Основні вимоги до викладу текстових документів

4.1 Поділ тексту

4.1.1 Текст документа за необхідністю поділяють на розділи. Розділи можна ділити на пункти або на підрозділи і пункти. Пункти можуть поділятися на підпункти.

При поділі тексту на пункти і підпункти необхідно, щоб кожний пункт, підпункт мав завершену інформацію.

4.1.2 Розділи, підрозділи, пункти і підпункти потрібно нумерувати арабськими цифрами і записувати з абзацного відступу.

4.1.3 Розділи повинні мати порядкову нумерацію в межах усього документа і позначатися арабськими цифрами без крапки.

Кожний розділ рекомендується починати з нової сторінки.

4.1.4 Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять. Розділи, як і підрозділи, можуть складатися з одного або декількох пунктів.

4.1.5 Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу і порядкового номера пункту або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять.

Якщо розділ чи підрозділ складається з одного пункту, він також нумерується. Якщо текст поділяється тільки на пункти, їх треба нумерувати порядковими номерами в межах документа.

Приклад

1 Типи і основні розміри

2 Технічні вимоги

3 Методи випробування

3.1 Апарати і матеріали

3.2 Підготовка до випробування

4.1.6 Пункти можуть бути поділені на підпункти, які повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного пункту.

Приклад

4.2.1.1; 4.2.1.2 тощо.

Після номера підпункту крапку не ставлять.

4.2 Переліки

4.2.1 У пунктах або підпунктах можуть бути наведені переліки. Перед переліком ставлять двокрапку.

4.2.2 За наявності в тексті переліків одного рівня підпорядкованості, на який в документі не посилаються, перед кожною його позицією ставлять дефіс.

4.2.3 За наявності в тексті переліків різних рівнів підпорядкованості найвищим рівнем є перелік, який позначають малими літерами української абетки, середній рівень позначають арабськими цифрами, найнижчий - дефісом.

Після цифри або літери, якою позначено певну позицію переліку, ставлять круглу дужку.

Приклад

а) форма і розміри клітин;

б) живий склад клітин:

1) частини клітин:

- ________________________________________________________

- ________________________________________________________

2) неживі включення;

в) утворення тканини.

4.2.4 Якщо в тексті треба посилатися на переліки, використовують рівні переліків, позначені літерами та цифрами.

У межах одного структурного елемента не слід використовувати переліки з однаковою літерною або цифровою познакою їхніх позицій.

4.2.5 Текст кожної позиції переліку треба починати з малої літери з абзацного відступу відносно попереднього рівня підпорядкованості.

4.3 Заголовки

4.3.1 Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти і підпункти можуть мати заголовки. Заголовки мають чітко і коротко відображати зміст структурного елемента.

Заголовки треба починати з абзацного відступу, з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи. Перенесення слів у заголовках не допускається. Якщо заголовок складається з двох речень, їх відокремлюють крапкою.

Заголовки розділів допускається записувати великими літерами з абзацного відступу.

4.3.2 Відстань між заголовком і подальшим чи попереднім текстом має бути:

- за машинописного способу – не менше ніж три інтервали;

- за машинного способу не менше ніж два рядки;

- за рукописного -15 мм.

Відстань між заголовками розділу і підрозділу - два інтервали, при виконанні рукописним способом – 8 мм.

Відстань між основами рядків заголовку приймають такою, як у тексті.

4.3.3 Не допускається розміщувати назву розділу, підрозділу, а також пункту і підпункту в нижній частині сторінки, якщо після неї розміщено тільки один рядок тексту.

4.3.4 Структурні елементи “Зміст”, “Вступ”, “Висновки”, “Перелік посилань” не нумерують, а їх назви правлять за заголовки структурних елементів; їх записують посередині сторінки з великої літери. Допускається записувати великими літерами.

4.4 Викладення тексту

4.4.1 Повна назва документа на титульному аркуші в основному написі і при першому згадуванні в тексті документа повинна бути однаковою.

Назви, що наводяться в тексті і на рисунках, повинні бути однаковими.

4.4.2 Текст документа повинен бути стислий, точний та логічно послідовний. Текст викладають, дотримуючись норм чинного українського правопису, використовуючи стиль ділового мовлення, придатний для службових документів. Треба користуватись усталеною лексикою, наявною в академічних словниках. Діалектизмів, засобів художньої літератури, новітніх іншомовних запозичень треба уникати.

Викладаючи обов’язкові вимоги, в тексті треба вживати слова “не можна”, “необхідно”, “треба”, “потрібно”, “треба щоб”, “дозволено тільки”, “можна”. При викладенні інших положень треба застосовувати слова “можуть бути ”, “як правило” тощо. Допускається використовувати довільну форму викладання тексту, наприклад, “застосовують ”, “зазначають”, “виробляють”, “виконують” тощо.

