Донецьк ДНТУ 2006

Методичні вказівки до лабораторних робіт з дисципліни "Основи інформаційних технологій" (для магістрів державного управління). / Склали: В.Г.Адамов, С.В Лаздинь, Ю.К.Орлов, О.І. Секірін - Донецьк: ДНТУ, 2005. - 96 с.

Методичні вказівки містять стислі теоретичні відомості, методичні рекомендації і завдання до виконання лабораторних робіт з дисципліни "Основи інформаційних технологій" з використанням программних засобів пакету Microsoft Office по темам: робота з текстом у редакторі Microsoft Word, робота з електронними таблицями у Microsoft Excel, робота з базами даних у Microsoft Access, підготовка презентацій з використанням Microsoft PowerPoint.

Укладачі: проф. В.Г.Адамов

проф. С.В. Лаздинь

доц. Ю.К. Орлов

доц. О.І. Секірін

ЗМІСТ

Лабораторна робота № 1 "Форматування тексту у Microsoft Word".....................
Лабораторна робота № 2 "Робота з таблицями у Microsoft Word".........................
Лабораторна робота № 3 "Робота зі списками у Microsoft Excel"..........................
Лабораторна робота № 4 "Робота зі зведеними таблицями у Microsoft Excel".....
Лабораторна робота № 5 "Знайомство із СУБД Microsoft Access. Створення баз даних і таблиць. Створення форм для роботи з таблицями"............................
Лабораторна робота № 6 "Пошук, сортування і фільтрація даних. Створення запитів у Microsoft Access"........................................................................................
Лабораторна робота № 7 "Побудова звітів у Microsoft Access"............................
Лабораторна робота №8 "Створення презентацій з використанням Microsoft PowerPoint"..................................................................................................................

Лабораторна робота № 1 "Форматування тексту у Microsoft Word"

Теоретичні відомості:

Форматування тексту полягає в зміні його зовнішнього вигляду, за рахунок зміни розташування його фрагментів і використання різних шрифтів та їхнього накреслення. При форматуванні тексту використовують панель інструментів Форматування або команди з меню Формат.

Для одержання довідкової інформації про параметри форматування тексту (малюнка) натисніть клавіші Shift+F1.

Можна виконувати форматування символів або абзаців.

Форматування символів

Символ – це найменша неподільна складова документа. Формат символу містить у собі наступні атрибути: вигляд шрифту, накреслення, розмір і кольори символів, міжсимвольний інтервал, а також зсув символів вище або нижче рядка й деякі інші.

Для управління форматом символів можна застосувати один із трьох інструментів: панель Форматування,команду Шрифт ізменю Формат або клавіші швидкого доступу.

Панель Форматування використовується для виконання найбільше часто виконуваних операцій форматування. На ній присутні списки, що розкриваються, Шрифт для вибору шрифту й Размер шрифта для установки розміру символів, кнопки вибору накреслення: Ж - Напівжирний, К - курсив і Ч - підкреслений, кнопка Выделение цветом для зміни кольору простору навколо символу й кнопка Цвет шрифта для вибору кольору самого символу.

Найбільш повні можливості для форматування надає команда Шрифт із меню Формат. Вікно Шрифт містить три вкладки: Шрифт, Интервал й Анимация.

На кожній вкладці присутнє поле Образец, у якому відображається фрагмент виділеного в документах тексту. Зразок форматується відповідно до поточних значень параметрів на всіх вкладках вікна Шрифт. Якщо в тексті немає виділеного фрагмента, вікно Образец відображає назву поточного шрифту.

На вкладці Шрифт розташовані списки Шрифт – для вибору шрифту, Начертание – для вибору накреслення: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный Курсив, Размер – для вибору розміру; списки, що розкриваються, Подчёркивание - для вибору виду підкреслення й Цвет - для вибору кольору символу. Поле Эффекты дозволяє додати додаткові ефекти форматування. Кнопка По умолчанию служить для збереження зроблених змін у поточному шаблоні.

