требуется отформатировать. Текстовая информация, выводимая рядом с отрезком, является значением одного из столбцов «внутренней» таблицы. Поэтому для определения отображаемой рядом с отрезком информации нужно выбрать названия соответствующих столбцов на вкладке «Текст отрезка».

Рис. 24. Диалоговое окно форматирования отрезка

Рис. 25. Диалоговое окно группового форматирования отрезков диаграммы Ганта

Диалоговое окно группового форматирования (рис. 25) вызывается с помощью команды меню «Формат > Стили» отрезков.

В тех случаях, когда вы хотите вывести на диаграмме несколько фигур для одного типа задач, но не хотите, чтобы они наслоились друг на друга, стоит воспользоваться столбцом «Строка». В таком случае разные отрезки для одной и той же задачи будут отображаться друг под другом, увеличивая таким образом высоту строки, отведенную каждой задаче на диаграмме. Номером в столбце «Строка» определяется порядок отображения фигур (сверху вниз). Другой метод решения проблемы — выбрать для отображения задач тонкие отрезки.

Например, в представлении «Диаграмма Ганга с отслеживанием» на диаграмме Ганта отрезок задачи состоит из двух тонких отрезков, один из которых соответствует задаче в базовом плане, а второй — ее реальному состоянию (рис. 26).

Чтобы такой режим отображения задач был возможен, в стилях отрезков этой диаграммы для исходного плана задачи выбран отрезок высотой в половину стандартного отрезка и приподнятый (рис. 27). Для отображения актуального плана задачи выбран отрезок высотой в половину стандартного и расположенный внизу.

В полях «С» и «По» определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме. Поскольку эти точки соотносятся с датами на временной оси вверху диаграммы, то для заполнения полей нужно выбрать одну из дат, связанных с задачей. Эти даты хранятся в определенных столбцах «внутренней» таблицы, и названия этих столбцов приводятся в раскрывающемся списке для ввода даты.

Рис. 26. В представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием» включена диаграмма Ганта из двух отрезков, информирующих о базовом плане задачи и ее реальном состоянии

Рис. 27. Чтобы отобразить для одной задачи два отрезка вместо одного, ширина отрезков «Задача» и «Исходный план» установлена в половину стандартной

Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования временной шкалы нужно изменить используемые единицы измерения (команда меню «Формат > Шкала времени»). Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из трех уровней — верхнего, среднего и нижнего, из которых обязателен только средний. Каждый из уровней содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня.

Рис. 28. На вкладке «Шкала времени» осуществляется настройка единиц измерения, используемых временной шкалой

Рис. 29. На вкладке «Нерабочее время» диалогового окна форматирования временной шкалы определяются параметры отображения времени, не занятого работой.

Параметр «Календарь» задает проектный календарь, по которому отображается выходное время. Для форматирования временной шкалы предназначено диалоговое окно «Масштаб», вызываемое с помощью контекстного меню временной шкалы. Для быстрого изменения формата временной шкалы стоит воспользоваться кнопками «Увеличить» и «Уменьшить», расположенными на панели инструментов.

Большие диаграммы сложно просматривать без вспомогательных линий. Вертикальные вспомогательные линии позволяют быстро соотнести отрезок с временной шкалой, а горизонтальные линии — с задачей в списке. Для настройки параметров отображения вспомогательных линий нужно открыть диалоговое окно «Сетка» из меню «Формат».

Рис. 30. Диалоговое окно форматирования сетки диаграммы

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения отрезков на ней. Диалоговое окно «Макет» (команда меню «Формат>Макет» или команда «Макет» контекстного меню диаграммы Ганта) позволяет определить некоторые ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков.

Рис. 31. Диалоговое окно определения общих параметров диаграммы Ганта

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу, на отрезке самой фазы. Флажок «Всегда выполнять сведение отрезков диаграммы Ганта» обеспечивает включение этого режима. Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает. Для того чтобы убирать сводную информацию из отрезка фазы, служит флажок «Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач».

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS Project входит специальный компонент — Мастер диаграмм Ганта. Мастер вызывается командой меню «Формат > Мастер диаграмм Ганта» или из контекстного меню диаграммы Ганта. Кроме того, для вызова мастера служит крайняя правая кнопка на панели инструментов «Форматирование».

Планирование в программе MS Project

Сначала нужно создать файл нового проекта, щелкнув на кнопке «Создать». Автоматически откроется диалоговое окно «Сведения о проекте» (в дальнейшем - «Проект > Сведения о проекте»)

.

Если стандартные настройки календарей не подходят для проекта, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь. Проекту нужен один базовый календарь, а для различных групп нужно будет создать собственные календари. Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне настройки рабочего времени проекта (меню «Сервис>Изменить рабочее время»).

Для каждого дня можно задать определенную настройку. Для создания нового календаря предназначена кнопка «Создать». Кнопка «Параметры» отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Диалоговое окно настройки расчетов времени можно вызвать и через меню «Сервис > Параметры».

Программа позволяет отображать на шкале как календарный, так и финансовый год.

Временные настройки этого диалогового окна влияют только на то, каким образом MS Project конвертирует длительность задач из одной временной единицы в другую.

Дата добавления: 2015-07-20