Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Хороший секретарь - находка для руководителя

Читайте также:
  1. Бланк экспертной оценки деятельности руководителя
  2. Бланк экспертной оценки деятельности руководителя
  3. Во-вторых, бери хороший пример и не ленись подражать ему.
  4. Вот еще одна находка в Интернете.
  5. Выбор темы и руководителя своего дипломного проекта.
  6. Деятельность классного руководителя: общая характеристика
  7. З.ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ПРАКТИКИ

или сколько стоит хороший секретарь?

Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа.
Плохой секретарь уменьшает ее наполовину.


Т. Конеллан (английский психолог, писатель)

 

 

Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.
Можно сказать, что в современном деловом мире профессия секретаря включает в себя ряд других профессий. Во многих компаниях он не только непосредственный помощник руководителя, но и делопроизводитель, и офис-менеджер, и кадровик, а иногда ещё и бухгалтер.

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач.

Все чаще компаниям нужна не только квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова, социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску.

Вот уже несколько лет мы занимаемся поиском и подбором высококвалифицированных специалистов как для белорусских, так и для иностранных компаний (в том числе из дальнего зарубежья). Довольно часто Заказчики обращаются с просьбой найти «хорошего секретаря».

Казалось бы, данная профессия не относится к разряду редких (таких, как например, IT-разработчик или шоколотье), а для поиска кандидатов не придется прилагать особых усилий потому, что вокруг множество девушек, желающих попробовать свои силы в этой профессии.

Но в действительности найти хорошего секретаря (а самое главное – соответствующего ожиданиям Заказчика) не так легко.

Давайте чуть подробнее рассмотрим причины, которые создают эту парадоксальную ситуацию: возможно, этот взгляд «изнутри» поможет Вам лучше сориентироваться на рынке труда и поспособствует при трудоустройстве в компанию Вашей мечты.

Руководители компаний нередко не имеют четких представлений о профессионально важных качествах, необходимых секретарю.
"Приглашаем на работу женщину (23-45 лет) с опытом работы не менее 1 года, образованием не ниже среднего специального, уверенного ПК-пользователя (Word/Excel), приветливую, исполнительную, ответственную, пунктуальную..." – примерно так выглядит стандартная (первоначальная) заявка потенциального работодателя, подыскивающего секретаря.

Казалось бы, все необходимые требования учтены, кандидатки, приходящие на собеседование, этим требованиям соответствуют, но руководителю не подходят.

Чтобы избежать подобных ситуаций, сотрудники кадрового агентства, как правило, проводят предварительную беседу с Заказчиком, в ходе которой выясняются подробные конкретные требования к кандидатам: профессиональные, социальные, личностные, биометрические. Только после того, как четко сформулировано представление о том, какого специалиста и какую личность руководитель хотел бы видеть в своем офисе, можно говорить об успешном поиске кандидата на вакансию секретаря.

Неудачным интервью может стать и в том случае, когда у кандидата на вакансию:

А) Неопределенные цели: вы сами не знаете, чем хотели бы заниматься.

Б) Непродуманная стратегия поиска работы: хаотичная рассылка резюме, использование только одного источника для поиска.

В) Мотивация: Завышенные зарплатные ожидания и карьерные амбиции.

Г) Неудачная самопрезентация на собеседовании.

Д) Обман в резюме или нечестность на собеседовании.

Е) Плохие манеры: вы не отключили мобильный телефон на интервью, опоздали на встречу с работодателем (рекрутером) и т.д.

Мы не будем затрагивать такой аспект, как неопределённость целей, предполагая, что наши читатели твердо решили посвятить себя профессии секретаря.

Проблемы, о которых хотелось бы поговорить подробнее – этомотивация, з авышенные зарплатные ожидания и карьерные амбиции.

В процессе собеседования, мы часто сталкиваемся с низкой мотивацией кандидатов на должность секретаря.

Знаете, что такое мотивация? Мотивация, в понимании кадровика, это та движущая сила, которая будет заставлять Вас работать. И хороший кадровик непременно проверит, есть ли эта мотивация у Вас.

Если Вы говорите, что Вам нужны деньги, чтобы платить за съёмную квартиру и за еду — отлично. Деньги нужны всем, это близко и понятно.

Но сразу вопрос – что вы знаете, умеете и готовы предложить, чтобы компания возжелала оплачивать Ваши труды?

