Ведение документооборота при реализации и утилизации товара ненадлежащего качества

1. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей должен храниться в магазине в отдельной папке в течение полугода, затем отправляться вместе с архивом документации в соответствии с разделом 1.1.11. Документация настоящей Политики.

2. Журнал утилизаций должен храниться в магазине в отдельной папке в течение 1 (одного) года, затем отправляться вместе с архивом документации в соответствии с разделом 1.1.11. Документация настоящего Руководства.

3. Документы, которые необходимо подкреплять в товарный отчет при фактическом списании товара:

o Акт о списании товаров,

o Расходная накладная (с основанием «Списание брака/Отмена брака»).

4. При реализации бракованного товара необходимо подкреплять к отчету о скидках товарного отчета 1 экземпляр Бланка-уведомления (т.к. другой экземпляр передается покупателю) за соответствующий дате реализации день.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок

· 5.5.7. Перераспределение расходов

· Руководство пользователя POS

· Руководство пользователя Переносного Терминала для Сбора Данных (ТСД)

· Приложение№1. Возврат_обмен товара от покупателей

· Приложение№13. Бракованный товар

· 1.1.11 Документация

1.1.10. Сейф и его использование

1. Цель

Обеспечить контроль использования сейфа и его содержимого, доступ к которому предоставляется исключительно ответственным сотрудникам магазина. Хранению в сейфе подлежат только установленные данным Руководством предметы.

Преимущества:

· Уменьшение риска кражи денежных средств.

· Контроль за операциями по закрытию и открытию сейфа, направленные на защиту активов компании.

· Исполнение соответствующих мер по контролю, направленному на регулирование действий сотрудников, работающих с наличными.

2. Политика

1. Когда сейф не используется в рабочих целях, он должен быть закрыт с применением всех замков, в том числе защитных комбинаций и кодов (при наличии таковых).

2. Сейф должен стоять в зоне видимости камеры видеонаблюдения и четко просматриваться.

3. Сейф должен быть закреплен к полу.

4. Доступ к сейфу должен предоставляться только ответственным сотрудникам магазина, в чьи обязанности входит возможность осуществления расчетно-кассовых операций на кассе в соответствии с должностной инструкцией.

1. Выемку денежных средств из сейфа может осуществлять только ответственный сотрудник магазина и только в рамках и на нужды, прописанные в настоящем Руководстве. Запрещается изымать деньги из кассы магазина без формирования и учета в системе магазина соответствующего кассового ордера, подписываемого ответственными сотрудниками.

6. Перемещение наличных из кассы или сейфа может осуществляться только при условии отображения соответствующего перемещения денежных средств в программе магазина.

7. Открытие сейфа должно производиться в присутствии двух ответственных сотрудников магазина, одним из которых должен быть директор магазина или сотрудник, его замещающий.

8. Когда сейф открыт, дверь в офис, где располагается сейф, должна быть закрытой на ключи или кодовый замок.

9. Хранение личных вещей и наличных денежных средств, не имеющих отношения к средствам компании, в сейфе запрещается.

10. Сумма наличных средств в сейфе и кассе должна соответствовать сумме, отображенной в информационной системе магазина.

11. Работник, обнаруживший в любой момент времени излишки/недостачу в сейфе/кассе магазина обязан незамедлительно сообщить о данном факте директору магазина, ТОМу и ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов.

12. Запрещено хранить ключи от сейфа или кассы в местах общего доступа. В течение рабочего дня ответственный сотрудник сохраняет ключ от сейфа у себя и несёт ответственность за его исчезновение или передачу третьим лицам. В случае если ответственному сотруднику в течение рабочего дня необходимо покинуть пределы магазина, при передаче ключа происходит сверка остатка денежных средств, а так же изъятия со всех касс (если превышен допустимый остаток) в присутствии другого ответственного сотрудника, принимающего на себя ответственность.

13. В случае проведения каких-либо ночных работ ответственный сотрудник сохраняет ключ от сейфа у себя и несёт ответственность за его исчезновение или передачу третьим лицам.

14. В ночное время, за исключением пункта описанного выше в настоящем Руководстве, ключ от сейфа необходимо хранить в ящике для ключей, который размещается в комнате менеджера, при этом ящик для ключей должен быть закрыт на ключ и ключ должен быть убран в место (о котором должны знать только ответственные сотрудники, имеющие доступ к сейфу) и визуально не доступен (не находиться на столе, в замке ключницы). [RE40]

15. Если в магазине два ключа от сейфа, директор магазина обязан хранить ключ в специальном контейнере, надлежащим образом запломбированном, в сейфе. Другая копия ключа должна выдаваться в течение дня ответственному сотруднику.

16. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к Контрольно-Кассовой Технике, являются материально ответственными лицами. Виновное лицо (лица) возмещает причиненный ущерб в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

17. Директор магазина обязан истребовать от работников, которые могут быть причастны к факту недостачи/излишков, письменные объяснения для установления причины возникновения расхождений. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения в течение 2 рабочих дней директор магазина обязан составить Акт об отказе от предоставления объяснений по форме Приложения№16.

1. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя на основании результатов служебного расследования, проведённого в соответствии с внутренними процедурами Компании. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
2. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может быть произведено в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
3. В случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия доказывают вину сотрудника и дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, такой работник может быть уволен по инициативе Работодателя.
4. В случае временного закрытия магазина (на период реконструкции/релокации), все денежные средства, оставшиеся после инкассации, в полном объеме должны быть изъяты из магазина и перемещены в другой магазин компании, расположенный в этом же городе. Для перемещения средств, по согласованию с бухгалтерией, формируется кассовый ордер «Перемещение между магазинами – РКО», после фактической доставки денежных средств в другой магазин города, средства приходуются путем создания кассового ордера «Перемещение между магазинами – ПКО». Если в городе нет другого магазина компании, по согласованию с бухгалтерией, денежные средства остаются в магазине.

Дата добавления: 2015-07-16