Вікно Шрифт можна викликати й за допомогою контекстного меню, встановивши вказівник в області тексту, нажавши праву кнопку й вибравши в меню, що з'явилося, команду Шрифт.

Ще одним способом управління форматом символів є використання клавіш швидкого доступу.

За допомогою команди Регистр із меню Формат можна робити переключення регістра букв без зміни формату. (Прапорець Всі прописні у вікні Шрифт змінює формат всіх виділених слів, тому слова, що вставляють знову, автоматично перетворюють у прописні).

У вікні Регистр розміщені п'ять перемикачів: Как в предложениях, все строчные, ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, Как В Заголовках і иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР, які дозволяють зробити переключення регістра.

Ту ж операцію можна виконати, виділивши фрагмент тексту й послідовно натискаючи клавіші Shift+F3. При кожному натисканні буде зроблено одне з можливих переключень регістра букв.

Форматування абзаців

Абзац – це найважливіший структурний елемент документа. Саме формат абзацу в першу чергу визначає загальний вигляд і враження від документу.

Формат абзацу в першу чергу характеризують наступні атрибути: відступи, позиції табуляції, вирівнювання, міжрядковий інтервал, інтервал між абзацами. Крім того, важливими атрибутами є границі й заливання. Іноді до атрибутів абзацу також відносять засоби створення літериць. Крім того, Word дозволяє встановлювати й інші рідше використовувані атрибути абзацу, наприклад, здійснювати примусову прив'язку одного абзацу до іншого для запобігання розриву між ними при переході на нову сторінку.

Під абзацом розуміється будь-який фрагмент документа, за яким йде маркер абзацу ¶. До останнього прив'язана вся інформація про формат абзацу. При копіюванні або переносі абзацу без маркера інформація про формат абзацу губиться, а при видаленні маркера абзац зіллється з наступним, причому формат верхнього абзацу буде поширений на весь знову утворений абзац.

Для форматування одного абзацу досить установити текстовий курсор усередині нього, і будь-яка операція форматування буде застосована до всіх рядків цього абзацу. Для форматування декількох абзаців відразу їх потрібно попередньо виділити.

Для початку нового абзацу варто натиснути клавішу Enter. Якщо необхідно почати новий рядок без створення нового абзацу, то варто використати клавіші Shift+Enter.

Для форматування абзацу використовується горизонтальна лінійка, панель Форматування, команда Абзац із меню Формат і клавіші швидкого доступу.

За допомогою горизонтальної лінійки можна встановити відступи абзацу стосовно полів сторінки й розставити символи табуляції (табулостопи), які використовуються для позначки усередині рядка позицій, у які повинен бути встановлений текстовий курсор після натискання клавіші Tab.

Для установки відступів абзаців на лінійці розміщені маркер відступу першого рядка - у верхній частині лінійки й маркери лівого й правого відступу, причому маркер лівого відступу складається із двох частин: нижній прямокутник дозволяє змінити лівий відступ абзацу з одночасним переміщенням маркера відступу першого рядка, тобто абзацний відступ першого рядка не змінюється, а маркер на прямокутнику змінює лівий відступ абзацу без зміни положення маркера відступу першого рядка.

Положення маркерів завжди відповідає відступам того абзацу, у якому в цей момент знаходиться текстовий курсор. Якщо в документі виділено кілька абзаців із різними відступами, то маркери будуть представлені не чорним, а сірим кольором.

На відміну від відступів рядків табулятори призначені для управління положенням текстового курсору не тільки на початку й наприкінці рядка, але й усередині нього.

У рядку може бути встановлено кілька табуляторів. Після першого натискання клавіші Tab курсор переміщається в позицію першого ліворуч табулятора, після другого натискання – у позицію наступного й т.д.

