Проезд транспортом общего пользования

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения о командировках, п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ, абз. 2, 4 ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ). Указанные затраты подлежат возмещению в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

Так, в Письме от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114 Минфин России разъяснил, что организация может включить в состав командировочных расходов затраты на оплату авиабилетов по тарифу "бизнес-класс" при наличии соответствующих проездных билетов, а также при условии, что соответствующий размер возмещения стоимости проезда установлен коллективным договором или приказом руководителя организации.

Кроме того, можно полностью учесть и стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание (Письмо Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

При этом в командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п. (Письмо Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

- маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);

- посадочный талон.

Отметим, что маршрут/квитанция признается документом строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 в редакции Приказа Минтранса России от 18.05.2010 N 117). Поэтому, на наш взгляд, названных документов достаточно для подтверждения понесенных расходов. Такой же вывод следует из разъяснений контролирующих органов (Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 19.04.2013 N 03-03-07/13501, от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 24.11.2011 N 03-03-07/54, от 19.10.2011 N 03-03-07/46, от 23.09.2011 N 03-03-07/34, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 15.08.2011 N 03-03-07/28, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308).

При этом финансовое ведомство поясняет, что пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 устанавливает для электронного пассажирского билета перечень обязательных реквизитов. Следовательно, маршрут/квитанция, которая не содержит хотя бы одного необходимого реквизита (например, стоимости перевозки), не может являться основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 N 03-07-11/398).

Также признается документом строгой отчетности контрольный купон электронного железнодорожного билета (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322). Поэтому полагаем, что для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом достаточно контрольного купона электронного билета. С таким подходом соглашаются и контролирующие органы (Письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 12.04.2013 N 03-03-07/12256, от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719, ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308). Отметим, что, по мнению Минфина России, транспортные расходы вы можете подтвердить и посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты). Следовательно, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения работнику расходов по проезду, которые связаны с направлением в командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777).

Согласно редакции п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, действовавшей до 4 июля 2010 г., маршрут/квитанция авиабилета могла оформляться и не на бланке строгой отчетности. В таких случаях вместе с ней должен был выдаваться чек ККТ или БСО, подтверждающий оплату перевозки.

Такие разъяснения на основании п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 даны Минфином России в Письмах от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717, от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596 и УФНС России по г. Москве в Письмах от 03.11.2009 N 16-15/115214, от 15.12.2008 N 19-12/116256, от 27.12.2007 N 20-12/124839@.

Аналогичным образом до 2012 г. на основании п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 чиновники рекомендовали подтверждать расходы на приобретение электронного железнодорожного билета (Письма Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24, от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3).

Если работник оплатил электронный железнодорожный билет, приобретенный до 1 января 2012 г., банковской картой, расходы можно было подтвердить выпиской банка или чеком электронного терминала (Письма Минфина России от 04.07.2011 N 03-03-07/24, от 01.07.2010 N 03-03-07/23). До 4 июля 2010 г. финансовое ведомство давало аналогичные разъяснения и в отношении электронных авиабилетов (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

В то же время контролирующие органы уточняют, что затраты на проезд могут учитываться и при наличии косвенно подтверждающих эти расходы документов. Такие документы должны подтверждать направление работника в командировку и его пребывание в месте командировки. Тем не менее в этом случае все же необходимы распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета (см. Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, Письма Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23, от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 N 19-12/116256, от 07.07.2008 N 20-12/064113).

Встречаются ситуации, когда оригинал проездного документа (посадочного талона) у работника не сохранился, однако имеются иные документы, подтверждающие проезд (например, справка, выданная транспортной организацией, с указанием Ф.И.О. пассажира, номера рейса, даты отправления, времени окончания посадки на рейс, номера выхода на посадку и посадочного места на борту воздушного судна). Как разъясняет Минфин России, такие документы могут подтверждать расходы на проезд (Письма от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 05.02.2010 N 03-03-05/18). Равным образом затраты можно подтвердить дубликатом проездного документа или копией экземпляра, оставшегося у транспортной организации (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18). А налоговые органы полагают, что основанием для признания расходов в этом случае может служить накладная (счет или счет-фактура) (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864).

По мнению Минфина России, в случае когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета (Письмо от 22.03.2010 N 03-03-05/57). При этом перевода не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Однако ФНС России с финансовым ведомством не согласна. Специалисты налоговой службы отмечают, что электронный авиабилет - это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Фамилия и имя пассажира указываются транслитерацией - замещением кириллических символов на латинские. Сами же наименования реквизитов, отраженные на английском языке, как правило, соответствуют наименованиям, которые содержатся в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15. Следовательно, при таком заполнении билета его не нужно переводить на русский язык для подтверждения расходов (Письмо ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

В указанном Письме также приведены кодификаторы валют, месяцев и форм оплаты, а также таблица с указанием русскоязычных значений английских наименований реквизитов электронного билета. С кодификаторами пунктов перевозки (аэропортов) и государств ФНС России рекомендует ознакомиться на главной странице официального сайта Минтранса России www.mintrans.ru в рубрике "Авиация (Документы. Минтранс. Авиация)".

А как быть, если даты в проездном документе не совпадают с датами начала (окончания) командировки? Такая ситуация возможна, если работник решит раньше выехать к месту командировки или задержаться в месте командировки после ее окончания (например, на отпуск).

Согласно последним разъяснениям Минфина России организация вправе учесть в расходах затраты на проезд работника в выходные дни, предшествующие дню начала командировки либо следующие за датой ее окончания (Письмо от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868 <1>).

--------------------------------

<1> В указанных письмах разъяснения контролирующих органов были даны в период, когда Положение о командировках действовало в редакции до 8 января 2015 г. Однако считаем, что выраженная чиновниками точка зрения актуальна применительно к настоящему периоду.

Если же работник остается в месте командировки для проведения отпуска, то затраты на возмещение ему стоимости обратного проездного билета в состав расходов не включаются (Письмо Минфина России от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868 <1>). Свою точку зрения финансовое ведомство аргументирует тем, что в данном случае работник будет выезжать из места проведения отпуска. Аналогичное мнение Минфин России высказал также в Письме от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 <1>.

Отметим, что в других разъяснениях Минфином России выражена единая позиция в пользу налогоплательщика независимо от причин, по которым день выезда работника не совпадает с датой окончания командировки. Чиновники считают, что организация все равно понесла бы затраты на оплату проезда. Поэтому учесть в расходах стоимость билетов можно, но только если задержка в месте командировки или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя организации. Такое разрешение в этом случае подтверждает целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 N 03-04-06/37503 (п. 2), от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34815, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191) <1>.

Полагаем, что вам лучше письменно оформить разрешение руководителя. Однако с учетом последних разъяснений Минфина России данный документ вряд ли поможет избежать споров с налоговыми органами в ситуации, когда работник остается в месте командировки для проведения отпуска.

Некоторые арбитражные суды также признают правомерным учет данных затрат в составе расходов, поскольку законодательство не предусматривает обязательного совпадения указанных выше дат. При этом из судебных решений не следует, что для признания рассматриваемых расходов необходимо разрешение руководителя.

Правоприменительную практику по вопросу о том, учитываются ли расходы на оплату проезда работника, если даты приезда (выезда) в место (из места) командировки не совпадают с датами начала (окончания) командировки, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль:

- если день выезда либо возвращения приходится на выходной (праздничный) день;

- если работник остался в месте командировки для проведения отпуска.

В заключение отметим, что в период нахождения в командировке работники нередко пользуются городским транспортом в черте населенного пункта. Положение о командировках не предусматривает возмещения соответствующих расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 N 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).

Дата добавления: 2015-11-28