Расходы по найму жилого помещения

Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) за наличный расчет и (или) в случае расчета с использованием банковских карт (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Однако те организации и индивидуальные предприниматели, которые оказывают услуги населению, вместо кассовых чеков вправе выдавать бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Порядок применения БСО урегулирован Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение).

Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или БСО. Это подтверждают и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

Как разъясняет Минфин России, форму БСО по общему правилу организация устанавливает самостоятельно (Информационное письмо от 22.08.2008, Письма от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 29.10.2009 N 03-01-15/10-485, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). При этом нужно соблюдать требования Положения. Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены п. п. 3, 4, 11 Положения (наименование документа, номер и серия, название организации и т.д.). Поэтому представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует требованиям Положения, не подтверждает понесенные расходы (Письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).

Отметим, что до вступления в силу Положения формы БСО утверждались Минфином России, большая их часть не применяется с 1 декабря 2008 г. (п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

В частности, до указанной выше даты гостиницы выдавали в подтверждение расходов "Счет", который заполнялся с применением форм N 3-Г или N 3-Гм, утвержденных Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Иметь чек ККТ при наличии "Счета" было не обязательно (Письмо МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29, Постановление ФАС Московского округа от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08).

В то же время в качестве оправдательного документа, подтверждающего затраты на проживание в гостинице, мог быть принят не только упомянутый выше "Счет", но и квитанция произвольной формы, имеющая все предусмотренные формами N 3-Г и N 3-Гм реквизиты и содержащая штамп "Оплачено" (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 02.02.2005 N А57-1202/04-22).

Нередко в счете гостиницы, помимо собственно расходов на проживание, отдельными строками выделяется стоимость дополнительных услуг (например, оплата за пользование телевизором, холодильником, утюгом). Как мы уже отмечали, затраты на оплату подобного рода дополнительных услуг формируют статью расходов по найму жилого помещения. Исключение составляют расходы на обслуживание в барах, в ресторанах и в номере, а также расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, сауной, фитнес-клубом). Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделена также стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. При этом суточные выплачиваются работнику обязательно и включаются в расходы.

Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка "оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки..." с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.

Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.

Если в таком инвойсе отдельной строкой выделен НДС, выставленный в соответствии с законодательством иностранного государства, сумму этого налога, по мнению Минфина России, также можно учесть в составе расходов на командировку (Письмо от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).

Не забудьте при этом, что такой счет, как и любой другой первичный учетный документ, который составлен на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык (абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письма Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Может возникнуть ситуация, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам сотрудник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник же в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. Чиновники указывают, что при таких обстоятельствах работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно сотрудником. Это может быть расписка того лица, банковской карточкой которого была оплачена гостиница, либо его письмо в адрес организации (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).

Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.

В такой ситуации доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются: приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

Примечание

С 8 января 2015 г. Положение о командировках не содержит требований оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, как это было предусмотрено ранее. Подробнее об этом читайте в разделе "Как документально подтвердить расходы на командировки после отмены командировочных удостоверений с 2015 г." и разделе "Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.".

Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).

Отметим, что до 2006 г. Минфин России вообще ставил под сомнение саму возможность учесть в составе командировочных расходов сумму арендной платы за жилье, арендованное для командированных работников (см., в частности, Письмо от 02.06.2005 N 03-03-01-04/1/306). Однако арбитражные суды принимали решения в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.04.2005 N А29-1590/2004а).

Свою позицию ведомство изменило после того, как в ст. 252 НК РФ были внесены поправки, согласно которым расходы можно подтверждать и косвенными документами. Поэтому организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период фактического проживания (Письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 N 16-15/040653@.

Нередко при аренде квартиры работник помимо оплаты за проживание несет дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (Письмо от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).

Дата добавления: 2015-11-28