Читайте также:
|
|
"Пошук, сортування і фільтрація даних. Створення запитів
у Microsoft Access"
Теоретичні відомості:
Пошук і заміна даних
У Microsoft Access існує кілька способів пошуку чи заміни потрібних даних при виконанні пошуку конкретного значення, одного запису чи групи записів.
- Для пошуку запису можна прокрутити таблицю чи форму або ввести номер потрібного запису в поле "Номер записи".
- За допомогою діалогового вікна " Поиск" можна знайти конкретні записи чи визначені значення в полях. Мається можливість переходу по записах у міру виявлення кожного входження потрібного елемента. Якщо потрібно замінити конкретні виявлені при пошуку значення, варто скористатися діалоговим вікном " Замена".
- За допомогою фільтру можна тимчасово ізолювати і переглянути конкретний набір записів для роботи з ним при відображенні на екрані відкритої форми чи таблиці.
- За допомогою запита можна працювати з конкретним набором задовольняючих заданим умовам записів з однієї чи декількох таблиць бази даних. Виконання запиту дає можливість працювати з набором записів незалежно від конкретної форми чи таблиці.
Фільтри
Фільтр звичайно використовують при роботі в режимі форми чи в режимі таблиці для перегляду чи зміни підмножини записів. Види фільтрів:
- Фільтр за формою. Спосіб добору даних, що використовує версію поточної форми чи таблиці з порожніми полями. Користувач вводить у ці поля значення, що повинні міститися в записах, що відбираються.
- Фільтр по виділеному. Спосіб добору записів за даними, виділеними у формі, об'єкті в режимі таблиці чи на сторінці доступу до даних. У формі чи в об'єкті в режимі таблиці мається можливість провести добір за повним значенням чи по виділеній частині значення. Наприклад, можна виділити перший символ у значенні поля і відібрати всі записи, у яких значення в даному полі починаються з цього символу. На сторінці доступу до даних фільтр можна установити тільки за повним значенням поля.
Сортування записів у таблиці, запиті чи формі
Виконання сортування записів для форми у режимі форми чи для таблиці, запиту чи форми у режимі таблиці допускається навіть у тому випадку, коли фільтр уже застосований. Також для сортування даних, що відбираються фільтром, можна вказати порядок сортування у вікні розширеного фільтру, а для сортування результатів запиту можна задати порядок сортування у режимі конструктора запиту.
Способи сортування:
- Сортування записів у режимі таблиці чи у режимі форми
- Сортування записів за допомогою розширеного фільтру чи сортування відбираємих записів у режимі конструктора запиту.
Сортування і фільтрація записів у режимі таблиці
При пошуку деякого значення Microsoft Access знаходить і відображає відповідний запис. Але якщо заданому критерію задовольняє кілька записів, то для зручності роботи виникає необхідність відобразити на екрані тільки їх. За допомогою кнопок сортування і фільтрації, що знаходяться на панелі інструментів (чи команд "Фильтр" і "Сортировка" з меню "Записи"), можна відобразити на екрані тільки необхідні для роботи записи, а також швидко відсортувати їх у потрібному порядку. Для сортування усієї таблиці використовуються дві кнопки сортування, а для вибору визначених записів — три кнопки фільтрації.
Швидке сортування. Іноді необхідно відсортувати записи у визначеній послідовності. Кнопки сортування панелі інструментів дозволяють сортувати стовпці по зростанню чи по убуванню. Спочатку виберіть поля для сортування, а потім клацніть на кнопці "Сортировка" по зростанню (А-Я) чи "Сортировка" по убуванню (Я-А).
Для вибору поля сортування досить помістити в нього курсор на рівні будь-якого запису. Після цього клацніть на відповідній кнопці, і дані миттєво будуть відсортовані.
Якщо ви хочете сортувати дані по декількох полях, виділіть кілька стовпців Для цього спочатку виділіть один стовпець, а потім натисніть клавішу <Shift> і перетягніть курсор (у такий спосіб виділяються суміжні стовпці). При цьому записи таблиці відсортуються спочатку по першому стовпцю, потім по другому і т.д. Якщо ж потрібно виділити несуміжні стовпці, то, як уже згадувалося вище, їх потрібно перемістити, щоб вони розташовувалися поруч.
Щоб відновити первісний порядок розташування записів, скористайтеся командою "Записи/Удалить фильтр".
Створення запитів
Запити призначені для одержання інформації, введеної в таблиці. У Microsoft Access можна здійснювати пошук інформації з досить складних критеріїв. Запит вибирає інформацію, що зберігається в базі даних, яка відповідає визначеним умовам. За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів.
У Microsoft Access існує кілька типів запитів для різних цілей:
- Запити на вибірку відображають дані з однієї чи декількох таблиць у виді таблиці.
- Запити на зміну використовуються для створення нових таблиць з результатів запиту і для внесення змін у дані існуючих таблиць. З їхньою допомогою можна додавати чи видаляти записи з таблиці і змінювати записи відповідно до виражень, що задаються в режимі конструктора запиту.
- Запити з параметрами — це такі запити, властивості яких змінюються користувачем при кожнім запуску. При запуску запиту з параметром з'являється діалогове вікно, у якому потрібно ввести умову відбору. Цей тип запиту не є відособленим, тобто параметр можна додати до запиту будь-якого типу.
- Перехресні запити. У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків (суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один із яких розташований у лівому стовпці таблиці, а другий — у верхньому рядку.
Найбільш часто використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, що задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї чи декількох таблиць і виводяться у визначеному порядку.
Способи створення запитів:
- створення запиту за допомогою майстра.
- створення запиту самостійно за допомогою конструктора.
Для створення найпростіших запитів можна використовувати майстер запитів, що послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри.
Створення простого запита і запита з обчисленням підсумків
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 103 | Нарушение авторских прав