Предварительное рассмотрение документов

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.

Порядок подписания, визирования, согласования и утверждения документов

Подписание документа

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Согласование документа

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

Утверждение документа

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы.

Информационно-справочная работа по документам

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

В настоящее время используют три формы регистрации:

- журнальную;

- карточную;

- электронную (автоматизированную).

Ведение переписки руководителя

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. К переписке относятся деловые (служебные письма), телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение.

Систематизация документов и их хранение

После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив организации.

Для того чтобы можно было быстро находить и использовать исполненные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

4 Аналитические функции секретаря

Дата добавления: 2015-07-20