Основні поняття і прийоми роботи з СУБД Microsoft Access: інтерфейс користувача, бази даних, таблиці.

Тема. Інформаційні технології розв’язання економічних задач за допомогою СУБД Microsoft Access.

1. Основні поняття і прийоми роботи з СУБД Microsoft Access: інтерфейс користувача, бази даних, таблиці.

2. Прийоми роботи з формами.

3. Поняття про фільтри

4. Запити та їх види

5. Звіти

Основні поняття і прийоми роботи з СУБД Microsoft Access: інтерфейс користувача, бази даних, таблиці.

База даних – це набір логічно зв’язаних даних (і опис цих даних), які сумісно використовуються, і призначений для забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Доступ до конкретних даних бази даних можна здійснювати за допомогою спеціальних програм, які об’єднуються в СУБД.

Система управління базами даних – це комплекс програмних засобів, призначений для інтегрованого зберігання та обробки даних. Кожен рядок БД називається записом, а кожен стовпчик – полем.

Між елементами БД (полями і записами) існують певні зв’язки. Залежно від характеру цих зв’язків розрізнюють три типи організації БД: ієрархічний, мережений та реляційний.

Ієрархічна модель – це модель даних, у якій зв’язки між даними мають вигляд ієрархій.

В ієрархічній базі файли будуть пов’язані між собою фізичними покажчиками або полями даних, доданих до окремих записів.

Мережна модель – це модель, коли кожний запис може бути підпорядкований записам більш, ніж з одного файла.

Для пов’язаних даних використовують фізичні покажчики.

Реляційна модель – це модель, в основі якої лежить математичне поняття відношення.

До основних функцій СУБД належать такі:

1) опис БД (вказати назви полів, їх довжину, тип та інше);

2) введення в БД підготовлених даних;

3) перевірка правильності введення даних (контроль за типом);

4) редагування даних (вилучення, заміна, коректуван-ня, вставка, доповнення);

5) обробка запитів від користувачів (пошук певної інформації);

6) забезпечення одночасної роботи декількох користувачів з однією БД;

7) захист даних.

Створення структури БД складається з таких етапів:

1. Складання генерального списку полів.

2. Визначення типу даних для кожного поля (залежно від характеру інформації, що розміщена в цьому полі).

3. Розподіл полів генерального списку за базовими таблицями.

На першому етапі розподіл проводять за функціональною ознакою. Це робиться для того, щоб введення даних по таблиці відбувалося по можливості в рамках одного підрозділу або одного робочого місця. Після чого проводиться подальший поділ таблиць.

4. Встановлення ключового поля в кожній таблиці.

Як ключове поле необхідно вибрати поле, дані в якому не повторюються. Якщо в таблиці взагалі не має таких полів, завжди можна додатково ввести поле типу «лічильник» – воно не може містити повторів даних за означенням.

5. Встановлення між табличних зв’язків.

Зв'язок між таблицями організовується на основі загального поля, причому в одній із таблиць воно обов’язково повинно бути ключовим. Найпоширеніші зв’язки: «один до багатьох» та «один до одного»

6. Налагодження складної схеми згідно з завданням.

Одним із прикладів БД є Access.

Microsoft Access – це СУБД, що складається з багатьох об’єктів та надає зручні способи створення бази даних різноманітного профілю.

Об’єктами БД є таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, сторінки.

Таблиці призначені для зберігання інформації бази даних, а також дають змогу виконувати введення, перегляд, користування інформаційних даних.

Їх вважають головним об’єктом БД.

Форми застосовують для введення, перегляду та коригування даних.

Це не обов’язковий елемент, але він додає зручності і спрощує ці операції.

Запити – це похідна таблиця, в якій збираються дані з інших таблиць і проводяться над ними різні операції.

Запити дають можливість проводити групові операції, тобто операції над групами записів, об’єднаних певною загальною ознакою. За допомогою запитів можна також складати вибірки з таблиць за певною умовою.

Звіти призначені для формування вихідного документа та виведення його на друк.

Звіти можна створювати на основі таблиць та запитів за допомогою майстрів або конструктора.

Макрос – це набір спеціальних макрокоманд, який забезпечує об’єднання розрізнених операцій оброблення даних у програму.

Макроси автоматизують виконання певної послідовності команд.

Модуль – це програма мовою VBA, яку використовують для реалізації нестандартних процедур при створенні програм.

Програмування в Access базується на об’єктах, які містять дані та код (програму), що зберігаються у спеціальних модулях.

Сторінки доступу до даних – веб-сторінка, призначена для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточними даними в БД Access.

Із кожним об’єктом ми працюємо в окремому вікні, при цьому передбачено два режими роботи:

1. Режим конструктора, в якому створюються об’єкти або змінюється структура об’єктів.

2. Оперативний режим, в якому об’єкт використовується для оброблення і відображення даних.

Access має засіб візуального проектування об’єктів за до-помогою Мастера, що дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити повноцінну БД – на рівні таблиць, форм, запитів–вибірок і звітів.

Запуск здійснюється вибором кнопки Пуск Главного меню ОС Windows меню Программы→Microsoft Office→MS Office Access. У результаті з’являється головне вікно програми.

Головне вікно Access складається з рядка заголовка, рядка головного меню, панелі інструментів, рядка статусу та вікна створення нової БД або відкриття вже існуючої чи панелі задач, за допомогою якої можна викликати ці вікна.

Для роботи з БД і введення команд Access передбачено декілька способів – за допомогою пунктів і команд головного ме-ню, за допомогою панелі інструментів, клавіатури та миші.

За допомогою панелі задач можна створити:

1 Нову БД за допомогою меню Новая база данных.

2 Сторінку доступу до БД за допомогою меню Пустая страница доступа данных.

3 Стару БД (вже створену) за допомогою:

проект с новыми данными;

проект с старыми данными;

Дата добавления: 2015-10-29