Дата признания командировочных расходов

Если ваша организация применяет метод начисления, то расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117).

Если ваша организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода Налоговый кодекс РФ не устанавливает.

На наш взгляд, при применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса.

Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

Примечание

Подробнее о методах учета доходов и расходов при исчислении налога на прибыль читайте в гл. 4 "Методы учета доходов и расходов".

Как видим, независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов для признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет.

На основании п. 26 Положения о командировках, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки.

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе "Как документально подтвердить расходы на командировки после отмены командировочных удостоверений с 2015 г." и разделе "Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.".

Форма этого первичного учетного документа разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

ПРИМЕР

Расчета командировочных расходов

Ситуация

По приказу генерального директора АО "Бета", расположенного в г. Санкт-Петербурге, руководитель отдела сбыта Васильев направлен в служебную командировку. Цель командировки - заключение контрактов в Москве и Париже на поставку продукции, производимой АО "Бета", ведение деловых переговоров. Маршрут командировки: Санкт-Петербург - Москва - Париж - Москва - Санкт-Петербург.

Коллективным договором АО "Бета" установлен следующий размер суточных: на территории РФ - 700 руб.; на территории Франции - 52 евро.

Из кассы организации 31 января Васильеву выдано под отчет 30 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд, по найму жилого помещения и оплаты суточных на территории РФ) и 700 евро (в счет оплаты расходов по найму жилого помещения и суточных на территории Франции).

Согласно проездным билетам:

- дата выбытия из Санкт-Петербурга - 1 февраля;

- дата прибытия в Москву - 1 февраля;

- дата выбытия из Москвы - 4 февраля;

- дата прибытия в Санкт-Петербург - 10 февраля.

Согласно отметкам в загранпаспорте:

- государственная граница РФ при въезде во Францию пересечена 4 февраля;

- государственная граница Франции при въезде в Россию пересечена 9 февраля.

Авансовый отчет представлен Васильевым и утвержден генеральным директором 12 февраля.

В соответствии с авансовым отчетом Васильевым понесены следующие расходы (для удобства все суммы указаны без учета НДС).

Статья расхода	Сумма	Оправдательный документ
Проезд по маршруту Санкт-Петербург - Москва - Санкт-Петербург	7000 руб.	Авиабилет
Проезд по маршруту Москва - Париж - Москва	10 800 руб.	Авиабилет
Проживание в гостинице "Международная", Москва (3 суток)	9750 руб.	Счет по форме N 3-Г
Проживание в отеле "Astoria Opera", Париж (5 суток)	400 евро (80 евро x 5 дн.)	Инвойс
Суточные на территории РФ (5 суток)	3500 руб. (700 руб. x 5 дн.)	Коллективный договор
Суточные на территории Франции (5 суток)	260 евро (52 евро x 5 дн.)	Коллективный договор

Курс евро, установленный Банком России, составляет (условно):

- на дату выдачи денежных средств из кассы организации - 40,4 руб/евро;

- на дату утверждения авансового отчета - 40,5 руб/евро.

Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления.

Необходимо определить сумму командировочных расходов, которую АО "Бета" может принять в уменьшение прибыли.

Решение

1. Определим сумму командировочных расходов, которую организация может принять в уменьшение прибыли в размере фактических затрат.

Статья расходов	Сумма
Расходы на проезд	17 800 руб. (7000 руб. + 10 800 руб.)
Расходы по найму жилого помещения	25 910 руб. (9750 руб. + 400 евро x 40,4 руб/евро <*>)
Итого	43 710 руб.

--------------------------------

<*> Поскольку организация осуществила выплату аванса для снабжения работника денежными средствами на проезд и проживание, расходы, выраженные в евро, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи денег из кассы (п. 10 ст. 272 НК РФ).

2. Рассчитаем сумму суточных, которую организация учтет при исчислении налога на прибыль.

Период командировки	Количество дней	Место пребывания	Размер суточных за период
С 1 по 3 февраля	3	Россия	2100 руб. (700 руб. x 3 дн.)
С 4 по 8 февраля	5	Франция	10 504 руб. (52 евро x 5 дн. x 40,4 руб/евро <*>)
С 9 по 10 февраля	2	Россия	1400 руб. (700 руб. x 2 дн.)
Итого	14 004 руб.

--------------------------------

<*> Поскольку организация авансом снабдила командированного сотрудника денежными средствами в оплату его дополнительных расходов (суточные), в рубли они пересчитываются по курсу на дату выдачи денег из кассы (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, общая сумма командировочных расходов, которую АО "Бета" признает в целях налогообложения прибыли, составит 57 714 руб. (43 710 руб. + 14 004 руб.).

О порядке отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов организации см. в Путеводителе по ИБ "Корреспонденция счетов":

- Подотчетная сумма выдана работнику в связи с командировкой;

- Командировочные расходы.

Дата добавления: 2015-11-28