У тексті повинні застосовуватись наукові та науково-технічні терміни, познаки та визначення, встановлені відповідними стандартами, а при їх відсутності - загальноприйнятими в науковій та науково-технічній літературі.

4.4.3 У тексті заборонено вживати:

- звороти розмовної мови;

- техніцизми та професіоналізми;

- для одного поняття різні наукові та науково-технічні терміни, близькі за змістом, а також іншомовні слова та терміни за наявності рівнозначних слів та термінів в українській мові;

- довільні словосполучення;

- скорочення слів, крім встановлених правилами українського правопису та чинними стандартами;

- скорочення позначень одиниці фізичної величини, якщо вона використовується без цифр, за винятком одиниці фізичної величини в головках та боковиках таблиці і розшифрування літерних познак, які входять в формули та рисунки; у разі потреби цю одиницю подають повністю словами, а не умовним позначенням.

4.4.4 У тексті документа, за винятком формул, таблиць і рисунків, не дозволяється вживати:

- математичний знак мінус (-) перед від’ємним значенням величини (треба писати слово “мінус”);

- символ “¯”як позначення діаметра (треба писати слово “діаметр”). Зазначаючи розмір або граничні відхилення діаметра на рисунках, перед його числовим значенням треба ставити знак “¯”;

- без числових значень математичні знаки, наприклад:> (більше), <(менше), = (дорівнює), ³ (більше або дорівнює), £ (менше або дорівнює), ¹ (не дорівнює), а також № (номер), % (відсотки) та °С (градус Цельсія).

4.4.5 Коли наводять найбільше або найменше значення величини, треба вживати словосполуки “повинно бути не більше (-ий, -а), ніж (від, за)”, “не менше (-ий, -а), ніж (від, за)”, “не повинно (-ен, -а) перевищувати”.

Коли наводять допустимі значення відхилів зазначених норм, вимог, треба вживати словосполуки “не повинен бути більший, ніж (від, за)”, “менший, ніж (від, за)”, “не повинен перевищувати”.

4.4.6 У тексті треба використовувати терміни, визначення, умовні позначення, зображення та знаки, установлені в чинних стандартах. Перед позначенням параметра дають його пояснення.

Приклад

“Тимчасовий опір розриву ”.

4.5 Позначення фізичних величин та одиниць фізичних величин

4.5.1 Для позначення фізичних величин та їхніх одиниць виміру треба використовувати Міжнародну систему одиниць (SI) та дотримуватися вимог стандартів ДСТУ 3651.1 і

ДСТУ 3651.2.

Поряд з одиницями системи SI за потреби в дужках можна зазначати одиниці раніше застосовуваних систем, які дозволено використовувати. Заборонено в одному документі використовувати різні системи позначення фізичних величин.

4.5.2 У тексті документа числове значення величини, подане з одиницею виміру величини, треба писати цифрами. Однорозрядне числове значення без одиниці виміру пишуть словами, багаторозрядне – цифрами.

Приклади

1 Випробувати п’ять труб, кожна завдовжки 5м.

2 Відібрати 15 труб для випробовування на тиск.

4.5.3 Між числовим значенням та позначенням одиниці фізичної величини має бути проміжок. Написання позначення одиниць фізичних величин має відповідати вимогам стандартів комплексу ДСТУ 3651.

Приклади

120 грн; 25 к.; 5 шт.; 10 кг; 6 г; 5 т; 4 тис. км; 8 м²; 25 м³.

4.5.4 У межах одного тексту одиниця фізичної величини того самого показника має бути здебільшого однакова.

Якщо в тексті наведено низку числових значень фізичної величини, які виражено однією одиницею виміру, позначення цієї одиниці виміру пишуть тільки за останнім числовим значенням. В одному ряду чисел здебільшого наводять однакову кількість десяткових знаків для всіх значень, що утворюють ряд.

Приклад

1,0; 1,5; 2,0; 2,5 мм.

4.5.5 Якщо в позначенні величини використано індекс, який є скорочення слів “номінальний” (ном.), “мінімальний” (мін.), “максимальний” (макс.) тощо, в індексі крапку не ставлять: , , тощо.

4.6 Числові значення

4.6.1 Діапазон чисел в тексті позначають, використовуючи прийменники “від” і “до”. Якщо в тексті наводять діапазон числових значень фізичної величини, познаку одиниці виміру треба наводити після обох меж діапазону.

Приклади

від 1 мм до 5 мм;

від 0° С до 17 °С;

від 10 кг до 120 кг.