Есть ещё одна группа кандидатов, представители которой честно и искренне хотят быть секретарём, но не могут также искренне сказать – сколько они стоят как секретарь на рынке труда, или сколько этот рынок им может предложить.

Поэтому, прежде, чем давать себе оценку и писать в резюме желаемый уровень дохода, постарайтесь самостоятельно адекватно оценить себя как специалиста, который ищет работу.

Хотелось бы обратить Ваше внимание на следующие моменты:

1. Если вы молодой специалист или выпускник ВУЗа, то не рассчитывайте на высокий доход, устраиваясь на работу секретарём. Должность секретаря может стать первым шагом, который положит начало пути к успешной карьере. Не стоит рассчитывать на большие деньги: главное — опыт, репутация и дополнительное образование, которое секретарь может получать параллельно, чтобы перейти на другую должность.

2. Ну, а если вы специалист с уже приобретёнными знаниями и умениями и профессиональным стажем, предлагаю сделать одно упражнение, которое возможно, поможет Вам узнать – сколько вы, как специалист, стоите на рынке труда.

Найдите несколько объявлений на тему «Приглашаем секретаря (администратора, офис-менеджера, секретаря-референта, помощника руководителя) на работу. Внимательно прочитайте предложения работодателя, чтобы составить реальную картинку предстоящей работы в сравнении со своими пожеланиями о предлагаемой заработной плате.

При прочтении информации о вакансии от работодателя, следует обращать внимание на акценты, которые часто отражают:

· характер деятельности организации на рынке;

· возможность должностного продвижения в организации при условии активного проявления своих профессиональных качеств;

· возможность корректирования уровня дохода персонала в организации в зависимости от результатов труда, с учетом действующей премиальной системы;

· необходимость обязательного владения иностранным языком;

· наличие определенного опыта работы в требуемой должности;

· возможность решения жилищных проблем при успешном выполнении работы.

Теперь в озьмите лист бумаги и с одной стороны выпишите в колонку те требования, которые работодатель предъявляет к кандидату на данную должность, а с другой стороны - те работы, которые вам доводилось выполнять в данной должности. То, что не совпадет, внимательно рассмотрите, поскольку нередко бывает, что данная работа знакома и даже исполнялась вами, но могла называться иначе или на прежнем месте работы, ее не выделяли в самостоятельную составную часть в этой должности, как это делают в данной компании.

После проделанной работы, Вы сможете увидеть картину своих знаний, умений и навыков, а самое главное – вы сможете адекватно оценить себя и ответить на вопрос: «А сколько я стою как специалист?»

Переходя к разговору о карьерных амбициях, предлагаю ответить на вопрос: «Что такое компетенции?».

В зависимости от профессиональных навыков и цели компании секретарское дело разделяют на следующие базовые специализации:

1. секретарь-референт (личный помощник руководителя)

2. секретарь-переводчик

3. секретарь на ресепшен (первичный прием звонков и посетителей офиса)

4. секретарь-диспетчер (специалист по приему и переадресации звонков)

 

Поэтому при приеме на работу секретарю предъявляется ряд компетенций, которые можно разделить на социальные, профессиональные (деловые) и личные требования. Давайте рассмотрим их подробнее.

 

1. Деловые качества:

А) Образование.

В небольшую коммерческую фирму могут взять претенденток без образования или студенток последних курсов. Но лучшие вакансии достаются, как правило, выпускницам гуманитарных и лингвистических вузов. В последнее время, компании готовы видеть у себя секретарей с экономическим или юридическим образованием. Всё зависит от компании (в какой сфере она работает) и от тех функций и обязанностей, которые будут возложены на сотрудника.

Пример:

Если компания работает в сфере логистики (международные перевозки), то на вакансии секретаря она будет рада видеть кандидата, который знает как минимум один иностранный язык.

Если это небольшая компания в сфере продаж, преимущество скорее всего получит кандидат имеющий экономическое образование, так как есть большая вероятность того, что один из функционалов, который ему придётся выполнять – это ведение первичной бухгалтерии.

При соискании на должность секретаря, ощутимым преимуществом в Вашу пользу станет диплом по специальности «делопроизводство» или «секретарь-референт».

Б) Дополнительное образование

Под дополнительным образованием подразумевается прохождение различного рода обучающих программ, курсов, тренингов, участие в семинарах направленных на повышение профессионального личного роста.


Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 78 | Нарушение авторских прав



mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.01 сек.)