Після установки курсору в позицію чергового табулятора, можна ввести текст, при цьому текст може бути вирівняний щодо табулятора декількома способами: по лівому (тобто табулятор розміщається ліворуч від тексту, що вводить,), по центру, по правому краю, по роздільнику (роздільником є десяткова крапка). Залежно від вирівнювання розрізняється кілька типів табуляторів. Для вибору типу табулятора клацніть кілька разів у лівій частині лінійки до появи потрібного типу табулятора. Після цього клацніть у потрібному місці лінійки. Для переміщення табулятора його потрібно перетягнути по горизонтальній лінійці, а для видалення стягнути його з лінійки.

Табулятори, установлені для одного з рядків абзацу зберігають своє положення для всіх рядків цього абзацу. Незалежно від числа й типів установлених табуляторів, вони не беруть участь в утворенні формату абзацу, поки не натиснута клавіша Tab.

Для роботи з табуляторами можна використати також команду Табуляция з меню Формат.

Для зсуву абзацу цілком можна використати кнопки Уменьшить отступ і Увеличить отступ на панелі Форматування. При кожнім натисканні відповідної кнопки відбувається зсув абзацу вправо або вліво на один інтервал табуляції. Причому, якщо відсутні встановлені табулятори, то за замовчуванням приймається інтервал табуляції, установлений у вікні Табуляция.

Одним з параметрів форматування абзаців є вирівнювання. У найпростішому випадку вирівнювання тексту для одного абзацу або для групи виділених абзаців виконується за допомогою кнопок По левому краю, По центру, По правому краю й По ширине панелі Форматування або використовуючи клавіші Ctrl+ L, Ctrl+E, Ctrl+R і Ctrl+J відповідно.

Крім того, для тієї ж мети можна використовувати команду Абзац із меню Формат, у вікні Абзац на вкладці Отступы и интервалы потрібно розкрити список Выравнивание й вибрати в ньому потрібний рядок.

Варто звернути увагу на дві важливі особливості виконання цієї операції:

– вирівнювання абзацу провадиться не відносно полів сторінки, а щодо встановлених відступів абзацу;

– для застосування різних типів вирівнювання тексту в межах одного рядка потрібно використовувати табулятори.

Відстань між рядками тексту усередині абзацу визначає міжрядковий інтервал. Обраний міжрядковий інтервал застосовується до всіх рядків поточного абзацу або групи виділених абзаців.

За замовчуванням у документі використається одинарний інтервал, величина якого незначно перевищує висоту символів найбільшого шрифту рядка. Конкретна величина цього перевищення залежить від використовуваного шрифту.

Міжрядковий інтервал встановлюється на вкладці Отступы и интервалы діалогового вікна Абзац за допомогою списку, що розкривається, Междустрочный. У списку присутні варіанти: Одинарный, Полуторный, Двойной, Минимум, Точно, Множитель.

Варіант Минимум установлює мінімальний інтервал автоматично при вставці в абзац шрифтів великих розмірів або графічних зображень. При цьому редактор автоматично підбирає величину інтервалу, щоб вставлені об'єкти могли розміститися в рядку повністю (без обрізання по вертикалі).

Варіант Точно задає фіксований інтервал не залежний від вигляду шрифту. При цьому всі рядки абзацу будуть мати однакову висоту.

Варіант Множитель задає коефіцієнт збільшення/зменшення одинарного інтервалу. За замовчуванням він приймається рівним трьом.

При виборі останніх трьох варіантів необхідно в полі лічильника, розташованого праворуч, указати значення, за допомогою якого буде обчислений міжрядковий інтервал.

Міжрядковий інтервал можна встановити за допомогою клавіш швидкого доступу:

Ctrl+1 – одинарний;

Ctrl+2 – подвійний;

Ctrl+5 – полуторний;

Ctrl+0 – додати або видалити один порожній рядок перед абзацом.

Читання й сприйняття документа полегшується, якщо інтервал між абзацами трохи перевищує інтервал між рядками усередині абзацу. Word дозволяє регулювати відстань між абзацами з точністю до десятих доль пункту, причому установка інтервалів перед абзацом і після нього провадиться окремо. У вікні Абзац на вкладці Отступы и интервалы присутнє поле Интервал, у якому за допомогою полів перед і после можна встановити відповідний інтервал для виділеного абзацу.

