Суточные и полевое довольствие

Суточные и полевое довольствие учитываются в составе командировочных расходов без каких-либо ограничений их размера (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Примечание

В целях налогообложения прибыли полевое довольствие признается командировочными расходами, несмотря на то что в ст. 168 ТК РФ оно не поименовано в составе возмещаемых расходов, связанных со служебными командировками. Однако обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с работой в полевых условиях (полевое довольствие), установлена ст. 168.1 ТК РФ.

Основной момент, на который следует обратить внимание, - порядок документального подтверждения таких расходов.

Исходя из ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, Положения о командировках, а также Письма Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, для учета таких расходов организации необходимо подтвердить:

- производственный характер командировки или нахождения в полевых условиях (приказ);

- продолжительность нахождения сотрудника вне места постоянного жительства (ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы).

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе "Как документально подтвердить расходы на командировки после отмены командировочных удостоверений с 2015 г." и разделе "Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.";

- расчет размера суточных и полевого довольствия (например, справка бухгалтера);

- факт получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных и полевого довольствия были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ст. ст. 168, 168.1 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т.п.), не нужно (Письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30). Полагаем, что данная точка зрения справедлива и в отношении расходов на выплату полевого довольствия.

Далее мы рассмотрим порядок учета в составе расходов суточных и полевого довольствия более подробно.

СУТОЧНЫЕ

В соответствии со ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, которые связаны с проживанием командированного сотрудника вне места его постоянного жительства.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (включая время вынужденной остановки), за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о командировках).

Также в случае командирования работника за рубеж при расчете размера суточных необходимо учитывать правила п. п. 17, 18 Положения о командировках.

1. За время нахождения работника в пути суточные выплачиваются:

- при проезде по территории РФ - в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации для командировок в пределах РФ;

- при проезде по территории иностранного государства - в размерах, которые закреплены организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте для командировок за рубеж.

2. При поездках за границу суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.

3. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника.

При этом день выбытия из одной страны в другую (день пересечения государственной границы) следует определять по отметке в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о командировках). Ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы работнику надо приложить к авансовому отчету (см. дополнительно Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

А как быть, когда работник направлен в командировку в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде)? В этой ситуации даты пересечения границы РФ определяются по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения о командировках).

О порядке расчета срока командировки см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

За каждый день нахождения работника в командировке организация может включить в состав расходов, принимаемых в уменьшение прибыли, суточные в размере, установленном в порядке, предусмотренном ст. 168 ТК РФ (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

СИТУАЦИЯ: Можно ли учесть в расходах "суточные" при однодневных командировках работников?

Следует помнить, что если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства (т.е. и при направлении работника в однодневную командировку), то суточные ему не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусмотрено для командировок в пределах территории Российской Федерации.

Вместе с тем отметим, что, по мнению Минфина России, у организации все же есть возможность учесть дополнительные затраты сотрудника, понесенные в однодневной командировке. Они учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005). При этом необходимо помнить, что данные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, есть судебные решения в пользу налогоплательщиков, в которых судьи признают правомерным учет в расходах сумм суточных, выплаченных при однодневных командировках (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 N А56-48850/2011, от 29.06.2012 N А05-8580/2011).

Правоприменительную практику по вопросу о том, учитываются ли в расходах выплаты (суточные) работникам при направлении их в однодневные командировки, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

При направлении сотрудника в однодневную командировку на территорию иностранного государства суточные в иностранной валюте должны быть выплачены, но в ограниченном размере. Выплата производится в размере 50% от нормы, предусмотренной коллективным договором или локальным актом организации для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Возникает вопрос: вправе ли организация учесть сумму выплаченных при однодневной командировке за рубеж суточных, которая превышает установленную законодательством норму?

Полагаем, что у налогоплательщиков есть возможность учесть данные суммы, однако не в качестве суточных, а как возмещение иных расходов работника, связанных с выполнением его трудовых обязанностей в соответствии с п. 24 Положения о командировках. При этом порядок и размеры возмещения необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Косвенно данный вывод подтверждается приведенными выше разъяснениями Минфина России по вопросу учета в расходах затрат работника, понесенных в однодневной командировке на территории РФ.

СИТУАЦИЯ: Можно ли учесть в расходах суточные, выплаченные командированному работнику за дни простоя, возникшего в командировке по его вине?

На практике встречаются ситуации, когда во время командировки работник по своей вине не выполнил трудовые обязанности. То есть случился простой по вине сотрудника. Платить ли суточные за дни такого простоя? И если платить, то можно ли учесть их в прочих расходах?

В ст. 72.2 ТК РФ простой определен как временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При этом время простоя по вине работника не оплачивается (ст. 157 ТК РФ). Однако, как справедливо указывается в Письме Роструда от 30.04.2008 N 1024-6, суточные не являются вознаграждением за труд (заработной платой), а носят компенсационный характер. Выплата суточных не зависит от фактического выполнения работником трудовой функции. Следовательно, суточные надо выплатить за все дни нахождения работника в командировке, включая дни простоя по его вине.

При решении вопроса о возможности учета в расходах по налогу на прибыль суточных за эти дни на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, на наш взгляд, необходимо определить, являются соответствующие затраты налогоплательщика экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Полагаем, что наличие у работодателя установленной трудовым законодательством обязанности произвести выплату суточных за дни простоя в командировке по вине работника само по себе доказывает экономическую обоснованность данных затрат. Соответственно, эти расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Дата добавления: 2015-11-28