4.6.2 Якщо в тексті зазначають діапазон порядкових номерів, можна використовувати знак “тире”.

Приклад

7-12, рисунки 1-14.

4.6.3 Не можна відокремлювати одиницю фізичної величини від числового значення (подавати їх в на різних рядках або сторінках).

4.6.4 Дробові числа треба подавати як десяткові дроби, за винятком розмірів у дюймах, які треба записувати: , .

Якщо неможливо подати числове значення як десятковий дріб, то дозволено записувати його як звичайний дріб в один рядок, через похилу риску.

Приклад

;

4.6.5 Числові значення величин за потреби треба встановлювати з допуском, який забезпечує потрібні властивості продукції. Округлення числових значень величин до першого, другого та ін. десяткових знаків для різних типорозмірів, марок і подібної продукції однієї назви має бути однакове. Наприклад, якщо градація товщини сталевої гарячевальцьованої стрічки 0,25 мм, то весь ряд товщин стрічки треба подавати числами з такою самою кількістю десяткових знаків.

4.6.6 Основне значення показника з допуском треба записувати таким чином: ; .

4.6.7 Подаючи значення площинного кута, треба надавати перевагу десятковій формі запису числа: 17,25°.

4.7 Примітки

4.7.1 Примітки подають у документі, якщо є потреба в коментарях або поясненнях щодо змісту тексту, таблиць або рисунків. В них не повинно бути вимог.

4.7.2 Примітки треба подавати безпосередньо за текстом, фрагментом рисунка або в кінці таблиці, яких вони стосуються.

4.7.3 Якщо подають одну примітку, їй повинно передувати слово “Примітка”, яке треба писати з абзацу, з великої літери і після нього ставити крапку. Далі в тому самому рядку через проміжок з великої літери пишуть текст самої примітки.

Приклад

Примітка. Розміри, що в дужках, вживати не рекомендується.

4.7.4 Якщо у структурному елементі дві і більше приміток, їх подають після тексту, якого вони стосуються, оформлюють згідно з 4.7.3 і нумерують арабськими цифрами.

Приклад

Примітка 1.___________________________________________

___________________________________________________________

Примітка 2. ___________________________________________

___________________________________________________________

4.7.5 Примітки до таблиць розташовують в кінці таблиці над лінією, що позначає кінець таблиці, і відокремлюють від її основної частини.

4.8 Приклади

4.8.1 Приклади можуть бути наведені в тих випадках, коли вони пояснюють текст документа або сприяють більш короткому його викладенню.

4.8.2 Слово “Приклад” (“Приклади”) треба писати з абзацу з великої літери без будь-якого знака в кінці. Текст прикладу (-ів) пишуть з нового рядка після слова “Приклад (-и)” з подвійного абзацу. Якщо прикладів декілька, їх розташовують один під одним. За потреби приклади можна нумерувати арабськими цифрами.

4.9 Виноски

4.9.1 Пояснення до окремих даних, наведених у тексті або таблицях, допускається оформлювати надрядковими знаками виноски.

4.9.2 Знак виноски ставлять безпосередньо після того слова, числа, символу, речення, до якого дають пояснення, та перед текстом пояснення.

4.9.3 Знак виноски позначають арабськими цифрами з дужкою і розміщують на рівні верхнього обрізу шрифту.

Нумерація виносок – окрема для кожної сторінки.

Дозволяється замість цифр позначати виноски зірочками(^*). Використовувати більше чотирьох зірочок не рекомендується.

4.9.4 Текст виноски розташовують в кінці сторінки, на якій вони позначені, і відокремлюють від тексту тонкою горизонтальною лінією довжиною 30-40 мм, проведеною в лівій частині сторінки.

Пояснювальний текст виноски, що стосується таблиці, подають над лінією, якою позначають закінчення таблиці, і відокремлюють від її основної частини тонкою суцільною лінією.

Текст виноски починають з абзацного відступу і пишуть з мінімальним міжрядковим інтервалом.

Приклад

Цитата в тексті: “Він базується на використанні прогнозування за методом Дельфи ¹⁾”.

Відповідне подання виноски:

___________________

¹⁾ У стародавньому місті Дельфі жреці змагались у пророкуванні майбутнього. Метод, який названо ім’ям цього міста, спочатку використовувався для “прорікання” часу настання події, що прогнозувалася.

4.10 Скорочення

4.10.1 У тексті документа дозволено вживати:

- загальноприйняті скорочення: див. – дивись; номін. – номінальний; гран. відх. – граничний відхил; мін. – мінімальний; макс. - максимальний та інші скорочення, які встановлено правилами української орфографії та ДСТУ 3582;

- скорочення: абс. – абсолютний; відн. – відносний; с. – сторінка; р. – рік; грн – гривня; к. – копійка; ц. - ціна та інші скорочення, які вживають з числовими значеннями.