Інтервали перед і после є невіддільними від абзацу елементами його формату. При копіюванні абзацу всі пов'язані з ним значення інтервалів будуть збережені. Інтервали не змінюються й при зміні розміру шрифту в абзаці.

За допомогою вкладки Положение на странице діалогового вікна Абзац можна: заборонити утворення висячих рядків (одиночних рядків абзацу на початку або кінці сторінки), запобігти розриву сторінки усередині абзацу, заборонити відрив абзацу від наступного при перенесенні на нову сторінку або, навпаки, дати вказівку почати абзац із нової сторінки. Крім того, можлива заборона нумерації рядків й автоматичного перенесення слів для одного або декількох абзаців, якщо ці режими дозволені для всього документа.

Важливим атрибутом формату абзацу є границі й заливання.

Під границею розуміється рамка навколо окремого слова, фрагмента тексту, абзацу або групи абзаців. Границя може бути проведена також з будь-якої сторони абзацу або групи абзаців. Границя характеризується не тільки розташуванням, але також типом, кольором й шириною лінії границі й величиною просвіту (відстанню від лінії границі до тексту абзацу). Крім того, редактор дозволяє встановлення границь із ефектом тіні або об'єму.

Під заливанням розуміють кольорове або візерункове заповнення заднього плану абзацу, групи абзаців, сторінки й т.д. Заливання характеризується своїм кольором, на ньому можна додатково помістити візерунок, що, у свою чергу, характеризується типом і кольором фона.

Для управління границями й заливанням у редакторі Word використовується панель інструментів Таблиці й границі й команда Границы и заливка в меню Формат. Панель інструментів виводиться кнопкою Таблицы и границы на панелі Стандартна або командою Панели инструментов у меню Вид.

Для додавання границі до абзацу необхідно встановити курсор вставки в будь-якому місці абзацу й вибрати тип лінії зі списку Тип линии, товщину лінії зі списку Толщина линии, колір лінії зі списку Цвет границы, а за допомогою кнопки Границы вибрати потрібний вигляд границі. Значок на кнопці відображає обраний у цей момент вигляд границі, що встановлюється натисканням кнопки, а для вибору іншого типу необхідно розкрити додаткове меню.

Для видалення однієї з ліній границі варто встановити курсор вставки усередині абзацу й натиснути відповідну кнопку в додатковому меню Границы. Для одночасного видалення всіх ліній границі можна використати кнопку Нет границы в тому же меню.

Для додавання заливання використовується кнопка Цвет заливки.

Область заливання й границі обмежені лівим і правим відступами абзацу. Для регулювання ширини області границь або заливання потрібно змінювати відповідні значення відступів.

Команда Границы и заливка з меню Формат виводить однойменне діалогове вікно, що надає більші можливості, чим кнопки панелей інструментів.

На вкладці Граница розміщені три поля. Поле Тип містить п'ять кнопок для вибору типу границь. Кнопка Нет дозволяє забрати встановлені раніше границі, кнопки Рамка, Тень, Объемная встановлюють границю у вигляді рамки, а кнопка Другая дозволить установлювати границі уздовж конкретних сторін абзацу.

У середньому полі можна задати тип, колір й ширину лінії границі.

Поле Образец відображає поточний вигляд абзацу із установленими границями. У цьому полі поміщені чотири додаткові кнопки для установки границі тільки з однієї зі сторін. Ці кнопки активізуються при натисканні кнопки Другая в полі Тип. У цьому полі перебуває кнопка Параметры, що викликає вікно Параметры границы и заливки, що дозволяє вибрати величину просвітів. Список Применить к дозволяє вибрати об'єкт, до якого застосовуються границі.

Вкладка Заливка дозволяє вибрати кольори заливання, тип візерунка й колір фона. У полі Образец відображаються результати вибору.

