Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Вывод результатов

Читайте также:
  1. I. ЛОГИКА ВЫВОДА
  2. I.5.5. Просмотр и анализ результатов решения задачи.
  3. IV. Обработка результатов
  4. IV. Обработка результатов измерений
  5. IV. Обработка результатов измерений
  6. IV. Обработка результатов измерений
  7. IV. Обработка результатов измерений

Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд меню Формат (Fornrat). Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.

 

Упражнение 8. Предварительный просмотр

Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакты.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.

2. Двойным щелчком на значке Контакты откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.

3. Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.

4. Выберите команду Формат > Подтаблица > Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Список.

5. Выделите столбец Код_Контакты, щелкнув на его заголовке.

6. С помощью команды Формат > Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.

7. Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.

8. Повторным выполнением команды Формат > Скрыть столбцы уберите и этот столбец.

Примечание

Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.

9. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое > оформление бумажной копии таблицы.

 

Упражнение 9. Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл > Параметры страницы. Откроется окно диалога, позволяющее настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 52).

2. На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.

3. Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Выберите команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать.

6. В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.

Рис. 52. Параметры страницы

 

Упражнение 10. Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов 'файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных.

2. Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.

3. Закройте базу данных.

4. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.

5. В окне открытия файла выделите значок Контакты.mdb.

6. Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

7. Выберите команду Сервис > Защита > Задать пароль базы данных.

8. В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.

9. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.

10. Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

Примечание

Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис > Защита > Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.

Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Контакты в книгу Excel, выполните следующие операции.

11. Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.

12. Выделите таблицу Контакты.

13. Выберите команду Сервис > Связи с Office > Анализ в MS Excel.

Примечание

Кроме передачи данных в Excel вы можете с помощью команды Публикация в MS Word того же подменю опубликовать их в Word или, выполнив команду Слияние с MS Word, использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний, которые обсуждались на занятии 8.

Access автоматически запустит Excel XP, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакты.


Дата добавления: 2015-10-29; просмотров: 63 | Нарушение авторских прав


<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Контрольное упражнение| Окно приложения MS Access и окно базы данных

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.008 сек.)