4.10.2 Якщо в документі прийнято особливу систему скорочення слів або назв, то перелік прийнятих скорочень повинен бути наведений в кінці документа в розділі “Познаки та скорочення”.

4.11 Посилання

4.11.1 Посилання в тексті на джерела треба зазначати порядковим номером за переліком посилань виділеним двома квадратними дужками.

Приклад

“…у роботах [1 – 5 ]…”.

Допускається наводити посилання у виносках, при цьому оформлення посилання має відповідати його бібліографічному опису за переліком посилань із зазначенням номера.

Приклад

Цитата в тексті “…частка інформаційної роботи перевищує 70 % [6]¹⁾.”

Відповідний опис у переліку посилань:

6 Автоматизація робіт в установах // ТНЕР. - №4. – М: Мир, 1983.- С. 66-76.

Відповідне подання виноски:

________________________

¹⁾ [6] Автоматизація робіт в установах // ТНЕР. - №4. – М: Мир, 1983.- С. 66-76.

4.11.2 При посиланнях на розділи, підрозділи, пункти, рисунки, таблиці, формули, рівняння, додатки зазначають їх номери.

При посиланнях треба писати: “…в розділі 4 ”, “…дивись 2.1”, “…відповідно до 2.3.4”, “…на рисунку 1.3 ”, “(рисунок 5)”, “…в таблиці 3.2”, “…згідно з формулою (3.1)”, “…у рівняннях (1.2)-(1.5)”, “…у додатку Б” тощо.

4.12 Формули та рівняння

4.12.1 Формули розташовують безпосередньо після тексту, в якому вони згадуються, посередині сторінки. Вище і нижче кожної формули повинно бути залишено не менше одного вільного рядка.

4.12.2 У формулах треба використовувати умовні позначення фізичних величин, установлені в комплексі стандартів ДСТУ 3651.

Пояснення до позначень і числових множників, якщо їх не було раніше в тексті, треба подавати безпосередньо під формулою.

Пояснення кожного позначення, що міститься в формулі, треба подавати з нового рядка в тій послідовності, в якій їх наведено в формулі. Перший рядок пояснення треба починати з абзацу словом “де” без двокрапки. Після пояснення позначення через кому пишуть одиницю відповідної фізичної величини.

Приклад

Густина кожного зразка в кілограмах на кубічний метр обчислюється за формулою

, (1)

де m – маса зразка кг;

V – об’єм зразка, м³.

4.12.3 Формули, які подають одна за одною і не відокремлюють текстом, відділяють комою і розташовують у стовпчик

Приклад

, (1)

. (2)

4.12.4 Переносити формулу на наступний рядок необхідно тільки на знакові виконуваної операції, знак на початку наступного рядка повторюють. В разі перенесення формули на знакові множення застосовують знак “´”.

4.12.5 В тексті формули можуть бути виконані машинописним, машинним способом чи креслярським шрифтом висотою не менше ніж 2,5 мм. Застосування машинописних і рукописних символів в одній формулі не допускається.

4.12.6 Формули, крім формул у додатках, треба нумерувати порядковою нумерацією в межах розділу арабськими цифрами, які записують на рівні формули в круглих дужках у крайньому правому положенні на рядку. Номер формули складають з номера розділу і порядкового номера формули в цьому розділі відокремлених крапкою.

Формули в кожному додатку повинні мати окрему нумерацію, складену з літери познаки додатка та порядкового номера формули цього додатка, сполучених крапкою.

Якщо в тексті або в додатку одна формула, її нумерують так: (1) або (А.1).

Можлива наскрізна нумерація формул, крім додатків.

4.12.7 У посиланнях на формули в тексті подають їх номери в круглих дужках.

Приклад

…у формулі (3.1);

…у формулі (В.1);

…у формулі (1).

4.12.8 Порядок викладення в тексті математичних рівнянь такий самий, як і формул.

4.13 Нумерація сторінок

4.13.1 Сторінки документа і додатків, що входять до складу документа, треба нумерувати арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації впродовж усього документа.

Номер сторінки документа, який виконаний на аркушах формату А4, проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки в кінці.

Номер сторінки документа, який виконаний на формах 9 і 9а ГОСТ 2.106, проставляють у відповідній графі основного напису.

4.13.2 Титульний аркуш включають до загальної нумерації сторінок, номер сторінки на титульному аркуші не проставляють.

4.13.3 Рисунки і таблиці, розміщені на окремих сторінках, включають до загальної нумерації сторінок документа.

Дата добавления: 2015-11-26