Використання стилів, автоматичне форматування

Описані вище операції стосуються до безпосереднього форматування. Якщо обсяг операцій форматування значний, то безпосереднє форматування займає багато часу. У цих випадках зручно використати способи швидкого форматування, до числа яких відноситься використання стилів, автоматичне форматування (при вводі або по команді Автоформат), а також форматування за зразком.

Стилі дозволяють попередньо об'єднати в одну групу кілька атрибутів формату абзацу й потім по команді користувача автоматично застосувати всю цю групу для форматування абзацу.

Для застосування стилів можна скористатися панеллю Форматування або командою Стили и форматирование в меню Формат. При цьому стиль абзацу можна застосувати до одного абзацу (для цього курсор повинен перебувати усередині абзацу) або до групи виділених абзаців.

Режим автоматичного форматування може бути реалізований у двох варіантах: безпосередньо в процесі введення тексту й по команді Автоформат меню Формат, що застосовується після введення тексту документа повністю або частково.

Робота зі списками

Word дозволяє створювати три типи списків: маркіровані, нумеровані й багаторівневі.

Для створення маркірованого або нумерованого списку виділите абзаци, які потрібно включити до списку, і натисніть кнопку Нумерованный список або Маркированный список на панелі Форматування.

При додаванні нових елементів у список або видаленні старих зі списку, нумерація автоматично перебудовується з урахуванням внесених змін.

За допомогою тих же кнопок можна перетворити нумерований список у маркірований і навпаки. При цьому повинні бути виділені всі абзаци списку.

Створювати списки можна за допомогою команди Список у меню Формат. Однойменне вікно містить вкладки Маркированный, Нумерованный і Многоуровневый. За допомогою цього вікна можна змінити використовувані в списку маркери або формат чисел, а також - їхні кольори, розмір і величину відступу.

Для вибору формату маркерів варто скористатися одним з восьми зразків розміщених у цьому вікні на вкладці Маркированный, а вибору формату нумерації скористатися вкладкою Нумерованный з вісьма зразками. Якщо зразки не влаштовують, їх можна переробити за допомогою кнопки Изменить. Даний спосіб застосовується до вже введеного тексту документа.

Для створення маркірованого й нумерованого списку безпосередньо в процесі введення тексту варто натиснути кнопки Нумерованный список або Маркированный список перед початком введення, після чого почати введення тексту. Після кожного натискання Enter редактор буде створювати новий абзац, що починається з маркера або чергового порядкового номера. Для завершення введення списку досить ще раз натиснути ту ж кнопку, що й для створення списку або двічі натиснути клавішу Enter або один раз клавішу Backspace.

Для автоматичного форматування списків при введенні повинні бути встановлені відповідні прапорці у вікні Автозамена на вкладці Автоформат при вводе.

Щоб розірвати нумерований список на два окремих, варто встановити текстовий курсор у точку розриву, натиснути клавішу Enter, помістити курсор у другий список, а потім установити прапорець Начать заново у вікні Список на вкладці Нумерованный, після чого натиснути клавішу ОК. Нумерація елементів у другому списку буде автоматично змінена.

Список може бути впорядкований за алфавітом, номерами або даті. Для цього необхідно виділити частину списку, що впорядковується, або весь список і виконати операцію Сортировка в меню Таблица або скористатися кнопками Сортировка по возрастанию й Сортировка по убыванию на панелі Таблиці й границі.

Багаторівневий список має кілька рівнів підпорядкованості або вкладеності. Word дозволяє створювати до дев'яти таких рівнів. Кожен абзац багаторівневого списку, що може розглядатися як вкладений для одного з попередніх, як правило, має стосовно нього додатковий відступ, а номер кожного абзацу може включатися в номер вкладених у нього абзаців.

Номери або маркери абзаців у багаторівневих списках Word розставляє автоматично, але користувач повинен обов'язково вказувати рівень вкладеності кожного абзацу, інакше редактор не зможе правильно сформувати номер і відступ.

Дата добавления: 2015-12-07